GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LATIHAN AMALI DAN ELAUN TESIS PELAJAR TAJAAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM Garis panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada pelajar tajaan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) di dalam dan di luar negara untuk membuat Permohonan Tuntutan Elaun Latihan Amali dan Elaun Tesis. 1. TUNTUTAN ELAUN LATIHAN AMALI (a) Syarat-syarat Umum i. Tuntutan dibayar berdasarkan hari bekerja tetapi tidak termasuk hari cuti awam/ umum/ hujung minggu; ii. Jarak antara IPT/ rumah kediaman dengan tempat latihan melebihi 25 km mana yang terdekat; iii. Tempoh latihan yang layak dibayar tidak melebihi 3 bulan (tidak termasuk hari cuti awam/ umum/ hujung minggu); dan iv. Latihan amali merupakan syarat wajib bagi tujuan menamatkan kursus pengajian. (b) Syarat-syarat Khusus PELAJAR TAJAAN Dalam Negara PERIHAL Pelajar yang menjalani latihan amali di Jabatan/ Agensi KERAJAAN atau di Syarikat/ Agensi SWASTA TIDAK LAYAK membuat tuntutan Elaun Latihan Amali sekiranya Jabatan/ Agensi/ Syarikat telah menyediakan Elaun Latihan Amali/ Praktikal. Luar Negara i. Pelajar yang diberikan kelulusan untuk menjalani Latihan Amali di Malaysia: a. TIDAK LAYAK menuntut Elaun Latihan Amali, tiket kapal terbang dan elaun-elaun lain yang pelajar berkelayakan; dan b. Elaun Sara Hidup dibayar atas kadar luar negara untuk tempoh maksimum 3 bulan sepanjang berada di Malaysia dan selepas tempoh itu, pelajar hanya layak dibayar atas kadar tempatan. 1
PELAJAR TAJAAN ii. PERIHAL Pelajar yang menjalani Latihan Amali di negara pengajian: a. TIDAK LAYAK menerima Elaun Latihan Amali sekiranya menerima apa-apa bayaran daripada Firma/ Institusi sepanjang pelajar mengikuti latihan tersebut; dan b. Pelajar yang menjalani latihan amali melebihi 3 bulan dan menerima bayaran yang sama atau melebihi kadar Elaun Sara Hidup TIDAK LAYAK menerima Elaun Sara Hidup di sepanjang tempoh latihan tersebut. Sekiranya bayaran dari Firma/ Institusi kurang daripada kadar Elaun Sara Hidup yang diterima, maka JPA akan membayar perbezaan kadar tersebut. (c) Borang Tuntutan dan Dokumen Sokongan i. Borang Tuntutan seperti di Lampiran A; ii. Dokumen Sokongan a. Surat Permohonan Penempatan Latihan Amali oleh Universiti Kepada Majikan seperti di Lampiran B; dan b. Surat Pengesahan Pelajar Menjalani Latihan Amali daripada Majikan seperti di Lampiran C. 2. TUNTUTAN ELAUN TESIS (a) Syarat-syarat i. Tuntutan dibayar jika kursus mewajibkan pelajar menyediakan tesis; ii. Tesis merupakan syarat wajib bagi tujuan menamatkan kursus pengajian/bergraduat; iii. Layak dituntut sekali sahaja di sepanjang tempoh pengajian; dan iv. Sekurang-kurangnya 6 jam kredit dan tesis disediakan secara individu. (b) Borang Tuntutan dan Dokumen Sokongan i. Borang Tuntutan seperti di Lampiran A; ii. Slip Pendaftaran Subjek/Kursus yang membuktikan jam kredit bagi tesis tersebut adalah 6 Jam Kredit (Disahkan oleh Dekan/ Ketua Jabatan/ Penyelia Kursus) ; dan iii. Salinan kulit muka depan tesis yang asal yang telah disahkan oleh Dekan/ Ketua Jabatan/ Penyelia Kursus di universiti berkaitan seperti contoh di Lampiran D. 2
3. KAEDAH MENGEMUKAKAN PERMOHONAN (a) (b) Permohonan tuntutan hendaklah dikemukakan dalam tempoh 30 hari selepas tamat latihan amali/ pembentangan tesis. Bayaran akan dibuat dalam tempoh 1 hingga 3 bulan selepas permohonan dikemukakan dengan syarat, borang dan dokumen sokongan yang diterima adalah lengkap. Kelewatan pelajar mengemukakan tuntutan akan menyebabkan bayaran tidak akan dipertimbangkan. Pelajar tajaan JPA di dalam negara hendaklah mengemukakan permohonan tuntutan yang lengkap (dokumen sokongan yang asal) melalui pos atau serahan tangan kepada alamat berikut: JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA, BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN, ARAS 4, BLOK C2, KOMPLEKS C, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, 62510 WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA, MALAYSIA (u.p.: Unit Pengurusan Kewangan) Emel: bayaran.bmi@jpa.gov.my (c) (d) (e) Pelajar tajaan JPA di luar negara hendaklah mengemukakan permohonan melalui Pejabat Penasihat Pendidikan dan Latihan (PPL) di negara pengajian masing-masing kecuali bagi pelajar di Indonesia, Singapura dan Hong Kong hendaklah melalui Unit Pembangunan Luar Negara, Bahagian Pembangunan Modal Insan, JPA. Garis Panduan Tuntutan Elaun Latihan Amali dan Elaun Tesis Pelajar Tajaan Jabatan Perkhidmatan Awam ini berkuatkuasa mulai 1 Ogos 2017. Pelajar yang belum mengemukakan permohonan tuntutan Elaun Latihan Amali dan Elaun Tesis untuk tempoh Januari Julai 2017 hendaklah mengemukakan segera kepada JPA selewat-lewatnya 31 Ogos 2017. Kelewatan pelajar mengemukakan tuntutan akan menyebabkan bayaran tidak akan dipertimbangkan. 3
LAMPIRAN A BORANG PERMOHONAN TUNTUTAN PELAJAR TAJAAN BIASISWA PERSEKUTUAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) NAMA PENUH NO. KAD PENGENALAN ALAMAT SURAT- MENYURAT NO. AKAUN BANK ALAMAT BANK NO. TELEFON ALAMAT E-MEL UNIVERSITI PERINGKAT PENGAJIAN PROGRAM / KURSUS TAHUN PENGAJIAN TEMPOH TAJAAN JENIS TUNTUTAN JUMLAH TUNTUTAN TANDATANGAN PELAJAR : (bil/ invois/ resit yang bukan dalam Bahasa Inggeris/ Malaysia perlulah diterjemahkan terlebih dahulu ke dalam Bahasa Inggeris/ Malaysia). NAMA : TARIKH : Untuk Kegunaan Pejabat Jumlah tuntutan yang diluluskan Tandatangan pegawai Nama pegawai Jawatan pegawai Tarikh penerimaan : : : : : 4
LAMPIRAN B Tuan / Puan, CONTOH SURAT PENGESAHAN UNIVERSITI Letterhead Universiti Ruj : Tarikh : PERMOHONAN UNTUK MENDAPATKAN TEMPAT LATIHAN INDUSTRI/AMALI Nama : No K/P : No Pelajar : Bidang Pengajian : Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas 2. Adalah dimaklumkan bahawa penama seperti di atas adalah pelajar sepenuh masa di fakulti ini dan diwajibkan untuk menjalani latihan amali bermula dari sehingga. Tujuan latihan industri/ amali ini adalah sebagai salah satu syarat bergraduat selain daripada untuk meningkatkan pengetahuan serta pengalaman di industri yang berkaitan dengan pengajian pelajar berkenaan. 3. Sehubungan dengan itu, kerjasama dan bantuan pihak tuan/ puan adalah dipohon bagi menempatkan pelajar berkenaan di syarikat tuan/ puan. Semoga peluang yang diberikan oleh syarikat tuan/ puan dapat membantu pelajar tersebut menjalani latihan industri dengan jayanya. Segala perhatian dan pertimbangan yang tuan/puan berikan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, terima kasih. Daripada.. (NAMA PEGAWAI) JAWATAN PEGAWAI BAHAGIAN/ UNIT 5
UNIVERSITI LAMPIRAN C CONTOH SURAT PENGESAHAN MAJIKAN Letterhead Syarikat Ruj : Tarikh : Kepada Sesiapa Yang Berkenaan / Alamat Universiti Tuan / Puan, PENGESAHAN PELAJAR MENJALANI LATIHAN AMALI Merujuk kepada perkara di atas, adalah dengan ini disahkan bahawa pelajar telah menamatkan latihan amali seperti berikut: Nama : No K/P : No Pelajar : Universiti : Tarikh Latihan Amali : Lokasi Penempatan : Pemberian Elaun : YA TIDAK Sekian, terima kasih. Daripada.. (NAMA PEGAWAI ) JAWATAN PEGAWAI NAMA & COP SYARIKAT 6
LAMPIRAN D TAJUK TESIS NAMA PELAJAR FAKULTI UNIVERSITI TARIKH Pengesahan Dekan/ Ketua Jabatan/ Penyelia Kursus Tandatangan & Cop Pengesahan 7
8
9 NOTA PENTING : MAKLUMAT DI ATAS PERLU ADA DALAM SURAT PENGESAHAN DOKUMEN SALINAN PERLU DICOP DIAKUI
NOTA PENTING : MAKLUMAT DI ATAS PERLU ADA DALAM SURAT PENGESAHAN DOKUMEN SALINAN PERLU DICOP DIAKUI SAH OLEH UNIVERSITI 10
NOTA PENTING : DOKUMEN PERLU DISAHKAN OLEH DEKAN/ FAKULTI 11