Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus Work Load Indicator Staff Need atau WISN Bagian Filing RSUD Dr. Moewardi Periode Tahun 206. Distyan Ruth N M, Antik Pujihastuti 2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 ABSTRAK Latar Belakang :Beban kerja petugas Filing RSUD Dr. Moewardi mengalami peningkatan seiring dengan bertambahnya jumlah kunjungan pasien rawat jalan sehingga mempengaruhi produktivitas kerja petugas filing. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja dengan menggunakan rumus Work Load Indicator Staff Need atau WISN bagian filing RSUD Dr. Moewardi tahun 202 s.d 206. Metode Penelitian : Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Subyek penelitian adalah petugas Filing dengan obyek data kegiatan unit Filing dan Formulir rekapitulasi laporan data kegiatan rumah sakit (RL_) dengan analisis data secara deskriptif. Hasil dan Pembahasan : Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas dalam melaksanakan aktivitas pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis berpedoman pada prosedur tetap tentang pengambilan dan penyimpanan dokumen. Sedangkan, berdasarkan perkiraan jumlah kunjungan pasien rawat jalan untuk periode tahun 206 sejumlah 27.272 pasien, dan untuk pasien rawat inap sejumlah 49936 pasien dengan waktu kerja efektif sejumlah 236 jam/ tahun dan ratarata waktu per kegiatan pokok untuk rawat jalan adalah 0,083 jam dan untuk rawat inap adalah 0,8 jam sehingga dapat diperoleh standar beban kerja rawat jalan yaitu 25734,93 jam/ tahun dan rawat inap yaitu 866,66 jam/tahun. Bila waktu kelonggaran adalah 06,8 jam per tahun maka diperoleh standar waktu kelonggaran sejumlah 0,05 jam per tahun. Berdasarkan penghitungan WISN dapat diketahui kebutuhan tenaga kerja tahun 206 sejumlah 2 orang. Simpulan dan Saran : untuk periode tahun 206 RSUD Dr. Moewardi memerlukan penambahan petugas filing rawat jalan sebanyak 8 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang sudah ada 7 petugas sehingga hanya membutuhkan tenaga kerja, Sedangkan untuk filing rawat inap perkiraan tahun 206 diperoleh hasil penghitungan sebesar 4,20 atau sama dengan 4 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang sudah ada sebanyak 4 petugas, yang artinya tidak ada penambahan tenaga kerja, dengan tujuan untuk mencapai produktifitas kerja yang optimal dengan pendayagunaan tenaga kerja sesuai dengan job description. LATAR BELAKANG Rumah sakit dalam melaksanakan pelayanaan kesehatan melalui pelayanan medis dan pelayanan non medis. Pelayanan medis meliputi pengobatan, perawatan maupun sarana penunjang kesehatan yang lain, sedangkan pelayanan non medis berupa pelayanan yang bersifat administrasi dimulai dari bagian pendaftaran sampai dengan bagian pembayaran/ kasir. Khususnya dalam penyimpanan dan penyediaan dokumen rekam medis, baik dokumen Rawat Inap/ Rawat Jalan/ Gawat Darurat yang dilakukan oleh petugas bagian filing yang harus memiliki ketrampilan khusus, ketelitian dan ketepatan. Oleh karena itu perlu adanya keseimbangan antara petugas dengan beban kerja dalam melaksanakan pelayanan kesehatan berdasarkan standar waktu pelayanan. Apabila jumlah petugas tidak seimbang dengan beban kerja di unit tersebut maka penyediaan dokumen rekam medis terlambat dan pasien harus menunggu 58 Jurnal Kesehatan, ISSN 979-955, VOL.IV, NO., MARET 200, Hal 58-64
lama untuk mendapatkan pelayanan, hal ini akan mempengaruhi mutu pelayanan suatu rumah sakit. Berdasarakan survey pendahuluan di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta diketahui bahwa peningkatan jumlah kunjungan pasien berpengaruh terhadap beban kerja petugas filing sehingga diperlukan adanya keseimbangan antara pekerjaan dengan petugasnya untuk mencapai produktivitas kerja yang optimal. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul penelitian tentang Prediksi kebutuhan Tenaga Kerja di Bagian Filing Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta periode 202 s.d 206. METODE PENELITIAN Jenis penelitian ini adalah deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan menjelaskan atau menggambarkan dari suatu variabel penelitian dan menggunakan pendekatan secara retrospektif, yaitu pengumpulan data menggunakan data yang sudah lampau (Notoatmodjo, S. 2005). Subyek penelitian adalah petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi, sedangkan obyek penelitian adalah data kegiatan unit Filing dan formulir rekapitulasi laporan data kegiatan rumah sakit (RL-I) tentang penyimpanan dan penyediaan dokumen rekam medis tahun 2007 sampai dengan tahun 20 yang digunakan untuk mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga kerja di Filing periode tahun 202 s.d 206. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data adalah Instrumen Pengumpulan data yaitupedoman wawancara untuk pendapatkan data mengenai beban kerja petugas berdasarkan tugas pokok Filing di RSUD Dr. Moewardi Surakarta dan pedoman observasi menggunakan Time and Motion Study (TMS) yaitu data yang diambil untuk mengetahui atau mendeteksi kualitas kegiatan yang dilaksanakan oleh personel yang diteliti. Serta cara pengumpulan data adalah data primer dan data sukunder. Data primer yaitu data yang diperoleh dari pengamatan secara langsung mengenai beban kerja petugas Filing berdasarkan tugas pokok, sedangkan data sekunder yaitu data kegiatan unit Filing dan data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu dengan melihat data dari Rekapitulasi Laporan Data Kegiatan Rumah Sakit (RL_) berupa data jumlah kunjungan pasien rawat jalan periode 2007 s.d tahun 20. Analisis Data secara deskriptif dengan cara menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang di analisis berdasarkan teori yang telah dikemukakan dalam tinjauan pustaka tanpa melakukan uji statistik. (Arief, TQ. 2003). HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN. Prosedur Tetap Bagian Filing di RSUD Dr. Moewardi RSUD Dr. Moewardi telah memiliki prosedur tetap pelayanan pengambilan dan penyimpanan dokumen yang telah di tetapkan oleh direktur rumah sakit dengan nomor dokumen 05-02 A 007 pada tanggal Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus... (Distyan Ruth N M,dkk) 59
03 Maret 20 dengan nomor revisi 6 05-06 A 06. Isi prosedur tetap bagian filing adalah sebagai berikut: a. Petugas menerima pengembalian berkas rekam medis rawat jalan dari masing-masing poliklinik dan menandatangani buku serah terima. b. Berkas rekam medis dikelompokkan menurut nomor urut register mengganti map yang rusak. c. Memasukkan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor urut register dan nomor Terminal Digit. d. Petugas mengambil untuk pelayanan poliklinik berdasarkan bukti layanan/ untuk penelitian verifikasi, visum et repertum, pelacakan dan menyimpan kembali setelah selesai pelayanan. e. Peminjam wajib mengisi/mencatat pada buku pinjam yang disediakan oleh petugas dan berkas rekam medis tidak boleh dibawa keluar ruang rekam medis. 2. Beban Kerja Petugas Berdasarkan Tugas Pokok Filing. Tabel. Data kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap RSUD Dr. Moewardi Tahun Jumlah Pasien RJ Jumlah Pasien RI 2007 9.54 25.40 2008 84.055 24.80 2009 20.704 28.420 200 208.745 3.89 20 94.36 36.326 Sumber: Rekapitulasi Laporan Data Kegiatan Rumah Sakit (RL_) Tabel2. Data hasil penghitungan pasien rawat jalan dengan rumus kuadrat terkecil No N Y X x 2 xy 2007 9.54-2 4-383.028 2 2008 84.055 - -84.055 3 2009 20.704 0 0 0 4 200 208.745 208.745 5 20 94.36 2 4 388.632 Total 980334 0 0 30294 980334 5 96066,8 b xy x 2 3029,4 30294 0 96066,8 + 3029,4. x Tabel3.Data hasil penghitungan pasien rawat inap dengan rumus kuadrat terkecil No N Y X x 2 xy 2007 25.40-2 4-50.802 2 2008 24.80 - -24.80 3 2009 28.420 0 0 0 4 200 3.89 3.89 5 20 36.326 2 4 72.652 Total 4628 0 0 2956 Total 980.334 46.28 60 Jurnal Kesehatan, ISSN 979-955, VOL.IV, NO., MARET 200, Hal 58-64
y a n 4628 5 29243,6 b y xy x 2 2956 0 2956, a bx 29243,6 2956, x Tabel 4. Jumlah Perkiraan Kunjungan Pasien RJ dan RI Periode Tahun 202 s.d 206 Tahun X Pasien Rawat Jalan Pasien Rawat Inap y a + bx y a + bx 202 3 20555 38 203 4 20884 4068 204 5 223 44024 205 6 24243 46980 206 7 27272 49936 Beban kerja petugas filing RSUD Dr Moewardi untuk tiga tahun terakhir semakin meningkat seiring dengan peningkatan jumlah kunjungan pasien yaitu sejumlah 4,4% setiap tahunnya sejak tahun 2009 hingga 20. Hal ini mempengaruhi mutu pelayanan pasien rawat jalan baik pelayanan pasien baru atau pelayanan pasien lama untuk kunjungan 5 tahun mendatang. Selain itu, dengan meningkatnya jumlah kunjungan ke RSUD Dr. Moewardi maka kepercayaan pasien yang datang berkunjung telah meningkat seiring dengan perbaikan pelayanan yang diberikan RSUD Dr. Moewardi. Hal ini sesuai dengan pengertian beban kerja yaitu banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam setahun yang meliputi pengalaman, keterampilan dan motivasi menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan. Standar kelonggaran dipengaruhi oleh rata-rata waktu kelonggaran sebesar 5% dari jumlah jam kerja petugas dan waktu kerja yang tersedia. Bila rata-rata waktu kelonggaran memiliki kebijakan tentang standar kelonggaran di RSUD Dr. Moewardi maka produktivitas petugas dapat dimaksimalkan. Menurut Wignjo S (995) menyatakan bahwa jumlah waktu longgar untuk kebutuhan individu dapat ditetapkan dengan melaksanakan aktivitas time study sehari kerja penuh yaitu sekitar 2% sampai 5% atau 0 menit sampai 24 menit digunakan untuk kebutuhan yang bersifat individu. 3. Kebutuhan tenaga dengan rumus Work Load Indicator Staff Need (WISN) di filing RSUD Dr. Moewardi tahun 202 s.d 206. Tabel 5. Kegiatan Pokok Petugas filing rawat jalan RSUD Dr. Moewardi Kategori tenaga kerja Filing Rawat Jalan Kegiatan pokok Menerima pengembalian berkas RM dari poliklinik Berkas RM dikelompokkan menurut nomor Rata2 waktu/ menit 0,5,5 Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus... (Distyan Ruth N M,dkk) 6
Jumlah urut register serta mengganti map yang rusak Memasukkan berkas RM ke dalam rak penyimpanan Mengambil berkas RM untuk pelayanan poliklinik penelitian dan Jumlah 5 Jumlah waktu kegiatan pokok 5 5 menit 0,083 jam Tabel 6.Kegiatan Pokok Petugas filing rawat inap RSUD Dr. Moewardi Kategori tenaga kerja Kegiatan pokok 2 Rata2 waktu/ menit Jumlah dalam rak penyimpanan sesuai urut register dan nomor terminal digit Mengambil berkas RM untuk pelayanan poliklinik Mengambil berkas RM untuk penelitian,5,5 Jumlah Jumlah waktu kegiatan pokok menit 0,8 jam Bila waktu kerja yang tersedia sejumlah 236 jam /tahun dan rata-rata waktu per kegiatan pokok untuk filing rawat jalan sebesar 0,083 jam sedangkan untuk rawat inap sebesar 0,8 jam maka dapat diperoleh standar beban kerja untuk rawat jalan dan rawat inap dengan menggunakan rumus sebagai berikut: Filing Rawat Inap Menerima pengembalianberkas RM dari bagian coding dan menandatangani buku serah terima,5 Standar Beban Kerja 236 0,083 rata rata 25734,93 jam pertahun Waktu Kerja Tersedia waktu per kegiatan pokok Tiap berkas RM diberi 4,5 filder dikelompokkan menurut nomor urut register, diberi map baru sesuai kode warna ditulis nama, alamat, umur, jenis kelamin, NOMOR REGISTER Memasukkan berkas RM ke 2 Standar Beban Kerja rata rata 236 0,8 Waktu Kerja Tersedia waktu per kegiatan pokok 866,66 jam per tahun Jadi standar beban kerja berdasarkan waktu kerja dan rata-rata waktu kerja per kegiatan pokok filing rawat jalan dalam 62 Jurnal Kesehatan, ISSN 979-955, VOL.IV, NO., MARET 200, Hal 58-64
setahun adalah 25734,93 jam per tahun, sedangkan untuk filing rawat inap adalah 866,66 jam per tahun. SIMPULAN DAN SARAN Pelaksanaan pelayanan pasien di bagian filing telah sesuai dengan prosedur tetap RSUD Dr. Moewardi tentang pelayanan pasien dan jenis kegiatan pokok yang harus diselesaikan oleh petugas. Berdasarkan kunjungan pasien RSUD Dr. Moewardi periode tahun 206 diperoleh perkiraan jumlah kunjungan pasien rawat jalan sebesar 27.272 pasien sedangkan untuk pasien rawat inap sebesar 49.936 pasien dan standar kelonggaran untuk rawat jalan maupun rawat inap sebesar 0,05 tenaga per menit dan standar beban kerja untuk rawat jalan sebesar 25734,93 menit per tahun sedangkan untuk rawat inapnya sebesar 866,66 menit per tahun. Berdasarkan penghitungan beban kerja bagian filing dengan rumus WISN di RSUD Dr. Moewardi periode tahun 206 diperoleh kebutuhan tenaga kerja dibagian filing rawat jalan perkiraan tahun 206 sebanyak 8 tenaga kerja dengan jumlah tenaga kerja yang sudah ada 7 petugas sehingga hanya membutuhkan tenaga kerja, Sedangkan untuk filing rawat inap perkiraan tahun 206 diperoleh hasil penghitungan sebesar 4,20 atau sama dengan 4 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang sudah ada sebanyak 4 orang, yang artinya tidak ada penambahan tenaga kerja. Disarankan berdasarkan peningkatan beban kerja tahun 206 maka bagian filing rawat inap RSUD Dr. Moewardi tidak memerlukan penambahan tenaga kerja, sedangkan untuk filing rawat jalan memerlukan penambahan petugas sejumlah tenaga kerja, yang bertanggung jawab khusus dalam penyimpanan dokumen rekam medis pada setiap rak yang terbagi dalam beberapa subrak (Section) untuk menghindari terjadinya misfiled (salah letak), selain itu jika rumah sakit tidak menghendaki adanya penambahan SDM maka diperlukan adanya peningkatan kinerja masing-masing petugas filing dan pendayagunaan tenaga yang dijelaskan secara lebih jelas sesuai job description dengan tujuan untuk mencapai produktivitas kerja yang optimal. KEPUSTAKAAN Arief, TQ. 2003. Metodologi Penelitian Kedokteran Dan Kesehatan CSGF (The Community Of Self Help Group Forum). DepKes, RI. 997. Pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Ilyas, Y. 2000. Perencanaan Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Teori Metoda dan Formula. Jakarta: Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan FKM UI KEPMENKES RI No 8/MENKES/SK//2004. Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Provinsi, Kabupaten, Kota serta Rumah Sakit. Jakarta Ilyas, Y. 2000. Perencanaan Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Teori Metoda Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus... (Distyan Ruth N M,dkk) 63
dan Formula. Jakarta: Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan FKM UI Manuaba, A. 992. Penerapan Ergonomi untuk Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia dan Produkstivitas. Seminar. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Bandung: IPTN. Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT Rineka Cipta. PerMenKes RI No 269/MENKES/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis. Jakarta. Siswati, 2009. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja. Makalah pada Kumpulan Materi Pelatihan Manajemen Informatika Kesehatan. Jakarta: DPP PORMIKI. Tarwaka, 99. Produktivitas dan Pemanfaatan Sumber Daya Manusia. Majalah Hiperkes dan Keselamatan Kerja. Jakarta: XXIV (2) : 55-57 Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtuk Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Produktivitas. Edisi ke-. Wignjo S, 995. Ergonomi, Studi Gerak dan Waktu. Surabaya: Airlangga. 64 Jurnal Kesehatan, ISSN 979-955, VOL.IV, NO., MARET 200, Hal 58-64