BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Pengertian Sistem Dari beberapa pengertian sistem, berikut adalah pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:2) ; Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian yang lainnya menurut Hall (2001:5) ; Sistem adalah sekelompok atau lebih komponen komponen yang saling berkaiatan atau subsistem subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Selain itu sistem juga memiliki pengertian sebagai berikut dalam buku Baridwan (1998:3) ; Sistem merupakan suatu kerangka dari prosedur prosedur yang saling berhubungan yang disusun dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Dari uraian tersebut diperoleh kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok unsur, komponen atau subsistem subsistem, kerangka dari prosedur prosedur saling disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2 Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Haryono Jusuf (2002:5) ditinjau dari segi proses kegiatannya akuntansi dapat didefinisikan sebagai berikut :
Proses pencatatan, penggolongan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi. Pengertian yang lain mengenai sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) : Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikooordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh menejemen guna memudahkan pengolahan perusahaan. Dari definisi sistem akuntansi tersebut unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan. Sistem akuntansi bersedia menyediakan kerangka aturan, mekanisme, organisasi dan peralatan yang dibutuhkan bagi berlangsungnya proses akuntansi, baik itu akuntansi keuangan maupun manajemen biaya. 2.3 Unsur unsur Sistem Akuntansi Unsur unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2003:3) ; 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3. Buku Besar Buku Besar terdiri dari rekening rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
4. Buku Pembantu Buku Pembantu ini terdiri dari rekening rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. 2.4 Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku 2.4.1 Pengertian pembelian Pembelian adalah usaha pengadaan barang barang untuk perusahaan. Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan cara dijual kembali tanpa mengubah bentuk barang, sedangkan pada perusahaan industri, pembelian bahan baku dilakukan untuk merubah bahan baku tersebut menjadi barang jadi. Pengertian pembelian menurut Aliminsyah dan Pandji (2003:450) ; Pembelian (purchase) adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu. Kegiatan pembelian dalam perusahaan adalah : 1. Membeli barang dagang secara tunai atau kredit. 2. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. 3. Membeli barang dan jasa-jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode tertentu. 2.4.2 Pengertian Bahan Baku Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi. Berikut adalah pengertian bahan baku menurut Mulyadi (2000:295) ; Bahan baku yang diolah dalam perusahaan industri dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau pengolahan sendiri. Dari kutipan tersebut dapat disimpulkan bahan baku adalah bahan atau unsur unsur yang belum diolah dan akan digunakan dalam proses pabrikasi untuk diproses menjadi barang jadi. 2.4.3 Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian Menurut La Midjan Sistem Akuntansi Pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu didesain dalam suatu perusahaan dengan tujuan sebagai berikut : 1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan. 2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisis harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti dengan adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi dipihak lain hutang pun bertambah. 3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut :
Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank jika dananya bersumber dari bank. Hasil lainnya, terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang dan lain lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut. Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain, akan menaikan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran. 2.4.4 Unsur unsur Sistem Akuntansi Pembelian Unsur unsur yang menunjang terlaksananya sistem akuntansi pembelian yang baik menurut Mulyadi (2001:303) adalah : I. Formulir atau Dokumen Formulir atau dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat. 2. Surat Permintaan dan Penawaran Barang Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Faktur Pembelian Formulir ini merupakan golongan formulir yang dikirim dari pihak luar (pemasok) sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. II. Catatan Catatan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Register Bukti Keluar (Voucher Register) Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adaah register bukti kas keluar. 2. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu Hutang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4. Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. 5. Jurnal Retur dan Potongan Harga Jurnal ini pada dasarnya sama dengan jurnal pembelian untuk mencatat retur dan potongan harga. III. Laporan
Laporan yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Laporan Penerimaan Barang Laporan ini merupakan laporan yang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk mengirimkan barang yang diterima dari pemasok kepada bagian gudang. 2. Laporan Posisi Saldo Hutang Laporan ini merupakan laporan yang memuat sisa hutang yang belum dibayar pada setiap periode laporan yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Laporan Hutang yang Jatuh Tempo Merupakan laporan yang berisi berbagai hutang yang telah jatuh tempo untuk dibayar. 4. Laporan Pembelian Laporan ini merupakan laporan yang dibuat oleh bagian akuntansi yang digunakan untuk diketahui jurnal pembeliannya. 2.4.5 Klasifikasi dari Sistem Transaksi Pembelian Adapun klasifikasi dari sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi yang mendukung sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Pembelian secara kontan, yaitu pembelian dilaksanakan secara cash and carry. Kebiasaan yang umum pada waktu satu bulan pun dianggap kontan. 2. Pembelian secara kredit, yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan. 3. Pembelian secara tender, yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup besar misalnya perusahaan perkebunan akan membeli suatu barang seperti alat perkebunan
(cangkul dan lain-lain) dalam jumlah besar untuk pemakaian tahun berikutnya. Untuk itu perusahaan perkebunan membentuk suatu tim penilai yang terdiri dari Bagian Produksi, Bagian Pemasangan, Bagian Keuangan dan lain-lain. Atas penawaran penawaran yang masuk, oleh tim kemudian dinilai dan sebagai patokan adalah harga yang lebih tinggi. Apabila tender cukup besar, maka permohonan tender oleh calon penjual biasanya melalui prosedur jaminan tender (bid bond) dilengkapi dengan jaminan bank. 4. Pembelian dengan cara impor, yaitu pembelian yang menggunakan prosedur impor dengan memanfaatkan letter of credit (L/C). Adapun prosedur pembelian secara impor, diuraikan lebih lanjut pada bagian lain. 2.4.6 Ruang Lingkup Sistem Akuntansi Pembelian Ruang Lingkup Sistem Akuntnasi Pembelian menurut Mulyadi terdiri dari : Unit organisasi yang terkait : Bagian yang membutuhkan barang Bagian Pembelian Bagian Penerimaan Bagian Akuntansi Dokumen yang digunakan : Permintaan Pembelian / Purchase Request Order Pembelian / Purchase Order Surat Jalan / Faktur / Nota dari supplier Berita Acara Penerimaan / Laporan Penerimaan Barang Uraian Prosedur : 1. Membuat permintaan pembelian dan dilegalisasi oleh atasan langsung.
2. Untuk pembelian barang terlebih dahulu harus diperiksa dan disetujui oleh bagian pemeriksaan. 3. Memberikan keterangan yang jelas terhadap barang yang akan dibeli. 4. Mengirimkan permintaan pembelian yang telah disetujui oleh atasan langsung ke bagian pembelian. 2.5 Prosedur Pembelian Adapun prosedur pembelian secara kredit menurut Mulyadi adalah sebagai berikut : 1. Bagian produksi dalam perusahaan industri berdasarkan kebutuhan, mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian dengan membuat surat permintaan pembelian yang berisi : - Nama, jenis, tipe, banyak dan kualitas barang yang diminta - Kapan barang tersebut harus sudah diterima Rangkap dua, setelah dicatat pada buku surat permintaan pembelian, kemudian dibagikan sebagai berikut : - Asli, dikirim ke bagian pembelian - Tembusan, disimpan sebagai arsip pada bagian yang meminta tersebut 2. Bagian pembelian setelah menerima SPP kemudian dicatat pada buku surat permintaan pembelian yang diterima. Apabila barang yang diminta tersebut belum ada pada daftar langganan, kemudian bagian pembelian membuat surat permintaan penawaran yang berisi : - Nama, jenis, tipe, banyak, harga dan kualitas barang yang diminta - Syarat penyerahan dan pembayaran yang diinginkan pemasok - Tanggal paling lambat barang diterima Rangkap dua, kemudian dibagikan sebagai berikut : - Asli, dikirim kepada calon pemasok - Tembusan, disimpan sebagai arsip pada bagian pembelian
Surat permintaan penawaran secara berurutan dicatat pada buku surat permintaan penawaran yang dikeluarkan. Apabila dari pemasok diterima jawabannya, maka oleh bagian pembelian kemudian dicatat pada daftar langganan baru dan daftar harga sebelum dipesan. Apabila atas barang yang diminta tersebut telah ada pada daftar langganan dan daftar harga bagian pembelian selanjutnya membuka surat pesanan pembelian atau order pembelian, yang berisi antara lain : - Nama dan alamat pemasok - Nama, jenis, banyak dan kualitas barang yang diminta - Tanggal paling lambat barang tersebut diterima - Syarat pembayaran dan penerimaan barang Rangkap empat, kemudian didistribusikan setelah dicatat dalam buku order pembelian yang dibuka sebagai berikut : - Asli, dikirim ke pemasok - Tembusan kesatu, dikirim ke bagian gudang - Tembusan kedua, dikirim ke bagian penerimaan - Tembusan ketiga, disimpan sebagai arsip pada bagian pembelian Bagian gudang dan penerimaan atas dasar Order Pembelian kemudian mempersiapkan segala sesuatunya sehubungan dengan penerimaan barang tersebut. 3. Apabila barang tiba dari pemasok bersama sama surat pengantar barang (SPB) dalam rangkap dua, maka barang tersebut oleh bagian penerimaan diperiksa, mengenai : - Kuantum barang tersebut - Kualitas barang tersebut - Tanggal ketepatan tibanya barang tersebut Apabila terdapat kesesuaian hasil pemeriksaan dengan OP dan SPB, maka dibuatkan laporan penerimaan barang (LPB) dalam rangkap lima yang berisi : - Nama, jenis, banyak, kualitas barang yang diterima
- Nama order pembelian yang dibuka - Tanggal penerimaan - Sesuai tidaknya dengan OP dan tidak cacat Kemudian SPB ditandatangani dan diserahkan lembar kedua ke pemasok. LPB dibuat dalam rangkap lima dan didistribusikan sebagai berikut : - Asli, dikirim ke bagian pembelian untuk memberitahukan barang yang dipesan telah tiba. - Tembusan kesatu, dikirim ke bagian yang memerlukan barang tersebut untuk pemberitahuan bahwa barang yang diminta telah ada - Tembusan kedua, dikirim ke bagian akuntansi untuk dicatat pada kartu persediaan (stock card) kolom diterima mengenai kuantum. - Tembusan ketiga, dikirim ke bagian gudang bersama sama gudangnya. - Tembusan keempat, disimpan sebagai arsip pada bagian penerimaan. Bagian gudang setelah mengadakan pengecekan sepenuhnya dan menyimpan barang tersebut kemudian dicatat pada kartu persediaan gudang (bin card) atau tag kolom diterima mengenai kuantum seterusnya LPB diarsip. 4. Apabila faktur (invoice) dalam rangkap empat diterima oleh bagian pembelian, faktur tersebut setelah dicek dengan OP dan LPB kemudian didistribusikan sebagai berikut : - Asli, dikirim ke bagian akuntansi untuk kemudian setelah diperiksa sepenuhnya, dicatat pada buku jurnal pembelian dan selanjutnya dicatat ke buku besar. Jurnal pembelian metode periodik : Dr Pembelian Cr Utang Dagang
Jurnal pembelian metode perpetual : Dr Persediaan Cr Utang Dagang - Tembusan kesatu, dikirim ke bagian akuntansi (utang) untuk dicatat pada kartu utang pemasok yang bersangkutan. - Tembusan kedua, dikirim ke bagian akuntansi (persediaan kantor) untuk dicatat dalam kartu persediaan kantor (stock card). Kemudian semua faktur tersebut diarsipkan oleh bagian pembelian. 2.6 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Pengertian pengendalian internal menurut AICPA adalah sebagai berikut : Meliputi struktur organisasi dan segala cara serta tindakan dalam suatu perusahaan yang saling terkoordinasi dengan tujuan untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan, menguji ketelitian dan kebenaran akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi, serta mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pemimpin perusahaan. 2.6.1 Unsur unsur Sistem Pengendalian Internal Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, pendapatan, utang dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.