K-13 bahasa inggris K e l a s XI FORMAL INVITATION LETTER AND INVITATION CARD Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini, kamu diharapkan memiliki kemampuan berikut. 1. Memahami fungsi dan konteks penggunaan surat undangan resmi. 2. Memahami struktur dan ciri kebahasaan surat undangan resmi. 3. Memahami perbedaan fungsi dan konteks kartu undangan (invitation card). 4. Membuat struktur dan ciri kebahasaan kartu undangan (invitation card). 5. Memahami penggunaan simple present tense dan future tense dalam formal invitation letter dan invitation card. 5. Berlatih membuat surat undangan resmi dan kartu undangan pada situasi tertentu. Pernahkah kamu mengadakan sebuah acara atau perayaan di rumahmu? Apakah kamu mengundang teman-temanmu atau anggota keluargamu yang lain? Jika ya, bagaimana kamu mengundang mereka untuk datang ke acara tersebut? Atau, apakah sekolahmu pernah mengirimkan undangan rapat orang tua siswa kepada orang tuamu di rumah? Jika ya, pernahkah kamu melihat bagaimana struktur surat tersebut dan apa isinya? Seperti namanya, surat undangan bertujuan untuk mengundang seseorang untuk datang ke sebuah acara, baik acara formal maupun acara non-formal. Pada acara formal, tipe undangan yang digunakan adalah undangan resmi (formal invitation card), sedangkan pada acara nonformal atau acara pribadi, tipe undangan yang biasa digunakan adalah undangan tidak resmi, yang pada umumnya berupa kartu undangan (invitation card).
Perhatikan situasi di bawah ini dan tentukan tipe surat undangan yang sesuai. 1. Kamu ingin mengundang seorang penulis terkenal untuk menjadi pembicara pada seminar yang diselenggarakan oleh OSIS di sekolahmu. 2. Kamu ingin mengundang temanmu untuk menghadiri pesta ulang tahunmu. 3. Perusahaan A ingin mengundang perusahaan B untuk berdiskusi mengenai proses pemasaran sebuah produk. 4. Sekolahmu ingin mengundang Kepala Dinas Pendidikan di daerahmu untuk membuka acara class meeting di sekolahmu. 5. Kakakmu ingin mengundang teman-teman di kantornya untuk menghadiri acara pesta pernikahannya. Nah, sekarang perhatikan contoh surat undangan berikut. 10 th October, 2016 The State Institute for Islamic Studies Banten The Principal of Dharma Senior High School Pandeglang, Banten Subject: Invitation to the Annual Student Speech Competition Dear Sir, First, please accept greetings from our institution. For the last five years our institution has been enthusiastically organizing this student speech competition. In addition, we take this opportunity to express our gratitude for school like yours for participating in the event and making it a success every year. Once again, the time has come for us to start organizing the competition this year. This year we are inviting around 50 schools to make the competition more interesting. Again, this year too, it gives us great pleasure to invite your school to take part in the competition once again. We look forward to your active participation to make the event a memorable one. As at the same time last year, too, we invited your best student to represent your school. 2
Please kindly find the rundown of the event as follows: Venue : The Auditorium of the State Institute for Islamic Studies Banten Time : 09:00 a.m. 13:00 p.m. Registration date : 24 th of October, 2016 Eagerly looking forward to your participation. Best regards, Aminudin Program Coordinator Vocab Corner Annual : once a year, done yearly Look forward to : expect, wait for Rundown : outline Venue : location Eagerly : enthusiastically Pertanyaan: 1. What is the purpose of the letter? 2. How many schools will participate in the competition? 3. Who is the sender of the letter? 4. Is it the first time for the school to participate in this competition? Surat undangan di atas bertujuan untuk mengundang Dharma Senior High School untuk berpartisipasi dalam lomba pidato antarsekolah yang diadakan oleh The State Institute for Islamic Studies, Banten. Surat ini merupakan contoh surat undangan resmi karena dikirimkan oleh institusi formal kepada institusi formal lainnya. Nah, untuk lebih memahami perbedaan antara surat undangan resmi dan tidak resmi atau non-formal, perhatikan penjelasan di halaman selanjutnya. 3
A. Formal Invitation Letter 1. Definition Formal invitation letter atau surat undangan resmi digunakan untuk mengundang seseorang atau sebuah institusi untuk menghadiri acara resmi (formal event), seperti rapat (meeting), presentasi produk (product presentation), dan pertemuan bisnis (business gathering). Bahasa yang digunakan di dalam formal invitation letter adalah ragam bahasa resmi yang tujuannya untuk menghormati orang yang diundang. 2. Generic Structure Untuk memahami struktur surat undangan resmi, perhatikan contoh berikut. 12 November 2015 John Elias Green Avenue 15 Date of the letter The sender Alan Smith Tiara Street 16 Alabama Subject: Invitation letter for a TOEFL seminar Dear Mr. Smith, The recipient Subject Opening salutation Introduction The body Appreciation for the guest. John Elias Marketing Manager Closing salutation The sender Signature 4
Nah, coba perhatikan lagi contoh surat undangan resmi yang telah dibahas di awal. Tentukanlah bagian-bagian surat tersebut berdasarkan generic structure. Date of the letter The sender The Principal of Dharma Senior High School Pandeglang, Banten 10 th October, 2016 The State Institute for Islamic Studies Banten The recipient Subject: Invitation to the Annual Student Speech Competition Dear Sir, Subject Opening salutation First, please accept greetings from our institution. For the last five years our institution has been enthusiastically organizing this student speech competition. In addition, we take this opportunity to express our gratitude for school like yours for participating in the event and making it a success every year. Introduction Once again, the time has come for us to start organizing the competition this year. This year we are inviting around 50 schools to make the competition more interesting. Again, this year too, it gives us great pleasure to invite your school to take part in the competition once again. We look forward to your active participation to make the event a memorable one. As at the same time last year, too, we invited your best student to represent your school. The body Please kindly find the rundown of the event as follows: Venue : The Auditorium of the State Institute for Islamic Studies Banten Time : 09:00 a.m. 13:00 p.m. Registration date : 24 th of October, 2016 Eagerly looking forward to your participation. Closing salutation Best regards, Aminudin Program Coordinator The sender 5
3. Language Features Surat undangan resmi dicirikan dengan penggunaan kalimat simple present tense dan future tense. Simple present tense digunakan untuk menyampaikan informasi tentang acara yang akan diselenggarakan, dan future tense digunakan menanyakan assurance (kepastian) apakah tamu yang diundang akan menghadiri acara tersebut dan urutan acara yang akan dilaksanakan. Agar lebih mudah mengingat language feature dari formal invitation letter, ingatlah SUPER berikut ini. Super "Solusi Quipper" PRESURE Formal Invitation letter PRESent tense future tense Apakah kamu masih ingat dengan konsep present tense (or simple present tense) dan future tense? Simple present tense berfungsi untuk menyatakan fakta, kebiasaan, atau kejadian yang terjadi pada saat ini. Untuk mengetahui ciri-ciri simple present tense, perhatikan pattern verbal sentence dari simple present tense berikut. Subject + Verb 1 + object/ complement. (Positive) Subject + don t/ doesn t + Base verb + object/ complement. (Negative) Do/ does + subject + Base verb + object/ complement? (Interrogative) Perhatikan pola nominal sentence dari simple present tense berikut: Subject + are/am/is + complement. (Positive) Subject + are not/ is not/ am not + complement. (Negative) Are/am/is + subject + complement. (Interrogative) Pada contoh formal invitation letter di atas, kalimat yang berbentuk simple present tense adalah sebagai berikut. We take our opportunity. It gives us great pleasure. 6
Simple future tense berfungsi untuk menyatakan rencana yang akan dilakukan. Pada formal invitation letter, simple future tense berfungsi untuk memastikan kehadiran dalam acara yang diundang. Untuk mengetahui ciri-ciri simple future tense, perhatikan pola verbal sentence dari simple future tense berikut: Subject + will + Base verb + object/ complement. (Positive) Subject + won t + Base verb + object/ complement. (Negative) Will + subject + Base verb + object/ complement? (Interrogative) Perhatikan pola nominal sentence dari simple present tense berikut: Subject + will be + complement. (Positive) Subject + won t be + complement. (Negative) Will + subject + be + complement. (Interrogative) Nah, setelah kamu memahami fungsi, struktur, dan ciri kebahasaan surat undangan resmi di atas, perhatikan contoh surat kedua di bawah ini. Pahami tujuannya, strukturnya, dan ciri kebahasaannya. 10th of October 2014 Date of the letter The sender The Principal of Dharma Senior High School Pandeglang, Banten Mr. and Mrs. George Cikokol Street No.7 Tangerang Invitation to a monthly teacher meeting Dear Mr. George, The recipient Subject Opening salutation Introduction We invite you to a monthly teacher meeting that will take place at our school on Tuesday, 10 th November. 7
The body The meeting will start at 9 a.m. at our big meeting room. The rundown of the program will be delivered to you upon arrival. Lunch after meeting will be served in Husna Hall at 12.30 p.m. where we will welcome each of you personally. Please find RSVP form and return it by 30 th of October. We cannot accept any replies after the date. On behalf of our school committee, we look forward to see you in the meeting. Pertanyaan: 1. Where does the meeting take place? 2. What does RSVP means? 3. How long can we reply the letter? B. Invitation Card Perhatikan contoh dialog berikut. Dialogue 1 Situation: Brandon is talking about his birthday party plan to Marcel. Marcel : So, Brandon, have you decided what you will do for your birthday party next two weeks? Brandon : Yes, I think so. I am going to throw a small party at my house. You know what? I am thinking of a theme party. Marcel : Really? That sounds interesting. Tell me what the theme is! Brandon : I was thinking of Dracula theme party. What do you think? Is it cool? Marcel : Awesome! I think it will be a very cool party. Everyone comes with a cool Dracula costume. That will be a horror but fun party. Brandon : True! Marcel : Who else are you going to invite? Do you have the list of the invitees? Brandon : Yes. In fact, I am now preparing the invitation card for everyone in our class. Do you want to give me a hand? Marcel : With pleasure! Let s make a cool invitation card for your party! 8
Dialogue 2 Vardy is visiting Taylor. They would like to make an invitation card for class meeting competition. Vardy : Hello, Taylor. Do you have any idea for the concept of invitation card for our class reunion next month? Taylor : Yes, I do. Let s discuss it after work, shall we? Vardy : Sure. Oh, we also need to discuss about drinks, snacks, Toast and Dinner. Probably we can mention it too in the invitation card to attract more people to come. Taylor : Oh, and some fun, too, such as music and dance. I know a good DJ, so probably we can hire him for our event. I believe everyone will dance like what we used to do at school prom a few years back. Taylor : That s a good idea! Pembahasan: Pada dialog pertama, Brandon dan Marcel berencana membuat undangan ulang tahun yang akan mereka kirimkan kepada teman-teman Brandon di sekolah. Perhatikan undangan yang mereka buat. Taken from: pinterest.com 9
Pada dialog kedua, Taylor dan Vardy ingin membuat surat undangan reuni yang akan dikirimkan ke teman sekelas semasa sekolah. Perhatikan undangan yang mereka buat. Taken from: inviteshop.com Pertanyaan: 1. What is the purpose of invitation card 1 and 2? 2. To whom can we confirm our attendance? 3. When will the party be held? Nah, surat undangan di atas merupakan contoh surat undangan bersifat tidak resmi karena tujuannya adalah untuk mengundang ke acara tidak resmi, seperti ulang tahun atau reuni sekolah. Perhatikanlah pada kedua surat undangan terdapat kata RSVP. Apakah kamu mengetahui apa arti RSVP? RSVP dalam invitation card berasal dari bahasa Prancis yaitu Répondez S il Vous Plaît, yang berarti please reply. Jika ada undangan yang menuliskan RSVP, itu artinya penerima undangan diminta untuk membalas undangan tersebut dengan pemberitahuan apakah penerima undangan akan hadir atau tidak hadir pada acara yang akan diadakan oleh pengirim undangan. 10
Perhatikan contoh balasan RSVP berikut. 1. Definition Invitation card digunakan untuk mengundang seseorang untuk menghadiri acara yang tidak resmi (non-formal event), seperti pesta ulang tahun (birthday party), candle light party, dan lain-lain. Bahasa yang digunakan didalam invitation card pada umumnya tidak resmi, tetapi penggunaan bahasa yang resmi juga sering digunakan ketika mengundang seseorang yang dihormati, seperti atasan dan rekan bisnis yang sangat penting sebagai tanda respect (menghormati) mereka. 2. Generic Structure Untuk memahami struktur invitation card, perhatikan contoh berikut. Dear friends and colleagues, Opening salutation We request the pleasure of you in our daughter s 4thbirthday party at Del Amino Restaurant, on August 5, 2016 at 10a.m. Dress code: Casual pink Thanks a bunch. Dress code (optional) Closing salutation Signature (optional) John and Laelah Siti Mariyam The sender 11
3. Language Features Language feature (ciri kebahasaan) yang digunakan di dalam surat ini menggunakan present tense. Present tense digunakan untuk menyampaikan informasi tentang acara yang akan diselenggarakan. Perhatikan contoh berikut. To : Kevin I hope for your coming to our new house celebration next week. Do not forget to share this information to our friends. This moment will be held on Friday, July 24th 2015 at 19.30 p.m. until 21.30 p.m. Do not miss it. Thanks a lot. Andrew C. Responding an Invitation Untuk merespon undangan kita bisa menggunakan ungkapan accepting invitation (menerima undangan) dan declining invitation (menolak undangan). 1. Accepting invitation Ungkapan yang pada umumnya digunakan untuk menerima undangan adalah sebagai berikut. That s very kind of you. With the greatest pleasure. We d like very much to. Thank you very much for inviting me. What a delightful idea! It s delightful to. Berikut adalah contoh surat yang digunakan untuk menerima undangan. Thank you for inviting us to be part of your graduation celebration. It is an honor for us that you invite us to join your most precious moment in life. We'll be arriving Thursday at 7:00 p.m. on flight 401. Thank you for offering to pick us up and getting us a room at the Doe Inn. You seem to think of everything. We look forward to spending time with you and your big family. 12
Vocab Corner Acquainted : familiarized Inn : accommodation, hotel 2. Declining Invitation Ungkapan yang pada umumnya digunakan untuk menolak undangan adalah sebagai berikut. I m very sorry, I don t. I think I can t. I d like to, but. I m afraid I ve already promised to. Thank you for asking me, but. Unfortunately, I can t. Berikut adalah contoh surat yang digunakan untuk menolak undangan. Thank you very much for your thoughtful invitation to attend your graduation party. Unfortunately, I will be in Makassar on that day for a business trip. Thus, I am afraid that we have to miss out on this important celebration of yours. I'm sure it will be a great occasion. I am sorry we cannot make it and please extend our warm regards to your big family. Vocab Corner Thoughtful : considerate Miss out : miss Cannot make it : cannot attend Extend : send 13