Australia Awards Indonesia Skema Hibah Alumni Tanya Jawab Umum Apa itu Skema Hibah Alumni? Skema Hibah Alumni bertujuan untuk mendukung alumni dari Australia untuk membagi pengetahuan dan pengalaman yang telah mereka dapatkan selama menjalani pendidikan di Australia, serta memperkuat hubungan antara Indonesia dan Australia. Tujuan utama dari Skema Hibah Alumni adalah: memberikan kesempatan kepada alumni untuk menambah dan memanfaatkan pengetahuan serta keahlian yang mereka miliki dengan praktik kerja yang lebih baik di lingkungan profesional dan komunitas; mengembangkan, menjaga, dan memperkuat hubungan dan kemitraan profesional dengan pemerintah, dunia usaha, organisasi, dan institusi pendidikan Australia; membangun hubungan antara alumni yang bekerja di berbagai bidang ilmu dan profesi, organisasi dan institusi, serta area geografis sehingga bisa saling berbagi mengenai praktik kerja yang baik dan membuka peluang untuk bekerjasama; mengembangkan jaringan alumni yang melihat kemampuan dan identitas Austalia dalam sudut pandang yang positif; dan, menunjukkan keunggulan Australia sebagai penyedia pendidikan dan penelitian yang berkualitas tinggi dan berskala global. Siapa saja yang bisa mendaftar? Skema Hibah Alumni terbuka bagi semua warga negara Indonesia yang telah menyelesaikan studi pada institusi pendidikan tinggi yang diakui di Australia, termasuk: penerima beasiswa pemerintah Australia seperti beasiswa Colombo Plan, beasiswa pascasarjana, Program Pertahanan Australia, program DIBC Australia, dan beasiswa Endeavour Australia; penerima beasiswa dari pemerintah Indonesia; mahasiswa dengan biaya sendiri; penerima beasiswa Australia Awards, kursus singkat, dan program kursus intensif Bahasa Inggris untuk mahasiswa asing (ELICOS) di Departemen Imigrasi, Bea Cukai, dan Pengawasan Perbatasan; peserta program yang diselenggarakan oleh pemerintah Australia seperti Program Pertukaran Muslim Australia Indonesia, Program Pertukaran Pemuda Australia Indonesia, dan Program Kunjungan Jurnalis.
Kami mungkin akan meminta anda untuk memberikan salinan dokumen pendukung, pernyataan kelulusan, atau dokumen lainnya untuk membuktikan bahwa anda layak mendapatkan hibah. Permohonan hibah bisa diajukan oleh alumni secara individu, kelompok yang dipimpin atau diwakili alumni atau organisasi yang melibatkan alumni. Kelompok boleh berisikan orang orang yang bukan merupakan alumni penerima beasiswa pemerintah Australia dan tidak ada batas maksimal jumlah orang dalam satu kelompok. Proyek dan kegiatan apa saja yang bisa dibiayai melalui Skema Hibah Alumni? Skema Hibah Alumni mendukung berbagai proyek dan kegiatan yang memberikan kontribusi terhadap tujuan program. Kegiatan berikut memenuhi syarat pendanaan, tetapi tidak terbatas pada: pelatihan, lokakarya, dan seminar; Peningkatan kapasitas, bimbingan atau pelatihan; Riset akademis dan kegiatan yang berkaitan dengan penelitian; Penelitian dan pengembangan serta inovasi; Transfer ilmu dan teknologi; Program untuk menambah jaringan profesional; Kampanye kesadaran masyarakat; Penguatan organisasi atau institusi; dan, Kegiatan pengembangan masyarakat. Apa saja yang termasuk dalam Kategori Hibah? Kategori 1: Proyek Hibah Proyek Hibah memberikan dana sampai dengan AUD 10.000 untuk menjalankan inisiatif yang sudah direncanakan. Selain itu, kami juga menawarkan dua pendanaan tambahan untuk Proyek Hibah, yaitu Dana Kemitraan dan Dana Pendamping. Dana Kemitraan. Meskipun Skema Hibah Alumni mendorong pemanfaatan keahlian dan pengetahuan, kami juga ingin anda menjaga dan membangun jaringan di Australia, sehingga kami memperkenalkan Dana Kemitraan. Ini merupakan dana tambahan sebesar AUD 2.000 (meningkatkan maksimal hibah yang diterima sampai AUD 12.000) apabila proyek yang dilakukan bekerjsama dengan organisasi Australia. Dana Pendamping merupakan digunakan untuk mendorong jiwa wiraswasta dalam pembangunan dan menghargai mereka yang mencari sumber pendanaan secara aktif untuk mendukung pelaksanaan proyek. Melalui Dana Pendamping, kami akan memberikan tambahan dana sebesar 50% dari kontribusi dana yang diberikan oleh pihak ketiga sampai dengan maksimal AUD 3.000. Dengan demikian, total anggaran untuk sebuah proyek Skema Hibah Alumni yang terkait dan bekerjasama dengan organisasi Australia serta mencari tambahan pendanaan dari pihak lain, bisa mendapatkan hibah maksimal AUD 15.000. Kategori 2: Hibah Lanjutan Hibah lanjutan bertujuan untuk meningkatkan atau melakukan kegiatan lanjutan dari proyek Skema Hibah Alumni. Jika sebelumnya anda mendapatkan Skema Hibah Alumni dan anda ingin melanjutkan pelaksanaan proyek, maka anda bisa mengajukan hibah maksimal sebesar AUD 10.000.
Catatan: Anda harus bisa menjelaskan dan menggambarkan bahwa proyek yang sedang dijalankan saat ini mulai mencapai target yang sudah ditetapkan sebelumnya jika ingin mendapatkan Hibah Lanjutan. Kapan pendaftaran dibuka? Apakah saya bisa mengajukan proposal di luar waktu yang ditentukan? Kami membuka pendaftaran untuk Skema Hibah Alumni dua kali dalam satu tahun, biasanya di bulan Mei atau Novermber. Informasi pendaftaran akan disampaikan melalui situs Alumni Global dan Australia Awards Indonesia serta sosial media. Permohonan hibah biasanya tidak akan diterima apabila diajukan di luar periode yang telah ditentukan. Bagaimana cara mendaftar? Anda harus mengajukan permohonan melalui portal online SmartyGrants (http://www.smartygrants.com.au). Jika anda membutuhkan informasi lebih lanjut dalam menggunakan SmartyGrants, silakan melihat Help Guide for Applicants and Applicant FAQs. Informasi apa yang harus saya cantumkan dalam proposal? Untuk mengajukan hibah, anda harus mengisi formulir permohonan secara online pada situs SmartyGrants. Anda akan diminta untuk memberikan informasi mengenai: judul proyek; penjelasan singkat mengenai proyek (termasuk daftar kegiatan utama); tujuan yang ingin dicapai dan hasil yang diharapkan dari proyek; penerima manfaat dari proyek yang dilakukan; bagaimana proyek tersebut memenuhi kriteria seleksi; bagaimana hasil dari proyek akan dinilai (termasuk target kinerja); potensi risiko dalam menjalankan proyek dan bagaimana mengelola risiko tersebut; bagaimana proyek ini akan dipublikasikan dan dipromosikan; dan, anggaran yang diajukan dan jadwal kegiatan. Jika proyek yang akan anda kerjakan melibatkan kemitraan dengan organisasi, dunia usaha atau insititusi Austrlia lainnya, anda harus mengunggah surat pernyataan dukungan melalui SmartyGrants. Jika anda mengajukan permohonan dana pendamping, maka anda harus memberikan informasi mengenai kontribusi dari pihak ketiga, termasuk surat perjanjian dan jumlah dana yang diberikan. Jika anda mengajukan permohonan hibah lanjutan, maka harus dilampirkan bukti kinerja proyek yang sudah berjalan dan pengelolaan keuangan yang efektif. Anda bisa menemukan panduan untuk mempersiapkan proposal dan anggaran dalam Pedoman Skema Hibah Alumni (tautan ke pdf). Anda harus mengajukan proposal dalam bahasa Inggris dan memastikan
bahwa anggaran dihitung dalam mata uang rupiah, kecuali ada pengeluaran tertentu dalam mata uang asing. Bagaimana penilaian proposal untuk Skema Hibah Alumni? Proposal Skema Hibah Alumni dinilai berdasarkan kriteria berikut: 1. Proyek mempunyai tujuan yang jelas dan konsisten dengan satu atau beberapa tujuan dari Skema Hibah Alumni. 2. Proyek berhubungan dengan ilmu pengetahuan dan keahlian yang didapat pada saat pemohon menjalani pendidikan di Australia dan/atau pengalaman professional. 3. Proyek membahas masalah yang mempunyai nilai strategis terhadap Australia dan/atau Indonesia dan berkaitan dengan paling sedikit satu dari area pengembangan prioritas: institusi ekonomi yang efektif dan infrastruktur; pengembangan sumber daya manusia untuk masyarakat yang lebih produktif dan sehat; masyarakat yang inklusif melalui pemerintahan yang efektif. 4. Proyek memberikan kesempatan/potensi untuk membangun hubungan yang berkelanjutan antara Australia dan Indonesia dan/atau menunjukkan kemampuan dan identitas Australia. 5. Proyek harus mempunyai hasil yang terukur. Proposal harus menunjukkan bagaimana dampak dari proyek akan diukur. 6. Proyek harus memiliki strategi yang jelas dan realistis untuk mencapai tujuan dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan, termasuk anggaran yang cukup dan penilaian risiko yang tepat. 7. Proyek merepresentasikan Value for money, termasuk memanfaatkan kontribusi dana dari pihak ketiga. Value for money didefinisikan sebagai ekonomis (Penggunaan dana secara hemat), efisiensi (Penggunaan dana secara tepat), efektivitas (Penggunaan dana secara bijaksana), dan sesuai (Penggunaan dana sesuai peruntukannya). Informasi mengenai bobot dari masing masing kriteria bisa dilihat pada Pedoman Skema Hibah Alumni (tautan ke pdf). Kapan saya tahu proposal saya diterima? Anda biasanya akan diberitahu jika proposal anda diterima dalam waktu enam minggu sejak tanggal penutupan periode pendaftaran. Apa yang harus dilakukan jika proyek saya tertunda? Anda harus menggunakan dana hibah paling lama dalam waktu 12 bulan sejak dana tersebut diterima. Jika ternyata pelaksanaan proyek atau kegiatan akan ditunda, anda harus memberitahu Australia Awards Indonesia secara tertulis. Jika anda sudah menerima dana hibah dan proyek tidak bisa dijalankan dalam batas waktu satu tahun, anda harus mengembalikan dana tersebut.
Bagaimana jika saya ingin mengganti kegiatan yang akan dilakukan dalam proyek? Anda hanya bisa menggunakan dana hibah untuk kegiatan yang sudah dijelaskan dalam proposal. Jika anda ingin membuat perubahan terhadap proyek atau kegiatan di dalamnya, anda sebelumnya harus mendapatkan persetujuan dari Australia Awards Indonesia. Anda juga harus mendapatkan persetujuan dari Australia Awards Indonesia jika proyek atau kegiatan yang direncanakan akan dilaksanakan oleh individu atau organisasi yang tidak disebutkan di dalam proposal. Kapan saya akan menerima dana untuk proyek hibah? Ketika anda sudah mendapatkan pemberitahuan bahwa proposal anda diterima, kami akan mempersiapkan surat perjanjian hibah untuk ditandatangani. Semua syarat dan ketentuan dana hibah yang anda terima akan dijelaskan dalam perjanjian tersebut. Kami tidak akan memberikan dana hibah sebelum anda menandatangani surat perjanjian. Dana hibah dibayarkan secara bertahap dan dalam mata uang rupiah. Biasanya, kami akan memberikan 70% dari total dana setelah anda mengembalikan surat perjanjian yang sudah ditandatangani dan untuk sisa 30% akan diberikan dalam waktu 30 hari sejak kami menerima Laporan Penyelesaian Kegiatan dan Laporan Keuangan yang memuaskan dari anda. Kami akan memberikan 100% dana pendamping pada tahap akhir pemberian dana hibah. Apakah saya bisa mendapatkan tambahan pendanaan diatas dana hibah yang saya terima? Kami hanya bisa memberikan tambahan pendanaan untuk proyek hibah lanjutan. Anda harus mengajukan permohonan hibah lanjutan pada salah satu periode pendaftaran yang sudah diumumkan dan memberikan bukti bahwa proyek yang sedang dilakukan mempunyai kinerja yang bagus dan anda bisa mengelola dana hibah secara efisien dan efektif. Bagaimana jika saya tidak menggunakan semua dana hibah yang saya peroleh? Kami akan memberikan jumlah biaya yang sebenarnya dibutuhkan untuk menjalankan proyek. Kami akan menggunakan Laporan Keuangan yang anda berikan untuk melihat kebutuhan dana yang sebenarnya dan menyesuaikan jumlah dana hibah yang akan diberikan pada saat pembayaran tahap akhir. Jika dana yang digunakan lebih kecil dari jumlah dana yang diransfer pada tahap pertama, maka anda harus mengembalikan sisa dana tersebut. Apa yang terjadi jika saya tidak menyelesaikan proyek? Jika anda tidak bisa menyelesaikan proyek, kami akan meminta anda untuk mengembalikan semua atau sebagian dari dana hibah yang sudah diberikan. Kami akan menghitung berapa jumlah dana yang harus
anda kembalikan dengan mempertimbangkan apakah proyek tersebut tdak bisa diselesaikan karena faktor eksternal diluar kontrol anda dan melihat sudah seberapa jauh proyek atak kegiatan dilakukan. Bagaimana proyek saya akan dievaluasi? Kami akan meminta anda untuk memberikan laporan berdasarkan beberapa indikasi standar, tergantung kepada jenis proyek yang dilaksanakan. Kami juga akan meminta anda untuk memberikan analisis kualitatif terhadap pencapaian dan dampak pelaksanaan proyek. Kami akan membantu anda dalam melakukan hal ini, salah satunya melalui sesi pengawasan, evaluasi dan pelaporan selama periode Orientasi Hibah dan staf kami siap membantu anda selama pelaksanaan proyek. Staf kami juga akan memantau kepatuhan dalam menjalankan perjanjian hibah selama periode pendanaan untuk meminimalkan risiko fidusia. Kami akan menghubungi anda setiap saat untuk meminta informasi mengenai kemajuan proyek anda. Informasi apa yang harus saya cantumkan dalam laporan? Anda harus memberikan laporan naratif dan keuangan mengenai proyek yang dikerjakan. Jika proyek hibah atau hibah lanjutan berlangsung kurang dari 6 bulan, anda hanya perlu memberikan laporan pada saat proyek selesai. Jika proyek hibah atau hibah lanjutan berlangsung lebih dari 6 bulan, anda harus memberikan laporan pada saat proyek sudah separuh jalan dan pada saat proyek selesai. Anda bisa mendapatkan panduan dalam mempersiapkan Laporan Perkembangan Hibah dan Laporan Penyelesaian Hibah serta Laporan Keuangan Interim dan Laporan Keuangan dalam Pedoman Skema Hibah Alumni (tautan pdf). Anda harus melaporkan semua dana hibah yang sudah digunakan dalam waktu 30 hari sejak proyek selesai. Jika anda menerima dana pendamping, anda harus mengeluarkan kontribusi dari pihak lain dalam Laporan Keuangan. Harap diperhatikan bahwa kami membutuhkan salinan dari setiap faktur/kuitansi asli serta dokumentasi lainnya untuk semua pengeluaran yang telah disetujui. Anda harus menyimpan semua kuitansi asli dan catatan yang berkiatan dengan hibah minimal selama tujuh tahun dan memberikan semua laporan kepada kami apabila diminta. Apakah saya harus menyatakan dukungan pemerintah Australia dalam proyek yang saya kerjakan? Anda harus menyatakan pendanaan dari Australia dalam melakukan semua kegiatan sebagai bagian dari proyek anda dan untuk publisitas. Kami mendorong anda untuk mempromosikan proyek yang anda kerjakan melalui media tradisional dan online, tetapi anda harus berkonsultasi dengan kami terlebih dahulu sebelum melakukan publikasi. Kami akan memberikan informasi lebih lanjut mengenai pencitraan dan publisitas pada saat lokakarya Oritentasi Hibah.