PENGANTAR PERANGKAT LUNAK PROGRAM PRESENTASI (6 jam)

PENGANTAR PERANGKAT LUNAK PROGRAM PRESENTASI (6 jam) Tutor : Aodah Diamah Standar Kompetensi : Membuat dokumen menggunakan program prsentasi No Kompetensi Dasar Indikator Materi Pokok 1 Mengidentifikasi Perangkat Lunak Program Presentasi Mendeskripsikan manfaat program presentasi Mengidentifikasi fungsi menu, tools dan icon 2 Membuat Bahan Presentasi Membuat presentasi dengan template dan wizard Mengatur layout presentasi Menyisipkan objek, audio, video pada slide presentasi Mengatur efek dan transisi Menentukan Durasi presentasi 3 Pengelolaan Dokumen Presentasi 4 Pembuatan Karya Program Presentasi Menggabungkan dokumen presentasi (hyperlink) Mengatur urutan slide Menentukan durasi presentasi Menyusun bahan presentasi dengan melibatkan data dari dokumen lain Mencetak slide sebagai Melakukan packing Kegunaan program presentasi Fungí menú dan icon Presentasi sederhana Presentasi bernavigasi Menggabungkan data lain ke dalam presentasi Membuat paket dan cetakan presentasi Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 1

MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK PROGRAM PRESENTASI MICROSOFT POWER POINT 1. PENDAHULUAN Power Point merupakan perangkat lunak untuk menampilkan bahan/materi yang ingin dipresentasikan dalam bentuk slide. Power Point memungkinkan anda untuk memberikan presentasi yang menarik, multimedia dengan animasi, grafik, suara bahkan film. 2. BERKENALAN DENGAN POWER POINT Untuk memulai power point, klik start menu, lalu klik all Program, pilih Microsoft office dan klik Power Point. Tampilan yang akan didapat adalah seperti berikut: Title Bar Questions Tag Minimize Restore Close Menu Kontrol Title Bar Tool Bar Tab Outline Tab Slide Thumbnail icon Slide Lembar Kerja Area catatan halaman Icon View Status Bar Place Holder (ruang teks) Gambar 1. Tampilan Lembar Kerja Power Point Agar dapat bekerja dengan menyenangkan menggunakan power point, anda perlu mengetahui menu dan tool bar yang tersedia pada power point. Menu merupakan sekumpulan perintah untuk mengolah file presentasi dan isinya. Sebagian dari perintah ini dilengkapi dengan ikon disebelah kirinya untuk membantu pengguna mengasosiasikan perintah tersebut dengan ikon tertentu. Kebanyakan perintah pada menu terletak pada toolbar dalam bentuk ikon (lihat gambar). Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 2

Gambar 2. Tampilan ikon pada Toolbar Untuk menampilkan lebih banyak toolbar (ikon atau menu), yang anda dapat lakukan adalah: 1. Menggunakan dengan cara klik kiri mouse, ditahan kemudian ditarik kebawah untuk menampilkan lebih banyak menu/ikon pada baris bar yang lain. 2. Klik panah yang menunjuk ke bawah. 3. MEMBUAT BAHAN PRESENTASI Membuat Bahan Presentasi Menggunakan Wizard Dengan menggunakan auto-content wizard, anda akan dipandu langkah demi langkah untuk menghasilkan suatu file presentasi. 1. Klik menu File New 2. Pada pilihan di bawah kolom new presentation, pilih from Auto Content Wizard 3. Muncul jendela menu Auto content Wizard, klik Next untuk memulai. 2 3 Gambar 3. Auto content Wizard 4. AutoContent Wizard akan menampilkan 5 tombol kategori presentasi. Klik tombol-tombol tersebut untuk menampilkan tipe-tipe presentasi yang tersedia. Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 3

Pilih salah satu yang paling mendekati tipe presentasi yang akan anda gunakan. Setelah itu klik next. Tipe-tipe presentasi kategori General Gambar 4. Auto content Wizard Type 5. AutoContent Wizard akan menampilkan pilihan untuk menampilkan presentasi anda. Pilihan pilihan tersebut adalah: o On-Screen presentation, untuk menampilkan slide presentasi dari computer yang dihubungkan ke sebuah proyektor. Komputer yang digunakan harus telah diinstal dengan PowerPoint atau Power Point viewer. o Web Presentation, untuk menampilkan slide presentasi dengan format HTML, sehingga dapat dilihat di internet. o Black and White Overheads, untuk menampilkan slide dalam bentuk transparan hitam putih. Ukuran cetaknya adalah 8 x 11.5 inci. o Color Overheads, serupa dengan black and white, namun untuk mendapatkan transparan yang berwarna harus dicetak dari printer berwarna. o 35 mm slide digunkana bila ingin menampilkan slide presentasi dengan slide proyektor. Pilihan untuk menampilkan presentasi Gambar 5. Auto content Wizard Output Type 6. Tuliskan judul presentasi pada kotak yang tersedia di bawah Presentation Title, lalu tuliskan teks yang ingin ditampilkan pada bagian footer. Selain itu pada footer terdapat pilihan item berupa tanggal terakhir slide presentasi di update serta halaman slide. Jika anda tidak ingin menampilkan item tersebut, klik pada kotak yang tersedia di sebelah kiri pilihan item. Lalu klik next, lalu finish. Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 4

Judul Presentasi Teks pada footer Klik item untuk menampilkan Gambar 6. Auto content Wizard Presentation Option 7. Outline slide presentasi anda telah siap! Selanjutnya anda tinggal mengisi bahan/materi untuk presentasi anda. Anda pun dapat memodifikasi outline tersebut, misalnya merubah ukuran teks atau layout slide dsb agar sesuai keinginan anda. Gambar 7. Presentasi dengan Auto Content Wizard Membuat Presentasi dengan menggunakan Template Anda dapat membuat slide presentasi tanpa bantuan Auto Content Wizard, yaitu dengan menggunakan template. Cara membuat slide presentasi dengan,menggunakan template adalah sebagai berikut : Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 5

1. Pilih menu File new 2. Pada windows new presentation, pilih From Design Template 3. Kemudian pilih template disain yang tersedia. Pengantar Perangkat Lunak Program Presentasi From design template, untuk menampilkan pilihan template disain yang tersedia Pilihan disain template Gambar 8. Slide Presentation dengan Template 4. Slide anda akan segera berganti disain sesuai disain template yang anda pilih (contoh di sini adalah disain pixel) Gambar 9. Slide Presentation dengan Desain Template Pixel Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 6

4. BEKERJA DENGAN POWER POINT Disain Lay Out Pengantar Perangkat Lunak Program Presentasi Selain lay out slide judul, lay out slide-slide lain dapat diformat sesuai kebutuhan. Menu slide lay out akan muncul secara otomatis jika slide baru setelah halaman judul ditambahkan (menu Insert New Slide atau ctrl+m). Pilihan lay out Gambar 10. Desain Lay out Gambar di bawah ini merupakan contoh lay out untuk menampilkan text dan gambar/objek lain dalam satu slide. Gambar 11. Contoh Layout yang menampilkan text dan objek lain dalan satu slide Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 7

Memformat Text Pada suatu presentasi, text dapat mempengaruhi menarik tidaknya presentasi tersebut. Power Point menyediakan berbagai menu dan toolbar untuk mengatur (memformat) tampilan text. Mengatur jenis text Mengatur ukuran text Menebalkan, memiringkan dan menggarisbawahi text Mengatur perataan text Mengatur inden text Memberi nomor/bullet text Gambar 12. Toolbar untuk mengatur tampilan text Penyisipan Objek, Audio, dan Video pada Presentasi Objek gambar, baik clip art maupun word art ataupun objek gambar grafis yang lain akan menghasilkan tampilan presentasi yang menarik. Bahkan background sound/audio dan video juga dapat disisipkan pada tampilan presentasi. Pembuatan presentasi dan penyisipan objek, audio, dan video sebenarnya telah disediakan oleh Ms Power Point. Cara menyisipkan objek, audio, dan video dapat dilakukan sebagai berikut : 1. menyisipkan objek gambar pada presentasi clic menú Insert Picture pilih (Clip Art../From File..) Gambar 13. Menampilkan Objek gambar pada slide presentasi 2. menyisipkan sound/audio pada presentasi clic menú Insert Movies and Sounds pilih (Sound from Clip Organizer../Sound from File..) Selanjutnya pilih salah satu sound pada kotak dialog. Setelah itu akan muncul kotak dialog sebagai berikut. Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 8

akan muncul ikon sound Klik Yes, bila suara akan dijalankan secara otomatis pada saat slide ditampilkan, pilihan No jika akan dijalankan secara manual dengan cara mengklik pada saat slide ditampilkan. Selanjutnya 3. menyisipkan video pada presentasi clic menú Insert Movies and Sounds pilih (Movie from Clip Organizer../Movie from File..) Selanjutnya pilih salah satu Movie pada kotak dialog. Setelah itu akan muncul kotak dialog sebagai berikut. akan muncul ikon sound Klik Yes, bila suara akan dijalankan secara otomatis pada saat slide ditampilkan, pilihan No jika akan dijalankan secara manual dengan cara mengklik pada saat slide ditampilkan. Selanjutnya Gambar 14. Menampilkan Objek Movie and Sound pada slide presentasi Pengaturan Efek Transisi Efek transisi sangat memegang peranan agar presentasi terlihat lebih menarik dan dapat diatur secara otomatis. Pemberian efek dapat dilakukan terhadap objek ataupun teks. Efek transisi juga berguna untuk lebih menampilkan hal-hal yang dianggap penting dalam suatu presentasi sehingga audiens dapat lebih focus dalam memperhatikan materi presentasi. Dengan transisi, presentasi terlihat lebih dinamis. Pengaturan efek transisi pada tiap slide dilakukan dengan cara : 1. Clic menú Slide Show Slide Transition 2. Pilih transisi slide yang diinginkan pada kotak dialog Apply to selected slides 3. Atur kecepatan transisi melalui kotak dialog Modify transistion 4. Lihat preview transisi menggunakan icon play Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 9

Gambar 15. Kotak dialog Slide Transition Pengaturan efek animasi Pengaturan efek animasi dapat dilakukan untuk tiap-tiap objek baik itu teks, gambar, sound, dan movie. Efek animasi ini dilakukan secara khusus pada objek sehingga teks atau objek tersebut mempunyai efek animasi tersendiri. Pengaturan efek animasi ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pilih objek yang akan diberi efek animasi 2. Klik menu Slide Show Custon Animation Gambar 16. Kotak dialog Custom Animation Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 10

3. klik Add Effect, pilih animasi pada kotak pop up atau dapat pula memilih More Effect yang akan menampilkan pilihan animasi lain pada tampilan kotak dialog seperti berikut (a) (b) (c) (d) Gambar 17. Kotak dialog Effect Custom 4. Selanjutnya kita dapat mengatur waktu efek animasi dengan menggunakan kotak dialog berikut ini. Gambar 18. Kotak dialog Effect Custom Penentuan Durasi Presentasi Selain slide presentasi dapat ditampilkan secara manual slide demi slide, presentasi juga dapat ditampilkan secara otomatis menggunakan tool Rehearse Timings yaitu melalui menu Slide Show Rehearse Timings. Proses penentuan durasi presentasi dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 11

1. Aktifkan File presentasi yang akan ditentukan durasinya secara otomatis. 2. Klik menu Slide Show Rehearse Timings hingga hasil presentasi akan ditampilkan beserta rehearsal timing-nya. Gambar 19. Rehearsal Timing Fungsi tombol pada Rehearsal : Next : menjalankan efek teks, objek lain, atau berpindah ke slide berikutnya. Pada saat tombol ini diklik dan berpindah ke slide berikutnya maka slide time akan menghitung mulai dari waktu 0:00:00. Nantinya durasi setiap slide akan diakumulasikan sesuai dengan yang tercantum pada kotak Presentation Time. Stop : menghentikan perhitungan durasi waktu. Slide Time : penunjuk durasi untuk tiap slide. Repeate : untuk pengulangan durasi tiap slide. Presentation Time : jumlah durasi waktu seluruh slide. 3. Lakukan presentasi seperti biasa dengan mengubah tampilan slide secara manual. 4. Ketika jumlah slide telah habis, akan muncul kotak dialog sebagai berikut Gambar 20. Kotak dialog akhir perhitungan durasi presentasi Penggabungan Dokumen Presentasi Presentasi yang telah dibuat terdiri dari beberapa slide. Slide-slide ini apabila ditampilkan akan berjalan secara berurutan setiap pergantian halaman. Kadangkala kita menginginkan presentasi tertentu dapat ditampilkan sesuai keinginan kita. Selain itu, kita menginginkan dapat membuka file presentasi lain. File presentasi dapat digabungkan melalui Hyperlink. Hiperlink akan menjembatani tampilan antar slide ataupun antar file-file presentasi. Penggabungan dokumen presentasi melalui Hyperlink dilakukan dengan cara klik objek atau blok teks pada placeholder yang akan digunakan sebagai hyperlink. Pembuatan hyperlink dilakukan dengan cara : 1. Aktifkan slide yang akan diberi efek Hyperlink. 2. Pilih objek atau teks yang akan diberi efek hiperlink. 3. Blok teks jika yang akan diberi hyperlink adalah berupa teks. Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 12

Gambar 21. Proses Pembuatan Link Slide 4. Buka menu Insert Hyperlink, hingga muncul kotak dialog sebagai berikut Gambar 22. Kotak dialog Hyperlink 5. Pilih salah satu file yang akan dijadikan tujuan, kemudian klik OK. 6. Pada saat slide dijalankan, maka huruf pada tampilan slide warnanya akan berubah dan digaris bawah. Tampilan tersebut seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Gambar 23. Tampilan slide hasil Hyperlink Jika pada objek yang mengandung Hyperlink di-klik maka slide presentasi akan menampilkan slide tujuan dari Hyperlink. Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 13

Pencetakan Slide sebagai Handout Pengantar Perangkat Lunak Program Presentasi Presentasi yang telah selesai dibuat dapat dicetak dalam bentuk slide handout, atau note page. Biasanya, pada saat memberikan presentasi pada audiens, telah disiapkan pula hardcopy-nya berupa handout dari presentasi. Cara mencetak slide presentasi adalah sebagai berikut. 1. Persiapkan printer yang akan digunakan untuk mencetak, bisa menggunakan printer dot-matrix, Ink Jet, ataupun Laser Jet. 2. Pastikan driver printer telah terinstal. 3. Aktifkan file presentasi yang akan dicetak. 4. Klik menu File Print, sehingga akan tampil jendela print seperti berikut Gambar 24. Kotak dialog Print 5. Pada kotak dialog print, tentukan pilihan sebagai berikut : Printer Name : jenis printer yang digunakan Print range All : mencetak semua slide Current slide : mencetak slide yang sedang aktif Custom show : mencetak file pada custom show Slide : mencetak slide tertentu Print what Handout : mencetak dalam bentuk handout Slide : mencetak dalam bentuk slide Notes pages : mencetak dalam bentuk note Outline View : mencetak dalam bentuk outline Handout Slide per page : jumlah slide dalam halaman handout Order : urutan slide pada halaman handout (horizontal/vertical) Number of Copies : jumlah salinan yang akan dicetak Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 14

6. Klik preview untuk menampilkan di layar monitor 7. Klik OK untuk melakukan proses pencetakan Pengantar Perangkat Lunak Program Presentasi Berikut ini ditampilkan contoh hasil cetakan dalam bentuk handout Gambar 25. Contoh Tampilan Print Out Handout Melakukan Packing dan Publishing Presentasi yang telah disusun terdiri dari beberapa slide. Selain itu dalam beberapa slide mungkin terdiri dari beberapa movie atau video klip. Halaman slide yang banyak tersebut mungkin tidak cukup disimpan dalam media penyimpan data yang kapasitasnya kecil seperti disket. Oleh karena itu perlu dilakukan pengemasan file menjadi satu file dalam ukuran yang lebih kecil. Hal ini disebut dengan packing. Cara melakukan packing adalah sebagai berikut : 1. Klik menu file Package for CD, sehingga akan tampil jendela Package for CD seperti di bawah ini Gambar 26. Jendela Packing File (Package for CD) 2. Selanjutnya klik Add Files jika dalam slide presentasi terdapat format Hyperlink ataupun menyertakan Objek (file lain, sound, atau movie) lain dalam satu tampilan presentasi. Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 15

3. Setelah itu akan muncul jendela Add Files seperti berikut Gambar 27. Jendela Add File 4. Pilih file yang akan disertakan, kemudian klik Add 5. Selanjutnya klik Copy to Folder sehingga muncul kotak dialog Gambar 28. Jendela Copy to Folder 6. Tentukan lokasi penyimpanan melalui tombol Browse, OK. 7. Setelah selesai tutup jendela Package for CD Package yang dihasilkan adalah berupa folder sesuai nama folder yang dibuat. Jika menginginkan ukuran file yang lebih kecil dapat dilakukan dengan cara mengkompres folder tersebut dalam bentuk Zip File. Mengubah format.ppt menjadi.pps File Power point juga dapat disimpan dalam bentuk Power Point Show (PPS). Beda file ppt dan pps adalah, jika ppt file selalu dibuka melalui program aplikasi Ms Power Point sedangkan pps, file dibuka tanpa melalui program aplikasi Power Point. Cara pembuatan file pps ini seperti pada proses penyimpanan file yaitu dengan melalui menu File Save As yang selanjutnya disimpan dalam format power point show (pps). File dalam format ini tidak dapat diedit, hanya dapat ditampilkan dengan cara double click pada file sehingga akan langsung membuka tampilan slide show. Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 16

Menampilkan slide presentasi pada halaman web Pengantar Perangkat Lunak Program Presentasi File presentasi yang telah selesai dibuat juga dapat ditampilkan pada halaman web melalui internet explorer. Presentasi ini digunakan dapat digunakan sebagai media pembelajaran berbasis internet. Jika file presentasi ppt ini di publish menjadi halaman web, maka file presentasi akan berekstensi html. Cara membuat file presentasi agar dapat ditampilkan dalam halaman web adalah sebagai berikut : 1. Klik menu File Save As Web Page, sehingga tampil jendela Gambar 29. Jendela Save As to Web Page 2. Tentukan direktori penyimpanan web pada kotak save in 3. Ketik nama file pada kotak file Name 4. Klick Publish... untuk melakukan publikasi dan mengatur slide menjadi halaman web Gambar 30. Jendela Copy to Folder 5. Tentukan : Publish what? (slide yang akan dipublikasikan), complete presentation untuk semua slide atau slide number untuk slide tertentu yang diinginkan saja 6. Klik web option untuk mengatur tampilan slide di halaman web browser Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 17

Gambar 31. Jendela Web Options 7. Pada tab general hilangkan check list Add slide navigation controls untuk menghilangkan navigasi yang terdapat pada frame kiri di web browser. Bila tanda check list tidak dihilangkan maka akan ditampilkan navigasi pada frame kiri web browser 8. Kemudian kilk OK Publish Slide yang telah dipublish akan terlihat seperti gambar di bawah ini : Gambar 32. Contoh slide presentasi yang dibuka melalui web browser Lab. Teknologi Informasi, Jurusan Teknik Elektro, FT UNJ III- 18