BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PERUSAHAAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan PT Internusa Hasta Buana merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa Freight Forwarder dan berdiri pada tanggal 26 September 1990 oleh Bpk. Iskandar Zulkarnain yang berpusat di Jakarta. Perusahaan yang memiliki slogan Tumbuh dan Peduli pada awalnya menempati sebagian dari lantai tiga kantor milik PT Harta Hariman yang mengageni perusahaan pelayaran Taiwan Yang Ming Line. Dua tahun kemudian, Harta Hariman memindahkan kantor dan menawari Internusa untuk membeli gedung tersebut yang beralamat di Jl. RE Martadinata, Tanjung Priok. Gedung tersebut terus dipertahankan meskipun kantor pusat pada saat ini telah pindah ke Atrium Senen. Kantor lama tersebut tetap digunakan sebagai kantor operasional. Perusahaan ini pada dasarnya bergerak pada jasa pengiriman dan penerimaan barang ekspor impor melalui transportasi darat, laut, atau udara. Internusa mengawali usahanya dengan membuka layanan Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) yang bermodalkan kemampuan menangani kargo serta kepercayaan para eksportir yang menjadi pelanggannya. Lima 42
belas tahun setelah berdiri, PT Internusa Hasta Buana memiliki 13 cabang di seluruh Indonesia mulai Jakarta, Bandung, Cikarang, Cirebon, Medan, Semarang, Jepara, Solo, Surabaya, Denpasar, hingga Mataram di Lombok. PT Internusa Hasta Buana juga tidak lagi menjadi perusahaan tunggal, melainkan telah mengembangkan beberapa perusahaan yang berkaitan dengan forwarding Laut, Udara, Logistik, Perusahaan Bongkar Muat, Pelayaran, dan MIS. Diantaranya adalah PT Internusa Cargo, PT Internusa Intan Segara, PT Internusa Mitra Sedaya, PT FPS Indonesia, PT Interlogistic, PT Gesa Air, PT Airfast dan di Sertifikasi System Management pada PT Intra Asia Internasional yang mendapat lisensi dari WQA (Worldwide Quality Assurance) UK sebagai regional office di Asia dengan akreditasi dari UKAS (United Kingdom Acreditation Service). Sementara jaringan antar negara mencakup 108 negara dan lebih dari 300 pelabuhan dunia di bawah bendera Famous Pacific Shipping (FPS) Group. Internusa Hasta Buana adalah salah satu dari pendiri group tersebut. Pada tanggal management membuka sub branch Semarang guna memperkuat jaringan serta untuk membuka pangsa pasar yang baru, hal tersebut juga bertujuan untuk memberikan kemudahan bagi para eksportir maupun importir di daerah Jawa Tengah khususnya dalam pengurusan barang untuk ekspor atau impor. Dimana pengurusan ekspor impor banyak sekali aturan-aturan atau prosedur yang harus dipenuhi oleh para eksportir maupun importir. Disinilah fungsi dari perusahaan ini untuk memberikan 43
pelayanan jasa dalam pengiriman barang baik ekspor atau impor. Kantor branch semarang beralamat di Jl. Madukoro blok E21 nomor, Pekantoran Semarang Indah. 2. Mengenal FPS (Famous Pasific Shipping) Indonesia PT FPS Indonesia, sister company dari PT Internusa Hasta Buana didirikan secara resmi pada tanggal 29 Maret 2006. Sejak hari pertama dari peluncuran resminya, PT FPS Indonesia anak perusahaan PT Internusa Hasta Buana, adalah mengambil alih pengiriman barang dan operasi logistik, terutama berfokus pada pemasaran jasa angkutan laut group forwarding. Sebagai perusahaan baru PT FPS Indonesia yang dipimpin oleh Hendratmo sebagai Direktur dan Izkandar Zulkarnain sebagai Chairman Staff dari PT Internusa Hasta Buana akan di pindahkan ke kantor baru, dan dua kantor itu akan digabungkan. Mengomentari perubahan ini, Izkandar Zulkarnaen berkata, merestrukrisasi operasi kami di Indonesia adalah langkah penting untuk mengklarifikasi layanan kami untuk pelanggan. PT FPS Indonesia diluncurkan pada 30 April 2006 di Jakarta yang bertepatan dengan ulangtahun PT Internusa Hasta Buana ke-15. Acara tersebut dihadiri lebih dari 1000 orang, termasuk para pemegang saham dan perwakilan perusahaan dari Singapura, Malaysia, China, Filipina, 44
Jepang, Australia, dan Selandia Baru. Berikut keunggulan yang dimiliki oleh FPS Indonesia : a. Komitmen Yang Berkualitas Quality-based-operation telah diterapkan pada perusahaan yang disinkronkan dengan pencapaian sertifikasi ISO 9001:2008. Hal tersebut merupakan kebutuhan untuk memberikan tingkat pelayanan tertinggi dalam tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan menjaga peningkatan agar tetap stabil. Dengan ini, semua ketidaksesuaian terhadap semua aspek dalam perusahaan akan dihilangkan secara preventif. Poin terkuat FPS Indonesia adalah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 sebagai wujud komitmen berkualitas yang merupakan bagian dari filosofi perusahaan. FPS Indonesia dikelola oleh staff ahli yang berdedikasi, dan berpengalaman. Dokumentasi lengkap dan memahami kebutuhan pengiriman kargo. Memiliki jaringan di seluruh dunia di lebih dari 108 negara, 300 pelabuhan di bawah bendera FPS Group. FPS Indonesia adalah salah satu Pendiri dan Anggota dari Famous Pasific Shipping (FPS) Group Bisnis-bisnis yang berhubungan : 1) PT FPS Movers 2) PT HIS Multi Engineering 3) PT Ultrafilter Indonesia 45
4) Saham dalam FPS Group 5) Gudang-gudang FPS di Singapura 6) Kantor FPS di New York dan Los Angelos b. Multimoda Trasnport Sistem pengiriman yang cepat akhir-akhir ini menjadi pertimbangan dalam pengiriman cargo. FPS Indonesia menyediakan baik transportasi darat-laut (yang selanjutnya disebut transportasi multi-moda) untuk mengakomodasi kebutuhan, disukung oleh lebih dari 30 staff yang berpengalaman dalam pengiriman melalui laut. c. Komunikasi dan Teknologi Track and Trace FPS memberikan informasi proses transportasi melalui berbagai komunikasi yang menghubungkan anggota FPS dengan klien, yaitu melalui e-mail, EDI, skype, fax dll, untuk melacak laporan pengiriman klien. Jadi mereka bisa tahu jumlah pengiriman, tujuan dan si penerima statusnya secara rinci. d. Konsoliadasi Jasa Dengan Distribusi Global Perusahaan menyediakan jasa konsolidasi untuk berbagai tujuan di liam benua. Jasa konsol langsung ini memungkinkan kargo pelanggan diantar dengan aman dan cepat. e. Gudang/ Warehouse FPS Indonesia juga menyediakan jasa penyimpanan untuk mengakomodasi kebutuhan manajemen distribusi impor. Dengan banyak pengalaman, proses-proses termasuk penyimpanan, gudang, 46
menjaga stok, member label dan distribusi, jasa FPS juga dapat diperhitungkan. 3. Produk Jasa Yang Ditawarkan Jasa yang ditawarkan oleh PT Internusa Hasta Bauna bertujuan untuk memudahkan customer dalam kegiatan ekspor maupun impor dan pembuatan dokumen yang dibutuhkan. Berikut ini adalah jasa yang diberikan PT Internusa Hasta Buana : a. Sea Freight Service PT Internusa Hasta Buana melayani operasional ekspor atau impor melalui laut untuk Full Container Load (FCL) maupun Less Container Load (LCL) dan melayani booking bermacam-macam container untuk berbagai komoditi ekspor. b. Air Freight Service PT Internusa Hasta Buana juga melayani ekspor-impor melalui udara. Menyediakan berbagai akomodasi yang bekerja sama dengan berbagai macam maskapai penerbangan. c. Domestic Cargo dalam negeri. Melayani berbagai jasa pengangkutan antar kota/propinsi 47
d. EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) Custom Clearance Adalah pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. Untuk pengurusan ini, EMKL mendapat kuasa secara tertulis dari pemilik untuk mengurus barangnya. Di pelabuhan muat, EMKL akan membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dnegan Bea Cukai dan instansi yang terkait lainnya dan membawa barang dari gudang pemilik barang ke gudang di dalam pelabuhan. EMKL bergerak sesuai SK Menhub No. KM 82/AL 3Q5/PHB-85. Di pelabuhan bongkar, EMKL membantu pemilik barang mengurus pemasukkan barang dengan Bea Cukai, menerima muatan di pelayaran dan membawa barang dari pelabuhan ke gudang pemilik barang. 4. Bentuk dan Struktur Organisasi Struktur organisasi yang diterapkan pada PT Internusa Hasta Buana berbentuk organisasi garis atau line, pada bentuk ini tugas dan wewenang mengalir dari atas kebawah. Sedangkan tanggug jawab bergerak dari bawah ke atas. Keuntunagn yang diperoleh dari bentuk organisasi ini adalah adanya kesatuan perintah, pengawasan lebih efektif dan koordinasi akan mudah dijalankan. Jadi, dalam hal ini pemilik perusahaan memegang kekuasaan dan tanggung jawab terhadap pengambilan keputusan. 48
Branch Manager Accounting Sales Manager Customer Service Operasional Kasir Collect Payment Adm Kantor Adm Umum Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Internusa Hasta Buana Semarang Sumber data : PT Internusa Hasta Buana Semarang Adapun masing-masing bagian mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Branch Manager Branch manager mempunyai fungsi utama jabatan untuk menjamin keberadaan, kelancaran dan kesinambungan kegiatan kantor cabang termasuk pengembangan nnya di masa mendatang yang mengangkut seluruh kegiatan baik marketing, operasional maupun administrative. Bertugas untuk bertanggung jawab 49
atas rencana strategis, rencana kerja dan budget kantor cabang. Bertanggung jawab atas kelancaran seluruh aktivitas cabang yang menyangkut hubungan kerja dengan kantor pusat dan sebaliknya, memastikan kebijakan yang telah ditetapkan untuk cabang dijalankan dengan konsekuen, membuat laporan kinerja cabang secara periodic, dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal untuk kelancaran aktivitas cabang. 2. Sales Marketing Mengatur, mengkoordinasikan dan melakukan aktivitas marketing untuk seluruh jasa yang ditawarkan kepada pelanggan atau calon pelanggan. 3. Customer Service Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan kecepatan respons, dan menangani proses dokumen termasuk mengecek kelengkapan sampai dokumen siap diserahkan kepada consignee (penerima barang). 4. Bagian Administrasi Kantor, Umum, dan Kasir Melakukan penerimaan dan pengeluaran pembayaran termasuk memverifikasi dan mengecek keabsahannya sebelum dilakukan transaksi serta mencatatnya dalam buku atau catatan kas, menjalankan administrasi perusahaan untuk mendukung operasi, berinteraksi dengan customer sebaik mungkin, dan menjawab semua permasalahan yang timbul dari kegiatan pengiriman barang yang telah ditinjau oleh pelanggan, baik dalam maupun luar negeri. 50
5. Collect Payment Membuat invoice penagihan, membuat dan melaporkan posisi tagihan (accounts receivable/ar) serta laporan pajak-pajak bulanan. 6. Accounting Melakukan proses akuntansi sejak input data sampai pada penyajian laporan keuangan baik laporan keuangan standard maupun laporan keuangan khusus (sesuai kebutuhan). 7. Operasional Melakukan pekerjaan operasional meliputi pekerjaan ekspor, impor, local dan domestic. Dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan impor, yaitu : a. Membuat pemberitahuan impor barang (PIB) b. Melaksanakan proses custom clearance di Bea Cukai pelabuhan c. Melakukan pembayaran Bea masuk dan pajak-pajak impor di Bank d. Pelaksanaan stripping barang di CFS e. Pengeluaran barang dan pengurusan trucking 51
B. Pembahasan 1. Proses Penangan Custom Clearance Pada PT Internusa Hasta Buana Semarang PT Internusa Hasta Buana Semarang adalah perusahaan jasa yang bertindak sebagai kuasa importir dalam melakukan semua kegiatan ekspor dan impor. Selain itu PT Internusa Hasta Buana Semarang juga bertindak sebagai PPJK, menyediakan trucking serta gudang untuk tempat penimbunan sementara. Penanganan custom clearance yang dilakukan PT Internusa Hasta Buana Semarang umumnya sama seperti perusahaan freight forwarding lainnya. Namun PT Internsua Hasta Buana Semarang memiliki cara-cara khusus agar proses custom clearance bisa berjalan lancar, misalnya selalu menyiapkan semua dokumen yang diperlukan dengan benar dan lengkap, mengutamakan ketelitian di dalam setiap melakukan pekerjaan, serta bekerja tanpa mengenal waktu dan selalu kompak. Hal-hal tersebut dilakukan PT Internusa Hasta Buana Semarang sebagai landasan dalam melakukan setiap pekerjaan terutama dalam penanganan custom clearance sehingga setiap proses penanganan custom clearance dapat berjalan dengan baik dan lancar. Untuk lebih jelasnya proses penangan custom clearance pada PT Internusa Nusa Hasta Buana Semarang dapat dilihat gambar di bawah ini: 52
Importir (PT Aman Indah Makmur) Issuing Bank 1 Freight Forwarder (PT Internusa Hasta Buana Semarang) 2 4 3 Pelayaran 6 7 5 SPPB + Penjaluran Bea Cukai Gudang Importir 9 Pelabuhan/Gate 8 Green Line Red line Yellow Line Gambar 3.2 Proses Penanganan Custom Clearance Impor Sumber: PT Internusa Hasta Buana Seamarang Keterangan : 1. Importir yaitu PT Aman Indah Makmur memberikan mandat kepada PT Internusa Hasta Buana Semarang untuk mengurus custom impornya. Setelah kontrak telah disepakati oleh kedua belah pihak maka, importir bertugas untuk melengkapi semua dokumen yang berkaitan dengan impornya seperti, Bill of Lading, Invoice, Packing List, serta Surat Kuasa pengambilan D/O yang ditunjukkan kepada freight forwarder sebagai pihak yang dipercaya oleh 53
importir untuk melakukan pengeluaran barang. Importir memberikan dokumen-dokumen tersebut kepada PT Internusa Hasta Buana Semarang. 2. Setelah dokumen diterima, PT Internusa Hasta Buana membuat draft PIB (Pemberitahuan Impor Barang) dengan benar dan membuat SSPCP (Surat Setoran Pabean, Cukai, dan Pajak) yang kemudian di kirim ke importir untuk di confirm OK. Jika sudah confirm OK, PT Internusa Hasta Buana Semarang bertugas untuk melakukan pembayaran ke pihak bank. Kemudian SSPCP yang telah di validasi oleh bank di kembalikan. 3. PT Internusa Hasta Buana Semarang mensubmit dokumen impor dan bukti pembayaran melalui EDI (Elektronic Data Intercharge) kepada pihak Bea Cukai. 4. Pihak bank online ke Bea Cukai, memberikan laporan bahwa pajak impor atas nama importir tersebut telah dibayarkan. Sistem komputerisasi Bea Cukai bekerja menerima dan mengolah hasil transfer data dari pihak freight forwarder dan hasil transfer data dari bank. 5. Setelah sesuai (matching) antara data yang ditransfer oleh PT Internusa Hasta Buana Semarang dan data yang ditransfer oleh bank maka terbitlah SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) yang dikeluarkan oleh Bea Cukai. Petugas Bea Cukai juga akan memberikan informasi apakah kargo dalam kategori green line, red line atau yang lainnya. Jika masuk dalam kategori green line pada saat pemeriksaan dokumen sampai lengkap biasanya membutuhkan waktu 3-4 hari untuk barang bisa keluar. Jika masuk dalam kategori red line, maka pihak Bea Cukai akan memeriksa dari mulai 54
kelengkapan dokumen, fisik barang, sampai kesesuaian harga dalam nilai invoice dengan taksiran harga Bea Cukai. Untuk kategori red line, dikarenakan adanya pemeriksaan fisik barang hal ini membutuhkan waktu biasanya sampai 1 minggu. Dalam kategori red line, jika pemeriksaan telah dilakukan secara menyeluruh baru kemudian SPPB dapat dikeluarkan. 6. Dengan Bill Of Lading yang asli dan surat kuasa dari PT Aman Indah Makmur, maka Delivery Order dapat diambil di pelayaran. 7. PT Internusa Hasta Buana membawa dokumen-dokumen yang dibutuhkan ke pelabuhan. Apabila container masih berada di daerah seaway, maka hanya memerlukan Delivery Order dan SPPB. Namun jika container telah berada di dalam gudang, maka memerlukan dokumen seperti DO, Manifest, Copy B/L, Copy PIB, dan SPPB yang asli. Setelah menyerahkan dokumen tersebut maka akan mendapatkan SP2 (Surat Penyerahan Peti Kemas) yang berguna untuk custom clearance container dan juga berguna sebagai surat jalan untuk FCL (Full Container Load). Namun jika itu LCL (Less Container Load) maka tidak memerlukan SP2 untuk custom clearance nya melainkan hanya akan mendapatkan surat jalan untuk barang tersebut dapat keluar dari area pelabuhan. 8. Bea Cukai yang ada dipelabuhan menyetujui untuk melakukan pengeluaran barang dari area pelabuhan untuk keluar gate dan memberikan surat jalan untuk truck maupun trailer setelah dokumen lengkap dan layak menurut bea cukai. 55
9. Setelah mendaptakan surat jalan, maka trucking maupun trailer yang ditunjuk oleh pihak freight forwarder dapat mengantarkan barang impor tersebut kepada importir. Biasanya PT Aman Indah Makmur langsung meminta PT Internusa Hasta Buana untuk mengantarkan barang-barang impor tersebut ke gudang importir. Setelah barang tersebut sampai ke gudang importir, maka tugas PT Internusa Nusa Hasta Buana Semarang adalah menyerahkan dokumendokumen tersebut kepada pihak Bea Cukai. Adapun dokumen-dokummen yang wajib diserahkan kepada pihak Bea Cukai adalah : a. Bill Of L ading yang asli (Original maupun Copy Non Negotiable) b. Invoice yang asli c. Packing List yang asli d. Asuransi yang asli e. NPWP (copy) f. API (copy) g. SKT (Surat Keterangan Terdaftar), copy h. PIB (3 rangkap original) i. SSPCP (lembar ke 3 yang original) j. Bukti pembayaran bank (boleh menggunakan yang asli maupun copy). Berdasarkan gambar dan penjelasan diatas, maka PT Aman Indah Makmur sudah dapat menggunakan barang impor setelah proses custom 56
clearance dilakukan oleh PT Internusa Hasta Buana selaku freight forwarder. Adakalanya proses custom clearance memakan waktu yang panjang dikarenakan adanya penjaluran yang dilakukan oleh pihak Bea dan Cukai. Untuk sertiap importir baru akan selalu dimasukkan kedalam penjaluran merah karena sesuai dengan prosedur Direktorat Jendral Bea dan Cukai. Namun sebagai freight forwarder, PT Internusa Hasta Buana berupaya agar customer yang ditanganinya selalu mendapatkan respon jalur hijau sesuai dengan ekspektsi importir dengan mentaati peraturan bea dan cukai, melakukan proses custom clearance sesuai prosedur dan melengkapi dokumen yang dibutuhkan oleh bea dan cukai. 2. Jenis Dokumen Impor & Pergerakannya Dalam Proses Custom Clearance Dalam kegiatan impor peran dokumen sangatlah penting, jika salah satu dokumen tidak lengkap atau tidak ada, maka barang impor tersebut tidak dapat dikeluarkan dari wilayah pabean sampai dokumen dapat dilengkapi atau diperbaiki jika terdapat kesalahan dalam isi dokumen tersebut. Dokumen impor adalah dokumen yang diperlukan oleh pihakpihak yang terlibat dalam perdagangan internasional baik eksportir, importir, perbankan, pelayaran, maupun instansi lainnya untuk melakukan 57
kegiatan ekspor dan impor barang dari suatu negara ke negara lain (Amir M.S, 2002). Dokumen impor secara umum diketahui sebagai surat-surat atau berkas-berkas yang dibutuhkan dalam kelancaran proses pengeluaran barang impor tersebut. Berikut beberapa dokumen impor yang merupakan dokumen penting dan pergerakannya dalam melakukan proses custom clearance, dibagi menjadi 2 yaitu: a. Dokumen yang diterima dari eksportir: 1) Bill Of Lading memiliki peran yang penting. Keberadaan bill of lading menjadi syarat utama dalam melakukan proses custom clearance, karena berfungsi dalam setiap kegiatan sebelum maupun setelah custom clearance. Bill of lading berguna dalam menghitung ETD (Estimated Time Departure) dan ETA (Estimated Time Arrived) yang dilakukan oleh PT Internusa Hasta Buana Semarang hingga barang impor sampai di pelabuhan tujuan. Sehingga PT Internusa Hasta Buana Semarang dapat memperkirakan kedatangan kapal dan mempersiapkan waktu untuk proses custom clearance sehingga tidak memakan waktu yang terlalu lama. Jadi untuk setiap kegiatan ekspor dan impor yang dilakukan PT Internusa Hasta Buana Semarang memerlukan bill of 58
lading guna memperlancar proses custom clearance yang dilakukan. 2) Commercial Invoice sebagai dokumen utama yang dibuat oleh eksportir dan memiliki peran dalam custom clearance yang dilakukan PT Internusa Hasta Buana Semarang untuk memastikan bahwa eksportir dan importir telah melakukan transaksi jua beli dan telah disepakati oleh kedua pihak. Didalam commercial invoice juga terdapat perhitungan pembayaran yang akan dilakukan oleh PT Aman Indah Makmur yang hubungannya ada pada pembuatan PIB dan SSPCP yang dilakukan oleh PT Internusa Hasta Buana Semarang. 3) Packing list dibutuhkan pada saat custom clearance karena packing list berguna untuk memastikan ukuran, jumlah, dan jenis barang yang ada didalam container total keseluruhannya sama dengan barang yang tertera pada faktur perdagangan. Sehingga bea dan cukai tidak memiliki keraguan akan keaslian barang impor PT Aman Indah Makmur. 4) Delivery Order (DO) sangat berguna untuk proses custom clearance karena DO digunakan sebagai keterangan secara tertulis mengenai kesanggupan pelayaran mengangkut barang ekspor ke pelabuhan tujuan. DO juga menjadi dokumen yang menyatakan bahwa eksportir telah memesan ruang dalam kapal untuk barangnya yang akan dikirimkan ke importir di negara tujuan. 59
b. Dokumen yang dibuat oleh importir: 1) PIB (Pemberitahuan Impor Barang) merupakan dokumen yang penting dimata DJBC karena dokumen tersebut digunakan untuk melaporkan bahwa aka nada barang impor yang masuk ke wilayah pabean Indonesia. Dalam PIB tertera perhitungan bea masuk yang berguna untuk mengetahui besarnya bea masuk yang dikenakan untuk barang impor PT Aman Indah Makmur dalam proses custom clearance. Didalam PIB juga teretra nomer Harmonize System ( HS ) yang berguna untuk spesifikasi jenis barang yang diimpor. 2) SSPCP (Surat Setoran Pabean, Cukai, dan Pajak) merupakan dokumen yang menjadi bukti pembayaran bea masuk PT Aman Indah Makmur dan bukti penerimaan negara atas pembayaran barang impor yang diterbitkan oleh Bea Cukai. Tanpa SSPCP maka proses custom clearance tidak akan berjalan. 3) Surat Kuasa importir menyatakan bahwa semua proses custom clearance yang dilakukan PT Internusa Hasta Buana Semarang diketahui oleh importir dan importir memberi kuasa kepada PT Internusa Hasta Buana Semarang untuk melaukan proses custom clearance. Surat kuasa digunakan untuk menebus Delivery Order dan pengajuan pemberitahuan pabean pada kantor pelayanan bea cukai yang bersangkutan atas barang impor. 4) Maifest merupakan dokumen yang memberitahukan kedatangan kapal, tanggal dan jam kapal tiba di pelabuhan. Sehingga 60
memudahkan PT Internusa Hasta Buana Semarang untuk melakukan proses custom clearance agar barang impor tidak terlalu lama berada di pelabuhan. Manifest sangat penting karena sebagai bukti bahwa barang impor yang dikirim merupakan milik importir. Apalagi jika barang impor tersebut merupakan Less Container Load. 5) SPPB (Surat Pemberitahuan Pengeluaran Barang) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh DJBC. Dokumen tersebut menyatakan bahwa DJBC telah menyetujui untuk melakukan proses custom clearance terhadap barang impor milik PT Aman Indah Makmur. SPPB berguna sekali untuk barang impor karena dengan SPPB barang impor telah dapat melewati gate dan diantar ke gudang importir. 6) Surat Jalan merupakan surat yang dikeluarkan oleh pihak freight forwarder sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan telah dimuat oleh sopir truk yang akan mengantar barang ketempat tujuan yang disepakati sebelumnya. Biasanya tempat tujuannya adalah gudang importir. Surat jalan juga menjadi bukti kesanggupan supir untuk mengantarkan barang ketempat tujuan dengan waktu yang ditentukan. 7) Polis Asuransi merupakan surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan maskapi asuransi atas permintaan eksportir maupun 61
importir untuk menjamin keselamatan barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi. Dokumen-dokumen tersebut memiliki peran yang penting, jika tidak terdapat salah satu dari dokumen tersebut diatas maka Direktorat Jendral Bea dan Cukai tidak akan memberikan ijin untuk proses custom clearance barang impor. Didalam proses custom clearance selain memerlukan dokumen impor juga memerlukan peranan pihak-pihak yang terkait di dalam pengeluaran barang. Pihak-pihak tersebut adalah freight forwarder yaitu PT Internusa Hasta Buana Semarang yang berperan dalam penangan custom clearance barang impor hingga ke gudang importir, Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabenan (dalam hal ini adalah PT Internusa Hasta Buana Semarang yang berfungsi sebagai PPJK) berperan dalam melakukan system komputerisasi dengan pihak Bea dan Cukai, Perusahaan Pelayaran, peranan mereka sangat penting dalam proses custom clearance. 3. Hambatan-Hambatan di Dalam Proses Custom Clearance PT. Internusa Hasta Buana Semarang adalah perusahaan freight forwarder yang salah satu jasa yang ditawarkan adalah custom clearance, hubungannya yaitu dengan Bea dan Cukai. Tidak sedikit dari berbagai importir khususnya di daerah Jawa Tengah yang memakai jasa PT Internusa Hasta Buana Semarang untuk mengurusi proses custom barang impornya, karena selain cepat perusahaan ini juga menawarkan tarif yang 62
tidak mahal untuk setiap ordernya sehingga banyak importir yang tertarik untuk memakai jasa mereka. Namun bukan berarti juga PT Internusa Hasta Buana Semarang tidak memiliki masalah didalam proses perkembangannya. Tentunya ada berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini, dan dijadikan pengalaman untuk perusahaan ini agar semakin dewasa serta bertambah besar dan kuat. Adapun beberapa permasalahan yang dihadapi oleh PT Internusa Hasta Buana Semarang dalam menangani proses custom clearance, diantaranya : 1. Kekurangan Dokumen Didalam proses custom clearance yang dilakukan PT Internusa Hasta Buana Semarang, diperlukan dokumen-dokumen untuk pengeluaran barang. Namun terkadang importir tidak melengkapi dokumen yang diperlukan oleh bea cukai saat memberikan dokumen asli terhadap freight forwarder. Alasannya terkadang karena dokumen yang dikirim eksportir belum lengkap ataupun karena dokumen tersebut terdapat kesalahan dalam pengisiannya sehingga memerlukan koreksi. Untuk itu ini akan menjadi masalah oleh bea cukai karena dokumen asli sangat diperlukan untuk proses pengeluaran barang. Hal ini juga menyebabkan pengeluaran barang terhambat dan memakan 63
banyak waktu. Sedangkan dari pihak importir mengiginkan barang sampai ke gudang importir segera. Peranan PT Internusa Hasta Buana Semarang sangatlah penting, selaku pihak yang bertugas mengurus pengeluaran barang, freight forwarder harus meneliti bahwa dokumen-dokumen yang dibutuhkan bea cukai tersedia lengkap sehingga pada saat proses custom clearance tidak terjadi permasalahan yang dapat menghambat jalannya proses pengeluaran barang. 2. Data Yang Tidak Sesuai Seringkali pada saat proses custom clearance, PT Internusa Hasta Buana Semarang hambatan. Hambatan tersebut umumnya ditimbulkan sendiri oleh importir, ketidaksesuaian data biasanya terjadi karena data yang menunjang barang untuk dilakukannya custom clearance terdapat perbedaan. Perbedaan yang dialami dalam proses custom clearance umumnya adalah pada alamat importir di NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) yang berbeda. Kemungkinan nomor tersebut berbeda karena gudang maupun kantor importir berpindah tempat. Disini menjadi tugas PT Internusa Hasta Buana Semarang sebagai perantara untuk memberitahukan perbedaan yang terjadi entah karena kesalahan penulisan atau hal-hal yang sebelumnya belum dikonfirmasi kepada pihak freight forwarder. Apabila terjadi kesalahan penulisan baik itu tanggal invoice, jenis barang, maupun 64
nomer harmonized system yang berbeda, PT Internusa Hasta Buana Semarang perlu memberitahukan sebelumnya kepada importir untuk melakukan koreksi sebelum dokumen sampai ke pihak bea cukai. 3. Correction SPPB Dari serangkaian permasalah diatas dapat ditangani dengan mudah dan cepat apabila belum menghadap pihak bea dan cukai, namun apabila permasalahan tersebut diatas diketahui terlebih dahulu oleh pihak bea dan cukai maka SPPB belum bisa didapatkan karena perlu dikoreksi. SPPB tidak akan dikeluarkan sampai data-data yang ada pada dokumen-dokumen impor sama dan benar-benar akurat. Jika terjadi permasalahan tersebut diatas maka, bea dan cukai meminta untuk dilakukan koreksi terhadap data yang berbeda. Pada saat itulah PT Internusa Hasta Buana Semarang bertugas untuk menjadi perantara dalam membenarkan data-data yang berbeda. PT Internusa Hasta Buana Semarang perlu memberitahukan kepada importir tentang kesalahan-kesalahan yang terjadi sehingga importir tidak akan menuntut kepada freight forwarder untuk segera mengirimkan barang ke gudang importir. Jika kesalahan-kesalahan tersebut telah diperbaiki maka dokumen diserahkan kembali ke bea dan cukai, jika telah benar semua SPPB dapat dikeluarkan. 4. Redress Manifest Kesalahan yang umum seperti bill of lading yang berbeda, tanggal invoice,nomer invoice, tempat penimbunan barang, nomer 65
harmonized system, maupun alamat importir yang berbeda dapat dilakukan correction SPPB. Namun apabila yang terjadi adalah data tidak sesuai dengan dokumen fisik yang ditransfer, maupun barang impor tidak sesuai dengan dokumen fisik, maka bea dan cukai akan meminta importir untuk melakukan redress manifest. Redress manifest dilakukan karena kesalahan terlalu parah, untuk itu PT Internusa Hasta Buana Semarang selaku freight forwarder memberitahukan kepada importir mengenai redress manifest tersebut dan mengarahkan importir dalam membuat redress manifest. Dalam melakukan redress manifest importir perlu mencantumkan beberapa diantaranya yaitu Surat Permohonan Redress Manifest yang dibuat oleh importir, beserta harus dilampirkannya bill of lading, invoice, packing list, PIB, dan manifest yang benar. Adapun mengenai isi surat permohonan redress yaitu mengenai importir, alamat, jenis barang, jumlah barang serta berat barang dan juga importir harus melampirkan SPPB yang tidak sesuai dengan manifest. Setelah redress manifest yang dibuat oleh importir siap untuk diserahkan kepada bea cukai, maka tugas PT Internusa Hasta Buana Semarang adalah menyerahkan dokumen tersebut kepada bea cukai. Proses ini akan memakan waktu 2-3 hari. 5. Claim Terhadap Barang Yang Mengalami Kerusakan Didalam pengurusan custom clearance, tidak semua konsumen perusahaan PT Internusa Hasta Buana Semarang merasa puas terhadap 66
pelayanan perusahaan. Ada juga beberapa diantaranya merasa bahwa pelayanan yang diberikan oleh perusahaan freight forwarder ini tidak sesuai dengan kontrak antara konsumen dengan perusahaan. Karena itu konsumen menuntut kompensasi finasial. Permintaan kompensasi finansial tersebut dilakukan karena konsumen mengalami kerugian terhadap barang impornya. Klaim biasanya disebabkan karena kerusakan fisik dari barang impor yang dikirim, kehilangan sebagian barang impor, keterlambatan barang impor, maupun rusaknya kemasan barang impor. Setelah barang impor sampai di pelabuhan maka tanggung jawab pelayaran beralih kepada pihak freight forwarder. Pada saat seperti ini maka PT Internusa Hasta Buana Semarang memiliki tugas untuk menjaga barang agar tetap utuh atau dalam keadaan baik seperti saat muat trucking. Namun kerusakan mungkin saja terjadi karena PT Internusa Hasta Buana Semarang tidak mungkin sepenuhnya dapat mengawasi jalannya barang impor diperjalanan. Kecelakaan tersebut mungkin saja terjadi pada saat barang impor dimuat ke truck (stuffing), barang yang dimuat jatuh ke tanah dan membuat barang impor rusak, maupun pada saat perjalan ke gudang importir. Setiap perusahaan jasa freight forwarder yang masih tetap bertahan dalam dunia bisnis kepabeanan dan jasa transportasi ini dikarenakan kemampuan yang ada didalam menghadapi kendala perusahaan. Dari penangan terhadap kendala-kendala yang timbul 67
diperusahaan maka konsumen yang sudah ada dapat menilai baik dan bahkan akan menarik pelanggan yang baru dari kredibelitas perusahaan yang terlihat semakin menonjol. Untuk masalah claim, tentunya PT Internusa Hasta Buana Semarang tidak langsung saja mengabulkan claim yang diajukan oleh customer yang merasa dirugikan. Melainkan akan melakukan investigasi terlebih dahulu tentang kerugian yang diterima oleh konsumen. Apalagi jika tidak adanya bukti yang diberikan oleh customer, maka perusahaan akan menolak claim dari importir. Dalam mengatasi claim, perusahaan akan melakukan negosiasi antara freight forwarder dengan customer yang mengajukan claim. Akan tetapi, sebelum negosiasi tentunya customer harus mengikuti prosedur klaim dari perusahaan. Penelusuran akan dilakukan mulai dari pihak yang paling akhir menangani barang sampai ke pihak yang paling awal menangani barang tersebut. Namun jika yang terjadi adalah kesalahan pada saat stuffing barang ke truck maka sebagai freight forwarder yang mengawasi stuffing, PT Internusa Hasta Buana Semarang harus bertanggung jawab. Apabila kerusakan tersebut membuat barang berubah bentuk, maka freight forwarder sebagai principal akan membantu importir mengajukan klaim terhadap pihak asuransi. Sehingga asuransi menjadi sangat penting peranannya disini. Dalam mengajukan klaim terhadap pihak asuransi, importir yang diwakili oleh PT Internusa Hasta Buana 68
Semarang menyerahkan beberapa diantaranya yaitu berita acara dari gudang, foto barang, dan surat klaim dari importir. Dokumen pendukung tersebut akan menjadi acuan pihak asuransi dalam menangani kalim sesuai dengan nilai barang yang diasuransikan importir. Akan tetapi jika yang terjadi adalah kemasan barang rusak maupun basah akibat terkena hujan, maka PT Internusa Hasta Buana Semarang akan mengganti sesuai dengan kesepakatan antara importir dengan freight forwarder. 69