Standard Operating Procedure Pengajuan Surat Keputusan Tugas Belajar Tenaga Bagian Kepegawaian Biro Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya Malang 2017
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Pengajuan Surat Keputusan Tugas Belajar Tenaga UN10/HK.01.02a/029 28 Juni 2017 3 13 Halaman Pengajuan SK Tugas Belajar Tenaga Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Hagus Ismunir, S.Pi. 2. Pemeriksaan Drs. Agus Budisiswanto 3. Persetujuan Mulyaningwati,S.Sos., M.AB. 4. Penetapan Drs. Syarif Utomo, MM. 5. Pengendalian Dra. Rosadah Agustin Syarief, M.AB. Pengolah Data Mutasi Tenaga Administrasi Kepala Sub Bagian Tenaga Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Biro Umum dan Kepegawaian MR Biro Umum dan Kepegawaian Hal. i
DAFTAR ISI i LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Hal. ii
A. Tujuan 1. memenuhi kebutuhan akan tenaga yang memiliki keahlian atau kompetensi tertentu dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi serta pengembangan organisasi; 2. meningkatkan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, serta sikap dan kepribadian profesional PNS sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam pengembangan karir seorang PNS; B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup pengajuan SK Tugas belajar adalah pengajuan tugas belajar Tenaga Universitas Brawijaya mulai dari pengajuan Fakultas/Unit Kerja sampai dengan pengiriman surat usulan tugas belajar ke Kemenristekdikti. Unit yang terkait adalah Biro Keuangan, Fakultas/Unit yang mengusulkan dan Kepegawaian yang memproses SK Tugas Belajar. C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi Isitilah dalam prosedur yang membutuhkan penjelasan 1. Tugas Belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada dosen dan tenaga kependidikan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi bukan atas biaya sendiri, dan dilakukan dengan meninggalkan tugas seharihari sebagai pegawai. 2. Izin Belajar adalah izin yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada dosen dan tenaga kependidikan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang lebih tinggi atas biaya sendiri dan dilakukan tanpa meninggalkan tugas sehari-hari; E. Urutan Prosedur 1. BUK menerima usulan Tugas Belajar Pegawai dari Unit kerja/ Fakultas dengan lampiran: a. Surat Pengantar dari Dekan/Pimpinan Lembaga/UPT; b. Fotocopy Kartu Pegawai; c. Fotocopy Sk. NIP Baru; d. Fotocopy Sk. CPNS; e. Fotocopy Sk. Fungsional Terakhir dan PAK; f. Fotocopy Sk. Pangkat Terakhir; g. Model C; h. Fotocopy Akta Nikah; i. Fotocopy P2KP dua tahun terakhir; j. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari Dokter; k. Fotocopy Penugasan ke Luar Negeri dari Sekretariat Negara. (bagi Dosen Tugas Belajar Luar Negeri); Hal. 1
l. Fotocopy Surat keterangan lulus seleksi dari Perguruan Tinggi tujuan studi atau Letter of Acceptance (LOA); m. Fotocopy Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar dari pihak sponsor; n. Fotocopy Perjanjian Tugas Belajar (Diterbitkan oleh PR II melalui bagian Kepegawaian); o. Surat keterangan dari Eselon II unit kerja tentang kesesuaian bidang studi yang ditempuh dengan tugas pekerjaan; p. Surat Pernyataan bahwa yang bersangkutan : 1. Tidak sedang menjalankan cuti diluar tanggungan negara; 2. Tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke Badan Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK); 3. Tidak sedang / dalam proses penjatuhan hukum disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; 4. Tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; 5. Tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak kejahatan maupun pelanggaran; 6. Tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas; 7. Tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan; 8. Tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh kelalaiannya; 9. Tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya. 2. Ka. BUK mendisposisi usulan kepada Bagian Kepegawaian 3. Ka. Bag. Kepegawaian menerima disposisi dan meneruskan kepada Sub. Bagian Tenaga 4. Ka. Subbag Tenaga memeriksa keabsahan usulan, dan memberikan disposisi kepada bagian urusan Database untuk dicatat 5. Staff bagian urusan Database mencatat usulan Tugas Belajar, dan menyerahkan berkas usulan untuk di proses di staff bagian urusan Tugas Belajar Tenaga 6. Staff bagian urusan tugas belajar Tenaga memeriksa kelengkapan berkas pengajuan dan menyusun perjanjian Tugas Belajar dan Surat Tugas 7. Staff bagian urusan tugas belajar Tenaga menyusun draft surat pengantar usul Tugas Belajar, kemudian diserahkan kepada Kasubbag. Tenaga untuk diperiksa ketepatannya 8. Kasubbag. Tenaga memeriksa dan memparaf draft Surat Pengantar Usul Tugas Belajar, dan memberikan kepada bagian Tata Usaha Persuratan Kepegawaian untuk diproses pemeriksaan ketepatan surat tersebut kepada Kabag. Kepegawaian dan Ka. BUK 9. Surat Pengantar Usul Tugas Belajar yang telah diperiksa dan diparaf Kabag. Kepegawaian dan Ka. BUK diajukan ke PR II untuk mendapatkan persetujuan/ pengesahan. 10. Surat Pengantar Usul Tugas Belajar yang telah disetujui / ditandatangani oleh PR II di terima, diarsipkan, dan didistribusikan oleh staff Subbag. Tenaga urusan tugas belajar sesuai dengan tujuan surat dan tembusan 11. Berkas Usul Tugas Belajar yang telah dilengkapi Surat Pengantar Usul Tugas Belajar dikirimkan ke Biro SDM Setjend Kemenristekdikti Jakarta 12. Usulan Tugas Belajar diproses di Biro SDM Setjend Kemenristekdikti Jakarta Hal. 2
F. Bagan Alir Pegawai Kegiatan/Prosedur Input/Output START Ka. BUK Menerima dan mendisposisi usulan SK Tugas Belajar ke Ka. Bag Kepegawaian (10 menit) Dokumen persyaratan Ka. Bag Kepegawaian Menerima dan mendisposisi usulan SK Tugas Belajar ke Ka. Bag Kepegawaian (10 menit) Kasubbag. Tenaga Memeriksa kelengkapan berkas dan mendistribusi ke staf urusan Tugas Belajar Tenaga (10 menit) Staf Subbag Tenaga Menyusun Draft Perjanjian Tugas Belajar Tenaga (15 menit) Staf Subbag Tenaga Menyusun Draft Usulan SK Tugas Belajar Tenaga (15 menit) Kasubbag. Tenaga Memeriksa Draft Perjanjian dan Usulan SK Tugas Belajar Tenaga (10 menit) Hal. 3
Ka. Bag Kepegawaian Memeriksa hasil Draft Perjanjian dan Usulan SK Tugas Belajar Tenaga (10 menit) Ka. BUK Memparaf Draft Perjanjian Tugas Belajar dan Usulan SK Tugas Belajar Tenaga (10 menit) Pembantu Rektor II Menandatangani Perjanjian dan Usulan Tugas Belajar Tenaga (1 hari) Dokumen Perjanjian Tugas Belajar Kasubbag. Tenaga Mengirim Usulan Tugas Belajar ke Biro Sumber Daya Manusia Kemenristekdikti (4 hari) Finish (5 hari 90 menit) G. Referensi 1. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961 2. Permendiknas Nomor 48 Tahun 2009 tentang Pemberian Tugas Belajar dan Ijin Belajar di Lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional 3. Peraturan Rektor No 58 Tahun 2017 tentang Pemberian Tugas Belajar dan Ijin Belajar Pegawai Universitas Brawijaya Hal. 4
H. Lampiran 1. Lampiran contoh surat pengantar usulan pemberian SK Tubel/Ijbel 2. Lampiran surat rekomendasi dari pimpinan unit kerja/atasan langsung 3. Lampiran isian perjanjian tugas belajar 4. Lampiran contoh surat jaminan pembiayaan/beasiswa 5. Lampiran surat keterangan kesesuaian bidang ilmu 6. Lampiran surat pernyataan tidak dalam penjatuhan hukuman disiplin, gagal studi, cuti diluar tanggungan negara dsb 7. Lampiran surat pernyataan tidak menuntut kenaikan penyesuaian ijazah 8. Lampiran surat pernyataan tidak meninggalkan tugas kedinasan Hal. 5
Lampiran 1. Form Surat Pengantar Tugas Belajar/Ijin Belajar... (Sesuai Lampiran III-A Permendiknas 48 Tahun 2009) KOP SURAT FAKULTAS/UNIT KERJA Nomor :... Lampiran : 1 (Satu) berkas Hal : Usul Pemberian Tugas Belajar / Ijin Belajar a.n.... Yth. Rektor u.p. Kepala Bagian Kepegawaian Universitas Brawijaya Berdasarkan surat Sdr.... tentang pemohonan tugas/ijin belajar tertanggal..., maka dengan ini kami sampaikan usul pemberian tugas belajar / ijin belajar kepada : NO NAMA/NIP GOL./PANGKAT 1.... NIP......., Gol.... JABATAN FUNGSIONAL UNIT KERJA PROGRAM STUDI & TEMPAT STUDI MASA STUDI SUMBER BIAYA Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami lampirkan berkas yang bersangkutan, sebagai berikut:... (diisi sesuai dengan kelengkapan administrasi tugas belajar / ijin belajar diatas) 1....; 2....; 3....; 4....; 5....; Dst.... Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih. Dekan/Pimpinan Unit, Nama... NIP.... Hal. 6
Lampiran 2. Surat Rekomendasi dari pimpinan unit kerja/atasan langsung (sesuai form)...... (Sesuai Lampiran III-B Permendiknas 48 Tahun 2009) KOP SURAT FAKULTAS/UNIT KERJA SURAT REKOMENDASI TUGAS BELAJAR NOMOR : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP Pangkat, Golongan ruang Jabatan Unit Kerja dengan ini menerangkan bahwa : Nama NIP Tempat, tanggal lahir Pangkat, golongan ruang Jabatan Kualifikasi akademik Unit Kerja Alamat tempat tinggal. : : Menurut pertimbangan kami memenuhi syarat untuk mengikuti tugas belajar / studi lanjut pada program studi.. di. Jurusan/bidang ilmu. Fakultas.. pada. mulai bulan.. tahun.sampai dengan bulan..tahun.., sesuai rencana kebutuhan organisasi. Demikian surat rekomendasi ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya...,..201.. Dekan/Pimpinan unit, NIP. Hal. 7
Lampiran 3. Perjanjian tugas belajar (dibuat oleh Bag. Kepegawaian)... Sesuai Lampiran II Permendiknas 48 Tahun 2009) Yang bersangkutan mengisi form isian berikut... (Implementasi Pasal 17) : FORM ISIAN PERJANJIAN TUGAS BELAJAR 1. Nama Lengkap & Gelar : (sesuai SK PNS) 2. NIP : 3. Tempat, tanggal lahir : 4. Pangkat, golongan ruang : 5. Jabatan Fungsional : 6. Unit Kerja/Fakultas : 7. Jurusan/Program Studi : 8. Perguruan Tinggi Tempat Studi : 9. Jenjang Studi : 10. Bidang Studi : 11. Mulai Studi ( Bulan, Tahun ) : 12. Selesai Studi ( Bulan, Tahun ) : 13. Sponsor : 14. Semester/Tahun Akademik : 15. Alamat tempat tinggal : 16. Telp/HP : Malang,... Tanda Tangan NAMA TERANG NIP. Hal. 8
Lampiran 4. Contoh surat jaminan pembiayaan... (Implementasi Pasal 26 Ayat 2 Point A) Untuk biaya dari sponsor/beasiswa menyesuaikan dengan form pihak yang memberi sponsor/pihak pemberi beasiswa. Untuk biaya sendiri (ijin belajar) dengan format berikut : SURAT PERNYATAAN SUMBER BIAYA IJIN BELAJAR Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP/NIK Tempat, tanggal lahir Pangkat, Golongan ruang Jabatan Unit Kerja :. Dengan ini menyatakan bahwa biaya studi lanjut yang akan saya tempuh pada Program Studi... Fakultas... Universitas... adalah bersumber dari biaya sendiri. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya...,..201.. Yang menyatakan, NIP. Hal. 9
Lampiran 5. Surat Keterangan atasan langsung ttg bidang studi sesuai dgn pekerjaannya untuk Fungsional Umum dan Struktural / linier bagi Fungsional (untuk TUBEL dan IJBEL)... Lampiran III-C Permendiknas 48 Tahun 2009. KOP SURAT FAKULTAS/UNIT KERJA SURAT KETERANGAN KESESUAIAN BIDANG ILMU NOMOR : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP Pangkat, Golongan ruang Jabatan Unit Kerja Dengan ini menerangkan, bahwa bidang ilmu... yang diikuti oleh Sdr.... mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya berdasarkan rencana kebutuhan dalam rangka peningkatan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, serta sikap dan kepribadian profesional pegawai. Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya...,..201.. Dekan/Pimpinan unit, NIP. Hal. 10
Lampiran 6. Form Surat Keterangan tidak sedang cuti, tugas luar induk instansi, menjalani hukuman, mengajukan keberatan ke BAPEK, hukuman disiplin, ikatan dinas, pendidikan penjenjangan, tidak pernah gagal tubel atau dibatalkan tubel krn kesalahannya dari Dekan/Pimpinan Unit (untuk TUBEL)... (Sesuai Lampiran III-D Permendiknas 48 Tahun 2009) KOP SURAT FAKULTAS/UNIT KERJA SURAT PERNYATAAN NOMOR : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP Pangkat, Golongan ruang Jabatan Unit Kerja Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa Sdr.... : a. tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke badan Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK); b. tidak sedang/dalam proses penjatuhan hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; c. tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; d. tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak pidana kejahatan maupun pelanggaran; e. tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas; f. tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan; g. tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh kelalaiannya; h. tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya; i. tidak sedang menjalankan cuti di luar tanggungan negara. Demikian surat pernyataan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya...,..201.. Dekan/Pimpinan unit, NIP. Hal. 11
Lampiran 7. Contoh Surat pernyataan tidak menuntut kenaikan pangkat penyesuain ijazah (sesuai form)... tambahan implementasi pasal 27 SURAT PERNYATAAN IJIN BELAJAR TIDAK MENUNTUT PENYESUAIAN IJAZAH Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP/NIK Tempat, tanggal lahir Pangkat, Golongan ruang Jabatan Unit Kerja :. Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya dan tanpa paksaan dari siapapun, bahwa saya tidak akan menuntut kenaikan pangkat penyesuaian ijazah setelah selesai menempuh pendidikan pada Program Studi... Fakultas... Universitas... Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya...,..201.. Yang menyatakan, NIP. Hal. 12
Lampiran 8. Surat Pernyataan tidak meninggalkan tugas/pekerjaannya sehari-hari... (implemetasi Pasal 26 Ayat 2) SURAT PERNYATAAN IJIN BELAJAR TIDAK MENINGGALKAN TUGAS KEDINASAN Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP/NIK Tempat, tanggal lahir Pangkat, Golongan ruang Jabatan Unit Kerja :. Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya dan tanpa paksaan dari siapapun, bahwa saya selama menempuh pendidikan pada Program Studi... Fakultas... Universitas... tidak akan meninggalkan tugas kedinasan dan atau pekerjaan saya sehari-hari. Saya akan tetap mematuhi peraturan kepegawaian sebagaimana adanya. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya...,..201.. Yang menyatakan, NIP. Hal. 13