MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKT TIF DAN PENCEGAHAN UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSEDUR DAN PENCEGAHAN UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh : 00013 05003 : 0 : 23 Maret 2011 : Management Representative R. Arief Setyawan, ST., MT. : Management Representative : Kepala Unit TIK DR. Ir. I Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc. ii
DAFTAR ISI 1. Tujuan... 1 2. Ruang Lingkup... 1 3. Definisi... 1 4. Rujukan :... 2 5. Garis Besar Prosedur :... 3 6. Bagan Alir... 8 1. Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan... 8 2. Prosedur Pemrakarsa Tindakan Korektif... 9 3. Prosedur Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif... 10 4. Prosedur Tindakan Pencegahan... 11 7. Lampiran... 12 1. Borang Daftar Ketidaksesuaian atau CAR (00013 05003 01).... 12 2. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00013 05003 02)... 13 iii
1. Tujuan Tindakan korektif dan pencegahan bertujuan untukk mempertahankan konsistensi serta perbaikan pengendalian produk dan dokumen-dokumen terkait di Unit TIK UB, guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai. 2. Ruang Lingkup Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap t setiap proses dan produkk yang terdapatt dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait. 3. Definisi 1. 2. Manual mendokumentasikann sistem mutu Unit TIk UB untukk menunjukkan Mutu (MM) kemampuan adalah organisasi Pedoman menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. dalam Instruksi Kerja (IK)) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untukk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. Halaman 1 dari 10
3. Rencanaa Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategiss Unit TIK UB 2011-2014 dan sasaran mutu TIK UB. 4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakann sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standarr sistem mutu. 4. Rujukan : 1. 2. 3. Manual Mutu Unit TIK UB (000133 04000) Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman TIK UB (00013 05001) Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ( SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standarisasi Nasional Halaman 2 dari 10
5. Garis Besar Prosedur : 1. 2. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan : a. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb. c. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan. d. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. e. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedurr yang menggunakan Korektif dan Pencegahan. Pemrakarsa Tindakan Korektif. a. Dalam korektif, mengusulkan tindakan korektif. b. Identifikasi ketidaksesuai ian harus lengkap dan terinci, diakibatkan mengidentifikasi Kepala jika dari laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Sub memungkinkan, tindakann keperluan Unit terkait akar korektif, tindakan haruss penyebabb kejadian diidentifikasi sehingga tindakan korektiff dapat dilaksanakan dengan tepat. Halaman 3 dari 10
c. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR. 3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif a. akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif bersama dengan Kepala Subb Unit yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan t korektif. b. Untuk korektif, kesepakatan yang lain beserta tanggal penyelesaiannya akan dicatatt dalam kondisi Pencegahan. c. yang bertanggung jawab haruss memastikan disepakati telah dilaksanakan pada tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada Kepala Sub Unit terkait kapan verifikasi dapat dilakukan. d. Kepala Sub laporan yang bahwa memerlukan Tindakan tindakan Korektif korektif Unit haruss melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif. tindakan dan yang Halaman 4 dari 10
4. e. harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahann bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif. f. Kepala Divisi Administrasii dan Keuangan Unit TIKK memelihara daftar status perubahan guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan. g. Jika tindakann korektif beserta salinan data pendukung. Tindakan Pencegahan a. Bila tindakann korektif dilaksanakan, perhatian khusus pencegahan ketidaksesuaian. b. Tindakan sekarang, berorientasi harus untuk korektif sedangkan s ke diberikan mencegah berorientasi masa yang disepakati tidakk dilaksanakan, maka akann dilaporkan kepada MRR tindakan yang pada pada akan tindakan terulangnya kondisi pencegahan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai Halaman 5 dari 10
tindakan pencegahan antara lain sebagai berikutt : Perbaikan suatu Proses Perbaikan Dokumentasi Perbaikan Sistem Perbaikan Peralatann Perbaikan Mutu Peningkatan Pelatihan Peningkatan Kesadaran Perbaikan Prosedurr c. Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapatt akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen. Halaman 6 dari 10
5. 6. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan. Ketika ketidaksesuaian produkk yang dikeluhkan oleh pelanggan telah diselidiki oleh MR dan t yang bersangkutan,, maka laporan diberikan ke Kepala Unit TIK yang merupakan penanggung jawab untukk memastikan bahwaa keluhan tersebut telah dijawabb sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan. Rekaman Salinan Rekaman Tindakan Korektif dan Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu. Ketidaksesuaian dan Laporan Halaman 7 dari 10
6. Bagan Alir 1. Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Mulai Menyelidiki Penyebab Ketidaksesuaian Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dll Mengupayakan Tindakan Korektif dan Pencegahan Memastikan Pelaksanaan TIndakan Melak ksanakan dan merekan perubahanp Selesai Borang Daftar Ketidaksesuaian 00013 05003 01 Borang Daftar Revisi Dokumen 00013 05001 03 Borang Daftar Rekaman Mutu 00013 05001 04 Halaman 8 dari 10
2. Prosedur Pemrakarsa Tindakan Korektif Mulai Mengusulkan tindakan korektif Mengidentifikasi ketidaksesuaian Borang Daftar Ketidaksesuaian 00013 05003 01 Mendiskusikan ketidaksesuaian bersama MR Selesai Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 00013 05003 02 Halaman 9 dari 10
3. Prosedur Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif Mulai Mengkaji usulan tindakan korektif Borang Daftar Ketidaksesu aian 00013 05003 01 Kepala Divisi Administrasi dan Keuangan Unit TIK Kepala Divisi Administrasi dan Keuangan Unit TIK Membuat kesepakatan tanggal t penyelesaian Memastikan pelaksanaan verifikasiv Melakukan verifikasi Meminta persetujuan Kepala Unit TIK untuk melakukan perubahan Mengendalikan perubahan Melaksanakan dan merekam perubahan Selesai Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 00013 05003 02 Borang Daftar Ketidaksesu aian 00013 05003 01 Borang Daftar Revisi Dokumen 00013 05001 03 Borang Daftar Rekaman Mutu 00013 05001 04 Halaman 10 dari 10
4. Prosedur Tindakan Pencegahan Mulai Kepala Divisi Administrasi dan Keuangan Unit TIK Memperbaiki proses Memperbaiki dokumentasi Borang Daftar Revisi Dokumen 00013 05001 03 Borang Daftar Rekaman Mutu 00013 05001 04 Memperbaiki SMMM Kepala Divisi Administrasi dan Keuangan Unit TIK Kepala Unit TIK Kepala Divisi Administrasi dan Keuangan Unit TIK Memperbaiki peralatan Memperbaiki mutuu Meningkatkan pelatih han Meningkatkan kesadaran Memperbaiki prosedur Selesai Halaman 11 dari 10
7. Lampiran 1. Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement-CAR (00013 05003 01) Tindakan Korektif/Pencegahan ke- : Bulan : No Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Auditor Teraudit Bidang/ Dokumen yang diaudit Target Uraian Tindakan Status Waktu Verifikasi Ketidaksesuaian Perbaikan Akhir Selesai (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Tanda tangan MR... (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed Halaman 12 dari 10
2. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00013 05003 02) Bidang /Jenis yang dikoreksi: Koreksi Ke : Tgl Keluhan : Uraian Temuan: No. CAR/Koreksi : Kategori: 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan /MR Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan Kepala Unit TIK 1. OPEN 2. CLOSED Halaman 13 dari 10