BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Data Menurut Parker (1993) data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item, kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Davenport (1998) mendefinisikan data sebagai penyebar pengetahuan dan informasi yang artinya bahwa data sebagai sarana yang memungkinkan pengetahuan dan informasi dapat disimpan dan ditransfer. Baik informasi dan pengetahuan berkomunikasi melalui data dimana hasil akhir merupakan data yang tersimpan. Sepotong data hanya akan menjadi informasi atau pengetahuan jika ditafsirkan oleh penerima. Sebaliknya informasi atau pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dapat dikomunikasikan ke orang lain setelah informasi dan pengetahuan tersebut dijadikan sebagai data. Menurut Kadir (2003) data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan tidak berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak. Data melalui proses transformasi akan menghasilkan informasi. 7
8 2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diorganisasikan/dikelola sehingga mempunyai arti, biasanya berupa pesan (ada pengirim dan penerima), selain itu dapat juga berupa dokumen, audio, video McFadden, dkk. (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Sedangkan menurut Davis (1999) informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Siklus Informasi atau siklus pengolahan data menurut Grudnitski (1986) yaitu data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi yang digunakan oleh user untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input diproses kembali melalui suatu model. Siklus informasi ini dapat dilihat pada Gambar 2.1.
9 Masukan (data) Proses (Model) Keluaran (Informasi) Data (ditangkap) Basis Data Penerima Hasil Tindakan Tindakan Keputusan Gambar 2.1 Siklus Informasi 2.3 Konsep Pengetahuan Pengetahuan atau knowledge, menurut Probst (1999) adalah keseluruhan dari pengamatan dan keterampilan yang digunakan oleh individu untuk memecahkan permasalahan. Termasuk di dalamnya adalah teori dan praktek, aturan, dan perintah untuk melakukan sesuatu. Pengetahuan didasarkan pada data dan informasi, dan selalu melekat pada orang. Sedangkan Alter (1992) mendefinisikan pengetahuan sebagai kapasitas manusia (kemampuan potensial dan aktual) untuk mengambil tindakan yang tepat pada situasi yang bervariasi dan tak pasti. Sumber dari pengetahuan adalah campuran dari pengalaman, nilai, informasi dan wawasan yang merupakan kerangka untuk memahami pengalaman dan informasi baru, pengetahuan tercipta dalam dan antar manuasia baik dari individu atau kelompok yang mengetahui
10 (knowers). Gambaran tentang hubungan antar data, informasi dan pengetahuan ditunjukkan pada Gambar 2.2 sebagai berikut: Akumulasi Pengetahuan Pengetahuan Data Memformat, Memilih, Meringkas Informasi Menerjemahkan, Memutuskan, Bertindak Hasil Gambar 2.2 Hubungan Antara Data, Informasi dan Pengetahuan ( Alter, 1992) 2.3.1 Jenis-jenis Pengetahuan Nonaka dan Ishiguchi (2001) menyampaikan bahwa proses kreasi pengetahuan berlangsung di dalam dan di antara manusia. Bila data dapat ditemukan dalam catatan, informasi dalam pesan, maka pengetahuan diperoleh dari individuindividu atau kelompok-kelompok yang memiliki pengetahuan, atau kadangkala dari kebiasaan-kebiasan atau rutinitas yang berlaku di organisasi. Sedangkan Steve Denning (2001) lebih menekankan pada pengolahan pengetahuan terbatinkan (Tacit ). Denning lebih menekankan pada penyampaian cerita tentang segala sesuatu yang pernah dialami oleh seseorang yang mungkin saja pengalaman itu akan bermanfaat bagi orang lain. Jadi pendekatan lebih pada sharing pengalaman.
11 Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) Organisasi memerlukan ketrampilan seseorang melalui perubahan sikap dari tacit knowledge ke explicit knowledge yang memacu inovasi dan mengembangkan produk baru. Explicit knowledge atau pengetahuan eksplisit, dapat diekspresikan dalam kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk formula ilmiah, spesifikasi, manual-manual, dan sebagainya. Pengetahuan jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lain secara formal dan sistematis. Di lain pihak, tacit knowledge atau pengetahuan tacit, bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan, sehingga membuatnya sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan pada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule-of-thumb) termasuk dalam jenis pengetahuan terbatinkan. 2.4 Kebijaksanaan Kebijaksanaan adalah karakteristik tahapan pemikiran manusia yang ditimbulkan oleh pengertian dan pemahaman yang dalam. Seringkali, meski tidak harus, diikuti oleh pengetahuan yang banyak. Keterkaitan atau bentuk piramid klasik data, informasi, pengetahuan dan kebijaksanaan dapat dilihat pada Gambar 2.3.
12 Gambar 2.3 Bentuk Piramid Klasik Data, Informasi, Pengetahuan dan Kebijaksanaan 2.5 Manajemen Pengetahuan Menurut Honeycutt (2000), manajemen pengetahuan adalah disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Manajemen pengetahuan bukan suatu database terpusat yang berisi semua informasi yang diketahui oleh semua karyawan. Hal ini merupakan ide untuk mendapatkan pengetahuan dari berbagai sumber termasuk database, website, pegawai, mitra bisnis, atau menggali informasi dimanapun berada. Menurut Gartner Group Inc. (1996), manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin yang mengembangkan sebuah pendekatan yang terintegrasi untuk mengindentifikasi, mengelola dan berbagi semua aset informasi dari sebuah perusahaan. Aset dari informasi ini bisa terdiri dari basis data, dokumen, kebijakan
13 dan prosedur dan juga pemikiran pakar sebelumnya yang tidak terartikulasi dan pengalaman-pengalaman yang diilhami oleh individu pekerja. Dengan demikian didefinisikan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses untuk mengambil dan mengumpulkan keahlian kolektif yang dimiliki sebuah organisasi yang bentuknya dapat berupa database, kertas kerja bahkan keahlian yang ada di masing-masing anggota organisasi kemudian mendistribusikannya kepada seluruh anggota organisasi guna memproduksi pengembalian yang lebih besar lagi. Manajemen Pengetahuan memfokuskan diri pada bagaimana cara sebuah organisasi mengindentifikasi, mendapatkan, menyebarkan dan mengungkit (leverage) pengetahuan yang ada. 2.6 Organisasi Menurut Parker & Case (1993) organisasi merupakan suatu entitas yang terdiri dari satu atau lebih orang yang mempunyai satu atau lebih tujuan dan berusaha untuk mencapai tujuannya tersebut. Cara suatu organisasi mengelompokkan secara formal aktifitas kerjanya disebut struktur organisasi. Empat struktur pokok yang digunakan biasanya digunakan organisasi untuk membentuk departemen, divisi, dan subunit lain : 1. Fungsi Cara yang paling banyak digunakan untuk membentuk bagian ialah berdasarkan fungsi kerja misalnya keuangan, pemasaran, kepegawaian dan sebagainya.
14 2. Produk Sejumlah organisasi, terutama organisasi-organisasi besar dengan beragam lini produk menyusun organisasinya berdasarkan lini produk. Sebagai contoh, organisasi atau perusahaan perbankan biasanya memiliki bagian yang terpisah untuk menangani transaksi komersial dan pinjaman perorangan. 3. Pelanggan Perusahaan-perusahaan pada beberapa jenis industri biasanya merasa lebih mudah untuk membentuk organisasinya berdasarkan jenis pelanggan. Sebagai contoh, perusahaan di industri percetakan umumnya membentuk organisasi berdasarkan jenis buku anak-anak, fiksi, dan kategori pelanggan sejenis lainnya. 4. Geografi Membentuk organisasi berdasarkan wilayah geografi atau tempat adalah metoda yang biasa digunakan oleh organisasi yang secara fisik tersebar. Perusahaan multi nasional biasanya diorganisasikan berdasarkan negara. Organisasi dapat dikelompokkan pada organisasi profit atau organisasi non profit. Organisasi profit adalah organisasi yang bertujuan untuk menghasilkan uang. Banyak organisasi profit yang memiliki tujuan sekunder selain menghasilkan uang, misalnya menjadi pemimpin pada industri yang bersangkutan atau menjadi penyedia produk dengan kualitas yang lebih baik. Tetapi, yang paling utama bagi organisasi jenis ini adalah menghasilkan keuntungan. Jika tujuan ini tidak tercapai maka manajemen akan diganti atau organisasi tersebut tidak dapat bertahan.
15 Organisasi non profit biasanya memiliki lebih dari satu tujuan yang berorientasi pelayanan, seperti membantu orang yang membutuhkan bantuan atau melindungi lingkungan hidup. Meskipun demikian, mendapatkan keuntungan bukanlah hal yang utama bagi organisasi jenis ini. 2.7 Kerangka Kerja 2.7.1 Model Nonaka dan Takeuchi (1997) Alasan mengapa perusahaan di Jepang sukses adalah karena keahlian dan pengalamannya pada penciptaan pengetahuan organisasi (organizational knowledge creation). Penciptaan pengetahuan (knowledge creation) ialah mencapai hubungan sinergi dalam organisasi antara pengetahuan tacit dan explisit yang berlangsung melalui suatu proses sosial dengan cara mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan explisit. Ada empat model konversi pengetahuan (knowledge conversion) yaitu dari pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit melalui proses sosialisasi, dari pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit melalui eksternalisasi, dari pengetahuan eksplisit ke pengetahuan eksplisit melalui kombinasi dan dari pengetahuan eksplisit ke pengetahuan tacit melalui internalisasi. 1. Sosialisasi adalah suatu proses untuk mendapatkan pengetahuan tacit dengan berbagi pengalaman. Magang atau kerja praktek karyawan merupakan upaya untuk mendapatkan keterampilan melalui pengamatan, menirukan dan mempraktekan keahlian baru.
16 2. Eksternalisasi merupakan proses mengubah pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit dengan memakai konsep metafora, analogi, hipotesis dan model. Eksternalisasi pengetahuan tacit ialah inti aktivitas penciptaan pengetahuan dan sering terlihat selama fase konsep penciptaan pengembangan produk baru. Eksternalisasi adalah tindakan melalui dialog atau refleksi kolektif. 3. Kombinasi ialah proses penciptaan pengetahuan eksplisit yaitu perubahan dan penggabungan pengetahuan eksplisit oleh individu individu melalui percakapan telepon, pertemuan, memo dan lain-lain. Informasi yang ada dan database komputer dikelompokkan, disusun dan dipilih sehingga menghasilkan pengetahuan eksplisit baru. 4. Internalisasi ialah proses mewujudkan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit, keuntungan internalisasi melalui model lain penciptaan pengetahuan ke dalam basis pengetahuan tacit individu dalam bentuk shared mental atau dipraktekkan. Internalisasi ialah suatu fasilitas jika pengetahuan dibuat secara menarik dalam dokumen atau menyampaikan dalam bentuk cerita, sehingga individu tersebut secara tidak langsung akan mengulang kembali pengalamannya kepada pengalaman lain. Keempat cara konversi dan kandungan dari pengetahuan, menurut Nonaka dan Takeuchi (1997) dapat dilihat pada Gambar 2.4.
17 Gambar 2.4 Spiral Pengetahuan (Nonaka dan Takeuchi, 1977) 2.7.2 Model Probst (1999) Probst et al. (1999) melihat manajemen pengetahuan sebagai siklus dinamis yang berada dalam evolusi permanen. Model Probst et al. (1999) yang disebut The building blocks of knowledge management melibatkan delapan komponen yang membentuk dua siklus, siklus dalam dan siklus luar. Siklus dalam terbentuk dari blok bangunan (building blocks) yaitu identifikasi (identification), akuisisi (acquisition), pengembangan (development), distribusi (distribution), utilisasi (utilization), dan preservasi/pemeliharaan (preservation) pengetahuan. 1. Identifikasi adalah proses dimana pengetahuan eksternal untuk menganalisis dan menjelaskan lingkungan pengetahuan organisasi diidentifikasi.
18 2. Akuisisi mengacu pada bentuk keahlian apa yang harus didapatkan oleh organisasi dari luar organisasinya melalui hubungan dengan pelanggan, pemasok, pesaing, dan mitra. 3. Pengembangan ialah blok bangunan yang melengkapi akuisisi pengetahuan. Fokusnya adalah pada pembentukan keahlian baru, produk baru, ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pengembangan pengetahuan mencakup pula semua usaha manajemen yang secara sengaja ditujukan pada kemampuan memproduksi. 4. Distribusi ialah proses berbagi dan penyebarluasan pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi. 5. Utilisasi adalah melakukan aktivitas untuk memastikan bahwa pengetahuan yang ada dalam organisasi digunakan secara produktif untuk memperoleh manfaat darinya. 6. Preservasi adalah proses yang penyimpanan dilakukan secara selektif terhadap informasi, dokumen, dan pengalaman yang dibutuhkan oleh manajemen. Ada dua proses lain pada siklus luar yaitu tujuan pengetahuan (knowledge goals) dan penilaian pengetahuan (knowledge assessment), yang merupakan pengarahan keseluruhan siklus manajemen pengetahuan. 1. Tujuan Pengetahuan menjelaskan kemampuan apa yang harus dibangun dan pada level yang mana. 2. Penilaian pengetahuan mengakhiri siklus, menyediakan data penting untuk pengawasan strategis terhadap manajemen pengetahuan.
19 Model dari blok bangunan manajemen pengetahuan organisasi (building blocks of organizational knowledge management) dapat dilihat pada Gambar 2.5. goals Feedback assessment identification retention acquisition utilization development sharing / distribution Gambar 2.5 Blok Bangunan Manajemen Pengetahuan Organisasi ( Probst, et all, 1999) 2.8 Strategi Manajemen Pengetahuan Strategi adalah seni dalam menciptakan nilai. Saat ini, pengetahuan dianggap sebagai sumberdaya penting yang sangat strategis dan pembelajaran adalah kemampuan penting yang sangat strategis bagi organisasi. Setiap posisi strategis dikaitkan dengan sekumpulan kemampuan dan sumberdaya intelektual. Menurut D. Bhatt (2000), elemen kunci dari konsep manajemen pengetahuan adalah kebutuhan untuk mengarahkan orang, proses, dan teknologi secara bersamaan dan tidak terfokus pada salah satu elemen. Pendekatan spesifik untuk manajemen pengetahuan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain dan tidak ada satu
20 pendekatan yang sama bagi semua organisasi. Pakar manajemen pengetahuan sering memberi porsi bagi teknologi sebesar 10% dari usaha yang dibutuhkan, proses sebesar 20%, dan 70% adalah komponen orang/budaya. Strategi pengetahuan yang dilaksanakan dan dirancang dengan baik akan memberikan hasil pada pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Sementara itu, tidak adanya strategi pengetahuan akan menghambat keberhasilan organisasi. Keterkaitan antar komponen manajemen pengetahuan dan perkiraan porsi usaha yang diperlukan untuk masing-masing komponen tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.6. Gambar 2.6 Komponen dan Sub Elemen Manajemen Pengetahuan ( D.Bhatt, 2000)