ENGENDALIAN DOKUMEN USKESMAS Halaman : 1 UTD uskesmas KOTA SURABAYA 1. engertian engendalian dokumen uskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen uskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi uskesmas. Dokumen aktif adalah: Dokument frekuensi pemakaian masih tinggi atau masih dipakai didalam kegiatan, masih disimpan diunit-unit pelayanan Dokumen inaktif adalah: Dokumen yg frekuensi pemakaian sudah rendah atau sudah tidak dipakai, untuk dokument rekap medik apabila pasien yg sudah mati atau meninggal 2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah langkah untuk pengendalian dokumen dalam rangka peningkatan mutu dan kinerja di puskesmas sememi 3. Kebijakan a. SK Kepala UTD uskesmas Nomer : 440/A.II.SK.6.0018.01 /436.6.3./2015 Tentang engendalian Dokumen di UTD uskesmas b. eraturan walikota surabaya no.68 tahun 2011 tentang tata naskah dinas di lingkungan pemerintah kota surabaya 4. Referensi Manajemen kearsipan, Zulkifli amsyah, Gramedia ustaka Utama, 1995 Bahan ajar pelatihan manajemen perkantoran, Depkes RI 2009 Buku pedoman akrediatsi puskesmas tahun 2013 ermenkes no. 269/menkes/per/III/2008 tentang rekam medis ermenkes no.55 thn 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis 5. rosedur/langkah I. engendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai Berikut: IA. engkodean dokumen kelompok pelayanan: 1. Administrasi Manajemen dengan kode: A., a. Bab I, (A/I), b. Bab II, (A/II), c. Bab III, (A/ III), 2. elayanan Upaya kode : B, a. Bab IV, (B/ IV), b. Bab V, (B/ V), c. Bab VI, (B/ VI), 3. elayanan Klinis kode : C, a. Bab VII, (C/ VII), b. Bab VIII, (C/ VIII), c. Bab IX, (C/ IX),
UTD uskesmas ENGENDALIAN DOKUMEN USKESMAS Halaman : 2 4. Jenis Dokumen a. Standar rosedur Operasional, disingkat:, b. Daftar tilik disingkat: Dt, c. Kerangka Acuan disingkat: KA, d. Surat Keputusan disingkat: SK, e. Kebijakan disingkat: Kb, f. Dokumen ekternal disingkat: Dek, g. Manual Mutu disingkat MM. h. edoman Mutu disingkat M, i. Audit Internal disingkat AI. I B. Sistem penomoran: 1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan emerintah Kota Surabaya ( Tata Naskah ) 2. enomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, 3. enomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean, 4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen: Contoh: 440/A.I.001.06/436.6.3.7/2015 (A: Kode Administrasi Manajemen, A : okja, I : Bab,, Jenis Dokumen 001 : No Urut 06 : Bulan 436.6.3.7: Kode erwilayah uskesmas 2015 : Tahun. A : Kode Administrasi Manajemen ( Kode okja I ) I : BAB : Jenis Dokumen 001 : Nomer Urut 06 : Bulan 436.6.3.7 : Kode erwilayah uskesmas 2015 : Tahun I C. enyimpanan Dokumen Manajemen a. enyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah emerintah Kota Surabya b. enyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasingmasing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program, II. engendalian Dokumen Rekam Medik II A. engkodean 1. Untuk enomeran Rekam Medis Orang Dewasa ( 5 Th Keatas ) a. I : Kelurahan
UTD uskesmas ENGENDALIAN DOKUMEN USKESMAS Halaman : 3 b. II : Kelurahan Kandangan c. Kelurahan Klakah Rejo d. Kelurahan Tb Oso W dan Kelurahan Romo Kalisari 2. Untuk enomeran Rekam Medis Anak ( Anak 1 Th s/d 5 Th ) a. A1 : Kelurahan b. A2 : Kelurahan Kandangan c. A3 : Kelurahan Klakah Rejo d. A4 : Kelurahan Tb Oso W dan Kelurahan Romo Kalisari 3. Untuk enomeran Rekam Medis Balita ( Balita 0 Bulan s/d 1 Tahun ) a. B1 : Kelurahan b. B2 : Kelurahan Kandangan c. B3 : Kelurahan Klakah Rejo d. B4 : Kelurahan Tb Oso W dan Kelurahan Romo Kalisari II B. enyimpanan Dokumen/ Rekam Medis 1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya lima tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya, 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di uskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda: a. Umum: resep umum, b. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan, c. Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
UTD uskesmas 6. Diagram Alir ENGENDALIAN DOKUMEN USKESMAS Halaman : 4 Mulai rosedur A (engkodean dokumen kelompok pelayanan) rosedur B (enyimpanan dokumen / arsip) rosedur C (Sistem penomoran) Selesei 7. Unit terkait Lintas rogram Lintas Sektor 8 Rekaman Historis erubahan No Yang dirubah Isi erubahan Tgl.mulai diberlakukan
UTD uskesmas ENGENDALIAN DOKUMEN USKESMAS Halaman : 5
UTD uskesmas ENGENDALIAN DOKUMEN USKESMAS Halaman : 6
UTD uskesmas ENGENDALIAN DOKUMEN USKESMAS Halaman : 7