TINJAUAN ALUR PROSEDUR PELAYANAN PASIEN RAWAT JALAN PESERTA JAMKESMAS DI RSUD KABUPATEN KARANGANYAR

TINJAUAN ALUR PROSEDUR PELAYANAN PASIEN RAWAT JALAN PESERTA JAMKESMAS DI RSUD KABUPATEN KARANGANYAR Indrayani Eka Agustina 1, Antik Puji Hastuti 2, Sri Mulyono 2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 ABSTRAK Tempat Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Kabupaten Karanganyar dalam melayani pendaftaran pasien Jamkesmas dimulai dari kegiatan pendaftaran pasien hingga pasien mendapatkan pelayanan belum dilengkapi prosedur tetap pelayanan pasien rawat jalan peserta Jamkesmas. Berdasarkan survey pendahuluan diketahui bahwa dalam sehari pasien Jamkesmas tidak melengkapi persyaratan sebanyak 6% seperti foto copy KTP/ KK, Surat Rujukan, foto copy SKP dan foto copy Kartu Jamkesmas. Hal ini menyebabkan pelayanan pasien Jamkesmas tidak segera mendapatkan pelayanan lebih lanjut. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tinjauan alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta Jamkesmas di RSUD Kabupaten karanganyar. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan cross sectional. Dalam penelitian ini subyek yang diteliti adalah pasien rawat jalan dengan Jamkesmas. Obyek penelitian adalah alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan dengan jamkesmas di RSUD Kabupaten Karanganyar. Instrumen yang digunakan adalah pedoman wawancara dan pedoman observasi. RSUD Kabupaten Karanganyar belum mempunyai prosedur tetap pendaftaran secara khusus pasien rawat jalan sebagai peserta Jamkesmas. Selain itu, penggunaan buku ekspedisi tidak sepenuhnya digunakan dalam serah terima sehingga tidak ada bukti serah terima dokumen rekam medis dari pendaftaran ke poliklinik. Masih ditemui ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran pasien rawat jalan peserta Jamkesmas misalnya kartu Jamkesmas asli, foto copy KTP, KK, surat rujukan dll. Pelaksanaan alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta Jamkesmas masih sangat sulit menelusuri dokumen rekam medis pasien apabila tidak ditemukan di ruang Filling dan pendistribusian dokumen rekam medis ke poliklinik masih sangat lama. Hal ini menyebabkan pelayanan pasien Jamkesmas tidak segera terpenuhi. RSUD Kabupaten Karanganyar perlu membuat prosedur tetap pendaftaran pasien rawat jalan peserta Jamkesmas. Buku ekspedisi perlu dimaksimalkan kembali penggunaannya agar dokumen rekam medis pasien rawat jalan peserta Jamkesmas dapat ditelusuri kembali apabila tidak ditemukan di ruang filling. Pihak RSUD Kabupaten Karanganyar perlu mensosialisasikan kelengkapan persyaratan peserta Jamkesmas secara periodik dan pemerintah daerah lewat kepala desa lebih tanggap terhadap penduduk yang mempunyai kartu Jamkesmas yang sudah tidak berlaku. Petugas perlu melakukan pengecekan atau penelitian ulang terhadap sistem penomoran untuk menghindari terjadinya penomoran rekam medis ganda. Kata Kunci : Alur Prosedur, Jamkesmas Kepustakaan : 10 (1994 2010) PENDAHULUAN Penyelenggaraan rekam medis merupakan salah satu upaya pelayanan kesehatan yang bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan baik rawat jalan maupun rawat inap, salah satu bagian rumah sakit yang menunjang pelayanan tersebut adalah TPPRJ yang bertanggung jawab dalam mengatur pendaftaran dan penerimaan pasien yang akan rawat jalan (Depkes RI, 1991) 38 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

Alur prosedur pelayanan rawat jalan pada setiap rumah sakit, memiliki sistem pelayanan yang berbeda-beda, tergantung pada kebijakan dari masing-masing rumah sakit terutama dalam pelayanan pasien JAMKESMAS. Pelayanan pasien JAMKESMAS harus memenuhi persyaratan peserta JAMKESMAS yang diatur dengan kebijakan rumah sakit setempat yang telah bekerja sama dengan PT. Askes (Persero). Oleh karena itu, prinsip pelayanan pasien JAMKESMAS bahwa pasien rawat jalan JAMKESMAS akan dilayani oleh pihak rumah sakit bila telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Kelengkapan persyaratan peserta JAMKESMAS meliputi kartu JAMKESMAS asli, foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP), foto copy Kartu Keluarga (KK), Surat Rujukan, Surat Keabsahan Peserta (SKP), surat rujukan dari puskesmas dan foto copy Kartu JAMKESMAS. Bagian TPPRJ RSUD Kabupaten Karanganyar dalam melayani pasien JAMKESMAS dimulai dari pendaftaran pasien hingga pasien mendapatkan pelayanan belum dilengkapi prosedur tetap pelayanan pasien rawat jalan khususnya pasien JAMKESMAS. Berdasarkan survey pendahuluan diketahui bahwa dalam sehari pasien JAMKESMAS tidak melengkapi persyaratan sebanyak 6% seperti foto copy KTP/ KK, Surat Rujukan, foto copy SKP dan foto copy Kartu JAMKESMAS. Hal ini menyebabkan pasien JAMKESMAS mengalami kesulitan dalam pendaftaran rawat jalan yang berakibat pada tertundanya pelayanan rawat jalan. Berdasarkan alasan tersebut maka peneliti ingin meneliti tentang Tinjauan Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis 1. Definisi Rekam Medis Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 269/MENKES/PER/III/2008 disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Selain itu, rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang di rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Depkes RI, 1991). 2. Pemaparan Informasi Rekam Medis Menurut PerMenKes RI No.269/MENKES/PER/III/2008 bab V pasal 12 yang berisi tentang ringkasan rekam medis sebagaimana dimaksud ada ayat (3) dapat diberikan catatan atau dikopi oleh pasien atau orang yang diberi kuasa atas persetujuan secara tertulis dari pasien serta keluarga pasien yang berhak untuk itu. Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 39

Pada saat ini makin banyak usaha-usaha yang bergerak dalam bidang asuransi, diantaranya asuransi sakit, asuransi kecelakaan, pengobatan asuransi tenaga kerja dan lain-lain. Agar dapat membayar klaim asuransi dari pemegang polisnya maka, perusahaan asuransi terlebih dahulu memperoleh informasi tertentu yang terdapat dalam rekam medis seorang pasien selama mendapat pertolongan dan perawatan di rumah sakit. Informasi dapat diberikan apabila ada surat kuasa atau persetujuan secara tertulis yang ditandatangani oleh pasien yang bersangkutan (DepKes, RI. 2006). 3. Surat Keterangan Medis Surat keterangan medis adalah surat keterangan yang dikeluarkan berdasarkan kesimpulan hasil pemeriksaan dokter tentang keadaan tubuh dan jiwa manusia (Ikatan Dokter Indonesia, 1994). Kesimpulan tersebut mempunyai akibat sosial tertentu bagi orang yang diperiksa karena berkas rekam medis juga menyangkut kepentingan pihak ketiga. Jenis-jenis keterangan medik adalah: a. Bidang Askes, misalnya surat keterangan medis b. Bidang administrasi meliputi: 1) Keterangan sakit 2) Keterangan kematian 3) Keterangan sehat 4) Keterangan pembayaran Surat keterangan medis ini sangat penting karena ikut menentukan pihak tertanggung tersebut berhak mendapatkan santunan sesuai kontrak asuransi kesehatan berdasarkan uberrime fidei yaitu bahwa semua fakta dari pemegang polis merupakan asuransi yang harus dibuka pada perusahaan asuransi. Pembuatan surat keterangan medis dilakukan oleh petugas rekam medis, dengan melihat dari berkas rekam medis. Informasi atau data pada berkas rekam medis berasal dari dokter yang merawat sesuai dengan kondisi pasien selama dirawat di rumah sakit. Sedangkan tentang kewajiban sekunder dokter adalah memberikan informasi medis tentang penyakit pasien dan memberikan surat keterangan dokter, misalnya cuti sakit, cuti hamil, mengurus anak atau juga mengurus klaim asuransi (Ikatan Dokter Indonesia, 1994). B. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) 1. Definisi Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan atau Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) disebut juga Loket Pendaftaran Rawat Jalan atau sebagai pintu awal pasien masuk atau kontak pertama kali pasien datang ke rumah sakit. 2. Deskripsi Alur Dan Prosedur Pelayanan a. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan yaitu: 1) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) 2) KIB (Kartu Identitas Berobat) 40 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

3) Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis (formulir RM 1 RM 7) a) RM 1 : Ringkasan riwayat poliklinik b) RM 2 : Catatan poliklinik c) RM 3 :Lembar konsultasi d) RM 4 : Lembar informed consent / persetujuan tindakan medis e) RM 5 :Hasil lab / X ray / ECG / EEG f) RM 6 : Salinan resep g) RM 7 : Biling pembayaran b. Pelayanan pasien baru dengan menggunakan JAMKESMAS 1) Menanyakan siapa yang sakit? 2) Menanyakan kepada pasien sudah pernah berobat atau belum? 3) Membawa kartu JAMKESMAS apa tidak? Syarat JAMKESMAS: a) Kartu JAMKESMAS asli b) Fotocopy Surat Keputusan Bupati c) Surat pengantar dari Puskesmas 4) Mencatat setiap penggunaan nomor rekam medis pada buku catatan penggunan nomor rekam medis rawat jalan. 5) Mencatat identitas pasien berdasarkan kartu JAMKESMAS ke dalam formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP. 6) Mencatat identitas pasien pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan. 7) Mencatat setiap penggunaan nomor rekam medis pada buku catatan penggunan nomor rekam medis rawat jalan. 8) Mencatat setiap penggunaan formulir rekam medis pada buku catatan penggunaan formulir rekam medis serta menempelkan syarat kelengkapan JAMKESMAS tersebut pada dokumen rekam medis pasien. 9) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan setiap datang berobat harap dibawa. 10) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai. 11) Mencatat identitas pada buku ekspedisi TPPRJ. 12) Mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ. 13) Menyerahkan dokumen rekam medis ke petugas URJ dan petugas URJ menandatangani buku ekspedisi TPPRJ. 14) Membawa kembali buku ekspedisi ke TPPRJ. 15) Menyimpan KIUP pada rak penyimpanan berdasarkan sistem penjajaran alphabetic Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 41

pada rak penyimpanan KIUP di TPPRJ. 16) Menerima dokumen rekam medis dan menerima laporan SHRJ dari URJ. c. Pelayanan pasien lama membawa KIB dengan JAMKESMAS 1) Menanyakan siapa yang sakit? 2) Menanyakan kepada pasien sudah pernah berobat atau belum? 3) Membawa kartu JAMKESMAS apa tidak? Bila membawa maka: Syarat JAMKESMAS: a) Kartu JAMKESMAS asli b) Fotocopy Surat Keputusan Bupati c) Surat pengantar dari Puskesmas 4) Meminta KIB dari pasien. 5) Mencatat nomor rekam medis berdasarkan KIUP pada tracer untuk meminjam dokumen rekam medis lama di unit Filing. 6) Menerima dokumen rekam medis dari unit Filing dengan menandatangani buku ekspedisi Filing. 7) Melengkapi dokumen rekam medis yang telah habis kemudian mencatat buku penggunaan formulir rekam medis serta menempelkan semua kelengkapan JAMKESMAS pada dokumen pasien. 8) Menyerahkan kembali KIB kepada pasien dengan pesan setiap datang berobat harap dibawa. 9) Mempersilahkan pasien untuk menunggu di poliklinik yang dituju. 10) Mengisi buku ekspedisi TPPRJ. 11) Mendistribusikan dokumen rekam medis bersamaan dengan pasien ke poliklinik dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ. 12) Menyerahkan dokumen rekam medis pasien ke URJ dan meminta tandatangan pada petugas URJ pada buku ekspedisi TPPRJ. 13) Membawa kembali buku ekspedisi ke TPPRJ. 14) Menerima dokumen rekam medis dan menerima laporan SHRJ dari URJ. d. Pelayanan pasien lama JAMKESMAS tidak membawa KIB. 1) Menanyakan siapa yang sakit? 2) Menanyakan kepada pasien sudah pernah berobat atau belum? 3) Membawa surat JAMKESMAS apa tidak? Yang dilengkapi dengan: Syarat JAMKESMAS : a) Kartu JAMKESMAS asli b) Fotocopy surat Keputusan Bupati 42 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

c) Surat pengantar dari Puskesmas 4) Mencari nomor rekam medis pada KIUP berdasarkan identitas pasien dari kartu JAMKESMAS. 5) Mencatat nomor rekam medis berdasarkan KIUP kedalam formulir tracer untuk meminjam dokumen rekam medis di unit Filing. 6) Menerima dokumen rekam medis dari bagian Filing dengan menandatangani buku ekspedisi Filing. 7) Melengkapi dokumen rekam medis yang telah habis dan mencatat setiap penggunaan formulir rekam medis pada catatan buku penggunaan formulir rekam medis, serta menempelkan semua kelengkapan JAMKESMAS pada dokumen pasien. 8) Membuatkan KIB baru berdasarkan nomor rekam medis lama dari KIUP. 9) Menyerahkan KIB pada pasien dengan pesan setiap datang berobat harap dibawa. 10) Mempersilahkan pasien menunggu di poliklinik yang sesuai dengan keluhan pasien. 11) Mengisi buku ekspedisi TPPRJ. 12) Mendistribusikan dokumen rekam medis bersamaan dengan pasien ke poliklinik dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ. 13) Menyerahkan dokumen rekam medis pasien ke petugas poliklinik dan petugas poliklinik menandatangani buku ekspedisi TPPRJ. 14) Membawa kembali buku ekspedisi ke TPPRJ. 15) Menyimpan kembali KIUP pada rak penyimpanan berdasarkan sistem penjajaran secara alphabetical pada rak penyimpanan KIUP di TPPRJ. 16) Menerima dokumen rekam medis dan menerima laporan SHRJ dari URJ.(Shofari, B. 2002) C. Asuransi 1. Definisi Asuransi Asuransi merupakan pertanggungan (perjanjian antara dua pihak, pihak yang satu berkewajiban membayar iuran dan pihak yang lain berkewajiban memberikan jaminan sepenuhnya kepada pembayar iuran apabila terjadi sesuatu yang menimpa pihak pertama atau barang miliknya sesuai dengan perjanjian yang dibuat). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008) asuransi adalah lembaga sosial yang bergerak di bidang perusahaan jaminan pelayanan kesehatan dan mengatur hak dan kewajiban. Menurut Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (1987), asuransi adalah suatu perjanjian dimana penanggung dengan menerima suatu premi mengikat dirinya untuk memberi ganti rugi kepada Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 43

tertanggung yang mungkin diderita, karena terjadinya suatu peristiwa yang mengandung ketidakpastian dan mengakibatkan kehilangan, kerugian atau suatu keuntungan. 2. Manfaat Asuransi a. Membebaskan peserta dari kesulitan menyediakan dana tunai ketika berobat. b. Biaya kesehatan dapat diawasi dengan diberlakukannya aturanaturan yang membatasi jenis pelayanan oleh pengelola asuransi. c. Mutu pelayanan dapat diawasi, melalui penilaian berkala yang dilakukan badan khusus terhadap pemenuhan standar pelayanan minimal (SPM). d. Tersedianya data kesehatan yang lengkap untuk merencanakan dan menilai kegiatan yang dilakukan. (Azwar, A. 1996) 3. JAMKESMAS a. Pengertian JAMKESMAS adalah bentuk belanja bantuan sosial untuk pelayanan kesehatan bagi fakir miskin dan tidak mampu serta peserta lainnya dengan iuran peserta dibayar oleh pemerintah yang diselenggarakan secara nasional agar terjadi subsidi silang dalam rangka mewujudkan pelayanan kesehatan yang menyeluruh bagi masyarakat miskin. Upaya melaksanakan program JAMKESMAS harus mengikuti prinsipprinsip penyelenggaraan yang telah diatur dalam UU SJSN No 40 Tahun 2004. Oleh karena itu, diharapkan kontribusi dan peranan pihak terkait, Puskesmas dan jaringannya, balai-balai kesehatan dan organisasi kemasyarakatan termasuk lembaga-lembaga swadaya masyarakat, pemerintah pusat dan daerah untuk membantu kelancaran program JAMKESMAS ini (Kemenkes RI, 2010). Gambar 1. Kartu Peserta JAMKESMAS b. Tujuan 1) Tujuan Umum Meningkatnya akses dan mutu pelayanan kesehatan sehingga tercapai derajat kesehatan yang optimal secara efektif dan efisien bagi seluruh peserta JAMKESMAS 2) Tujuan Khusus a) Memberikan kemudahan dan akses pelayanan kesehatan kepada peserta di seluruh jaringan PPK JAMKESMAS. b) Mendorong peningkatan pelayanan kesehatan yang terstandar bagi peserta, tidak berlebihan sehingga terkendali mutu dan biayanya. c) Terselenggaranya pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel. 44 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Metode dalam penelitian ini adalah menggunakan metode deskriptif. Metode penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran tentang suatu keadaan secara objektif (Notoadmodjo, S. 2005). Penelitian ini menggunakan pendekatan cross sectional yaitu penelitian yang mengumpulkan data berdasarkan waktu tertentu secara bersamaan (Arief, M. 2003). B. Definisi Operasional Alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas atau metode langkah demi langkah secara pasti dalam proses pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS. C. Subjek dan Objek Penelitian Dalam penelitian ini subyek yang diteliti adalah pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. Obyek penelitian adalah alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan dengan JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data 1. Instrumen Penelitian a. Pedoman Wawancara Pedoman wawancara yaitu daftar pertanyaan yang digunakan oleh peneliti untuk memperoleh informasi dari narasumber untuk mendapatkan data mengenai alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan dengan JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. b. Pedoman Observasi Pedoman observasi yaitu sebuah daftar jenis kegiatan yang mungkin timbul dan akan diamati (Arikunto S, 2006), digunakan untuk mendapatkan data: 1) Prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. 2) Jenis formulir dan buku catatan yang digunakan dalam pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. 3) persyaratan pendaftaran pasien rawat jalan pesrta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. 4) Pelaksanaan alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. 2. Cara pengumpulan data a. Wawancara Wawancara yaitu cara pengumpulan melalui tanya jawab langsung dengan narasumber untuk memperoleh data tentang alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. b. Observasi Observasi yaitu cara pengumpulan data dengan mengamati objek yang diteliti secara langsung pada saat Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 45

penelitian terhadap alur prosedur pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar. E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data 1. Teknik Pengolahan Data Data yang terkumpul dilakukan pengolahan dengan tahap sebagai berikut: a) Colecting, yaitu mengumpulkan data tentang alur prosedur pendaftaran peserta JAMKESMAS pasien rawat jalan. b) Editing, yaitu meneliti atau mengoreksi hasil pengumpulan data. c) Penyajian data yaitu menyajikan hasil penelitian dalam bentuk kalimat. 2. Analisis Data Analisis yang digunakan adalah deskriptif yaitu memaparkan hasilhasil penelitian yang sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan membandingkan teori-teori yang terkait dan selanjutnya ditarik suatu kesimpulan tanpa melakukan uji statistik (Arief, M. 2003). HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Prosedur Tetap Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS Di RSUD Kabupaten Karanganyar Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan menerapkan sistem penomoran secara Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dimana pasien diberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun rawat inap dan gawat darurat dan nomor tersebut digunakan untuk selamanya maupun seterusnya. Upaya mempermudah pengelolaan dokumen dan mempercepat pelayanan RSUD Kabupaten Karanganyar sudah menggunakan komputerisasi artinya nomor rekam medis muncul secara otomatis di layar komputer, nomor rekam medis terdiri dari 6 (enam) digit dimulai dari 00-00-00 s/d 99-99-99 yang digunakan untuk pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Tetapi dalam pelaksanaannya masih tedapat satu nomor rekam medis dimiliki lebih dari satu orang pasien atau nomor rekam medis ganda. Prosedur pendaftaran pasien rawat jalan di RSUD Kabupaten Karanganyar telah tercantum dalam prosedur tetap pendaftaran pasien rawat jalan, sedangkan prosedur pendaftaran pasien rawat jalan khususnya peserta JAMKESMAS belum tercantum. Adapun prosedur tetap pendaftaran pasien rawat jalan dan prosedur tetap penomoran rekam medis sebagai berikut : a. Prosedur Tetap Penerimaan Pendaftaran Pasien Baru 1) Pasien harus mendaftarkan diri / didaftarkan terlebih dahulu sebelum mendapatkan pelayanan medis maupun penunjang medis. 2) Pendaftaran dilakukan oleh bagian pendaftaran. 46 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

3) Petugas mempersilahkan pasien mendaftar apabila membawa rujukan, maka surat rujukan bisa ditunjukkan pada petugas pendaftaran. 4) Petugas pendaftaran menanyakan identitas pasien dan melakukan entry data berupa identitas ke dalam komputer. Data yang harus dientry meliputi : (a) Hari / tanggal / jam pendaftaran. (b) Nomor rekam medis (c) Nomor rekam medis diberikan sesuai urutan yang telah ada, berdasarkan sistem nomor rekam medis unit secara komputerisasi sehingga setiap pasien hanya memiliki satu nomor register. (d) Nama pasien (e) Diisi nama pasien lengkap dengan gelar, ditulis sesuai prosedur kerja tahap pemberian nama yang sesuai dengan buku pedoman pengelolaan rekam medis rumah sakit di Indonesia tahun 1997. (f) Umur pasien (g) Jenis kelamin (h) Pekerjaan (i) Agama (j) Alamat (k) Diisi lengkap RT/RW, kelurahan, kecamatan, kabupaten. (l) Klinik yang dituju (m) Nama keluarga (n) Nama keluarga diisi dengan nama ayah atau suami (khususnya bagi perempuan yang sudah menikah), atau nama orang yang mengantar pasien (umum/petugas kepolisian). b. Prosedur Tetap Penerimaan Pendaftaran Pasien Lama 1) Pasien harus mendaftarkan diri/didaftarkan terlebih dahulu sebelum mendapatkan pelayanan medis maupun penunjang medis. 2) Pendaftaran dilakukan di bagian pendaftaran pasien. 3) Pasien oleh petugas dipersilahkan mendaftar, apabila membawa rujukan, maka surat rujukan dapat ditunjukkan pada petugas pendaftaran. 4) Petugas pendaftaran menanyakan identitas pasien dan kartu nomor registernya, apabila pasien lupa dan tidak membawa kartu nomor registernya, maka petugas harus mencari nomor kartu register pasien tersebut secara komputerisasi berdasarkan nama dan alamat pasien. 5) Berdasarkan nomor rekam medis yang dicari secara komputerisasi, setelah dietemukan nomor rekam medis pasien maka petugas mencarikan dan mengambil Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 47

berkas rekam medis pasien di ruang arsip. 6) Setelah menyelesaikan pendaftaran, pasien/keluarga pasien dipersilahkan menuju klinik/igd untuk mendapatkan pelayanan. 7) Petugas mengevaluasi berkas rekam medis pasien khususnya kartu rawat jalannya, apabila perlu ditambahkan lembaran baru dan setelah kartu rawat jalan diisi lengkap, petugas mengantar berkas rekam medis ke instalasi pelayanan. 8) Data pendaftaran pasien juga dicatat secara lengkap pada register pendaftaran. 9) Petugas bertanggung jawab atas kelengkapan pengisian berkas rekam medis pasien. c. Prosedur Tetap Penomoran Rekam Medis 1) Tanyakan kepada pasien / keluarganya, apakah sudah pernah datang berobat atau belum. 2) Bila ternyata baru satu kali datang berobat maka pasien diberi nomor dokumen rekam medis baru dan satu nomor hanya dipakai satu pasien. 3) Bila pasien pernah datang berobat dan mempunyai nomor lama sebelum 1 Januari 2000 maka pasien diberi nomor rekam medis baru dan dokumen rekam medisnya digabung. 4) Bila pasien pernah datang tidak dapat menunjukkan kartu rekam medis lama maka petugas pendaftaran mencari nama dalam komputer. 5) Tidak dibenarkan selain petugas rekam medis memberikan nomor rekam medis. 6) Nomor ganda menjadi tanggung jawab petugas rekam medis untuk merevisinya. 7) Nomor rekam medis baru didapat secara komputerisasi dengan menggunakan 6 digit mulai dari 00-00-00 s/d 99-99-99. 2. Jenis Formulir dan Buku Catatan Yang Digunakan Dalam Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar Formulir dan buku catatan yang digunakan dalam pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS adalah sebagai berikut a. KIB (Kartu Identitas Berobat), yang berisi nama, nomor rekam medis dan alamat pasien. Kartu Identitas Berobat (KIB) diisi oleh petugas pendaftaran secara manual, kemudian diserahkan kepada pasien. b. Lembar ringkasan riwayat poliklinik (RM-20) yang berisi nama, alamat, umur, jenis kelamin, nomor rekam medis, poliklinik yang dituju dan diagnosis. Lembar ringkasan riwayat poliklinik (RM-20) dicetak langsung dari sistem komputer yang telah 48 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

dientry data pasien oleh petugas pendaftaran. c. Formulir bukti pembayaran tarif paket INA DRG, yang berisi nama pasien, alamat, tanggal lahir, berat badan, tinggi badan, nomor rekam medis, kode ICD-10, diagnosis, pemeriksaan, pemeriksaan penunjang, tindakan, kode ICD-9- CM, biaya, jumlah biaya, cara keluar, nama dan tanda tangan dokter, kode INA DRG, tarip INA DRG, tanggal verifikasi, nama verifikator, dan tanda tangan verifikator. Formulir ini dapat digunakan sebagai pelaporan pihak rumah sakit ke PT Askes. Proses pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan peserta Jamkesmas masih menggunakan formulir bukti pembayaran tarif paket INA DRG tetapi dalam proses entry data pada sistem klaim telah menerapkan software berdasarkan sistem INA CBG. Sesuai dengan surat edaran Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Kementrian Kesehatan Republik Indonesia Tahun 2010 dengan nomor IR.03.01/I/5707/10 yang menyatakan berakhirnya lisensi grouper INA DRG sejak 30 September 2010 dan digantikan dengan grouper INA CBG. Grouper INA CBG merupakan grouper casemix yang dikembangkan oleh para peneliti senior dari United Nation University (UNU). RSUD Kabupaten Karanganyar sudah mensosialisasikan sistem INA CBG dengan cara mengadakan pelatihan kepada petugas yang bertugas entry data yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan klaim. Kode INA CBG menggunakan Alphanumerik yang terdiri dari : A 1 2 3 4 1) Alfabet di awal kode merupakan Case-mix Main Group (CMG). 2) Nomor 1 dan 2 pada kode merupakan services level. 3) Nomor 3 pada kode merupakan CBG type. 4) Nomor 4 pada kode merupakan severity level. d. Surat Keabsahan Peserta (SKP), yang berisi nomor kartu JAMKESMAS, nomor Surat Keabsahan Peserta (SKP), nama peserta, jenis kelamin, tanggal lahir, identitas kunjungan, catatan identitas, asal peserta, tanda tangan dan nama terang petugas PPATRS PT Askes. Nomor Surat Keabsahan Peserta (SKP) diterbitkan bila pasien telah melengkapi persyaratan sebagai pasien JAMKESMAS. Surat Keabsahan Peserta (SKP) dicetak langsung oleh petugas PPATRS dan dibubuhi stempel PT askes dan tanda tangan petugas Askes. e. Formulir laboratorium untuk mencari surat keterangan kesehatan atau surat keterangan bebas narkoba, yang berisi pemeriksaan laboratorium, Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 49

misalnya pemeriksaan serologi, hematology, dll. f. Lembar resep yang diisi nama resep dan diberi stempel oleh dokter yang memeriksa pasien. g. Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis antar unit pelayanan, yang berisi nomor rekam medis, nama pasien dan alamat pasien. Dalam pelaksanaannya, buku ekspedisi hanya digunakan untuk membawa dokumen rekam medis ke poliklinik. Akan tetapi, petugas tidak mencatat dokumen rekam medis yang keluar dari Filling sehingga tidak ada bukti serah terima dokumen rekam medis dari petugas pendaftaran ke poliklinik. 3. Persyaratan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar Pelaksanaan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar menerapkan persyaratan sebagai berikut: a. Kartu JAMKESMAS asli b. 1 lembar foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) c. 1 lembar foto copy Kartu Keluarga (KK) d. Surat rujukan dari Puskesmas e. 1 lembar foto copy Kartu JAMKESMAS f. 1 lembar foto copy akte kelahiran Apabila pasien belum dapat melengkapi salah satu persyaratan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit maka petugas dari PT ASKES yang bertanggung jawab mengesahkan keabsahan persyaratan peserta JAMKESMAS, mempersilahkan pasien JAMKESMAS tersebut untuk menemui kepala rekam medis yang bertanggung jawab dalam ketidak lengkapan persyaratan pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di ruang rekam medis guna mendapatkan penjelasan tentang kekurangan persyaratan yang belum dilengkapi oleh pasien JAMKESMAS dan pasien diberi waktu 1x 24 jam untuk melengkapi persyaratan yang kurang lengkap tersebut. Pasien bersedia melengkapi segala persyaratan tersebut pada keesokan harinya sebelum pihak rumah sakit merekap formulir dan persyaratan yang digunakan untuk klaim ke PT ASKES (Persero). Namun, dalam pelaksanaannya pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS dalam melengkapi kekurangan persyaratan, melebihi batas waktu yang telah ditentukan. Bagi pasien yang tidak dapat melengkapi persyaratan tersebut, maka pasien masih dapat dilayani dengan ketentuan kartu JAMKESMAS asli sebagai jaminannya, sehingga petugas PPATRS tetap dapat menerbitkan Surat Keabsahan Peserta (SKP) JAMKESMAS yang telah dibubuhi stempel PT Askes (Persero), nama terang serta tanda tangan petugas PPATRS PT. Askes (Persero) sehingga pasien tetap mendapatkan pelayanan rawat jalan. Apabila terdapat ketidaklengkapan persyaratan sebagai peserta JAMKESMAS rawat jalan khususnya dalam persyaratan foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK), yang dikarenakan 50 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

adanya kesalahan dalam penulisan data identitas pada kartu JAMKESMAS yang tidak sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK) pasien, seperti kesalahan nama pasien dan tanggal lahir pasien, maka pasien diminta untuk mencari surat keterangan dari kelurahan yang menerangkan bahwa nama atau tanggal lahir yang tertera dalam kartu JAMKESMAS tersebut adalah orang yang sama, hal ini dibuktikan dengan surat keterangan dari kelurahan pasien yang bersangkutan. Apabila pasien JAMKESMAS merupakan pasien anak dan belum memiliki kartu JAMKESMAS maka pasien tersebut dapat menggunakan kartu JAMKESMAS asli milik orang tua dengan melampirkan foto copy akta kelahiran anak tersebut guna memperoleh pelayanan pasien rawat jalan dengan JAMKESMAS. 4. Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS Di RSUD Kabupaten Karanganyar Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan merupakan tempat kontak pertama kali antara masyarakat dengan rumah sakit atau awal pelayanan rumah sakit. Pelayanan loket dibuka setiap hari Senin s.d Kamis mulai jam 07.30 s.d 11.00 WIB dan setiap hari Jum at dan Sabtu mulai jam 07.30-10.00 WIB. Terdapat 4 loket di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan yang terdiri dari loket pertama untuk pendaftaran pasien baru, loket kedua untuk pendaftaran pasien lama, loket ketiga untuk pembayaran pendaftaran bagi pasien umum dan loket keempat sebagai loket pendaftaran ASKES. Adapun jumlah petugas pendaftaran rawat jalan terdiri dari 5 (lima) petugas yang diantaranya 1 (satu) petugas bertanggung jawab dalam entry identitas pasien baru ke sistem database komputer, 1 (satu) petugas bertanggung jawab terhadap entry identitas pasien lama ke sistem database komputer, 1 (satu) petugas bertanggung jawab dalam pengelompokkan dokumen rekam medis sesuai poliklinik yang akan dituju dan 2 (dua) petugas lainnya bertanggung jawab dalam penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan. Apabila pasien menghendaki pelayanan dokter sesuai permintaan pasien maka khusus pasien peserta JAMKESMAS tidak memiliki hak untuk memilih dokter yang bertugas saat itu, dikarenakan sudah merupakan satu paket pelayanan bagi peserta JAMKESMAS. Adapun alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS sebagai berikut : 1) Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Baru Peserta JAMKESMAS a) Pasien datang dan mengumpulkan persyaratan sebagai peserta JAMKESMAS di loket Askes yang terdiri dari : (1) Kartu JAMKESMAS asli (2) 1 lembar foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) (3) 1 lembar foto copy Kartu Keluarga (KK) (4) Surat rujukan dari Puskesmas (5) 1 lembar foto copy Kartu JAMKESMAS Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 51

(6) 1 lembar foto copy akte kelahiran b) Pasien dipersilahkan menunggu di ruang tunggu pendaftaran yang terletak di depan tempat pendaftaran pasien rawat jalan. c) Apabila persyaratan sebagai peserta JAMKESMAS sudah lengkap, petugas PPATRS PT ASKES menerbitkan Surat Keabsahan Peserta (SKP) yang telah dibubuhi stempel PPATRS PT ASKES, nama terang serta tanda tangan petugas PPATRS PT. ASKES. d) Apabila persyaratan sebagai peserta JAMKESMAS belum lengkap, petugas PPATRS PT Askes mempersilahkan pasien untuk menemui kepala rekam medis di ruang rekam medis guna mendapatkan penjelasan tentang kekurangan persyaratan yang belum dilengkapi oleh pasien dan pasien dipersilahkan kembali ke tempat pendaftaran rawat jalan untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dengan syarat kartu JAMKESMAS asli pasien ditahan oleh kepala rekam medis sebagai jaminan. Kemudian, petugas PPATRS PT ASKES menerbitkan Surat Keabsahan Peserta (SKP) yang telah dibubuhi stempel PPATRS PT Askes, nama terang serta tanda tangan petugas PPATRS PT. Askes. e) Petugas PPATRS PT ASKES memanggil pasien dan mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju. f) Petugas PPATRS PT ASKES menyerahkan persyaratan peserta JAMKESMAS, formulir bukti pembayaran tarif paket INA DRG dan Surat keabsahan Peserta (SKP) yang telah dibubuhi stempel PT ASKES kepada petugas pendaftaran rawat jalan untuk dientry ke dalam sistem komputer. g) Petugas pendaftaran rawat jalan mengentry identitas pasien ke dalam sistem komputer, sesuai dengan data yang tercantum dalam kartu JAMKESMAS. Data yang harus dientry meliputi : (1) Hari/tanggal/jam pendaftaran. (2) Nomor rekam medis (3) Nomor rekam medis adalah sesuai urutan yang telah ada, berdasarkan sistem nomor unit secara komputerisasi sehingga setiap pasien hanya memiliki satu nomer register. (4) Nama pasien (5) Diisi nama pasien lengkap dengan gelar, ditulis sesuai prosedur kerja tahap pemberian nama yang sesuai dengan buku pedoman pengelolaan rekam medis rumah sakit di Indonesia tahun 1997. 52 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

(6) Umur pasien (7) Jenis kelamin (8) Pekerjaan (9) Agama (10) Alamat (11) Diisi lengkap RT/RW, kelurahan, kecamatan, kabupaten. (12) Klinik yang dituju (13) Nama keluarga (14) Nama keluarga diisi dengan nama ayah atau suami (khususnya bagi perempuan yang sudah menikah), atau nama orang yang mengantar pasien (umum/petugas kepolisian). h) Petugas pendaftaran rawat jalan mencetak lembar ringkasan riwayat poliklinik (RM-20) dari sistem komputer dan mencatat identitas pasien pada Kartu Identitas Berobat (KIB) kemudian menyerahkan dokumen pasien tersebut kepada petugas pendistribusian dokumen rekam medis. i) Petugas pendaftaran rawat jalan mencatat identitas pasien pada dokumen rekam medis dan mengelompokkan dokumen rekam medis sesuai dengan poliklinik yang dituju. j) Petugas pendaftaran mengantar dokumen rekam medis pasien sesuai dengan poliklinik yang dituju dengan menggunakan buku ekspedisi. k) Petugas poliklinik menerima dokumen rekam medis dari petugas pendaftaran rawat jalan tanpa menandatangani buku ekspedisi. l) Setelah selesai pelayanan, petugas pendaftaran melakukan kegiatan : (1) Menjumlahkan kunjungan pasien pada hari tersebut sesuai jumlah pasien lama dan baru peserta JAMKESMAS. (2) Mencocokkan jumlah pasien di Tempat Pendaftaran Rawat Jalan dengan jumlah pendapatan pasien yang membayar di kasir rawat jalan. (3) Petugas mengembalikan dokumen rekam medis yang berasal dari poliklinik. 2) Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Lama Peserta JAMKESMAS a) Pasien datang membawa KIB dan mengumpulkan persyaratan sebagai peserta JAMKESMAS di loket Askes yang terdiri dari : (1) Kartu JAMKESMAS asli (2) 1 lembar foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) (3) 1 lembar foto copy Kartu Keluarga (KK) (4) Surat rujukan dari Puskesmas (5) 1 lembar foto copy Kartu JAMKESMAS (6) 1 lembar foto copy akte kelahiran Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 53

b) Apabila persyaratan sebagai peserta JAMKESMAS sudah lengkap, petugas PT ASKES menerbitkan Surat Keabsahan Peserta (SKP) yang telah dibubuhi stempel PT Askes, nama terang serta tanda tangan petugas PPATRS PT. ASKES. c) Apabila persyaratan sebagai peserta JAMKESMAS belum lengkap, petugas PPATRS PT ASKES mempersilahkan pasien untuk menemui kepala rekam medis di ruang rekam medis guna mendapatkan penjelasan tentang kekurangan persyaratan yang belum dilengkapi oleh pasien dan pasien dipersilahkan kembali ke tempat pendaftaran rawat jalan untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dengan syarat kartu JAMKESMAS asli pasien ditahan oleh kepala rekam medis sebagai jaminan. Kemudian, petugas PPATRS PT Askes menerbitkan Surat Keabsahan Peserta (SKP) yang telah dibubuhi stempel PPATRS PT Askes, nama terang serta tanda tangan petugas PPATRS PT. ASKES. d) Petugas PT ASKES memanggil pasien dan mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju. e) Petugas PT ASKES menyerahkan persyaratan peserta JAMKESMAS, formulir bukti pembayaran tarif paket INA CBG dan Surat keabsahan Peserta (SKP) yang telah dibubuhi stempel PT Askes kepada petugas pendaftaran rawat jalan yang bertugas mencari dokumen rekam medis di ruang Filling. f) Petugas mencari dokumen rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis yang tercantum dalam Kartu Identitas Berobat (KIB) dan Surat Keabsahan Peserta (SKP). g) Setelah dokumen rekam medis ditemukan, maka petugas Filling memberikannya kepada petugas pendaftaran yang bertugas mengentry identitas pasien ke dalam sistem komputer. h) Petugas pendaftaran rawat jalan mengentry nomor rekam medis pasien ke dalam sistem komputer sesuai dengan nomor rekam medis yang tercantum dalam dokumen rekam medis sehingga data pasien akan muncul secara otomatis. Petugas melakukan entry pada item poliklinik yang dituju sesuai dengan data yang tertera dalam Surat Keabsahan Peserta (SKP). i) Apabila lembar ringkasan riwayat poliklinik (RM-20) telah habis maka petugas pendaftaran melakukan print data lembar ringkasan riwayat poliklinik (RM- 20). 54 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

j) Petugas pendaftaran rawat jalan mengelompokkan dokumen rekam medis sesuai dengan poliklinik yang akan dituju. k) Petugas pendaftaran mengantar dokumen rekam medis pasien sesuai dengan poliklinik yang dituju dengan menggunakan buku ekspedisi. l) Petugas poliklinik menerima dokumen rekam medis dari petugas pendaftaran rawat jalan tanpa menandatangani buku ekspedisi. m) Setelah selesai pelayanan, petugas pendaftaran melakukan kegiatan : (1) Menjumlahkan kunjungan pasien pada hari tersebut sesuai jumlah pasien lama dan baru peserta JAMKESMAS. (2) Mencocokkan jumlah pasien di tempat pendaftaran rawat jalan dengan jumlah pendapatan pasien yang membayar di kasir rawat jalan. (3) Petugas mengembalikan dokumen rekam medis yang berasal dari poliklinik. B. Pembahasan 1. Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS Di RSUD Kabupaten Karanganyar Pengalokasian nomor rekam medis di RSUD Kabupaten Karanganyar antara rawat jalan, rawat inap dan IGD dijadikan satu pengalokasian, yakni 00-00-00 s/d 99-99-99 sesuai dengan sistem database komputer sehingga nomor rekam medis pasien akan muncul secara otomatis. Akan tetapi dalam pelaksanaannya terdapat beberapa dokumen yang mempunyai nomor ganda maka diperlukan pengecekan atau penelitian ulang pada sistem penomoran di sistem database komputer untuk menghindari penomoran dobel. Prosedur pendaftaran pasien rawat jalan secara umum di RSUD Kabupaten Karanganyar telah tercantum dalam prosedur tetap pendaftaran pasien rawat jalan. Sedangkan khususnya prosedur tetap pendaftaran rawat jalan peserta JAMKESMAS belum tercantum dalam prosedur tetap sehingga mengakibatkan ketidaksesuaian petugas dalam melaksanakan alur pendaftaran bagi pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS. Dalam pelaksanaannya, RSUD Kabupaten Karanganyar berpedoman pada keputusan Menteri Kesehatan Nomor 686/MENKES/SK/2010 tanggal 2 Juni 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Jaminan Kesehatan Masyarakat (JAMKESMAS) 2010 yang dikeluarkan oleh Menteri Kesehatan RI. Pedoman pelaksanaan tersebut sudah dapat membantu dan memudahkan petugas dalam melakukan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dengan JAMKESMAS. 2. Jenis Formulir dan Buku Catatan Yang Digunakan Dalam Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS Di RSUD Kabupaten Karanganyar Buku dan formulir yang digunakan di pendaftaran pasien rawat jalan peserta Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 55

JAMKESMAS sudah sesuai dengan surat keputusan Menteri Kesehatan Nomor 686/MENKES/SK/2010, tanggal 2 Juni 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Jaminan Kesehatan Masyarakat (JAMKESMAS) tahun 2010 yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesehatan RI. Kelengkapan persyaratan pasien rawat jalan dengan JAMKESMAS meliputi foto copy kartu JAMKESMAS, foto copy KK/ KTP dan surat rujukan dari puskesmas yang bertujuan untuk mendapatkan SKP JAMKESMAS yang berisi nomor kartu JAMKESMAS, nama, tanggal lahir, jenis kelamin dan alamat asal pasien, nomor SKP, identitas kunjungan dan jenis kunjungan serta catatan identitas, yang dibubuhi stempel, nama dan tanda tangan petugas PPATRS PT ASKES. Hal ini sesuai dengan teori bahwa kartu peserta JAMKESMAS/ identitas kepesertaan lainnya dan surat rujukan dari Puskesmas dibawa ke loket Pusat Pelayanan Administrasi Terpadu Rumah Sakit (PPATRS) untuk diverifikasi kebenaran dan kelengkapannya, selanjutnya dikeluarkan Surat Keabsahan Peserta (SKP) oleh petugas PT. ASKES (Persero), dan peserta selanjutnya memperoleh pelayanan kesehatan. Proses pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan peserta Jamkesmas masih menggunakan formulir bukti pembayaran tarif paket INA DRG tetapi dalam proses entry data pada sistem klaim telah menerapkan software berdasarkan sistem INA CBG. Sesuai dengan surat edaran Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Kementrian Kesehatan Republik Indonesia Tahun 2010 dengan nomor IR.03.01/I/5707/10 yang menyatakan berakhirnya lisensi grouper INA DRG sejak 30 September 2010 dan digantikan dengan grouper INA CBG. RSUD Kabupaten Karanganyar dalam mensosialisasikan pemberlakuan sistem INA CBG yang baru kepada petugas yang bertugas entry data dalam sistem klaim selama ini tidak terjadi kesulitan bagi petugas yang melaksanakan entry data. Penggunaan buku ekspedisi di RSUD Kabupaten Karanganyar tidak selalu digunakan dalam serah terima antar unit pelayanan dikarenakan petugas pendaftaran tidak selalu menuliskan nomor rekam medis pada buku ekspedisi. Sehingga, dalam serah terima tidak terdapat bukti serah terima penerimaan dokumen rekam medis dari petugas pendaftaran kepada petugas poliklinik apabila dokumen rekam medis didistribusikan ke unit yang bersangkutan. 3. Persyaratan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar Pasien rawat jalan dengan JAMKESMAS yang berobat ke RSUD Kabupaten Karanganyar wajib melengkapi persyaratan awal seperti kartu JAMKESMAS asli, foto copy KTP (1 lembar), foto copy KK (1 lembar), surat rujukan dari Puskesmas dan foto copy Kartu JAMKESMAS (1 lembar). Persyaratan kelengkapan JAMKESMAS diserahkan kepada petugas PPATRS PT. ASKES (Persero) untuk mendapatkan Surat 56 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

Keabsahan Peserta JAMKESMAS. Hal ini bertujuan untuk mengetahui kepesertaan pasien sebagai peserta JAMKESMAS. Pasien yang memperoleh Surat Keabsahan Peserta (SKP) ini berhak untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan bagi rumah sakit berguna untuk melengkapi persyaratan klaim ke PT ASKES (Persero). Hal ini sesuai dengan ketentuan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 686/ MENKES/ SK/ 2010 tanggal 2 Juni 2010, pada verifikasi kepesertaan JAMKESMAS dimana pihak PT ASKES (Persero) bertugas melaksanakan verifikasi dengan mencocokkan kartu JAMKESMAS dari peserta yang berobat untuk diterbitkan Surat Keabsahan Peserta (SKP), yang dilengkapi Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Apabila pasien belum melengkapi persyaratan yang ditetapkan pihak RSUD Kabupaten Karanganyar maka pasien diberi waktu untuk melengkapi persyaratan dengan mengumpulkan berkas tersebut langsung kepada kepala rekam medis. Namun hal ini tidak mengganggu pelayanan pendaftaran dan pelayanan bagi pasien bahwa pasien yang belum melengkapi persyaratan dapat dilayani terlebih dahulu dengan menyerahkan kartu JAMKESMAS asli sebagai jaminan dan diserahkan kepada petugas pendaftaran, maka peserta dapat memperoleh Surat Keabsahan Peserta (SKP) JAMKESMAS walaupun persyaratan tersebut belum terpenuhi dalam batas waktu 1 24 jam. Apabila pasien JAMKESMAS datang kembali untuk berobat (kunjung ulang) dan belum melengkapi persyaratan JAMKESMAS maka pasien tersebut tidak bisa melakukan pendaftaran rawat jalan dikarenakan masih ditahannya kartu JAMKESMAS asli sehingga pasien tersebut harus melengkapi persyaratan JAMKESMAS terlebih dahulu dengan menemui kepala rekam medis dengan membawa persyaratan yang masih kurang. Ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran pasien rawat jalan JAMKESMAS meliputi identitas tidak sesuai antara kartu JAMKESMAS dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK), khususnya pada nama pasien dan tanggal lahir, contohnya tanggal lahir pasien di kartu JAMKESMAS adalah 10/7/1956 tetapi ditulis di Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK) tanggal 10/07/1965 Petugas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan meminta pasien untuk memenuhi persyaratan yang belum lengkap tersebut dengan meminta surat pengantar dari kantor kelurahan yang menerangkan bahwa nama atau tanggal lahir yang tertera antara kartu JAMKESMAS dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK) adalah orang yang sama dengan diberi materai dan tanda tangan serta cap dari kepala desa dan kecamatan. Hal ini sesuai dengan pelaksanaan RSUD Kabupaten Karanganyar tentang kelengkapan persyaratan pasien JAMKESMAS bahwa yang tidak lengkap dan ketidaksesuaian antara kartu JAMKESMAS dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK) maka meminta surat bukti diri dari kelurahan tempat pasien berdomisili. Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 57

Khusus pasien yang cacat, miskin, tidak berkeluarga dan dalam keadaan sakit dengan membawa Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK) dan Kartu JAMKESMAS tetapi tanggal lahir tidak sesuai dengan yang tercantum di Kartu JAMKESMAS dengan di Kartu Keluarga (KK) atau Kartu Tanda Penduduk (KTP) maka pasien tersebut masih dapat dilayani sebagai pasien dengan JAMKESMAS dengan syarat mendapatkan pengesahan dari petugas verifikator rumah sakit dengan tujuan meminta petugas verifikator dapat mengijinkan pasien tersebut untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan. Apabila pasien JAMKESMAS merupakan pasien anak dan belum memiliki kartu JAMKESMAS maka pasien anak tersebut agar mendapat pelayanan rawat jalan dengan JAMKESMAS dapat menggunakan kartu JAMKESMAS milik orang tua dengan melampirkan foto copy akte kelahiran anak tersebut. Selain itu, bila diketahui pasien anak dengan JAMKESMAS terdapat data identitas seperti tanggal lahir yang tidak sesuai antara akte kelahiran dan KK sehingga orang tua pasien anak dengan JAMKESMAS harus meminta surat keterangan dari kelurahan, sehingga kartu JAMKESMAS milik orang tua pasien tersebut dapat digunakan sebagai jaminan pelayanan rawat jalan oleh pihak rumah sakit. Hal ini sesuai dengan Pedoman Pelaksanaan JAMKESMAS poin c halaman 12 yang berbuyi pasien bayi dan anak dari pasangan peserta JAMKESMAS secara otomatis menjadi peserta JAMKESMAS dengan merujuk kartu orang tua dengan catatan melampirkan surat keterangan lahir dan kartu keluarga orang tuanya. Syarat kepesertaan pasien JAMKESMAS sudah disosialisasikan oleh pihak RSUD Kabupaten Karanganyar sejak dikeluarkannya surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 686/MENKES/SK/2010 tanggal 2 Juni 2010 dengan cara menempelkan persyaratan kelengkapan pasien JAMKESMAS pada tempat pedaftaran pasien rawat jalan yaitu di sepan loket pendaftaran atau di ruanng tunggu pasien rawat jalan. Tujuannya agar setiap pasien yang akan melakukan pendaftaran sebagai pasien JAMKESMAS dapat mengetahui tentang persyaratan yang diperlukan sebagai peserta JAMKESMAS. Hal ini sesuai dengan pengantar dari Menteri Kesehatan RI, yang isinya harapan kontribusi dan peranan pihak terkait, Puskesmas dan jaringannya, balai-balai kesehatan dan organisasi kemasyarakatan termasuk lembaga-lembaga swadaya masyarakat, pemerintah pusat dan daerah untuk membantu kelancaran program JAMKESMAS ini. 4. Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS Di RSUD Kabupaten Karanganyar Alur prosedur pendaftaran Pasien Rawat Jalan Peserta JAMKESMAS sudah sesuai dengan prosedur tetap pendaftaran pasien rawat jalan. Akan tetapi dalam pelaksanaanya, apabila dokumen rekam medis pasien lama rawat jalan peserta JAMKESMAS tidak ditemukan maka dalam 58 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. IV, NO. 2, OKTOBER 2010, Hal 38-61

menelusuri kembali dokumen rekam medis tersebut sangat sulit dikarenakan tidak digunakannya buku ekspesdisi. Buku ekspedisi hanya digunakan untuk membawa dokumen rekam medis sesuai dengan poliklinik yang dituju. Akan tetapi, petugas tidak mencatat dokumen rekam medis yang keluar dari ruang Filling dan dokumen rekam medis yang kembali dari poliklinik setelah selesai pelayanan. Dalam pendistribusian rekam medis ke poliklinik masih terlalu lama sehingga menghambat pelayanan pasien di poliklinik dan pasien terlalu lama menunggu panggilan dikarenakan petugas poliklinik belum menerima dokumen rekam medis pasien dari petugas pendaftaran rawat jalan. Petugas pendaftaran dalam melakukan pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan ke poliklinik menunggu dokumen rekam medis sampai berjumlah banyak. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas, kurangnya jumlah petugas pendaftaran rawat jalan mengakibatkan tidak digunakannya buku ekspedisi serta pendistribusian dokumen rekam medis ke poliklinik yang terlalu lama. Apabila penggunaan buku ekspedisi dilaksanakan maka dianggap kurang efektif, karena proses pendaftaran pasien akan terlalu lama. SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan 1. Prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar sudah sesuai dengan prosedur tetap pendaftaran pasien rawat jalan. Akan tetapi, belum ada prosedur tetap tentang pendaftaran rawat jalan peserta JAMKESMAS. 2. Jenis formulir dan buku catatan yang digunakan dalam pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS di RSUD Kabupaten Karanganyar adalah KIB, lembar ringkasan riwayat poliklinik (RM-20), formulir pembayaran tarif paket INA DRG, Surat Keabsahan Peserta (SKP) JAMKESMAS, lembar resep, formulir laboratorium dan tidak digunakannya buku ekspedisi dalam serah terima dokumen. 3. Masih ditemui ketidaklengkapan persyaratan pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS misalnya kartu JAMKESMAS asli, foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP), fotocopy Kartu Keluarga (KK), foto copy kartu JAMKESMAS, surat rujukan dari puskesmas dan foto copy akte kelahiran bagi pasien bayi dan anak. 4. Dalam pelaksanaan alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan peserta JAMKESMAS masih sangat sulit menelusuri dokumen rekam medis pasien rawat jalan lama peserta JAMKESMAS apabila dokumen rekam medis tidak ditemukan di ruang Filling. Serta dalam pendistribusian dokumen rekam medis ke poliklinik masih sangat lama sehingga menyebabkan pelayanan poliklinik terhambat dan pasien menunggu terlalu lama. Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan...( Indrayani Eka Agustina, dkk) 59