BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1 Perancangan Proses Perancangan proses merupakan proses usulan sebagai perbaikan dari proses yang sedang berjalan. Perancangan proses akan ditampilkan dalam bentuk diagram-diagram seperti flowchart, flowmap, diagram konteks, dan DFD. 1. Prosedur pendataan anggota yang diusulkan a. Humas Kelurahan memberikan Data Kartu Keluarga kepada Humas Karang Taruna Kelurahan. b. Humas Karang Taruna Kelurahan mencatat menurut umur (13-45 tahun) berdasarkan Data Kartu Keluarga sebanyak 2 (dua) rangkap, 1 (satu) rangkap sebagai arsip dan 1 (rangkap) diberikan kepada Ketua Karang Taruna Kelurahan. c. Oleh Ketua Karang Taruna Kelurahan data anggota diperiksa kelengkapannya. Apabila data lengkap, data anggota selanjutnya akan diberikan kepada Humas Karang Taruna Kecamatan. Jika tidak lengkap, data anggota akan dikembalikan kepada Humas Karang Taruna Kelurahan untuk di catat ulang. d. Oleh Humas Karang Taruna Kecamatan data anggota diperiksa kelengkapannya. Apabila tidak lengkap, data anggota akan dikembalikan kepada Ketua Karang Taruna Kelurahan. Jika data lengkap, Humas Karang Taruna Kecamatan akan melakukan proses input data anggota. 29
30 Jika tidak lengkap, data anggota akan dikembalikan kepada Humas Karang Taruna Kelurahan untuk dilengkapi kembali. e. Humas Karang Taruna Kecamatan mencetak laporan data anggota sebanyak satu rangkap. Yang akan diserahkan kepada Ketua Karang Taruna Kecamatan. Pendataan Anggota Humas Kelurahan Humas Karang Taruna Kelurahan Ketua Karang Taruna Kelurahan Humas Karang Taruna Kecamatan Ketua Karang Taruna Kecamatan Data Kartu Data Kartu Keluarga Keluarga Mencatat Data Anggota Menurut Umur berdasarkan Data Kartu Keluarga Periksa Kelengkapan T Lengkap? Periksa Kelengkapan Y Lengkap? Y T Input Data Anggota Data Anggota Cetak Data Anggota Laporan Data Anggota Laporan Data Anggota Gambar 4.1 Flowmap usulan pendataan anggota 2. Prosedur pendataan pengurus yang diusulkan a. Sekretaris memberikan form pendataan pengurus kepada pengurus Ketua Karang Taruna Kecamatan dengan format yang telah ditentukan.
31 b. Form pendataan pengurus diisi oleh pengurus Karang Taruna Kecamatan yang kemudian diserahkan kepada sekretaris Karang Taruna Kecamatan. c. Oleh sekretaris form pendataan pengurus yang telah diisi kemudian diperiksa kelengkapan data. Apabila lengkap, sekretaris akan melakukan proses input data anggota dan form pendataan pengurus akan jadi arsip. Jika tidak lengkap, form pendataan pengurus akan dikembalikan kepada pengurus Karang Taruna Kecamatan untuk dilengkapi kembali. d. Sekretaris mencetak laporan data pengurus sebanyak dua rangkap. Satu rangkap akan diserahkan kepada Ketua Karang Taruna Kecamatan, dan satu rangkap sebagai arsip. Flowmap Pendataan Karang Taruna Kecamatan Sekretaris Karang Taruna Kecamatan Ketua Karang Taruna Kecamatan From Pendataan From Pendataan Isi From Pendataan From Pendataan Yang telah terisi From Pendataan Yang telah terisi T Lengkap? Periksa kelengkapan Y From Pendataan Yang telah terisi Input Data Cetak Laporan Laporan Data Laporan Data Gambar 4.2 Flowmap usulan pendataan pengurus
32 4.2 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan ruang lingkup sistem secara global. Diagram ini menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas eksternal. Form Karang Taruna Kecamatan Sistem Informasi Anggota dan Karang Taruna Kecamatan - Laporan Anggota - Laporan Ketua Karang Taruna Kecamatan Data Kartu Keluarga Humas Kelurahan Gambar 4.3 Diagram Konteks 4.3 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan arus data dalam sistem secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram (DFD) memperlihatkan aliran data secara terstruktur. Dalam DFD, data input dan output digambarkan sesuai dengan setiap proses dalam sistem. Untuk menjelaskan setiap proses beserta input dan output, DFD dibagi menjadi beberapa tingkatan agar penjelasan dapat dilakukan secara terperinci.
33 1. DFD Level 0 Ketua Karang Taruna Kecamtan Bintan Timur LAPORAN PENGURUS LAPORAN ANGGOTA 1.0* Pengolahan Data PENGURUS PENGURUS 2.0 Cetak ANGGOTA Anggota ANGGOTA 3.0* Pengolahan Data Anggota PENGURUS ANGGOTA PENGURUS KARTU KELUARGA Karang Taruna Kecamatan Humas Kelurahan Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0 Dari DFD Level 0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut: a. Proses 1.0 adalah proses pengolahan data pengurus yang langsung dihubungkan dengan tabel pengurus. b. Proses 2.0 adalah proses cetak yang langsung dihubungkan dengan tabel anggota dan tabel pengurus. c. Proses 3.0 adalah proses pengolahan data anggota yang langsung dihubungkan dengan tabel anggota.
34 2. DFD Level 1 Proses 1.0 Pendataan Proses 1.1 Input Taruna Kecamatan Proses 1.2 Update Tb_ Proses 1.3 Delete Proses 1.4 Pencarian Gambar 4.6 DFD Level 1 Pendataan yang Diusulkan Dari DFD Level 1 Proses 1.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut: a. Proses 1.1 adalah proses input data yang disimpan ke dalam tabel pengurus. b. Proses 1.2 adalah proses perubahan data pengurus yang sudah tersimpan dalam tabel pengurus dengan cara mengambilnya dari tabel dan dirubah datanya lalu disimpan kembali ke dalam tabel pengurus. c. Proses 1.3 adalah proses hapus data pengurus dari tabel pengurus. d. Proses 1.4 adalah proses mencari data pengurus yang tersimpan dalam tabel pengurus.
35 3. DFD Level 1 Proses 3.0 Pendataan Anggota Proses 3.1 Input Humas Karang Taruna Kecamatan Proses 3.2 Update Tb_Anggota Proses 3.3 Delete Proses 3.4 Pencarian Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 3.0 Pendataan Anggota Dari DFD Level 1 Proses 1.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut: a. Proses 3.1 adalah proses input data anggota yang disimpan ke dalam tabel anggota. b. Proses 3.2 adalah proses perubahan data anggota yang sudah tersimpan dalam tabel anggota dengan cara mengambilnya dari tabel dan dirubah datanya lalu disimpan kembali ke dalam tabel anggota. c. Proses 3.3 adalah proses hapus data anggota dari tabel anggota. d. Proses 3.4 adalah proses mencari data anggota yang tersimpan dalam tabel anggota.
36 4.4 Entity RelationShip Diagram (ERD) Entity Relatioship Diagram ( ERD ) atau Diagram antar Entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan obyek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual. Obyek Data adalah obyek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data. Atribut yang berhubungan dengan perangkat lunak Aplikasi Pengolahan pada Karang Taruna Kecamatan Bintan Timur dapat digambarkan sebagai berikut : ID KECAMATAN NAMA KECAMATAN ID KECAMATAN ID KELURAHAN NAMA KELURAHAN ID KELURAHAN ID RW NAMA RW 1 N 1 N KECAMATAN MEMILIKI KELURAHAN MEMILIKI RW 1 ID ANGGOTA MEMILIKI ID RT N ID RW NAMA ANGGOTA N MEMILIKI 1 RT ID RT TANGGAL LAHIR 1 NAMA RT JNS KELAMIN MEMILIKI ID JABATAN N JABATAN 1 MEMILIKI N PENGURUS NAMA JABATAN ID PENGURUS ID JABATAN ID RT NAMA TANGGAL LAHIR JNS KELAMIN Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram ( ERD )
37 4.5 Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu aplikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : Nama Tabel Primary Key : tb_kec : kec_id Tabel 4.1 Struktur File Data Kecamatan No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kec_id AutoNumber Long Integer ID Kecamatan 2. kec_nama Text 40 Nama Kecamatan Nama Tabel Primary Key Foreign Key : tb_kel : kel_id : kec_id Tabel 4.2 Struktur File Data Kelurahan No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kel_id AutoNumber Long Integer ID Kelurahan 2. kel_nama Text 40 Nama Kelurahan 3. kec_id Number Long Integer ID Kecamatan
38 Nama Tabel Primary Key Foreign Key : tb_rw : rw_id : kel_id Tabel 4.3 Struktur File Data RW No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. rw_id AutoNumber Long Integer ID RW 2. rw_nama Text 40 Nama RW 3. kel_id Number Long Integer ID Kelurahan Nama Tabel Primary Key Foreign Key : tb_rt : rt_id : rw_id Tabel 4.4 Struktur File Data RT No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. rt_id AutoNumber Long Integer ID RT 2. rt_nama Text 40 Nama RT 3. rw_id Number Long Integer ID RW Nama Tabel Primary Key : tb_jabatan : jab_id Tabel 4.5 Struktur File Data Jabatan No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. jab_id AutoNumber Long Integer ID Jabatan 2. jab_nama Text 40 Nama Jabatan
39 Nama Tabel Primary Key Foreign Key : tb_anggota : ang_id : rt_id Tabel 4.6 Struktur File No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. ang_id AutoNumber Long Integer ID Angota 2. ang_nama Text 40 Nama Anggota 3. ang_ttl Date - Tanggal Lahir 4. ang_kel Text 2 Jenis Kelamin 5. rt_id Number Long Integer ID RT Nama Tabel Primary Key Foreign Key : tb_pengurus : peng_id : rt_id Tabel 4.7 Struktur File No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. peng_id AutoNumber Long Integer ID Angota 2. peng_nama Text 40 Nama Anggota 3. peng_ttl Date - Tanggal Lahir 4. peng_kel Text 2 Jenis Kelamin 5. rt_id Number Long Integer ID RT 6. jab_id Number Long Integer ID Jabatan
40 4.6 Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi utuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : STRUKTUR PROGRAM INPUT PROSES OUTPUT ANGGOTA PENCARIAN ANGGOTA LAPORAN ANGGOTA PENGURUS PENCARIAN PENGURUS PENCARIAN PENGURUS KECAMATAN BUKU TAMU KELURAHAN RW RT Gambar 4.8 Struktur Program Pengolahan Karang Taruna 4.7 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka atau perancangan interface merupakan perancangan form-form yang ada dalam aplikasi.
41 1. Rancangan Input Rancangan input merupakan rancangan form-form yang digunakan dalam aplikasi sebagai tempat pengisian data. Data dari form-form ini akan disimpan dalam database aplikasi untuk diolah. Gambar 4.9 Prototype Input Gambar 4.11 Prototype Input
42 Gambar 4.12 Prototype Input Data Kabupaten Gambar 4.13 Prototype Input Data Kecamatan
43 Gambar 4.14 Prototype Input Data Kelurahan Gambar 4.15 Prototype Input Data RW dan RT
44 2. Rancangan Output Rancangan output adalah rancangan dalam bentuk laporan dari hasil pemrosesan input atau pencarian yang diterima dari sistem pengolahan data tersebut. Gambar 4.16 Prototype Output Gambar 4.17 Prototype Output
Gambar 4.18 Prototype Output Buku Tamu 45