MODUL PERKULIAHAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN MENGANALISA LAPORAN KINERJA KEUANGAN Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ekonomi & Bisnis Akuntasi 10 32006 DRS.SUHARMADI, AK.MM.M.Si, CA Abstract Sesi 11 ini akan membahas perhitungan varians, penerapan varians dalam praktek dan keterbatasan analisis varians Kompetensi Mahasiswa diharapkan mampu menguraikan laporan kinerja keuangan dan mampu menyelesaikan kasus pengendalian.
MODUL 10 MENGANALISA LAPORAN KINERJA KEUANGAN Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan akan mampu: - menguraikan laporan kinerja keuangan dan - mampu menyelesaikan kasus pengendalian Materi Pembahasan: 1. Perhitungan varians, 2. Penerapan varians dalam praktek dan 3. Keterbatasan analisis varians 2
Manfaat ukuran kinerja non-keuangan dalam proses pengendalian manajemen. Menghitung varian Bagian ini berfokus pada pembandingan selisih antara data actual dengan rencana. Suatu analisa yang lebih menyeluruh akan mengidentifikasi penyebab varian tersebut dan unit yang bertanggung jawab atasnya. Sistem yang efektif dapat mengidentifikasi varian hingga ke lapisan terendah dari manajemen, karena selisih-selisih tersebut bersifat hirarkis. Gambar berikut ini akan menjelaskan kepada kita bagaimana selisih dapat diidentifikasi ditiap lapisan manajemen. Keterangan : Kinerja unit bisnis secara total dibagi dalam varian pendapatan dan varian biaya. Varian pendapatan kemudian dibagi lagi ke dalam volume dan varian harga untuk unit bisnis secara total dan untuk tiap-tiap pusat pertanggungjawaban pemasaran di dalam suatu unit. Yang selanjutnya dapat dibagi menurut area penjualan dan distrik penjualan. Biaya manufaktur dapat dibagi dengan pabrik dan departemen di dalam pabrik. Tipe analisa seperti ini merupakan alat pertanggungjawaban yang kuat, tanpa membatasi efektifitas dari rencana profit. Hasil dari penghitungan varian dapat ditindaklanjuti apabila perubahan pada hasil aktual dianalisa terhadap tiap ekspektasi tersebut. Struktur analisa yang kita gunakan sebagai pedoman membuat analisa selisih (selanjutnya akan kita sebut analisis varians) dapat terlihat dalam aktivitas berikut : 3
Identifikasi faktor kunci penyebab yang mempengaruhi laba Pisahkan varian laba secara keseluruhan berdasarkan faktor kunci penyebab Fokuskan kepada varian yang berdampak pada laba dalam tiap faktor penyebab Coba untuk menghitung dampak tiap-tiap faktor penyebab secara terpisah dan spesifik, dengan hanya memperhitungkan satu faktor tersebut dalam satu waktu. Tambahkan tingkat kesulitan secara berurutan, satu waktu untuk satu lapisan, dimulai dari tingkat yang paling memungkinkan. Hentikan proses jika tingkat kesulitan yang bertambah pada suatu tingkat tidak didukung oleh tambahan pemikiran yang bermanfaat ke dalam factor penyebab selisih laba secara keseluruhan. Varian Pendapatan Pada bagian ini, dijelaskan cara menghitung harga jual, volume, dan varian campuran. Perhitungan dibuat untuk tiap lini produk, dan hasilnya akan disatukan untuk menghitung varian total. Varian positif berarti menguntungkan, karena ini mengindikasikan laba aktual melebihi laba yang direncanakan. Hal sebaliknya berlaku pada varian negatif. Varian Harga Jual Varian harga jual dihitung dengan mengalikan selisih antara harga actual dan harga standar dengan volume actual. Varian Campuran dan Volume Seringkali varian campuran dan varian volume tidak terpisah. Persamaan untuk kombinasi keduanya adalah : Varian campuran dan volume = ( vol. actual vol. yg dianggarkan ) x ( Unit kontribusi yg direncanakan) Varian volume terjadi dari penjualan produk yang melebihi rencana. Varian campuran terjadi dari penjualan proporsi produk yang berbeda dari asumsi rencana. Karena varian campuran dan volume merupakan suatu kesatuan, teknik untuk memisahkan keduanya cukup rumit. 4
Varian Campuran Varia Campuran untuk tiap produk diperoleh dari persamaan berikut : = [( Total volume penjualan actual x proporsi yang dianggarkan ) ( Volume penjualan actual )] x Unit kontribusi yang direncanakan Varian Volume Varian Volume dapat dihitung dengan mengurangkan Varian Campuran dari kombinasi Varian campuran dan volume. Atau dapat dihitung dengan cara sebagai berikut : [(Total vol. penj.aktual x persentasi anggaran) persentasi penj.] x unit kontribusi yang dianggarkan Penetrasi pasar dan volume industri Salah satu metode perluasan atas analisa penghasilan adalah memisahkan varian campuran dan volume menjadi dua bagian yaitu varian karena beda pasar (market share variance) dan varian karena beda volume industri (industri volume variance). Market share variance [Actual sales (actual industri volume x budgeted market share)] x budgeted unit contribution Industri volume variance [(Actual industry volume budgeted industry volume) x budgeted market share] x budgeted unit cotribution Varians biaya Biaya tetap Biaya variabel Biaya variabel adalah biaya yang besarnya tergantung pada volume produksi Biaya variabel dihitung berdasarkan volume produksi, bukan volume penjualan Untuk menghitung biaya variabel yang dianggarkan, volume produksi aktual dikalikan dengan biaya standar yang telah ditentukan sebelumnya 5
Selisih biaya variabel diperoleh melalui pengurangan biaya variabel yang dianggarkan (budgeted variable costs) terhadap biaya variabel aktual (actual variable costs) Variasi dalam praktek Periode perbandingan Sebagai contoh, ada beberapa perusahaan yang menggunakan periode selama satu tahun yang berakhir pada tanggal tertentu, misalnya pada tanggal 30 Juni. Laporan satu tahun ini biasanya terdiri dari jumlah aktual untuk enam bulan pertama ditambah dengan perkiraan tentang pendapatan dan biaya untuk enam bulan berikutnya. Penekanan pada gross margin Gross margin adalah selisih antara harga jual dan biaya manufaktur standar. Perubahan dalam biaya atau hal lainnya dapat menyebabkan perubahan dalam harga jual yang semula direncanakan untuk stabil sepanjang tahun. Standar Evaluasi Ada 3 TIPE STANDAR FORMAL yang digunakan untuk mengevaluasi laporan kondisi actual, yaitu 1. Anggaran atau standar perkiraan Anggaran merupakan standar yang paling sempuran jika dibuat dengan hati-hati dan terkoordinasi. 2. Standar Historis Kinerja suatu perusahaan diukur dengan membandingkan kondisi actual pada periode lalu dengan kondisi pada periode ini. Standar ini memiliki DUA KELEMAHAN yaitu : 1. Adanya perubahan kondisi antara dua periode yang diperbandingkan sehingga hasil perbandingan tersebut menjadi tidak akurat. 2. Kinerja pada periode yang lalu tidak dapat diterima. Meskipun standar ini mempunyai beberapa kelemahan namun standar tersebut digunakan oleh beberapa perusahaan karena tidak adanya standar perkiraan lain yang dianggap lebih baik. 6
3. Standar Eksternal Standar ini digunakan untuk mengukur kinerja suatu perusahaan dengan cara membandingkannya dengan pusat pertanggunjawaban yang lain atau perusahaan lain yang bergerak di bidang industri sejenis. Beberapa perusahaan biasanya menjadikan perusahaan lain yang dianggap memiliki kualitas manajemen yang paling baik sebagai model mereka atau dasar perbandingannya. Proses ini disebut benchmarking. Keterbatasan Standar Nilai perbedaan antara hasil actual dan standar hanya bisa dijadikan bahan pertimbangan apabila standar yang telah ada merupakan standar yang valid atau memiliki estimasi perkiraan yang tepat. Bahkan Standar biaya pun tidak dapat dijadikan standar yang akurat dalam setiap kejadian, hal ini disebabkan karena standar tersebut tidak diciptakan untuk mengatasi masalah dalam setiap keadaan atau meskipun telah diusahakan dengan baik namun bisa saja terjadi perubahan kondisi yang menyebabkan standar tersebut menjadi tidak tepat lagi. Sistem Full Costing Perusahaan yang menggunakan system full costing akan memasukkan biaya Variabel FOH dan Biaya Fixed FOH dalam memperhitungan nilai standar persediaan per unit. Jika perusahaan mengunakan system variable cost, maka biaya tetap produksi tidak diperhitungkan dalam persediaan jadi tidak ada nilai varian volume produksi. Hal ini terjadi karena nilai varian diperoleh dari selisih antara nilai produksi yang dianggarkan dengan nilai actual. Keterbatasan analisis varian Analisis ini mempunyai keterbatasan yaitu : 1. Hanya dapat mengidentifikasi dimana varian atau perbedaan itu terjadi namun tidak dapat mengetahui kenapa perbedaan tersebut terjadi. Contoh : Suatu laporan mungkin saja menunjukan adanya varian yang tidak menguntungkan dalam biaya pemasaran dan hal itu disebabkan tingginya biaya promosi. Namun analisis varian tidak dapat menjelaskan kenapa biaya promosi tersebut tinggi dan apa yang akan terjadi bila beberapa tindakan diambil untuk mengatasinya. 7
2. Sulit memutuskan apakah nilai varian tersebut signifikan. Teknik statistik dapat digunakan untuk menentukan apakah ada perbedaan yang signifikan antara kinerja actual dan standar; teknik ini hanya bisa daplikasikan pada proses yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan pada level unit bisnis, proses yang seperti ini tidak terjadi sehingga sulit untuk menentukan signifikasi analisis varian. Varian sebaiknya hanya ditelusuri jika manfaat yang diharapkan dari mengkoreksi kesalahan yang menyebabkan varian tersebut lebih besar daripada biaya yang diperlukan untuk menelusurinya. 3. Dalam laporan yang agregat, off-set terhadap varian dapat membingungkan pembacanya. Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut : Seorang manejer yang melihat laporan suatu unit manufaktur mungkin saja mengira bahwa kinerja unit tersebut sesuai dengan anggaran, namun sebenarnya hal itu terjadi karena bagian yang mempunyai kinerja baik menutup bagian lain yang memiliki kinerja buruk. Sehingga jika beberapa lini produk dari beberapa bagian dikombinasikan akan mengaburkan hasil laporan. 4. Laporan analisis varian hanya menunjukan kejadian yang telah terjadi dan tidak menyajikan dampaknya dimasa depan jika manajer mengambil beberapa tindakan. Contoh : mengurangi pegawai mungkin akan meningkatkan keuntungan masa kini namun akan menyebabkan kerugian dimasa datang. Tindakan Manajemen Prinsip utama dalam menganalisa laporan keuangan formal adalah : Tidak ada perbedaan yang sangat mengejutkan dalam laporan laba bulanan. Pertimbangan perilaku dalam evaluasi kinerja. Setiap manejer memiliki pendekatan yang berbeda dalam segi pengendalian. Manejer yang sering melakukan pengontrolan terhadap unit-unit dibawahnya disebut pengendalian ketat namun manejer yang hanya mengontrol 1x dalam setahun disebut pengendalian longgar. Ketat atau longgarnya suatu pengendalian bukan ditentukan dari tingkat pendelegasian namun dari luas tidaknya pengendalian tersebut. Pengendalian Ketat Pengendalian ketat didasari oleh prinsip manajemen bahwa manajer akan bekerja lebih efektif dalam hal-hal yang spesifik, misalnya mencakup tujuan jangka pendek. 8
Disamping itu pengendalian ketat merupakan sarana bagi manajer untuk mengevaluasi kemampuan dirinya untuk mencapai kondisi sesuai yang diharapkan. Pengendalian longgar Pengendalian longgar didasarkan pada filosopi manajemen yang diilustrasikan sebagai berikut : saya sewa orang-orang yang berkualitas dan saya meninggalkan mereka sendiri untuk melakukan pekerjaannya. Meningkatnya wewenang pertanggungjawaban dan kekuasaan untuk tingkat bawah dalam organisasi disebut : Empowerment. Efek perilaku dari pengawasan ketat dan longgar. Sistem pengendalian ketat memiliki 2 keuntungan dibanding system pengendalian longgar, yaitu : 1. Pengendalian ketat mencegah manejer dari pemborosan dan inefisiensi. 2. Terus memotivasi manajer untuk mencari jalan terbaik dalam mencapai target keuntungan Kontrol ketat dapat menghasilkan beberapa disfungsional efek, yaitu : 1. Manajer lebih terfokus pada tujuan-tujuan jangka pendek sehingga mengambil keputusan yang berbahaya bagi perusahaan di masa datang. 2. Menekankan profit jangka pendek, sehingga tidak mengambil kesempatan yang dapat memberi keuntungan di masa datang. 3. Timbulnya distorsi komunikasi antara manajer unit dan manajer senior, jika anggaran dijadikan satu-satunya tolak ukur. 4. Pengawasan ketat dapat mendorong manejer memanipulasi data. Menurut Hopwood, pengendalian ketat dapat menyebabkan : 1. Tingkat hubungan kerja yang baik 2. Melemahnya hubungan dengan superior 3. Melemahnya hubungan dengan rekanan 4. Manipulasi laporan akuntansi. 9
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan pengendalian ketat vs longgar Kemampuan unit bisnis untuk mencapai tujuan yaitu menghasilkan laba tergantung pada 4 FAKTOR : 1. Keleluasan bagi Manajer Unit melatih dirinya. Semakin besar keleluasan yang diberikan kepada manajer unit, semakin sulit mencapai keputusan yang tepat karena tiap manejer memiliki pertimbangan masing-masing. Tapi jika manajer unit dibatasi keleluasannya, hal itu akan menambah beban kerja manajer senior diatasnya. 2. Sejauh mana Manajer unit diberi kesempatan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan. 3. Ketidakpastian dalam lingkungan perusahaan Lingkungan external (yaitu pelanggan, pemasok pesaing dan peraturan) dan lingkungan internal perusahaan (faktor-faktor di dalam perusahaan) tidak dapat diprediksi secara pasti. Ketidakpastian tersebut semakin mempersulit penggunaan anggaran sebagai tolak ukur kinerja perusahaan. 4. Kaitan antara keputusan manajer dengan waktu yang diperlukan untuk merealisasikan keputusan tersebut. Keputusan manejer sehubungan dengan peristiwa di masa lampau mungkin tidak relevan lagi untuk diterapkan di masa datang. 10
Daftar Pustaka 1. Anthony, Robert N dan Govindarajan, Vijay. 2007. Management Control Systems, McGrow-Hill Education. Ed. 12. 2. Mulyadi. 2000, Sistem Pengendalian Manajemen.BPFE Yogyakarta 11