BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian perpustakaan Perguruan tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya,berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan nama Tri Dharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) maka perpustakaan pun bertujuan membantu melaksanakan ketiga Dharma perguruan tinggi.yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan universitas, institute, sekolah tinggi, politeknik, akademik maupun perpustakaan program non gelar. Menurut Sulistyo-Basuki (1991: 51) Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafialisasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan wadah yang sangat penting dalam memberikan informasi dan pelayanan kepada pengguna. Pengguna yang dilayani di perpustakaan perguruan tinggi ini terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, dan peneliti. Jika perpustakaan universitas itu berjalan dengan baik dan lancer maka tercapailah program tridharma perguruan tinggi tersebut. 2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.2.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan merupakan sarana dalam melaksanakan tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, pengajar, penelitian ilmiah, serta pangabdian masyarakat.
Tujuan perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 52) ialah : a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi. b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (refrens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar. c. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan. d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai e. Menyediakan jasa informasi yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. Perpustakaan prguruan tinggi sebenarnya juga termasuk dalam kelompok perpustakaan khusus. Dalam berbagai terbitan berupa direktori perpustakaan khusus, perpustakaan perguruaan tinggi juga dimasukan ke dalam kelompok perpustakaan khusus. 2.2.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut: a. Fungsi Interprestasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilkinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. b. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran. c. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencarian pengguna informasi. d. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena
diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. e. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan daya inofasi pengguna perpustakaan. f. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika. g. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi meliputi fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit, fungsi interprestasi serta berfungsi sebagai sumber infomasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan 2.3 Pelayanan Pengguna 2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna, yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti kartu katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging). Menurut Soeatminah (1978: 1) Pelayanan pengguna adalah tugas melayani pengguna perpustakaan dalam menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan. Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya.
2.3.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Pengguna Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (1979: 2) menyatakan bahwa perpustakan adlah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan, pemanfatan meyebarluaskan informasi. Tujuan pelayanan pengguna adalah untuk memberikan pelayanan kepada pangguna perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan dan tenaga dari staf perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dicari. Fungsi pelayanan pengguna adalah membantu pengguna untuk menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Dalam hal ini staf perpustakaan (pustakawan) dituntut selalu siap memberikan bantuan kepada pengguna perpustakaan untuk memperoleh kebutuhan akan informasi. Menurut Trimo (1986: 57) fungsi pelayanan pengguna adalah sebagai berikut: a. Memberikan stimulasi dan guidance untuk memenuhi minat dan kebutuhan anak didik dan untuk memperluas wawasan membaca mereka. b. Membantu para mahasiswa/mahasiswi yang sedang mengerjakan laporan dan proyek lainnya serta kegiatan mereka. c. Mengajar para mahsiswa/mahasiswi bagaimanamenggunakan buku dan fasilitas perpustakaan lainnya, dan membantu mengembangkan kecakapan mereka tentang perpustakaan. d. Memberikan bantuan kepada para pengajar dan perencanaan kurikulum dan ikut menyelesaikan problem khusus dalam bidang kurukulum dan pengajar. e. Membantu program-program inservice training dan perkembangan profesi para dosen/guru, memberikan stimulasi para dosen/guru dan para mahasiswa/mahasiswi dalam menggunakan perpustakaan. f. Memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk keperluan pengaruh perpustakaan dan memajukan suatu atmosfer membaca.
Sedangkan menurut Martoadmojo (1993: 6) fungsi layanan perpustakaan ialah mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati. 2.3.3 Sistem Pelayanan Perpustakaan Dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dengan dua system pelayanan yang umum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah system pelayanan terbuka (open access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan yang baik. Untuk menentukan sistem pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus diperhatikan kesesuaian koleksi dengan system pelayanan. Apabila koleksi perpustakaan masih sederhana maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup, tetapi apabila koleksi perpustakaan banyak maka sistem yang baik diberlakukan adalah sistem pelayanan terbuka. 2.3.3.1 Sistem Pelayanan Tertutup Adalah suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat langsung memilih buku yang dibutuhkan. Setiap pengguna yang membutuhkan buku dapat memperoleh melalui petugas perpustakaan. Dalam memilih buku-buku yang akan dipinjam, pengguna harus menggunakan kartu katalog sebagai wakil dari buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Menurut Soeatminah (1992: 137) sistem pelayanan tertutup adalah suatu sistem pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruang koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya, Sedangkan menurut Martoadmojo, Kasmidi (1993: 65) adalah sistem layanan dimana pembaca tidak boleh langsung mengambil buku di rak. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan tertutup mengurangi kebebasan dan kesempatan bagi pengguna untuk mengetahui sejumlah koleksi yang terdapat pada jajaran koleksi perpustakaan. Oleh sebab itu
ada kemungkinan beberapa koleksi tidak dimanfaatkan oleh pengguna katalog terbatas dan harus menuggu antrian. 2.3.3.2 Sistem Pelayanan Terbuka Adalah suatu cara peminjaman yang memungkinkan pengguna untuk masuk keruangan koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Menurut Soeatminah (1992: 130) sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem pelayanan yang mempebolehkan penunjang perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka yang mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang. Ada beberapa keuntungan dan kelemahan menggunakan sistem pelayana terbuka, yaitu: a. Pengguna bebas memilih sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan pada rak buku tanpa harus melalui katalog ataupun petugas. b. Kebebasan memilih dan melihat langsung bahan pustaka pada rak buku dapat menimbulkan rangsangan untuk membaca buku. c. Kalau buku yang dikehendaki tidak ada pengguna dapat memilih buku yang lain sebagai gantinya sesuai dengan yang dibutuhkan. d. Memilih langsung bahan pustaka pada rak koleksi akan lebih menyenangkan dari pada melalui katalogus. Kelemahan sistem pelayanan terbuka adalah: a. Kebebasan mengambil dan mengembalikan buku langsung ke rak koleksi dapat merusak susunan buku. b. Kebebasan yang diberikan kepada pengguna sering disalah gunakan sehingga banyak bahan pustaka yang hilang. c. Membutuhkan petugas yang lebih banyak untuk menjaga keutuhan susunan bahan pustaka dan mengawasi pengguna. Menurut Soeatminah (1992 : 130) pedoman untuk mengatur sistem pelayanan, sistem pelayanan terbuka antara lain : 1. Penataan Koleksi Koleksi perpustakaan harus di tata dan diatur secara sistematis atau menurut urutan klasifikasi, sehingga penunjang mudah mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.
2. Rambu Rambu Rambu rambu penunjuk arah pencarian pustaka sangat penting artinya, maka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan yang tepat. Rambu rambu tersebut dapat berupa panah atau tulisan. 3. Tata Ruang Sistem pelayanan terbuka memerlukan penjagaan yang ketat agar kehilangan bahan pustaka dapat ditekan. Tata ruang harus baik sehingga memudahkan pengawasan petugas kepada setiap pengunjung secara seksama. 4. Katalog Perpustakaan Meskipun pengunjung dapat memilih pustaka langsung ke rak, catalog perpustakaan tetap masih diperlukan dan harus ada. Dengan berbagai petunjuk yang telah disediakan diharapkan para pengguna perpustakaan tidak terlalu banyak meminta pertolongan dari petugas perpustakaan. Pengguna perpustakaan mencari sendiri buku yang diinginkannya. Hal inilah yang menjadi tujuan penyelenggara perpustakaan dengan system terbuka Pada dasarnya kegiatan pelayanan pengguna mengundang pengertian penyebarluasan informasi dan bahan pustaka pada pengguna. Untuk itu staff perpustakaan bagian ini, harus mengusahakan agar pengguna dapat memanfaatkan informasi bahan pustaka semaksimal mungkin. Dalam melakukan pekerjaan pelayanan pengguna, perlu diusahakan hubungan baik antara petugas dan pengunjung. Dari uraian diatas dapat dikatakan pelayanan pengguna merupakan pelayanan yang di berikan oleh satu perpustakaan dengan pemanfaatan koleksi. 2.4 Jenis Pelayanan Pengguna 2.4.1 Pelayanan Sirkulasi Layanan yang lazim ditawarkan adalah layanan sirkulasi. Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam bahan pustaka untuk dibawa keluar perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan lainnya. Menurut Soeatminah (2000 : 34) Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Pelayanan sirkulasi terdiri dari peminjaman, perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi, dan surat keterangan bebas pustaka. Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan yang baik antara petugas dan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah, dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung ke perpustakaan. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut : a. Meminjamkan b. Mengembalikan c. Mencatat pemesanan d. Memperpanjang masa aktif e. Menagih f. Memberi sanksi g. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman Semua kegiatan tersebut harus mencakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui dan dipatuhi. Meminjamkan Bahan Pustaka Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam : a. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai 2 minggu. b. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 minggu. c. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. Prosedur meminjamkan bahan pustaka adalah sebagai berikut : 1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan. 2. Petugas memberi tanda pengenal pengguna 3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut : 1. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi.
2. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka langkah ketiga berlangsung sebagai berikut : 1. Pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telahdipilihnya. 2. Pengguna mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku. 3. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali 4. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 4. Pengguna membutuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut : a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama,disusun menurut urutan kode bahan pustaka 7. Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor. Mengembalikan Buku Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas harus juga melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Jika buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya. Menurut Nurhadi (1982 : 19) Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam. Petugas dibagian ini harus tegas dan teliti sebab seringkali terjadi pelanggaran. Misalnya keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan tanggal pengembalian.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan oleh perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan; cara kedua jika memungkinkan, diluar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukannya ke kotak pengembalian. Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam proses pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut : a. Pengguna datang sendiri ke sub bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam. b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal. c. Petugas mengambil kartu buku dari kotak buku atas dasar tanggal kembali yang tertera pada tanggal lembar d. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku. e. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman. f. Petugas mengembalikan kartu buku pada kantong kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman g. Petugas mengelompokan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim ke bagian pemeliharaaan koleksi. Apabila koleksi tidak dapat diperbaiki diusulkan untuk di siangi. Menurut Sjahrial Pamuntjak (2000 : 100) Petugas akan mengerjakan 3 tindakan jika ada pengguna yang hendak yang meminjam bahan pustaka,yaitu : a. Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku b. Tanda buku dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu anggota c. Tanggal pengembalian dicatat pada buku. Untuk maksud ini pada halaman terakhir buku ditempelkan sepotong kertas untuk di stempelkan tanggal pengembalian ini. Dengan demikian si peminjam pun tidak ada khilaf mengenai tanggal pengembalian. Dari uraian diatas disimpulkan bahwa pengembalian merupakan suatu kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka
yang dipinjamnya. Pengembalian bahan pustaka pada suatu perpustakaan pada umumnya mempunyai prosedur atau tata kerja sendiri. Dalam hal ini peminjaman harus mematuhi peraturan yang telah diterapkan oleh pihak perpustakaan sehingga dapat memperlancar kegiatan sirkulasi perpustakaan tersebut Mencatat Pemesanan Peminjaman Melalui pemesanan pinjaman, pengguna diberikan kesempatan untuk meminta agar buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, dapat dipinjamkan kepadanya, setelah dikembalikan ke perpustakaan. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan dibawah ini. Prosedur pemesanan peminjaman adalah sebagai berikut : a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi b. Memeriksa kartu buku dan kartu peminjaman untuk mengetahui peminjaman buku itu dan waktu pengembaliannya. c. Menyimpan bahan pustaka yang dipesan dalam rak khusus d. Memberitahu pemesanan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia. Memperpanjang Masa Pinjam Perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesanan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat dilakukan dilakukan dua kali saja yang dilakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjaman. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 59), prosedur perpanjangan waktu peminjaman dilakukan dengan cara : a. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja lain b. Petugas memeriksa formulir penempahan. c. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjaman dan girik buku. d. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a. kartu pinjam b. kartu buku c. stempel tanggal kembali Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri.lazimnya buku hanya boleh diperpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang dipinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam. Tahap Penagihan Bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka tidak pada waktunya perpustakaan akan menagih buku agar segera dikembalikan. Penagihan dilakukan dalam beberapa tahap : a. Penagihan pertama b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan Prosedur penagihan sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari. 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian Pemberian Sanksi Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi berupa kegiatan pemeriksaaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut.
Menurut Nurhadi (1982 : 25) tentang pemberian sanksi Pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan atas pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna. Pelangaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1. Terlambat pengembalian bahan pustaka 2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan pustaka tanpa prosedur yang berlaku 4. Menghilangkan bahan pustaka 5. Melanggar tata tertib perpustakaan. Sanksi yang dikenakan pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain, berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggaran. Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi Perguruan Tinggi (1994 : 60), dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna,antara lain : a. Denda b. Sanksi administratif c. Sanksi Akademik Prosedur yang ditempuh, yaitu : 1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya. 3. Untuk sanksi Administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan. 4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut. Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan pada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin kepada pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil adilnya diantara pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.
Surat Keterangan Bebas Pustaka Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat keterangan dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf/pegawai administrasi pensiun. Prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: 1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal. 2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera di tanda pengenal 3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjaman. 4. Kartu peminjaman yang menujukkan bahwa pengguna bebas pustaka.kartu peminjaman distempel pada Bebas pustaka 5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas diri rangkap dua. Fotokopy pertama diberikan kepada pangguna, fotokopy kedua untuk pertinggal. Setelah persyaratan bebas pustaka telah terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari aktif menjadi alumni. 2.4.2 Pelayanan Referensi Pada umumnya pelayanan referens banyak terdapat di perpustakaan perpustakaan yang dapat memberikan penjelasan informasi dalam hal tertentu. Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan yang dicari. Menurut Soeatminah. (1992 : 11) menyatakan bahwa pelayanan referensi adalah :
a.. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan yang khusus menyatakan/menyajikan koleksi referensi kepada pengguna perpustakaan. b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna pengunjung perpustakaan menemukan atau mencari informasi dengan cara : 1. Menerima pertanyaan pertanyaan dari pengguna 2. Pengguna perpustakaan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi 3. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai. 4. Memberikan bimbingan kepada para pengguna perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Tujuan pelayanan referensi yang dikemukakan oleh Lasa, H.S (1994 : 34) sebagai berikut : a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut. b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topi, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda. d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. e. Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu. Sedangkan menurut Soeatminah. (1992 : 11) tujuan pelayanan referensi antara lain adalah : 1. Mengarahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. 2. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menulusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan informasi yang lebih luas. 3. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan koleksi referensi dengan tepat guna. Koleksi referensi adalah kumpulan atau kelompok koleksi pustaka yang terdiri dari bahan bahan pustaka yang berisi karya karya yang bersifat memberitahu atau menunjukan jawaban atau pertanyaan pertanyaan referensi tentang informasi tertentu.
Menurut Nurhadi. (1982 : 28) menyatakan bahwa Koleksi referensi adalah kumpulan atau kelompok koleksi pustaka yang terdiri dari bahan bahan pustaka berisi karya karya yang bersifat memberitahukan /menunjukan (informasi/referensial) mengenai informasi informasi tertentu yang disusun secara sistematis (biasanya secara alfabetis) untuk digunakan sebagai alat penunjuk atau konsultasi Ciri ciri buku referensi atau rujukan menurut Martoadmojo, Kasmidi (1993 : 103) adalah a. Buku R umumnya mahal b. Tidak perlu dibaca seluruhnya c. Tidak boleh keluar dari perpustakan d. Untuk layanan R diperlukan ruang baca dan mesin fotocopi Menurut Nurhadi (1982 : 83) setiap jenis referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun isi informasinya, yaitu : a. Koleksi informasi umum Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi umum, ruang lingkupnya luas tanpa batas batas lain yang dapat memberikan spesifikasi tertentu. b. Koleksi informasi khusus Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok pembahasan tertentu. Menurut Soeatminah. (1992 : 29) macam dan isi informasi koleksi referensi adalah sebagai berikut : a. Alamanak atau buku tahunan Alamanak atau buku tahunan berisi bunga sampai data,fakta, peristiwa dan informasi stastistik, alamanak adalah ikhtisar data dan statistik mengenai wilayah, perseorang, instansi, peristiwa, subjek, dan sebagainya. b. Buku pegangan dan manual Buku pegangan (Handbook) dan manual adalah koleksi referensi yang memuat bunga rampai informasi yang dipusatkan pada pokok bahasan atau subjek tertentu yang dipergunakan sebagai pedoman untuk mengerjakan sesuatu. c. Direktori Adalah koleksi referensi yang memuat nam - nama orang atau organisasi yang disusun secara sistematis, biasanya alfabetis,atau menurut golongan, dilengkapi dengan alamat, kegiatan data lain. d. Ensiklopedia
Adalah koleksi referensi yang berisi informasi atau uraian ringkasan tentang berbagai hal atau ilmu pengetahuan yang disusun secara alfabetis atau menurut subjeknya. e. Kamus Adalah koleksi referensi yang berisi kata kata dan artinya, disusun secara alfabetis biasanya dilengkapi dengan pengejaan dan pengucapan,pembagian suku kata serta keterangan lain yang sehubungan. f. Sumber bibliografi Adalah koleksi referensi yang memuat informasi mengenai tanggal dan kematian seseorang, kualifikasinya, kedudukannya, kegiatannya, alamatnya, dan riwayat hidupnya. g. Sumber geografi Adalah koleksi referensi yang memuat informasi geografis bentuk penyajian berupa atlas, peta, globe, kamus ilmu bumi, atau buku petunjuk h. Bibliografi Adalah koleksi referensi yang berisi daftar buku atau bahan pustaka lainnya dalam susunan yang sistematis. Bibliografi tidak memberikan uraian mengenai subjeknya tetapi hanya menunjukan bahan bahan pustaka yang memuat informasi mengenai subjek itu. i. Indeks dan Abstrak Adalah koleksi referensi yang berisi daftar karya tulis yang disusun secara sistematis, untuk menunjukan dimana bahan bahan tersebut dapat ditemukan. Karya tulis tersebut dapat diberi bahasa artikel,terbitan berkala, bagian bagian buku teks, tesis, laporan penelitian, pidato pidato referensi lainnya. j. Sumber sumber lainnya Selain koleksi referensi lainnya yang disebut diatas penerbit penerbit lainya seperti penerbit resmi, laporan penelitian, brosur, pamplet dapat juga menjadi sumber referensi untuk informasi informasi mengenai perundang undangan, peraturan pemerintah, data statistik, hasil penelitian, dan keterangan keterangan lainnya yang dibutuhkan pengguna. Suatu perpustakaan baik besar maupun kecil hendaknya diusahakan agar koleksi referensi itu tersedia dengan bahan pustaka yng mengandung informasi mutakhir. Oleh karena itu agar pelaksanaan kegiatan pelayanan referensi dapat berlangsung dengan baik dan berjalan dengan jalan lancar, petugas referensi dalam unit pelayanan referensi harus menguasai koleksi yang tersedia, dan cara menggunakan sumber referensi tersebut untuk dapat menjawab pertanyaan pertanyaan pengguna dengan sebaik baiknya. Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pengguna, maka petugas memerlukan koleksi referensi sebagai panduan yang sangat penting
keberadaannya didalam suatu perpustakaan. Menurut Soetminah (1992 : 159), suatu perpustakaan minimal harus memiliki koleksi referensi terdiri dari : a. Kamus Kamus digunakan untuk menjawab pertanyaan antara lain yang berkenaan dengan arti definisi kata. b. Ensiklopedia Ensiklopedia digunakan untik menjawab pertanyaan mengenai arti/definisi kata atau istilah, nama orang, Negara, tempat, organisasi dan lain. c. Direktori Direktori digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenan dengan alamat pribadi, lembaga, organisasi, dan lain lainnya. d. Sumber bibliografi Sumber bibliografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan riwayat hidup seseorang. e. Sumber geografi/ilmu bumi Sumber geografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan letak suatu tempat, kota, negara, dan lainnya. f. Kumpulan indeks dan abstrak Indeks dan abstrak digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan makalah, artikel, tulisan, dan lain lain. Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdikbud, 1994 ; 66), dikatakan bahwa sifat koleksi referensi dapat dibagi atas beberapa kelompok yaitu kamus, ensiklopedia, bibliografi, direktori, buku pegangan, manual, buku tahunan, sumber biografi, indeks dan abstrak, telaah,risalah, panduan tentang pustaka, atlas, peta, dan lain lain. Adapun proses menjawab pertanyaan yang telah diajukan oleh pengguna perpustakaan secara umum, yaitu : 1. Menerima pertanyaan yang diajukan pengguna 2. Mencatat pertanyaan, menganalisa serta mengelompokkan pertanyaan tersebut. 3. Melakukan penulusuran. 4. Mencatat jawaban dari pertanyaan yang diajukan. 5. Menyampaikan jawaban dari pertanyaan pengguna Agar pelayanan referensi dapat tercapai dengan baik maka perlengkapan pelayanan diharapkan memadai, dalam hal ruangan, koleksi, panduan referensi, dan sebagainya.
2.4.3 Pelayanan Bimbingan Pengguna Pelayanan bimbingan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien. Pelayanan pengguna mempunyai peranan yang sangat penting, karena tidak semua pengguna perpustakaan tahu bagaimana cara pemanfaatan perpustakaan. Pelayanan ini sangat baik diberikan kepada pengguna perpustakaan yang sama sekali belum tahu bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang sebenarnya. Menurut Depdikbud (1994 : 75) Bimbingan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna atau calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan pelayanan perpustakaan dengan efektif. Tujuan bimbingan pengguna menurut Depdikbud (1994 : 75) adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri 2. Membekali pengguna dngan teknik memadai dan sesuai untuk memanfaatkan sumberdaya dan sesuai untuk menemukan subjek tertentu 3. Meningkatkan pemanfaatan sumber informasi dan pelayanan pustaka. 4. Mempromosikan layanan perpustakaan 5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk mencapai tujuan tersebut, ada beberapa hal perlu diperhatikan, yaitu: 1. Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna untuk memanfaatlkan sumberdaya dan fasilitas perpustakaan secara optimal. 2. Materi dan metode pendidikan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. 3. Petugas perlu melibatkan dosen,jurusan atau fakultas. 4. Pendidikan dilakukan baik secara terprogram maupun sewaktu waktu.
Pelayanan bimbingan pengguna pada dasarnya ada dua macam yaitu : a. Bimbingan langsung b. Bimbingan tidak langsung Nurhadi (1982 : 48) menyatakan Bimbingan langsung adalah bimbingan yang diberikan melalui hubungan antara petugas perpustakaan baik yang bersifat klasikal formal maupun individual formal Keterangan : Yang dimaksud bersifat klasikal formal adalah bimbingan di berikan kepada sekelompok pemakai dalam ruangan tertentu dan bersifat formal. Sedangkan yang bersifat individual normal adalah bimbingan yang diberikan secara langsung tetapi bersifat informal. Bimbingan secara langsung adalah bagaimana menggunakan koleksi referensi, catalog perpustakaan dan lain sebagainya, terutama kepada pemakai yang menanyakannya. Sedangkan bimbingan tidak langsung adalah bimbingan yang diberikan melalui media tertentu, seperti penerbitan buku informasi, buku pegangan atau penerbit lainnya. Pelayanan bimbingan pengguna sangat penting artinya didalam sebuah perpustakaan. Karena perpustakaan belum tentu tahu bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang seharusnya, khususnya mahasiswa baru. Hal ini perlu diberikan petugas perpustakaan kepada pengguna perpustakaan.