3 Bab 3 Metode Perancangan Sistem 3.1 Metode Perancangan Sistem Prototype Model Dalam pengembangan sistem informasi persediaan barang pada toko besi dan bangunan Sederhana menggunakan metode prototype. Dengan metode prototype ini pengembang dan pengguna dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Terkadang pengguna sistem hanya memberikan beberapa kebutuhan umum software tanpa detil input, proses atau detil output. Di lain waktu mungkin dimana tim pembangun tidak yakin terhadap efisiensi dari algoritma yang digunakan, tingkat adaptasi terhadap sistem operasi atau rancangan form user interface. Ketika situasi seperti ini terjadi model prototype sangat membantu proses pembangunan software. Proses pada model prototype yang digambarkan pada gambar 3.1, bisa dijelaskan sebagai berikut (Sommerville, 2004): 1. Pengumpulan kebutuhan: Pengembang dan Pengguna sistem bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal pengumpulan kebutuhan. 19
20 2. Perancangan: Perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype. 3. Evaluasi prototype: Pengguna sistem mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan untuk memperjelas kebutuhan software. Gambar 3.1 Metode Prototype (Sommerville, 2004) 3.2 Proses Bisnis Toko besi dan bangunan sederhana yang terletak di kota Daruba kecamatan Morotai Selatan, Halmahera Utara merupakan sebuah perusahaan dagang. Sebagai perusahaan dagang toko ini menyediakan berbagai macam barang dagang seperti misalnya semen, seng, seng galvarom, triplek, cat, dan kebutuhan bahan bangunan lainnya. Dalam hal penjualan toko besi dan bangunan sederhana melayani pembayaran secara tunai maupun kredit (untuk pelanggan tertentu). Untuk pemenuhan kebutuhan persediaan, toko besi dan bangunan Sederhana memiliki beberapa supplier dari dua kota yang berbeda. Toko mengambil dari supplier yang berasal dari
21 Makasar untuk memenuhi persediaan semen dan supplier dari Surabaya memasok barang penting lainnya. Karena jarak yang jauh dari para supplier maka toko besi dan bangunan Sederhana memesan tiga minggu hingga satu bulan sebelum persediaan di gudang habis. Setelah barang dagang yang dipesan tiba, maka semua barang akan disimpan ke dalam gudang dan pihak toko membayar ke supplier. Kemudian jumlah persediaan barang dan nota- nota pembelian akan dicatat secara manual dengan microsoft excel dan di catat kedalam buku sebagai arsip dan laporan toko. 3.2.1 Prosedur Persediaan Barang 1. Toko besi dan bangunan Sederhana melakukan pembelian barang dagang untuk memenuhi persediaan barang dagang dalam gudang. 2. Barang dagang dibeli pada saat persediaan didalam gudang sudah mencapai batas minimal tertentu. Dilihat dari setiap pencatatan persedian. 3. Pencatatan pemesanan dilakukan pada saat toko melakukan pembelian dan saat barang dagang sudah tiba. Pencatatan ditulis pada Microsoft excel, pada kolom persediaan bertambah/ masuk pada masing-masing tabel jenis barang yang dipesan.
22 4. Pada saat barang terjual maka akan dicatat pada kolom microsoft excel sebagai persediaan berkurang/ keluar pada tabel jenis barang yang laku terjual. 5. Untuk mengetahui sisa jumlah persediaan digudang maka pihak toko akan melihat dari jumlah barang dagang yang dibeli ditambahkan dengan persediaan awal dan dikurangi barang yang laku terjual.
23 3.2.2 Flowchart Proses Bisnis Gambar 3.2 Flowchart Proses Bisnis Toko menyediakan barang dagang untuk dijual kepada para konsumen. Pembayaran untuk konsumen dilayani dengan dua cara yaitu dengan cara tunai dan kredit. Untuk memenuhi jumlah persediaan barang dagang pihak toko membelinya
24 dari dua supplier yang berbeda, persediaan semen di ambil dari supplier yang berada di Makasar dan barang kelengkapan lainnya di beli dari supplier yang berada di Surabaya. Setelah melakukan pemesanan maka pihak toko akan menerima barang pesanan dalam waktu yang ditentukan. Setelah menerima barang pesanan maka barang pesanan akan di masukan ke dalam gudang sebagai barang persediaan toko. Maka setelah itu toko akan segera melakukan pembayaran kepada supplier dan mencatat nota sebagai pembukuan. 3.2.3 Rancangan Sistem Data Flow Diagram Level 0 Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Karyawan memasukan laporan transaksi toko antara lain laporan persediaan awal, penjualan dan pembelian ke aplikasi kemudian sistem informasi persediaan barang akan mengolah data inputan dari karyawan menjadi laporan
25 transaksi yang lengkap untuk pemilik. Maka pemilik dapat menentukan untuk pembelian persediaan barang yang harus dilakukan, mengetahui keuntungan yang diperoleh serta data barang mana yang harus selalu di jaga ketersediaannya digudang karena dianggap menguntungkan meskipun kertersediaan barangnya sedikit dan karywan akan menerima mengetahui data pesanan selanjutnya. Data Flow Diagram Level 1 Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1 Karyawan memasukan laporan-laporan transaksi sebagai arsip ke aplikasi. Kemudian aplikasi menyimpan data dari laporan yang dimasukan ke database yang tersedia. Aplikasi juga melakukan proses klasisfikasi barang dagang yang nantinya akan digunakan
26 dalam analisis ABC dari data penjualan yang ada. Aplikasi akan memberikan laporan transaksi yang terjadi selama periode tertentu dan informasi persediaan barang dagang yang tersisa secara lengkap. Data Flow Diagram Level 2 Menginput Data Karyawan User name Pasword Tabel Pemesanan 1. 1 Login ke aplikasi Pesanan Hak akses Akses Tabel Suplier Data Login Karyawan Aplikasi Persediaan dan Transaksi 1. 2 Memasukan Data Barang Suplier Stok Barang Masuk Barang Keluar Tabel Stok Tabel Pembelian Tabel Penjualan Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 2 Menginput Data Untuk input data karyawan membutuhkan hak akses dari aplikasi dengan mengisikan username dan password yang sudah di sediakan. Setelah karyawan berhasil login sistem mereka dapat memulai untuk memasukan data-data transaksi
27 dan persediaan ke dalam aplikasi yang akan diteruskan ke masing-masing tabel oleh aplikasi. Data Flow Diagram Level 2 Menyimpan Data Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 2 Menyimpan Data Aplikasi menyimpan data transaksi yang telah dimasukan ke dalam masing- masing tabel dalam database. Data-data ini akan digunakan untuk melakukan beberapa proses perhitungan laba kotor serta perhitungan analisis ABC yang nantinya menjadi laporan untuk pemilik.
28 Data Flow Diagram Level 2 Pengklasifikasian Data Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Pengklasifikasian Data Database memberikan data-data transaksi yang sudah disimpan sebelumnya ke aplikasi. Sehingga aplikasi akan mengolah data dari data perhitungan penjualan untuk mengklasifikasikan barang dagang dengan menggolongkan masing-masing barang sesuai dengan tingkat penjualan untuk menentukan barang apa saja yang terdapat pada kelompok A/ B/ C.
29 Data Flow Diagram Level 2 Output Data Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Output Data Semua hasil dari pengolahan data yang dilakukan oleh sistem akan di laporakan ke pemilik. Dengan begini maka pemilik dapat mengetahui sejauh mana hasil kinerja dari toko dan dapat memutuskan tindakan yang perlu dilakukan selanjutnya untuk mencapai hasil yang maksimal.
30 3.2.4 Analisis Kebutuhan Proses untuk melengkapi bahan-bahan penelitian dilakukan pengumpulan data sebagai bahan penelitian. Teknik yang digunakan oleh penulis dalam pengumpulan data adalah: 3.2.5 Wawancara Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab langsung dengan pemilik yang terkait di dalamnya. Wawancara dilakukan kepada Bapak Yudianto Wibisono pemilik utama dan Bapak Didit Fajar Aditya Purnomo pemilik ke dua Toko Besi dan Bangunan Sederhana. Wawancara yang dilakukan mengenai manajemen persediaan yang terjadi pada pada Toko Besi dan Bangunan Sederhana bertujuan untuk menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi untuk merancang aplikasi yang akan dibangun. 3.2.6 Studi literatur Studi Literatur, adalah Pencarian data dan informasi pada bukubuku/kepustakaan sebagai bahan referensi yang berhubungan dengan materi penelitian, seperti definisi persediaan oleh Rudianto (2008), manajemen sediaan oleh J.David Viale(2000) dan metode analisis ABC oleh Heizer dan render (2005).
31 3.2.7 Perancangan Desain Antar Muka Gambar 3.9 Desain Form Login Penggunaan sistem informasi persediaan mengharuskan setiap pengguna untuk melakukan login pada aplikasi untuk mengoperasikan. Gambar 3.10 Desain Form Persediaan Barang
32 Gambar 3.10 adalah desain Form Persediaan Barang, ini adalah form untuk mengisikan data barang yang masuk ke dalam gudang toko. Semua data yang telah dimasukan akan disimpan kedalam database. Yang bisa dilakukan didalam form ini adalah memasukan, memperbarui, menghapus, dan menyimpan semua data barang. Gambar 3.11 Desain Form Penjualan Pada Form Desain Penjualan semua data dimasukan guna untuk mengetahui perhitungan sisa persediaan dalam gudang dan data penjualan akan digunakan untuk menghitung berbagai laporan-laporan selanjutnya.
33 Gambar 3.12 Desain Form Pemesanan Gambar 3.12 merupakan Desain Form Pemesanan. Form pemesanan berguna untuk melihat apakah kita sedang melakukan pemesanan barang dagang atau tidak. Gambar 3.13 Desain Form Pembelian
34 Pada Desain Form Pembelian ini digunakan untuk mengetahui jumlah pengeluaran toko, jenis barang yang dibeli, dan pada supplier mana toko mengambil barang dagang untuk catatan toko besi dan bangunan. Gambar 3.14 Desain Lihat Pesanan Desain Form Lihat Pesanan adalah tampilan dari tombol lihat pesanan yang ada pada Desain Form Pembelian. Daftar pesanan barang yang dipesan akan ditampilkan dan kita bisa melihat kecocokan tanggal dari jadwal yang sudah ditentukan pada form pemesanan dengan tanggal dimana kita menerima barang yaitu tanggal pada Desain Form Pembelian.
35 Gambar 3.15 Desain Form Supplier Gambar 3.15 adalah Desain Form Supplier untuk mengisi dan melihat data para supplier. Gambar 3.16 Desain Form Riwayat Transaksi
36 Gambar 3.16 adalah Desain Form Riwayat Transaksi yang akan menunjukan semua daftar transaksi yang telah dilakukan baik penjualan maupun pembelian dan persediaan awal. Gambar 3.17 Desain Perhitungan Laba Kotor Pada gambar 3.17 Desain Form Perhitungan Laba Kotor kita bisa melihat laba kotor dari toko besi Sederhana ini secara periodik waktu tertentu. Form Perhitungan Laba Kotor ini menghitung seluruh barang yang ada berdasarkan kelas analisis ABC yang sudah ada.
37 Gambar 3.18 Desain Output Analisis ABC Gambar 3.18 adalah Desain Output Analisis ABC yang menentukan barang mana yang harus selalu di jaga ketersediaannya didalam gudang. Berdasarkan kelas A, B, dan C.