Judul : Prosedur Pembelian Kredit Food, Beverage and Materials pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta Nama : Kadek Muliani NIM :1406013072 ABSTRAK Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta masih di jumpai banyak permasalahan berkaitan dengan informasi persediaan bahan makanan atau barang yang akan menjadi stock di store maupun di departemen lain. Hal ini menyebabkan keterlambatan dan menghambat proses pembelian yang akan dilakukan. Dalam rangka menjaga kualitas dan kuantitas persediaan bahan makanan atau barang pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta diperlukan untuk memahami prosedur dalam melakukan pembelian secara kredit. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui prosedur pembelian kredit food, beverage and materials pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta. Dalam penelitian yang dilakukan, jenis data yang digunakan adalah data kuantitatif dan data kualitatif. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Semua data tersebut dikumpulkan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis deskriptif kualitatif komparatif yaitu membandingkan prosedur pembelian kredit food, beverage and materials yang ada di hotel dengan teori yang ada. Berdasarkan penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa prosedur pembelian kredit food, beverage and materials pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta, sudah cukup baik. Terbukti dengan didukung beberapa dokumen yang terkait, namun masih terdapat permasalahan yang menghambat proses transaksi pembelian yang dilakukan. Hal ini disebabkan karena kelalaian manusia dalam menyerahkan dokumen permintaan pembelian maupun pencatatan jumlah order barang atau bahan makanan. Oleh sebab itu, dibutuhkan ketelitian dan ketepatan waktu agar transaksi pembelian dapat berjalan dengan baik, sehingga bisa mempermudahkan pertanggung jawaban dan mewujudkan praktik yang sehat. Kata kunci : prosedur, pembelian kredit, pengendalian internal pada siklus pembelian. v
DAFTAR ISI Isi HALAMAN JUDUL... HALAMAN PENGESAHAN... KATA PENGANTAR... ABSTRAK... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... Halaman i ii iii v vi viii ix BAB I BAB II PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.2 Perumusan Masalah... 3 1.3 Tujuan Penelitian... 3 1.4 Kegunaan Penelitian... 4 1.5 Sistematika Penulisan... 4 KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori... 6 2.1.1 Pengertian Hotel... 6 2.1.2 Pengertian Persediaan... 7 2.1.3 Pengertian Prosedur... 9 2.1.4 Pengertian Pembelian Kredit... 9 2.1.5 Prosedur Pembelian Kredit... 11 2.1.6 Prinsip Internal Control, Laporan dan Formulir yang Digunakan... 14 2.1.7 Bagan Alir (Flowchart) Prosedur Pembelian... 19 2.1.8 Sistem Pengendalian Internal... 23 2.1.9 Pengendalian Internal Pada Siklus Pembelian... 24 2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya... 25 BAB III METODE PENELITIAN 3.1.1 Lokasi Penelitian... 27 3.1.2 Obyek Penelitian... 27 3.1.3 Jenis dan Sumber data... 27 3.1.4 Metode Pengumpulan data... 28 3.1.5 Teknik Analisis Data... 29 vi
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN BAB V 4.1 Gambaran Umum Daerah Penelitian/ Deskripsi Hasil Penelitian 30 4.1.1 Sejarah Berdirinyan Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta... 30 4.1.2 Struktur organisasi dan Uraian Jabatan Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta... 31 4.2 Pembahasan Hasil Penelitian... 38 4.2.1 Prosedur Pembelian Kredit Food, Beverage and Materials pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta... 38 4.2.2 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Prosedur Pembelian Kredit Food, Beverage and Materials pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta... 45 4.2.3 Analisis Komparatif Teori dengan Praktik pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta... 49 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 54 5.2 Saran... 55 DAFTAR RUJUKAN LAMPIRAN vii
DAFTAR GAMBAR No. Gambar Halaman 2.1.7 Bagan Alir (Flowchart) Prosedur Pembelian... 19 4.1.2 Struktur Organisasi Accounting Department Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta... 32 4.2.2 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Prosedur Pembelian Kredit Food, Beverage and Materials pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta... 46 viii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 : Purchase Request : Purchase Order : Weekly Grocery List : Daily Market List : Invoice : Receiving Record : A/P Payment Voucher : Bincard ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Di era globalisasi ini, persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat. Fakta itu didukung dengan banyaknya perusahaan yang baru berdiri dan ada perusahaan yang tidak mampu bersaing sehingga harus di likuidasi. Untuk itu, setiap perusahaan harus memiliki strategi agar mampu bertahan menghadapi pesaingnya demi keberlangsungan jangka panjang perusahaan. Dapat dilihat saat ini khususnya di kabupaten Badung telah banyak berdiri bangunan perhotelan. Kondisi tersebut menunjukkan bagaimana prospek bisnis hotel telah banyak diminati oleh para pengusaha. Kunci terpenting yang perlu diperhatikan dalam perusahaan jasa adalah bagaimana cara melihat kebutuhan dan keinginan konsumen atas jasa yang diberikan, karena keputusan konsumen akan membuat mereka kembali menggunakan jasa tersebut. Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta yang terletak di wilayah pusat kota dapat di jangkau oleh banyak orang, selain menyediakan jasa penginapan, pihak hotel juga menawarkan beberapa fasilitas antara lain : restaurant dan bar, spa, cafe, gym, ruang rapat, dan kolam renang. Fasilitas yang di berikan oleh Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta telah sesuai dengan kehidupan tren masyarakat saat ini. Seluruh fasilitas dapat dinikmati oleh semua pengunjung hotel baik hanya bertujuan untuk menginap maupun singgah dalam beberapa waktu. 1
Untuk mencukupi kegiatan operasional perusahaan sehari-hari pihak hotel melakukan pembelian kepada pemasok. Pembelian merupakan kegiatan pemilihan sumber, pemesanan, serta perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan baik berupa food, beverage and materials yang dilakukan oleh fungsi pembelian (purchasing) sesuai dengan permintaan tiap departemen. Setelah pemesanan barang dilakukan, pihak pemasok akan mengirimkan barang dan diterima oleh fungsi receiving untuk di cek kebenaran barang dari sisi kuantitas dan kualitas. Pembayaran akan dilakukan oleh pihak hotel dengan dua sistem pembayaran yaitu secara tunai atau kredit. Masingmasing pembayaran telah ditentukan kebijakkannya oleh pihak Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta. Dalam kesehariannya Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta untuk memenuhi persediaan barang yang ada di store maupun di departemen lain biasanya lebih sering melakukan pembelian secara kredit. Menurut Mulyadi (2002) pengertian pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok. Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan. Oleh karena itu, persediaan barang harus selalu dikontrol dengan baik dalam pengadaan dan pengolahannya sehingga dapat mencakupi operasional perusahaan. Pada prosedur pembelian yang terjadi di Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta masih di jumpai banyak permasalahan berkaitan dengan informasi persediaan bahan makanan atau barang yang akan menjadi stock di store maupun di departemen lain yang membutuhkan. Hal ini menyebabkan keterlambatan dan menghambat proses pembelian yang 2
akan dilakukan. Dalam rangka menjaga kualitas dan kuantitas persediaan bahan makanan atau barang pada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta diperlukan untuk memahami prosedur dalam melakukan pembelian secara kredit. Dari uraian latar belakang diatas maka penulis mengangkat judul sebagai berikut PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT FOOD, BEVERAGE AND MATERIALS PADA FONTANA HOTEL BALI, a PHM COLLECTION KUTA. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1) Bagaimanakah prosedur pembelian kredit food, beverage and materials yang diterapkan oleh Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta? 2) Apakah terdapat kelebihan dan kelemahan pada prosedur pembelian kredit food, beverage and materials di Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta? 1.3 Tujuan Penelitian Sesuai dengan pokok permaslahan yang diangkat, maka hasil penelitian ini diharapkan dapat mencapai tujuan sebaga berikut: 1) Untuk mengetahui penerapan prosedur pembelian kredit food, beverage and materials di Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta. 2) Untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan prosedur pembelian kredit food, beverage and materials di Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta. 3
1.4 Kegunaan Penelitian Penelitian yang digunakan penulis diharapkan dapat memberi manfaat bagi pihak-pihak yang terkait: 1) Kegunaan Praktis Hasil penelitian ini diharapkan menjadi sumbangan pemikiran kepada Fontana Hotel Bali, a PHM Collection Kuta sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan terkait dengan prosedur pembelian kredit food, beverage and materials. 2) Kegunaan Teoritis Menambah pengetahuan selama berada dalam lingkungan dunia kerja dan pengalaman khususnya mengenai prosedur pembelian kredit food, beverage and materials sebagai bahan pembanding antar teori yang didapatkan dalam perkuliahan dengan pelaksanaan dilapangan. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan penelitian ini terdiri dari beberapa bab yang disusun berurutan secara sistematis, sehingga antara sub bab dengan bab yang lainnya mempunyai hubungan yang sistematis. Sistematika penulisan dalam penelitian ini akan diuraikan secara ringkas meliputi 5 (lima) bab, sebagai berikut: BAB I Pendahuluan Bab ini menguraikan penjelasan mengenai latar belakang, penelitian, perumusan masalah, tujuan dan kegunaan penelitian serta sistematika penyajian. 4
BAB II Kajian Pustaka Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan dari hasil penelitian sebelumnya yang mendukung penelitian. BAB III Metode Penelitian Bab ini menjelaskan tentang lokasi penelitian, obyek penelitian, jenis dan sumber data, metode pegumpulan data, dan teknik analisis data. BAB IV Pembahasan Hasil Penelitian Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum/deskripsi hasil penelitian, dan pembahasan hasil penelitian. BAB V Simpulan dan Saran Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan hasil penelitian dan dari simpulan yang diperoleh dapat disampaikan saran-saran sebagai bahan pertimbangan yang bisa dipergunakan bagi hotel di masa yang akan datang serta orang-orang yang terkait di dalamnya. 5