Panduan Singkat 1. Registrasi sidik jasi di mesin Menu >> Kelola User >> Daftar User >> Daftar Jari >> Daftar Baru? Klik OK >> Masukkan FP ID >> Klik OK >> register 1 jari sebanyak 3 kali >> OK (Simpan) 1.1 Melanjutkan daftar user baru Setelah mengikuti instruksi diatas, dilanjuutkan dengan klik OK >> Masukkan FP ID baru >> OK >> register 1 jari sebanyak 3 kali >> OK (Simpan) >> Klik OK 1.2 Untuk membuat jari cadangan Setelah mengikuti instruksi diatas, dilanjutkan dengan klik ESC >> Masukkan FP ID sebagai cadangan, klik OK >> register 1 jari sebanyak 3 kali >> OK (Simpan) >> Klik OK 2. Setting koneksi di mesin sidik jari 2.1 Koneksi menggunakan Seriap Port Jika menggunakan kabel serial langsung dihubungkan dengan mesin sidik jari, maka perlu di setting : Menu >> Pilihan >> Comm Opt >> BaudRate (harus sama dengan settingan BaudRate yang terdapat di software) >> No Mesin (harus sama dengan settingan Nomor Terminal yang terdapat di software) 2.2 Koneksi menggunakan TCP/IP Menu >> P i l i h a n >> Comm Opt >> IP Address (harus sama dengan settingan IP Address yang terdapat Software) >> dan pastikan settingan Comm Key adalah 0. 3. Setelah selesai melakukan setting di nomor 1 dan 2, maka dilanjutkan dengan melakukan settingan di software. Langkah pertama adalah melakukan setting di Informasi Terminal. Menu >> Terminal >> Informasi Terminal >> Tambah 3.1 Koneksi menggunakan Serial Port Nomor Terminal : Sama dengan No Mesin yang terdapat dalam point 2.1 di mesin sidik jari Keterangan : Keterangan dari terminal Koneksi : Pilih Serial Port, dimasukkan No Comm Port yang terdeteksi di komputer Baud Rate : Masukkan settingan Baud Rate yang sama dengan di mesin sidik jari Terminal Location : Lokasi terminal Status Terminal : Active Comm Key : 0 3.2 Koneksi menggunakan TCP/IP Nomor Terminal : Sama dengan No Mesin yang terdapat dalam point 2.1 di mesin sidik jari Keterangan : Keterangan dari terminal Koneksi : Pilih IP Address, masukkan IP Address yang terdapat di mesin sidik jari, sesuai dengan point 2.2 Baud Rate : Masukkan settingan Baud Rate yang sama dengan di mesin sidik jari Terminal Location : Lokasi terminal Status Terminal : Active Comm Key : 0 1
Setelah selesai melakukan setting koneksi, maka klik Simpan, dan lakukan tes koneksi antara mesin sidik jari dengan software dengan melakukan klik di tombol Status Koneksi Terminal. Jika settingan sudah betul maka akan muncul status Connect 4. Ketika koneksi sudah sukses, maka dapat dilanjutkan dengan setting karyawan. Langkah pertama adalah melakukan setting departemen. Menu >> Alat >> Pengaturan Departemen Kode Departmen : HRD Nama Departmen : HRD Keterangan : HRD Setelah melakukan setting Departemen, maka dapat dilihat tampilan Departemen di Menu >> Alat >> Pengaturan Departemen >> Tampilan 5. Setelah Pengaturan Departemen, dapat dilanjutkan dengan melakukan Pengaturan Informasi Karyawan. Menu >> Alat >> Pengaturan Informasi Karyawan Fingerprint ID : 1002 Kode Karyawan : 1002 Nomor Kartu : - Kosong - (Bisa diisi nomor kartu secara manual, atau transfer nomor kartu dari mesin sidik jari ke software) Nama Depan Karyawan : JOKO Nama Tengah Karyawan : - Kosong - Nama Akhir Karyawan : MURDIONO Nama Kecil Karyawan : JOKO Jenis Kelamin : Laki - Laki Jabatan Karyawan : DIREKTUR Tanggal Lahir : 24-11-1970 Tanggal Gabung : 01-03-2011 2
Tanggal Keluar : - K o s on g (Jika tanggal keluar di isi maka status karyawan menjadi tidak aktif) Alamat : Gandaria City Kota : Jakarta Selatan Propinsi : DKI Jaya Negara : Indonesia Kode Pos : 12240 Catatan : Di isi berdasarkan kebutuhan Kode Departemen : DIR Untuk settingan Pattern Shift Information dan Flexible Group Shift Information dapat di kosongkan karena ketika melakukan Pengaturan Pola Jam Kerja maka secara otomatis akan terisi untuk setiap karyawan. Langkah selanjutnya dapat mengisi form Detail Info. 6. Setelah pengisian informasi karyawan langkah selanjutnya adalah melakukan Pengaturan Jam Kerja. Menu >> Alat >> Pengaturan Jam Kerja. Kode Jam Kerja : Fixed Nama Jam Kerja : 1 Nama Jam Kerja : Fixed Shift Color : Biru Laut Jam Mulai : 08.00 Jam Akhir : 17.00 Jam Kerja : 9 Jam (secara otomatis akan tampil) Nama Hari : Apabila di isi maka pada hari yang bersangkutan akan memakai shift tersebut (Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jum at, Sabtu, Minggu). Tolerance Late Coming : 15 Menit (Jika seorang karyawan datang 15 menit lebih dari jam masuk maka akan dianggap terlambat) Tolerance Early Home : 15 Menit (Jika seorang karyawan pulang cepat kurang dari 15 menit dari jam pulang maka akan dianggap pulang cepat) OT Before Shift Start : 1 Jam OT Before Shift End : 1 Jam 3
Kode Jam Kerja : CS1 Nama Jam Kerja : 2 Nama Jam Kerja : CS1 Shift Color : Merah Muda Jam Mulai : 09.00 Jam Akhir : 17.00 Jam Kerja : 8 Jam (secara otomatis akan tampil) Nama Hari : Apabila di isi maka pada hari yang bersangkutan akan memakai shift tersebut (Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jum at, Sabtu, Minggu). Tolerance Late Coming : - Blank - Tolerance Early Home : - Blank - OT Before Shift Start : - Blank - OT Before Shift End : - Blank Kode Jam Kerja : CS2 Nama Jam Kerja : 3 Nama Jam Kerja : CS2 Shift Color : Biru Jam Mulai : 17.00 Jam Akhir : 01.00 Jam Kerja : 8 Jam (secara otomatis akan tampil) Nama Hari : Apabila di isi maka pada hari yang bersangkutan akan memakai shift tersebut (Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jum at, Sabtu, Minggu). Tolerance Late Coming : - Blank - Tolerance Early Home : - Blank - OT Before Shift Start : - Blank - OT Before Shift End : - Blank - Kode Jam Kerja : CS3 Nama Jam Kerja : 4 Nama Jam Kerja : CS3 Shift Color : Hijau Jam Mulai : 01.00 Jam Akhir : 09.00 Jam Kerja : 8 Jam (secara otomatis akan tampil) Nama Hari : Apabila di isi maka pada hari yang bersangkutan akan memakai shift tersebut (Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jum at, Sabtu, Minggu). Tolerance Late Coming : - Blank - Tolerance Early Home : - Blank - OT Before Shift Start : - Blank - OT Before Shift End : - Blank - 7. Pengaturan Kelompok Jam Kerja Tidak Tetap Menu >> Alat >> Pengaturan Kelompok Jam Kerja Tidak Tetap >> Klik Tambah >> Buat Kode Group Shift, Nama Group Shift dan Keterangan >> Klik Simpan. Kita akan melakukan grouping untuk shift Customer Service, Klik Tambah, maka akan muncul gambar seperti dibawah ini : 4
Tambahkan Kode Group Shift, Nama Group Shift dan Keterangan >> Klik Simpan. Setelah selesai menambah Pengaturan Kelompok Jam Kerja Tidak Tetap, dapat dilanjutkan dengan memilih shift yang akan dimasukkan dalam satu group. Pilih Tampilkan >> maka akan tampil seluruh shift yang telah dibuat pada point no.6 >> Pilih satu persatu >> setelah selesai memilih shift maka tutup menu Daftar Informasi Jam Kerja. Dan hasilnya akan tampil seperti gambar dibawah ini : 5
8. Langkah selanjutnya adalah melakukan Pengaturan Pola Jam Kerja. Menu >> Alat >> Pengaturan Jam Kerja 8.1 Pola Jam Kerja Tetap dengan Bukan Hari Kerja Tetap. Kode Pola : HRD Nama Pola : HRD Mulai : By Day Hari : Senin Pengulangan : Monthly Daftar Detail Pola Jam Kerja : Pilih shift tetap untuk setiap hari dan juga set hari ke 6 dan 7 sebagai hari libur. 6
Setelah itu dapat dilanjutkan dengan memasukkan karyawan kedalam pola kerja tersebut Klik Tambah Karyawan, maka akan tampil semua daftar karyawan. Pilih karyawan yang akan dimasukkan kedalam shift tersebut. Dalam hal ini dipilih karyawan dari departemen HRD. Klik untuk pilih semua Karyawan Untuk melakukan process kedalam pola jam kerja, Klik Proses 8.2 Pola Jam Kerja Tidak Tetap dengan Bukan Hari Kerja Tetap Kode Pola : CS Nama Pola : CS Mulai : By Day Hari : Senin Pengulangan : Monthly Daftar Detail Pola Jam Kerja : Pilih shift flexible untuk setiap hari dan juga set hari ke 6 dan 7 sebagai hari libur. 7
Bagaimana pengaturan Daftar Detail Pola Jam Kerja : Pilih Shift Flexible untuk setiap hari Set hari ke 6 dan 7 sebagai hari libur Setelah itu dapat dilanjutkan dengan memasukkan karyawan kedalam pola kerja tersebut Klik Tambah Karyawan, maka akan tampil semua daftar karyawan. Pilih karyawan yang akan dimasukkan kedalam shift tersebut. Dalam hal ini dipilih karyawan dari departemen CS Klik untuk pilih semua Karyawan Untuk melakukan process kedalam pola jam kerja, Klik Proses Tetapi untuk Pola Jam Kerja Tidak Tetap, jangan dilupan untuk memilih Kode Kelompok Kerja (Sebelumnya kita telah membuat Departemen Customer Service sebagai Kelompok Jam Kerja CS). 8.3 Pola Jam Kerja Jam Efektif dengan Bukan Hari Kerja Tetap Kode Pola : DIRECTOR Nama Pola : DIRECTOR Mulai : By Day Hari : Senin Pengulangan : Monthly Daftar Detail Pola Jam Kerja : Ikuti panduan dibawah ini. Bagaimana pengaturan Daftar Detail Pola Jam Kerja : Pilih Shift Efektif untuk setiap hari Set hari ke 6 dan 7 sebagai hari libur Efektif disini berarti bahwa jam efektif selama 1 hari dan sesuai setting dibawah maka untuk departemen direktur memakai pengaturan jam efektif 8 jam per hari. Setelah itu dapat dilanjutkan dengan memasukkan karyawan kedalam pola kerja tersebut Klik Tambah Karyawan, maka akan tampil semua daftar karyawan. Pilih karyawan yang akan dimasukkan kedalam shift tersebut. Dalam hal ini dipilih karyawan dari departemen DIRECTOR Klik untuk pilih semua Karyawan Untuk melakukan process kedalam pola jam kerja, Klik Proses 8
9. Setelah selesai pada Pengaturan Pola Jam Kerja, kita dapat melihat seluruh tampilan jam kerja yang telah di buat di menu Pengaturan Daftar Jam Kerja. Menu >> Alat >> Pengaturan Daftar Jam Kerja >> Pilih Departmen, Period Awal dan Periode Akhir >> Klik Tampilan. Penjelasan : Warna Merah Biru Laut (1) Warna Putih (-1) Warna Putih (-2) : Shift Off : Jam Kerja Tetap : Jam Kerja Flexible : Jam Kerja Efektif 9
10.Setelah melakukan Pengaturan Pola Jam Kerja, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pengaturan jam istirahat. Menu >> Alat >> Break Time Setting Dalam menu ini kita dapat menentukan jam istirahat dari setiap jam kerja, sehingga jika seorang karyawan melakukan istirahat maka total jam kerja selama satu hari secara otomatis akan terpotong dengan jam istirahat karyawan tersebut. Apabila jam kerja Fixed ditambahkan jam istirahat antara jam 12.00 sampai 13.00, range start dan range end adalah 2 jam ( jarak waktu tercatatnya jam istirahat yang akan muncul di laporan, apabila seorang karyawan melakukan absensi untuk jam istirahat di luar range tersebut maka laporan tidak akan bisa menampilkan jam istirahat sehingga secara otomatis total jam kerja tidak akan terpotong). Maka dengan setingan diatas apabila seorang karyawan melakukan absensi untuk jam istirahat dari jam 11.45 13.00, total jam kerja secara otomatis akan terpotong selama 1 jam 15 menit. 11.Jika semua settingan dari point diatass sudah selesai maka langkah selanjutnya adalah melakukan proses untuk membuat laporan absensi. Menu >> Proses >> Proses Transaksi Data Log >> Klik Perubahan >> Pilih karyawan yang akan di proses transaksi lognya untuk menjadi laporan >> setting Periode Awal dan Periode Akhir >> Klik Proses. 10
Note : Untuk transaksi ini di dalam Pengaturan Informasi Umum di dalam tombol Setting, tidak dilakukan perubahan dan hanya memakai setingan awal seperti tampak gambar dibawah. Menu >> Proses >> Proses Transaksi Data Log >> Perubahan >> General Information Setting >> Setting >> Perubahan. 12.Selanjutnya adalah Laporan Kehadiran Karyawan. Menu >> Laporan >> Laporan Kehadiran Karyawan >> Pilih Department, Kondisi, Periode Awal dan Periode Akhir >> Jika ingin melihat laporan kehadiran untuk semua karyawan maka pilih Cetak Semua, dan apabila hanya satu karyawan maka pilih Cetak Pilihan. Note : Jika ingin menampilkan satu Departemen saja seperti HRD, maka setelah memilih Departemen dapat dilanjutkan dengan klik Tampilkan, maka hanya karyawan yang masuk di dalam Departemen tersebut saja yang akan tampil. 12.1 Laporan Kehadiran Karyawan Pola Jam Kerja Tetap Note : Karyawan dengan Fingerprint ID 123456 memakai Pola Jam Kerja Tetap sehingga didalam laporan jam kerja akan selalu tetap ( Jam Kerja HRD : 08.00 17.00) seperti yang sudah diatur selama 1 minggu 11
12.2 Laporan Kehadiran Karyawan Pola Jam Kerja Tidak Tetap Note : Karyawan dengan Fingerprint ID 1003 memakai Pola Jam Kerja Tidak Tetap, sehingga transaksi secara otomatis akan dimasukkan ke dalam shift terdekat. Dimana kita telah membuat 3 shift untuk Customer Service (09.00 17.00, 17.00 01.00 dan 01.00 09.00) 12.3 Laporan Kehadiran Karyawan Pola Jam Kerja Jam Efektif Note : Karyawan dengan Fingerprint ID 1002 memakai Pola Jam Kerja Jam Efektif, dimana kita telah membuat pola jam kerja untuk Director yaitu 8 jam kerja per harinya. Sehingga tidak memperdulikan jam datang atau jam pulang asalkan memenuhi kuota 8 jam kerja. 12