Tinjauan Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Inap Askes PNS di RSU Pandan Arang Boyolali

Tinjauan Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Inap Askes PNS di RSU Pandan Arang Boyolali Bayu Narotama Eka 1, Antik Pujihastuti 2, Riyoko 2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 ABSTRAK RSU Pandan Arang Boyolali dalam melayani pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS telah tercantum pada prosedur tetap pendaftaran pasien umum sedangkan aturan prosedur pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS secara rinci diatur berdasarkan perjanjian kerjasama antara PT Askes dengan pihak rumah sakit. Akan tetapi masih ditemukan ketidaklengkapan persyaratan yang tidak dibawa oleh pasien terutama pada surat rujukan dari dokter pribadi atau puskesmas sehingga terjadi ketidaklengkapan yang melebihi batas waktu 2 x 24 jam. Dengan tujuan untuk mengetahui prosedur pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS. Jenis penelitian ini adalah secara deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Obyek penelitian ini adalah alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di RSUD Pandan Arang Boyolali dengan metode wawancara dan observasi kemudian data dianalisis secara deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa RSU Pandan Arang Boyolali dalam melayani pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS telah tercantum pada prosedur tetap pendaftaran pasien umum sedangkan aturan prosedur pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS secara lengkap terdapat pada perjanjian kerja sama antara PT Askes dengan pihak rumah sakit. Selain itu dalam pelengkapan persyaratan pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS masih ditemukan ketidaklengkapan persyaratan pasien rawat inap Askes berupa surat rujukan dari puskesmas maupun dokter pribadi yang melebihi batas waktu 2 x 24 jam.sehingga terjadi ketidak lengkapan yang melebihi batas waktu tersebut. Simpulan dari penelitian ini RSU Pandan Arang Boyolali dalam melayani pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS telah tercantum pada prosedur tetap pendaftaran pasien rawat inap umum, akan tetapi berpedoman pada perjanjian kerja sama antara PT Askes dengan pihak rumah sakit Kata Kunci : Alur Prosedur Pendaftaran, Pasien Rawat Inap, Askes PNS Kepustakaan : 8 (1994-2008) LATAR BELAKANG Sarana pelayanan kesehatan atau rumah sakit selain berfungsi sebagai tempat pengobatan dan perawatan kepada pasien juga sebagai pusat pendidikan pelayanan kesehatan (teaching hospital) bagi calon dokter, perawat, bidan bahkan juga perekam medis. Tugas perekam medis di rumah sakit sebagai pengendali pelayanan non medis dengan pengelolaan rekam medis yang berisikan informasi kesehatan pasien. Oleh karena itu, salah satu bagian rumah sakit yang menunjang pelayanan administrasi adalah Tempat pendaftaran pasien rawat inap Tempat pendaftaran pasien rawat inap bertanggung jawab dalam mengatur pendaftaran dan penerimaan pasien yang akan rawat inap. Alur prosedur pelayanan rawat inap pada setiap rumah sakit, memiliki sistem pelayanan yang berbeda-beda, tergantung pada prosedur tetap masingmasing rumah sakit. Dalam pelayanan pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS, yang membutuhkan persyaratan lengkap pada saat pendaftaran seperti kartu Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 87

keanggotaan Askes PNS, surat rujukan dari dokter pribadi atau Puskesmas, dan kartu identitas diri seperti KTP/ KK. Khususnya RSU Pandan Arang Boyolali dalam melayani pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS masih ditemukan adanya ketidaklengkapan persyaratan pasien terutama pada surat rujukan dari dokter pribadi atau puskesmas yang tidak dibawa oleh pasien saat mendaftar sehingga terjadi ketidaklengkapan yang melebihi batas waktu 2 x 24 jam. Berdasarkan alasan tersebut maka penulis mengambil judul penelitian Tinjauan Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Inap Askes PNS di RSU Pandan Arang Boyolali. TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis Menurut PerMenKes RI No. 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat. (Depkes, RI. 2006) Menurut UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran pasal 46 ayat (1), rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain: 1. Aspek administrasi Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Oleh karena itu penggunaan rekam medis diperlukan untuk melihat proses pengobatan dan tindakan yang diberikan atas diri seseorang pasien dapat diakses secara langsung oleh bagian yang berwenang atas pemeriksaan tersebut. 2. Aspek medis Catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan dan perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen risiko klinis serta keamanan atau keselamatan pasien dan kendali biaya. 3. Aspek hukum Isinya menyangkut masalah jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan keadilan. Rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien sebagai informasi yang dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan 86 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102

dan perundang-undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No. 29 Tahun 2004 Pasal 46 ayat (1) Penjelasan). 4. Aspek keuangan Isinya mengandung data atau informasi yang dipergunakan sebagai aspek keuangan yaitu dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan yang diberikan pada pasien selama menjalani perawatan di rumah sakit. 5. Aspek penelitian Isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. 6. Aspek pendidikan Isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran di bidang pendidikan kesehatan. 7. Aspek dokumentasi Isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi aplikasinya dapat diterapkan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang efektif dan efisien sesuai aturan dan prosedur yang ditetapkan. (Depkes, RI. 2006) B. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap 1. Pengertian Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap (TPPRI) atau Pusat Informasi Rawat Inap atau Pusat Informasi Rumah Sakit, adalah salah satu bagian rumah sakit yang mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan rawat inap. Sistem pelayanan Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap berbeda antara satu rumah sakit dengan rumah sakit lain. Perbedaannya pada kebijakan penerimaan pasien yang akan dirawat inap yaitu semua pasien rawat inap harus melalui pemeriksaan rawat jalan atau gawat darurat dan Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap dapat menerima pasien secara langsung selain melalui pasien dari rawat jalan dan gawat darurat. 2. Tugas Pokok a. Melakukan pencatatan mengenai pasien masuk dan keluar yang sedang di rawat inap, termasuk mutasi pasien antara ruang atau bangsal. Bila perlu nama-nama pasien yang sedang rawat inap dipasang di ruang-ruang perawatan. b. Menerima pasien yang dirawat inap untuk diarahkan ke bangsal dan kelas perawatan yang sesuai dengan pilihan pasien dengan membuat admission note. c. Menyediakan formulir rekam medis rawat inap tambahan yang diperlukan oleh Unit Rawat Inap untuk mencatat pelayanan medis dan keperawatan yang dilakukan. Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 89

d. Melakukan komunikasi setiap saat dengan bangsal-bangsal Unit Rawat Inap tentang nama-nama pasien masuk dan keluar. e. Memberi informasi yang benar dan jelas kepada yang membutuhkan. 3. Deskripsi Kegiatan Pokok a. Setiap saat petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap memastikan terlebih dahulu penggunaan tempat tidur di setiap bangsal atau ruangan rawat inap dengan cara menanyakan kepada kepala bangsal atau dengan melihat laporan sensus harian rawat inap yang dibuat oleh petugas bangsal masing-masing jika sensus tersebut sebelum dikirim ke unit rekam medis diserahkan ke Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap. b. Mencatat penggunaan tempat tidur ke dalam buku penggunaan ruangan dan memasang nama pasien ke papan yang telah disediakan. c. Menyiapkan formulir rekam medis meliputi: 1) Formulir-formulir kelengkapan dokumen rekam medis rawat inap 2) Register pendaftaran pasien rawat inap 3) Surat persetujuan rawat inap 4) Kartu tunggu pasien rawat inap 5) Buku catatan pengunaan tempat tidur 6) Buku catatan penggunaan formulir rekam medis 7) Bila menerima pasien langsung perlu disediakan: a) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis b) Kartu Identitas Berobat c) Kartu Indeks Utama Pasien 8) Daftar penyakit yang harus segera dilaporkan ke Dinkes Kabupaten/ Kota (wabah penyakit menular). d. Menerima pasien rawat inap berdasarkan admission note e. Mewawancarai pasien untuk menentukan bangsal dan kelas perawatan f. Mencatat identitas pasien serta identitas keluarga pasien yang sewaktu-waktu dapat dihubungi g. Memesan tempat tidur bagi pasien rawat inap ke bangsal rawat inap h. Mencatat di buku register pendaftaran pasien rawat inap i. Jika rumah sakit mengijinkan pasien ditunggu, membuat kartu tunggu untuk diserahkan kepada keluarga pasien j. Mendistribusikan dokumen rekam medis dan mengantar pasien ke bangsal yang sesuai oleh petugas yang ditugasi untuk pengantaran pasien. k. Mencatat nama-nama pasien yang menggunakan tempat tidur pada setiap bangsal dan memasangnya ke papan nama pasien rawat inap l. Melaporkan data penyakit menular pada unit rawat inap per telepon dan 90 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102

surat ke Dinkes Kabupaten/ Kota (KDRS) dalam waktu 1 12 jam m. Bila Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap melayani langsung: 1) Membuat Kartu Identitas Berobat dan Kartu Indeks Utama Pasien, kemudian Kartu Identitas Berobat diserahkan kepad pasien sedangkan Kartu Indeks Utama Pasien diserahkan ke Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan. 2) Menulis nomor rekam medis pada tracer untuk diserahkan ke unit rekam medis bagian filing atau memberitahukannya dengan menyebut nama, alamat, nama keluarga pasien untuk dicarikan dokumen lainnya. 3) Bila pasien dengan Askes PNS perlu memenuhi kelengkapan persyaratan berupa: a) Kartu ASKES harus asli. b) Menyertakan fotocopy KTP dan KK. c) Menunjukan surat rujukan dari Puskesmas atau dokter keluarga 4. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen: a. Identitas pasien rawat inap, ruang dan kelas perawatan b. Mutasi pasien rawat inap c. Jumlah pasien yang berdasarkan dari Unit Rawat Jalan, Unit Gawat Darurat dan langsung rujukan dari luar d. Jumlah pasien rujukan dan asal rujukan e. Jumlah dan cara pasien keluar f. Jumlah pasien rawat inap (Askes/ Non Askes) g. Jumlah tempat tidur kosong dan terisi setiap bangsal h. Diagnosis masuk (termasuk kategori wabah/ menular) untuk pasien rujukan dari luar yang langsung opname. i. Penanggungjawab Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap yang dinas hari ini. 5. Dokumen dan Catatan yang Digunakan a. Formulir kelengkapan dokumen rekam medis rawat inap b. Formulir persetujuan dirawat c. Kartu Identitas Berobat dan Kartu Indeks Utama Pasien bila pasien mendaftar langsung d. Buku catatan registrasi pendaftaran pasien rawat inap e. Daftar tarif dan kelas perawatan f. Buku catatan penggunaan nomor dan formulir rekam medis rawat inap g. Buku ekspedisi penerimaan dokumen rekam medis rawat inap h. Buku catatan penggunaan tempat tidur 6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a. Prosedur komunikasi informasi keluar masuk dan mutasi pasien antara Unit Rawat Inap dengan Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 91

b. Prosedur penyediaan formulir kelengkapan dokumen rekam medis rawat inap untuk pelayanan rekam medis pasien rawat inap. c. Prosedur penerimaan pasien d. Prosedur pemilihan ruang dan kelas perawatan e. Prosedur pendistribusian formulir dan dokumen rekam medis rawat inap ke Unit Rawat Inap f. Prosedur pengantar pasien ke bangsal rawat inap g. Prosedur penerimaan pasien langsung diterima di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap h. Prosedur pelaporan kegiatan pelayanan penerimaan pasien rawat inap i. Prosedur penyampaian berita wabah dan penyakit menular.(shofari, 2002) C. Askes PNS Asuransi kesehatan untuk pegawai negeri sipil beserta keluarga dan penerima pensiun telah diperkenalkan sejak tahun 1968 dengan Surat Keputusan Presiden No. 230/ 1968. Pembayaran premi bersifat wajib (compolsary) dengan memotong gaji pegawai negeri sebesar 2% dan pensiunan sebesar 5% tiap bulan. Jaringan provider PT. Askes terdiri dari pelayanan kesehatan dasar di Puskesmas atau dokter keluarga dan pelayanan rawat jalan dan rawat inap lanjutan di rumah sakit pemerintah (592 buah), rumah sakit TNI/ POLRI (17 buah), rumah sakit swasta (224 buah), apotek, optikal dan unit tranfusi darah PMI. Pengelola dana dipercayakan kepada PT. Askes sesuai dengan PP No. 6 tahun 1992 di bawah Departemen Kesehatan RI. 1. Jenis Pelayanan Askes PNS Jenis pelayanannya bersifat menyeluruh (comprehensive) yang artinya pengelola dana bertindak sebagai penyedia layanan, dengan jenis pelayanan kesehatan yang ditanggung mencakup seluruh jenis pelayanan kesehatan baik pelayanan kuratif juga preventif. Tujuannya adalah untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan peserta. Bila peserta jarang yang sakit maka badan asuransi kesehatan akan mendapatkan keuntungan. Pelayanan kesehatan yang diperoleh peserta Askes PNS adalah a. Pelayanan kesehatan tingkat pertama di Puskesmas/ dokter keluarga b. Pelayanan kesehatan tingkat lanjutan di rumah sakit pemerintah, rumah sakit TNI-POLRI dan rumah sakit swasta yang ditunjuk (rawat jalan, rawat inap dan Unit Gawat Darurat) dan pelayanan khusus jantung, operasi paru, ginjal, radiotherapy dan penunjang diagnostik canggih. c. Rawat inap dan persalinan sampai dengan anak kedua hidup d. Pelayanan obat sesuai dengan Daftar Penggunaan Harga Obat (DPHO) e. Alat kesehatan: kecamatan, gigi tiruan, heading, kaki palsu dan tangan tiruan dan implant (bagi peserta) Pelayanan yang tidak dijamin oleh PT. Askes antara lain: 92 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102

a. Tidak mengikuti prosedur sesuai dengan ketentuan yang diatur oleh PT. Askes. b. Pelayanan di luar prosedur PT. Askes (Persero) dan pelayanan di luar negeri c. Obat-obatan di luar Daftar Penggunaan Harga Obat; contac lens, tongkat penyangga, korset dan operasi plastik untuk kosmetik. d. Pelayanan ambulans pembuatan Peserta visum transport dan administrasi Tanpa rujukan Puskesm as/ dok. kel Emerg ency Gambar 1. Prosedur Pelayanan Kesehatan Manfaat pelayanan kesehatan bagi pengguna Askes PNS adalah a. Pelayanan kesehatan di Puskesmas/ dokter keluarga terdiri dari pelayanan pemeriksaan dokter, tindakan medis kecil, laboratorium sederhana serta pelayanan obat Rujuka n Apotik Rumah Sakit b. Pelayanan kesehatan di rumah sakit, apotik dan optik terdiri dari pelayanan pemeriksaan dokter, tindakan medis, penunjang diagnostic, rehabilitasi medis, perawatan di ruang rawat biasa/ ICU/ ICCU, tindakan medis/ operasi sedang, besar dan khusus, tranfusi darah serta pelayanan obat. c. Pelayanan emergensi/ gawat darurat terdiri dari pelayanan pemeriksaan dokter, tindakan medis kecil, penunjang diagnosis dan pelayanan obat. d. Pelayanan kehamilan/ persalinan terdiri dari pelayanan pemeriksaan, penanganan gangguan kehamilan/ persalinan yang ditanggung. e. Pelayanan khusus terdiri dari pelayanan radiotherapy, penunjang diagnostik canggih dan pelayanan cuci darah, cangkok ginjal, tembak batu ginjal, operasi jantung/ paru dan pengobatan kanker. f. Bantuan biaya alat kesehatan terdiri dari kacamata, gigi tiruan, alat bantu dengar, kaki/ tangan tiruan, implant meliputi intra ocularlens/ IOL, pen, screw. 2. Kepesertaan Askes PNS Dalam hal ini peserta Askes PNS adalah sebagai suatu kelompok yang didaftarkan termasuk berlaku untuk anggota keluarga yang didaftarkan. Hal ini sama dengan bentuk satu keluarga yaitu mengikut sertakan anggota keluarga inti, satu ayah, satu ibu dan anak yang menjadi tanggungan gaji. Tiap anggota keluarga yang masuk dalam asuransi Askes PNS memiliki kartu tanda anggota (enrolle identification card). Kartu Askes merupakan identitas peserta dan anggota keluarganya yang menjadi syarat mutlak untuk memperoleh pelayanan kesehatan di fasilitas kesehatan yang bekerja Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 93

sama dengan PT. Askes (Persero). Setiap peserta dan anggota keluarga masing-masing terdaftar dan memiliki 1 (satu) kartu Askes yang berlaku secara nasional 3. Hak peserta Askes adalah a. Memperoleh Kartu Askes b. Memperoleh pelayanan kesehatan c. Memperoleh penjelasan/ informasi d. Menyampaikan keluhan e. Kewajiban peserta Askes adalah f. Membayar premi g. Memberikan data kepada kantor Askes (persero) setempat atau Askes Center untuk proses penerbitan Kartu Askes h. Mengetahui dan mentaati ketentuan dan prosedur pelayanan i. Menjaga agar kartu Askes tidak rusak, hilang atau dimanfaatkan orang yang tidak berhak.(pt Askes, 2010). METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian adalah deskriptif yaitu menggambarkan dan menganalisa keadaan yang diperoleh dari hasil pengamatan, dengan menggunakan pendekatan cross sectional yaitu pendekatan yang menggunakan satu kali pengumpulan data pada waktu tertentu untuk memperoleh data yang lebih lengkap dengan cepat sekaligus menggambarkan perkembangan individu tertentu. (Arikunto, 2010) B. Definisi Istilah 1. Alur prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas atau metode langkah demi langkah secara pasti dalam proses. 2. Pendaftaran Pasien rawat inap Askes PNS adalah bagian rumah sakit yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan rawat inap. C. Obyek Penelitian Obyek penelitian yang digunakan adalah alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS di Rumah Sakit Umum Pandan Arang Boyolali. D. Instrumen Penelitian dan Cara Pengumpulan Data 1. Instrumen Penelitian a. Pedoman Wawancara Pedoman wawancara yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung dengan nara sumber untuk memperoleh data tentang alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS di Rumah Sakit Umum Pandan Arang Boyolali. b. Pedoman Observasi Observasi yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati objek yang diteliti secara langsung pada saat penelitian, digunakan untuk mendapatkan data: 1) Prosedur tetap rumah sakit tentang alur dan prosedur pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di Rumah Sakit Umum Pandan Arang Boyolali 2) Formulir dan buku catatan yang digunakan dalam pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes 94 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102

PNS di Rumah Sakit Umum Pandan Arang Boyolali. 3) Pelaksanaan alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di Rumah Sakit Umum Pandan Arang Boyolali 2. Cara pengumpulan data a. Wawancara Wawancara yaitu cara yang digunakan jika sumber atau responden penelitian adalah manusia yang dilakukan secara langsung. Di sini diajukan pertanyaan-pertanyaan untuk kemudian dijawab oleh responden. b. Observasi Observasi dilakukan, dengan mengamati secara langsung obyek penelitian terhadap alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap. E. Teknik dan Analisis Data 1. Teknik Pengolahan Data Data yang terkumpul dilakukan pengolahan dengan tahap sebagai berikut: a. Colecting, yaitu mengumpulkan data tentang alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap. b. Editing, yaitu meneliti atau mengoreksi hasil pengumpulan data. c. Penyajian data, yaitu menyajikan hasil penelitian dalam bentuk kalimat. 2. Analisis Data Analisis yang digunakan adalah diskriptif yaitu memaparkan hasil-hasil penelitian yang sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan membandingkan teoriteori yang terkait dan selanjutnya ditarik suatu kesimpulan tanpa melakukan uji statistik (Arief, M. 2003). HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Kebijakan tentang prosedur pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di RSU Pandan Arang Boyolali RSU Pandan Arang Boyolali dalam melayani pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS telah tercantum pada prosedur tetap pendaftaran pasien umum sedangkan aturan prosedur pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS secara rinci di atur berdasarkan perjanjian kerja sama antara PT Askes dengan pihak rumah sakit. Dalam perjanjian kerjasama tersebut telah di uraikan antara lain: a. Kartu Askes PNS asli b. Surat rujukan dari puskesmas atau dokter pribadi c. Fotocopy kartu Askes rangkap 6 Berikut isi standar operasional prosedur pendaftaran bagi pasien bagi rawat inap umum : a. Pasien/ keluarga pasien mendaftar ke TPPRI, petugas menanyakan identitas pasien secara lengkap /dimintai KTP bila membawa, setelah itu ditanyakan juga nama keluarga yang bertanggung jawab atas pasien kemudian pasien tersebut wajib menandatangani surat pernyataan dirawat Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 95

b. Petugas TPPRI menanyakan kelas yang di kehendaki serta fasilitas yang dipergunakan (bayar sendiri, Askes, Jamkesmas, dll). c. Bagi pasien Askes diharuskan melengkapi foto copy kartu Askes rangkap 6, bagi peserta Askes dan membeli karcis bagi pasien umum d. Nomor rekam medis diambilkan dari komputer secara otomatis. e. Petugas TPPRI meneliti dokumen rekam medis mengenai nama, nomor rekam medis dan tanda tangan pasien/ wali, bila telah benar serahkan kepada pasien untuk diberikan kepada petugas UGD f. Petugas UGD mengantar pasien ke bangsal beserta berkas rekam medisnya 2. Pelaksanaan pendaftaran bagi pasien rawat inap Askes PNS dapat di layani di loket TPPRI sebagai berikut: a. Pasien Baru 1) Setiap pasien yang datang dicatat identitas pasien melalui pendaftaran pasien rawat inap (TPPRI) baik yang melalui TPPRJ maupun IGD di lembar rekam medis rawat inap dengan nomor yang telah disediakan oleh sub bagian rekam medis dengan sistem komputerisasi. 2) Data sosial dan data medis pasien dicatat di buku register pendaftaran rawat inap saat pasien mendaftar di pendaftaran rawat inap. 3) Bagi pasien Askes dan peserta JPS diharuskan melengkapi foto copy kartu Askes bagi peserta Askes dan membeli karcis bagi pasien umum 4) Pasien beserta dokumen rekam medis diantar ke ruang perawatan sesuai permintaan pasien atau keluarga. b. Pasien lama 1) Pasien lama yang didaftar melalui TPPRJ maupun IGD dicatat di buku register rawat inap. 2) Kartu Indeks Berobat pasien lama dikirim ke ruang penyimpanan rekam medis untuk mencarikan dokumen lama. 3) Petugas rekam medis mencarikan dokumen rekam medis lama di filling dengan membawa KIB. 4) Apabila pasien lama tidak membawa KIB maka data pasien dichek di komputer untuk mengetahui nomor rekam medis lamanya 5) Data pasien seperti nama, nomor rekam medis, alamat dan jenis kelamin, dicatat pada buku register rawat inap. 6) Rekam medis dan pasien diantarkan ke ruang perawatan sesuai dengan permintaan pasien atau keluarganya. 3. Formulir dan buku catatan yang digunakan dalam pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di RSUD Pandan Arang Boyolali 96 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102

Selain itu, petugas TPPRI membutuhkan formulir dan buku catatan dalam pelayanan pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS meliputi: a. KIB, berisi nama, nomor rekam medis, alamat, jenis kelamin dan umur pasien, digunakan untuk mencatat identitas pasien yang menunjukkan bahwa pasien pernah berobat ke rumah sakit tersebut b. Buku register pendaftaran rawat inap, berisi tanggal masuk rawat inap, jam masuk rawat inap, nomor rekam medis, nama pasien, umur dan jenis kelamin, alamat lengkap, asal pasien, jenis pembayaran, pendidikan, status, kunjungan, ruang dan kelas perawatan dan diagnosa awal, yang diisi oleh petugas pendaftaran pasien rawat inap dan bertujuan untuk mengetahui jumlah, cakupan pelayanan, jenis penyakit dan cara pembayaran pasien rawat inap. c. Formulir-formulir rawat inap meliputi: 1) Formulir persetujuan dirawat inap (admission note) yaitu formulir persetujuan pasien untuk dirawat inap dan memenuhi kewajibannya sebagai pasien rawat inap dengan Askes PNS berisi pernyataan kebersediaan rawat inap, nama, nomor rekam medis dan alamat pasien. 2) Dokumen rekam medis yang digunakan sesuai dengan jenis perawatan yang diterima oleh pasien rawat inap dengan Askes PNS meliputi: lembar masuk dan keluar, anamnesa, pemeriksaan fisik, grafik vital sign, perjalanan penyakit, formulir pengobatan, rekaman asuhan keperawatan gawat darurat, formulir hasil pemeriksaan laboratorium/ rontgen/ Electro Cardio Graphy (ECG)/ Ultra Sono Graphy (USG), formulir data dasar rumah sakit, lembar konsultasi, resume keluar, resume perawatan, persetujuan tindakan medis dan penolakan tindakan medis. 4. Pelaksanaan alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di RSUD Pandan Arang Boyolali Pelayanan pasien rawat inap baik yang datang langsung ke bagian TPPRI maupun melalui TPPRJ atau IGD dilayani di loket dengan jam buka pelayanan pukul 00.00 WIB s.d 24.00 WIB atau selama 24 jam. Loket pendaftaran pasien rawat inap ini terletak menjadi satu dengan loket pendaftaran pasien IGD dengan jumlah petugas 6 orang yang dibagi menjadi 3 shift yaitu pukul 07.00 s.d 14.00 WIB sebanyak 3 petugas, pukul 14.00 s.d 21.00 WIB, sebanyak 2 petugas dari pukul 21.00 s.d 07.00 WIB. Bagi pasien rawat inap Askes PNS prosedur pelayanan pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes dapat adalah sebagai berikut: Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 97

a. Pasien baru dengan ASKES PNS 1) Petugas TPPRI merakit formulirformulir yang digunakan untuk pasien rawat inap 2) Petugas memasukkan data identitas pasien seperti nama, alamat dan nomor rekam medis pasien ke dalam komputer sesuai kartu asli ASKES PNS. 3) Keluarga pasien membuat surat pernyataan persetujuan rawat inap. 4) Petugas mencetak data pasien dan melengkapi formulir pasien yaitu formulir ringkasan masuk dan keluar, formulir pemeriksaan, formulir evaluasi apabila pasien gawat darurat, formulir perincian biaya pelayanan apabila pasien IGD. 5) Petugas pendaftaran membuat KIB sesuai nomor rekam medis pasien yang diperoleh dari sistem komputer secara otomatis 6) Petugas memasukkan ke dalam folder berupa formulir ringkasan masuk gawat darurat, formulir pemeriksaan, formulir evaluasi apabila pasien gawat darurat, formulir perincian biaya pelayanan apabila pasien IGD dan formulir ASKES PNS, surat rujukan dan KIB pasien dalam map. 7) Petugas TPPRI menulis nama pasien, nomor rekam medis pada sampul folder/ map. 8) Petugas mencatat data dan identitas pasien ke buku register rawat inap. 10) Petugas TPPRI menyerahkan dokumen rekam medis pasien kepada keluarga pasien dan diserahkan kepada perawat atau dokter rawat inap. b. Pasien lama dengan ASKES PNS 1) Petugas TPPRI merakit formulirformulir yang digunakan untuk pasien rawat inap 2) Petugas TPPRI menerima formulir pasien dari keluarga pasien berupa surat rujukan dan kartu ASKES PNS. 3) Petugas memasukkan data identitas pasien ke dalam komputer sesuai kartu asli ASKES PNS. 4) Keluarga pasien membuat surat pernyataan kebersediaan pasien dirawat inap. 5) Petugas mencetak data pasien dan melengkapi formulir pasien yaitu formulir ringkasan masuk gawat darurat, formulir pemeriksaan, formulir evaluasi pasien gawat darurat, formulir penerimaan biaya pelayanan pasien IGD dan formulir ASKES PNS. 6) Petugas rawat inap membawa tracer berupa secarik kertas yang berisi nama, alamat dan nomor rekam medis pasien ke ruang filing untuk mencarikan dokumen rekam medis pasien. 98 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102

7) Petugas memasukan formulir ringkasan masuk, formulir pemeriksaan, formulir evaluasi pasien apabila gawat darurat, formulir perincian biaya pelayanan apabila pasien IGD dan formulir ASKES PNS, surat pernyataan rangkap 2, surat rujukan dan KIB pasien ke dalam map dokumen rekam medis pasien yang lama. 8) Petugas mencatat data dan identitas pasien ke buku register pendaftaran pasien rawat inap. 9) Petugas TPPRI menyerahkan dokumen rekam medis pasien ke keluarga pasien dan diminta untuk menyerahkan kepada perawat atau dokter. Sedangkan, kelengkapan persyaratan pasien rawat inap dengan Askes PNS dalam pelaksanaannya telah sesuai dengan kebijakan di RSUD Pandan Arang Boyolali. Persyaratan pasien Askes PNS tersebut harus lengkap pada saat pasien dilayani di TPPRI sehingga pihak rumah sakit bertanggung jawab penuh kepada pasien Askes PNS yang telah melengkapi persyaratan tersebut. Setiap persyaratan yang dilengkapi oleh pasien diverifikasi untuk mengetahui ketidaklengkapan dan apabila dinyatakan lengkap maka petugas perwakilan PT. Askes di RSUD Pandan Arang Boyolali akan mengeluarkan Surat Jaminan Pelayanan (SJP) Askes PNS. Apabila pasien Askes PNS datang dalam keadaan gawat darurat (emergency) maka pasien tersebut akan mendapatkan perawatan medis terlebih dahulu dan untuk kelengkapan persyaratan ditanggung oleh keluarga dalam batas waktu kelengkapan 2 24 jam. Akan tetapi masih ditemukan adanya ketidaklengkapan dalam persyaratan yang harus dipenuhi oleh pasien Askes PNS, khususnya dalam memenuhi persyaratan surat rujukan dari puskesmas atau dokter pribadi sehingga pasien diminta untuk melengkapi persyaratan sesuai dengan waktu yang ditentukan. B. Pembahasan 1. Kebijakan tetap rumah sakit tentang prosedur pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS di RSUD Pandan Arang Boyolali RSU Pandan Arang Boyolali dalam melayani pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS telah tercantum pada prosedur tetap pendaftaran pasien umum sedangkan aturan prosedur pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS secara lengkap terdapat pada perjanjian kerja sama antara PT Askes dengan pihak rumah sakit. Hal ini menyebabkan kesalahan persepsi bagi pihak yang berkepentingan karena dalam prosedur tetap tersebut tidak secara khusus mencantumkan pelayanan pendaftaran pasien Askes PNS, untuk itu perlu adanya pemisahan antara prosedur tetap pendaftaran pasien umum rawat inap dengan pasien Askes PNS rawat inap. Persyaratan yang harus dipenuhi pasien rawat inap dengan Askes PNS meliputi foto copy kartu Askes PNS dan membawa surat rujukan dari puskesmas atau dokter pribadi Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 99

guna mendapatkan surat jaminan pelayanan (SJP) yang dilakukan oleh petugas perwakilan PT Askes di RSUD Pandan Arang Boyolali. Kemudian pasien berhak untuk mendapatkan pelayanan sebagai pasien Askes PNS. Apabila kelengkapan persyaratan sebagai pasien askes tidak dipenuhi atau melebihi batas waktu pelengkapan maka pasien dianggap sebagai pasien umum. 2. Formulir dan buku catatan yang digunakan dalam pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di RSUD Pandan Arang Boyolali Formulir dan buku catatan yang digunakan telah sesuai dengan prosedur tetap pelayanan pendaftaran pasien rawat inap, seperti formulir persetujuan dirawat, KIB dan KIUP serta buku catatan registrasi pendaftaran pasien rawat inap. Hal ini bertujuan untuk memberikan data dan informasi yang dibutuhkan manajemen rumah sakit, seperti identitas pasien rawat inap, ruang dan kelas perawatan, mutasi pasien rawat inap, jumlah kunjungan pasien, dll selama kurun waktu tertentu. 3. Pelaksanaan alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS di RSUD Pandan Arang Boyolali Pelayanan pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS selama ini berpedoman pada perjanjian kerja sama antara pihak rumah sakit dengan pihak PT Askes, dimana setiap pasien baru yang melakukan pendaftaran sebagai pasien askes di TPPRI telah memenuhi persyaratan sebagai pasien Askes kemudian dibuatkan dokumen rekam medis baru oleh petugas TPPRI dengan nomor rekam medis baru yang diperoleh secara komputerisasi. Bagi pasien lama yang memenuhi persyaratan maka dilakukan pengambilan dokumen rekam medis pasien diambil terlebih dahulu di ruang filing dengan menggunakan secarik kertas yang berisi nama, nomor rekam medis dan alamat pasien yang digunakan untuk peminjaman dokumen sehingga membutuhkan waktu dalam pengambilan dokumen rekam medis di ruang filing. Sedangkan untuk kelengkapan persyaratan pasien rawat inap dengan Askes PNS dalam pelaksanaannya telah sesuai dengan kebijakan di RSUD Pandan Arang Boyolali, dimana pasien harus melengkapi persyaratan seperti kartu Askes PNS asli dan surat rujukan dari puskesmas atau dokter pribadi. Persyaratan pasien Askes PNS tersebut harus lengkap pada saat pasien dilayani di TPPRI sehingga cukup membantu petugas TPPRI dalam melakukan verifikasi kepersertaan Askes PNS, bila pasien telah dinyatakan lengkap maka petugas perwakilan PT. Askes di RSUD Pandan Arang Boyolali akan mengeluarkan Surat Jaminan Pelayanan (SJP) Askes PNS. Apabila pasien Askes PNS datang dalam keadaan gawat darurat (emergency) maka pasien tersebut akan mendapatkan perawatan medis terlebih dahulu, sedangkan untuk melengkapi persyaratan Askes PNS dapat dilakukan oleh pihak keluarga dengan batas waktu 2 24 jam. Akan tetapi masih ditemukan ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran pasien Askes berupa surat 100 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102

rujukan dari puskesmas atau dokter pribadi, yang melebihi batas waktu yang telah ditentukan. Hal ini dikarenakan pasien tidak mengetahui tentang kelengkapan persyaratan pendaftaran pasien dengan Askes PNS, hal ini tidak sesuai pula dengan perjanjian kerja sama antara pihak rumah sakit dengan PT Askes. sehingga pelayanan peserta Askes menjadi terhambat. Hal ini dipertegas dalam kebijakan PT Askes bahwa peserta yang tidak mengikuti prosedur sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam PT Askes maka pelayanan yang telah dikeluarkan tidak dijamin oleh PT Askes (tidak mendapat ganti rugi). Selain itu bila pasien Askes PNS menjalani rawat inap, maka wajib menunjukkan kartu peserta Askes PNS untuk mendapatkan pelayanan rawat inap, hal tersebut telah sesuai dengan hak peserta Askes PNS bahwa setiap peserta Askes PNS dapat mempergunakan kartu peserta Askes untuk memperoleh pelayanan rawat inap. (PT ASKES, 2010) Bila pasien dari luar kota maka pasien diminta membuat pernyataan dari perwakilan atau cabang PT Askes (Persero) kota asal pasien untuk memperoleh surat pernyataan bahwa pasien tersebut merupakan anggota Askes PNS dari kota asal. Sehingga pasien tersebut dapat dilayani sebagai pasien Askes PNS, hal tersebut telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku sesuai dengan ketentuan yang berlaku di rumah sakit tersebut. SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan 1. RSU Pandan Arang Boyolali dalam melayani pendaftaran pasien rawat inap Askes PNS telah tercantum pada prosedur tetap pendaftaran pasien rawat inap umum, akan tetapi berpedoman pada perjanjian kerja sama antara PT Askes dengan pihak rumah sakit. 2. Sedangkan, untuk pelaksanaan kelengkapan persyaratan pendaftaran pasien Askes PNS masih ditemukan, bahwa pasien tidak membawa surat rujukan dari puskesmas atau dokter pribadi sehingga terjadi ketidaklengkapan persyaratan yang melebihi batas waktu (2 X 24 jam) untuk diserahkan ke pihak rumah sakit. B. Saran 1. Perlu dibuatkan prosedur tetap khusus tentang pelayanan pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS secara terpisah antara prosedur tetap pendaftaran pasien rawat inap umum dengan perjanjian naskah kerja sama pihak rumah sakit dengan PT Askes. Hal ini bertujuan agar persyaratan kelengkapan Askes dapat terpenuhi sesuai aturan PT Askes. Sehingga memudahkan petugas dalam melaksanakan job description. 2. Untuk meningkatkan pelayanan pendaftaran pasien rawat inap dengan Askes PNS maka dapat dilakukan sosialisasi oleh pihak PT Askes maupun rumah sakit terhadap peserta Askes tentang persyaratan untuk mendapatkan Tinjauan Alur Prosedur...(Bayu Narotama, dkk) 101

pelayanan kesehatan sebagai pasien rawat inap Askes PNS maka harus melengkapi persyaratan yang ditetapkan oleh PT Askes secara periodik dalam 1 bulan sekali. Selain itu pihak rumah sakit dapat mensosialisasikan hal tersebut terhadap peserta Askes PNS melalui pengumuman secara tertulis yang ditempelkan pada mading ataupun loket pendaftaran serta secara lisan melalui loket pendaftaran oleh tim khusus yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit tersebut dengan tujuan seluruh komponen yang terlibat dalam pelayanan tersebut mengetahui alur dan persyaratan yang ditentukan untuk mendapatkan pelayanan. DAFTAR PUSTAKA Arief TQ M. 2003. Pengantar Metodologi Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Surakarta: Sebelas Maret University Press. Huffman EK. 1994. Health Information Managemen. Illinois, USA: Physician Records Company. Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis Shofari B. 2002. Pengelolaan Sistem Rekam Medik 01. Semarang, Perhimpunan Perekam Medik dan Informasi Kesehatan Indonesia.(tidak dipublikasikan) Permenkes RI Nomor 416/menkes/per/II/2011 tentang Kenaikan Tarif Pelayanan Bagi Peserta Askes PT Askes. 2010. Pendaftaran Pasien Rawat Inap Askes PNS. www.ptaskes.com/read/faq Diakses pada tanggal 28 Mei 2012 Arikunto S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta Depkes RI. 2008. Pedoman Pelaksanaan Kesehatan PNS Th. 2008. www.dep_kes.coid./pdf. Diakses pada tanggal 30 April 2011.. 2006. Pedoman Penyelengaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indomesia. Revisi II. Jakarta: Direktorat jenderal Bina Pelayanan Medik. 2004. UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran 102 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 87-102