BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan munculnya perusahaan-perusahaan baru dalam dunia bisnis global, menyebabkan persaingan di dunia industri semakin meningkat. Suatu sistem yang efektif dan efisien merupakan suatu tuntutan yang harus dimiliki oleh para pelaku bisnis. Kompetisi yang terjadi menuntut perusahaan untuk menghasilkan produk dengan kualitas yang baik, meningkatkan efisiensi biaya, pengadaan bahan baku yang tepat, penggunaan sumber daya yang ada secara optimal dan pengiriman yang tepat waktu. Praktisi industri mulai sadar bahwa untuk menyediakan produk yang murah, berkualitas, dan cepat untuk dapat berkompetisi secara global membutuhkan peran serta semua pihak. Kesadaran akan pentingnya peran semua pihak dalam menciptakan produk yang berkualitas tersebut melahirkan konsep strategi baru dalam manajemen operasi di tahun 1990-an yaitu Supply Chain Management (SCM). Menurut Council of Supply Chain Management Professional (2009), SCM mencakup perencanaan dan pengelolaan seluruh aktivitas yang terkait dalam pengadaan dan konversi sumber daya perusahaan serta pengelolaan logistiknya. SCM juga mencakup koordinasi dan kolaborasi perusahaan dengan saluran distribusi pihak lain seperti vendor, perantara, penyedia jasa lainnya dan pelanggan. Dengan 1
demikian, SCM merupakan fungsi yang terintegrasi dan bertanggung jawab menghubungkan fungsi bisnis utama perusahaan dengan proses bisnis yang ada di tiap unit kerja dan antar unit kerja ke dalam suatu model bisnis yang kohesiv dan berkinerja tinggi. Strategi SCM pada dasarnya mempunyai tiga tujuan (Siagian, 2005). Pertama adalah cost reduction, yaitu strategi SCM yang dijalankan harus dapat meminimalkan biaya proses misalnya dengan memilih alat/model distribusi dan penyimpanan yang meminimalkan biaya. Kedua adalah capital reduction, yaitu strategi SCM ditujukan untuk meminimalisasi tingkat inventasi di dalam strategi pengadaan. Ketiga adalah service improvement yaitu pelayanan harus selalu diperbaiki karena pendapatan yang diperoleh perusahaan tergantung level pelayanan pengelolaan bahan. Keberhasilan SCM dalam mencapai tujuan tersebut saat ini tidak bisa dilepaskan dari teknonogi sistem informasi. Teknolologi sistem informasi menciptakan suatu kolaborasi, koordinasi dan integrasi dalam SCM menjadi lebih efisien dan efektif. Selama ini proses pengadaan barang/jasa dilakukan dengan cara konvensional dimana langsung mempertemukan pihak pihak yang terkait dalam pengadaan seperti penyedia barang/jasa dan pengguna barang/jasa atau panitian pengadaan. Pengadaan yang dilakukan secara konvensional dinilai memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan yang didapat adalah para pengguna dan penyedia barang atau jasa bertemu secara langsung dan melakukan tahap-tahap pelaksanaan pengadaan 2
barang atau jasa bersama-sama. Tetapi kelemahan dari tahap-tahap pelaksanaan penyediaan barang atau jasa ini dinilai banyak merugikan, seperti mudahnya korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) berkembang, serta kurangnya transparansi. Pengadaan konvensional juga membutuhkan waktu yang lama serta biaya besar, kurangnya informasi serta kompetisi yang kurang sehat yang berakibat terhadap menurunnya kualitas pengadaan. Gambar 1.1. Sistem Purchasing Manual/Tradisional Sumber : Wisner et al. (2009) 3
Dalam usaha untuk menutup kelemahan-kelemahan dan kesulitan dalam proses pengadaan dan adanya berbagai perubahan dan transformasi yang terjadi saat ini menuntut terbentuknya suatu organisasi yang transparan dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif. Didukung oleh kemajuan teknologi komputer dan telekomunikasi atau teknologi informasi saat ini telah membawa revolusi tersendiri dalam dunia bisnis, salah satunya dengan penerapan e-procurement. E-procurement merupakan suatu proses pengadaan yang mengacu pada penggunaan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi. Proses pengadaan barang/jasa dengan sistem e-procurement memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang digunakan untuk mendukung proses pelalangan umum secara elektronik. Dengan sistem lelang elektronik ini, diharapkan mampu menjawab segala tantangan yang terjadi saat ini, misalnya aktivitas bisnis yang meningkat dan terus berkembang yang menyebabkan tingginya kualitas produk yang diinginkan oleh pelanggan, adanya pilihan produk yang bermacam-macam, keinginan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik terhadap pelanggan dan keinginan perusahaan untuk mengoptimalkan basis sediaan barang. Disisi lain, dengan penerapan e-procurement ini perusahaan dapat berkonsentrasi terhadap biaya, salah satunya adalah biaya administrasi. Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan. Mengalihkan beban adminstrasi bagi staf dan 4
mengotomatiskan pekerjaan kunci menghemat waktu mereka dan lebih lanjut menghemat dana organisasi. Berikut adalah contoh tabel dari laporan Warwick Business School yang menunjukkan perbedaan biaya administrasi sistem pengadaan tradisional dengan e-procurement. Biaya sistem manual digunakan sebagai indeks dasar (=100). Tabel 1.1. Perbedaan Biaya Administrasi Sistem Pengadaan Tradisional dengan E-Procurement Function Traditional Process (%) E-Procurement (%) Requisition Generation 66.76 29.2 Requisition Distribution 7.36 0.0 Order Generation 8.87 1.5 Order Distribution 1.87 0.0 Expediting 0.91 0.3 Goods Receipt 3.83 1.5 Invoice Processing 10.4 0.7 Total 100 33.2 Sumber:Warwick Bussiness School, diakses melalui http://ebisnis.wordpress.com/materi/e-procurement Pengelolaan logistik dalam manajemen rantai sediaan bersama dengan pemasok yang dimiliki salah satunya dengan sistem e-procurement ini adalah sangat bermanfaat dan menguntungkan bagi perusahaan, seperti peningkatan pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih baik, biaya operasional menjadi lebih rendah, kualitas poduk meningkat dan pada akhirnya masalah mata rantai sediaan ini bekembang menjadi strategi manajemen rantai sediaan yang dipergunakan untuk 5
peningkatan kinerja dan daya saing persuhaaan. Dengan demikian hal ini dapat digunakan untuk peningkatan kualitas manajemen rantai sediaan dan kinerja supply chain management (SCM) sendiri. Gambar 1.2. Sistem Electronik Purchasing Internet-Based Sumber : Wisner et al. (2009) Di dunia internasional, e-procurement bukanlah hal yang baru lagi dan sudah diterapkan dibeberapa negara, diantaranya Australia. Keberhasilan Australia dalam menerapkan e-procurement turut ikut andil dalam perkembangan sistem e- procurement di negara lain, termasuk Indonesia. Negara Australia sebagai salah satu negara pelopor pelaksanaan e- procurement yang dimulai pada tahun 1990 telah menggunakan e-procurement 6
sebagai salah satu alat dalam efisiensi penggunaan anggaran serta mempermudah dalam penyediaan barang dan jasa. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh National e-procurement Research Project Australia pada tahun 2005 2006 telah memberikan gambaran yang jelas mengenai tingkatan penggunaan e-procurement dan ketertarikan mereka untuk menggunakan e-procurement pada masa yang akan datang, dimana hampir dari separuh responden telah menggunakan e-procurement untuk kegiatan pembelian mereka. Tabel 1.2. Tingkatan Penggunaan e-procurement di Australia Tingkat Penggunaan % dari Total Responden Telah melakukan pembelian online 41% Berniat melakukan pembelian secara 43% online dalam 2-3 tahun ke depan Tidak ada niat melakukan pembelian 16% secara online Sumber : Report on the findings of the 2005-2006 Australian National e-procurement Survey oleh National e-procurement Research Project Australia Penelitian ini juga dilakukan terhadap dua group yang diberikan pertanyaan untuk mengidentifikasi faktor-faktor apa saja yang menyebabkan mereka menggunakan e-procurement dalam organisasi mereka. Hasil penemuan dari penelitian ini dapat dilihat pada tabel di bawah. 7
Tabel 1.3. Faktor Pendorong Penggunaan e-procurement (yang sudah mengimplementasikan) Factors driving adoption 1. Reduce purchasing cost (2) 2. Improve productivity (-) 3. Improve efficiency (1) 4. Improve effectiveness (3) =5 Improve internal & external customer service (-) =5 Standardise purchasing processes across the organisation (4) Sumber : Report on the findings of the 2005-2006 Australian National e-procurement Survey oleh National e-procurement Research Project Australia Tabel 1.4 Faktor Pendorong Penggunaan e-procurement (yang akan mengimplementasikan) Drivers of adoption =1. Improve efficiency =1. Reduce purchasing cost 3. Standardise purchasing processes across the organization 4. Reduce administrative costs 5. Improve effectiveness Sumber : Report on the findings of the 2005-2006 Australian National e-procurement Survey oleh National e-procurement Research Project Australia Untuk kedua kelompok jenis faktor pendorong penggunaan e-procurement tersebut terus menekankan pada keuntungan produktivitas dan penghematan biaya. Keberhasilan negara Australia menjadi tolak ukur implementasi e- procurement di Indonesia yang dipelopori oleh pemerintah kota Surabaya dan Departemen Pekerjaan Umum (DPU). Pelaksanaan e-procurement di Indonesia mengalami peningkatan yang sangat pesat pada tahun 2009. Sebagai pelopor sistem 8
e-procurement, keberhasilan pemerintah kota Surabaya dalam menerapkan sistem e- procurement berupa efisiensi anggaran hingga 10% karena adanya standarisasi harga dan analisa standar belanja, efisiensi terhadap alokasi yang telah ditetapkan hingga 25%, terencananya proses pengadaan barang/jasa, dan pelaporan yang jelas atas kegiatan dan penyerapan anggaran dapat diakses oleh pimpinan dan masyarakat secara terbuka dan kapan saja melalui internet. Dari sisi penyedia barang dan jasa, implementasi e-procurement kota Surabaya mampu memberikan kesempatan merata dan lebih luas kepada pengusaha kecil menengah hingga 96,4% perusahaan lokal (www.surabaya-e-procurement.or.id, 2009 dalam Nightisabha et al., 2009). Saat ini, PT Petroflexx Prima Daya sangat menyadari bahwa diperlukan suatu strategi yang baik agar perusahaan berjalan dengan optimal, untuk itu dibuat suatu strategi dalam menerapkan proses pengadaan barang dan jasa yang efektif dan efisien melalui e-procurement. Selain itu, proses pengadaan barang yang selama ini dilakukan secara konvensional dan tidak terintegrasi yang membutuhkan waktu cukup lama dan tidak efisien, serta tidak dapat memberikan informasi secara real time mendorong PT Petroflexx Prima Daya untuk mendesain dan mengimplementasikan e-procurement untuk mempercepat proses pengadaan (procurement) barang, menghasilkan informasi stok barang secara real time dan up to date, serta mengintegrasikan seluruh sistem supply chain management. Dengan penyediaan jasa dan penerapan e-procurement di Petroflexx Prima Daya ini diharapkan proses pengadaan (procurement) tidak memakan waktu yang 9
lama seperti hal pengadaan barang secara manual, dapat memberikan informasi/laporan secara real time dan up to date serta adanya sistem yang terintegrasi antara proses permintaan, pembelian, penyimpanan dan pembayaran, sehingga keseluruhan dari tujuan yang ingin dicapai itu menjadi suatu langkah strategis perusahaan dalam meningkatkan kinerja supply chain management dalam rangka menumbuhkan competitive advantage perusahaan. Dalam penelitian ini, peneliti akan membahas mengenai pengaruh penerapan e-procurement terhadap kinerja & efisiensi supply chain management yang dilakukan oleh PT Petroflexx Prima Daya, dengan kata lain apakah penerapan e-procurement berdampak positif pada kinerja dan efisiensi supply chain management perusahaan. Untuk itu penulis mencoba melakukan penelitian terhadap penerapan e- procurement pada PT Petroflexx Prima Daya sebagai pengguna e-procurement. Menurut penulis penelitian ini menarik untuk diteliti karena selain memiliki banyak manfaat, e-procurement juga memiliki kelemahan-kelemahan yang harus diantisipasi serta memiliki hambatan-hambatan dalam pengimplementasiannya. 1.2 Rumusan Masalah Banyak hal yang mengakibatkan sistem pada supply chain tidak efektif. Sebab-sebab tersebut sangat bervariasi, ada yang teknis dan ada juga yang terkait dengan perilaku individu maupun organisasional, misalnya metrik kinerja kurang jelas, status pesanan tidak akurat, sistem informasi tidak handal, mengabaikan 10
ketidakpastian, biaya-biaya persediaan tidak ditaksir dengan benar atau keputusan supply chain yang tidak terintegrasi. Sejalan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang berfungsi sebagai media dalam tercapainya proses dan sistem bisnis yang jauh lebih baik dibandingkan dengan cara-cara konvensional, maka penerapan e-procurement yang merupakan pengembangan dari teknologi internet dalam proses bisnis perusahaan secara teori akan mampu mengoptimalkan kinerja supply chain management perusahaan. Dengan adanya kelebihan dan kekurangan e-procurement, maka dibuat perumusan masalah yakni apakah penerapan e-procurement mempengaruhi kinerja supply chain management. Oleh karena itu, pernyataan penelitian dalam masalah ini adalah : 1. Apakah penerapan e-procurement memberikan pengaruh yang positif dan signifikan pada kinerja supply chain management perusahaan? 2. Apakah penerapan e-procurement memberikan pengaruh yang positif dan signifikan pada efisiensi supply chain management perusahaan? 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 11
1. Menguji hubungan variabel independen hasil penerapan e-procurement yang diteliti secara secara parsial terhadap masing-masing variabel dependen yang termasuk dalam aspek kinerja. 2. Menguji hubungan variabel independen hasil penerapan e-procurement yang diteliti secara secara parsial terhadap masing-masing variabel dependen yang termasuk dalam aspek efisiensi. 1.4 Manfaat Penelitian Hasil dari studi empiris yang dilakukan oleh penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Bagi akademisi : memberikan tambahan ilmu pengetahuan mengenai penerapan e-procurement dan imbas yang diberikan terhadap kinerja dan efisiensi supply chain management pada perusahaan. 2. Melengkapi bahan penelitian sebelumnya, terutama berkaitan dengan kajian atas strategi peningkatan kinerja supply chain management melalui implementasi e-procurement. 3. Bagi praktisi : memberikan informasi yang cukup dan berarti bagi perusahaan dan manajemen, sehingga nantinya dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penentuan dasar kebijakan, tindakan serta alokasi sumberdaya yang diperlukan untuk peningkatan pemanfaatan sehubungan 12
dengan penerapan e-procurement terhadap kinerja dan efisiensi supply chain management. 1.5 Ruang Lingkup Penelitian Dalam penelitian ini terdapat beberapa variabel yang akan diteliti sebagai batasan permasalahannya. Variabel-variabel penelitian tersebut dibagi menjadi dua variabel, yaitu independent variabel (IV) dan dependent variabel (DV). IV adalah variabel yang sudah ditentukan, yang dapat mempengaruhi variabel lainnya (Clark- Carter, 2004). Sedangkan DV adalah variabel dimana IV dapat memberikan efek terhadapnya (Clark-Carter, 2004). Adapun variabel yang akan diteliti dalam penelitian ini adalah : IV 1.1 : Pemusatan manajemen dan kontrol yang lebih baik IV 1.2 : Meningkatkan akurasi data IV 1.3 : Standarisasi proses dan dokumen (format yang seragam) lebih memudahkan pengerjaan IV 1.4 : Sistim aliran kerja yang lebih efisien/workflow IV 1.5 : Otonomi yang lebih kepada departemen/disentralisasi dari pengadaan DV 1 Manajemen dan Kontrol Data 13
IV 2.1 : Menjadikan proses pengadaan yang lebih kompetitif IV 2.2 : Menciptakan proses pengadaan yang bersih, transparan dan dapat diterima IV 2.3 : Meningkatkan kualitas dari hasil pengadaan IV 2.4 : Meningkatkan kualitas dan produktifitas dari sumber daya (SDM maupun SI) IV 2.5 : Meningkatkan akurasi anggaran/deviasi dari pengadaan aktual perusahaan dibandingkan dengan anggaran keuangan terkait DV 2 : Kualitas hasil dan produksi IV 3.1 : Networking dan aliansi setrategi IV 3.2 : Meningkatkan kepuasan klien (customer satisfaction) IV 3.3 : Akses informasi yang lebih mudah dan luas DV 3 : Hubungan dengan mitra kerja IV 4.1 : Mengurangi biaya administrasi IV 4.2 : Opportunity cost of capital IV 4.3 : Meningkatkan pemasukan perusahaaan (revenue) 14
IV 4.4 Mengurangi cost per tender DV 4 : Biaya IV 5.1 : Lead time savings IV 5.2 : Mengurangi waktu proses DV 5 : Waktu 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan thesis ini dibagi menjadi 5 (lima) Bab, dimana untuk setiap bab terdapat beberapa sub-bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai pendahuluan yang berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini akan dibahas mengenai pendekatan dan definisi supply chain management, tujuan dan manfaat supply chain management, manajemen pengadaan, teori-teori yang dapat mendukung konsep pengukuran kinerja supply chain management dan e-procurement. BAB III : METODE PENELITIAN 15
Dalam bab ini di bahas tentang obyek penelitian, jenis dan sumber data, teknik pengumpulan data dan teknik pengelolaan data. Dalam bab ini penulis juga mencoba memberikan gambaran umum mengenai penerapan e-procurement oleh PT Petroflexx Prima Daya dan modul-modul yang terdapat dalam e-procurement. BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini dibahas tentang temuan yang diperoleh dari analisis kuantitatf, berupa hasil analisis regresi linear berganda, hasil uji-t, dan hasil uji-f. BAB V : SIMPULAN, KETERBATASAN DAN IMPLIKASI Dalam bab ini berisi simpulan dari hasil penelitian, keterbatasan yang dihadapi penulis selama penelitian dan implikasi secara teoritis maupun praktis dari hasil penelitian ini. 16