1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip sebagai sumber informasi memiliki banyak fungsi dalam penggunaannya di instansi/organisasi. Dalam hal ini, selain memiliki kegunaan dinamis (fungsi administrasi) arsip juga sebagai memori kolektif (fungsi statis), karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah atau keberadaan organisasi dari masa ke masa. Arsip tersebut berperanan penting dalam kegiatan yang berkaitan dengan peristiwa penting/bersejarah dan kesinambungan sebuah instansi. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi maupun perusahaan memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, akan tetapi arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. 1 Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menjelaskan bahwa : Arsip yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2 1 Jay Kennedy and Cherryl Scauder. Record Management, A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hlm. 128. 2 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2 Dalam siklus arsip, awalnya arsip bersifat dinamis sampai akhirnya menjadi statis. Arsip dinamis yang memasuki tahapan inaktif akan disimpan di record center. Melalui berbagai penilaian ada beberapa bagian dari arsip inaktif yang layak disimpan secara permanen. Arsip yang secara permanen disimpan inilah yang disebut dengan arsip statis (archives). Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/dan atau lembaga kearsipan. Arsip statis yang tersimpan di lembaga kearsipan tidak begitu saja bisa diakses, tetapi harus dikelola terlebih dahulu sshingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh masyarakat. Beradasarkan amanat UU No 43 Tahun 2009 pasal 16 bahwa lembaga kearsipan terdiri atas : ANRI, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi. Arsip UGM sebagai lembaga kearsipan di UGM berkewajiban untuk mengelola arsip statis dari seluruh satuan organisasi dan civitas akademika dilingkungan UGM. Dalam UU No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 59 pengelolaan arsip statis meliputi : akuisisi, pengolahan, preservasi arsip statis, dan akuisisi arsip statis. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis ini dilaksanakan oleh lembaga kearsipan untuk menjamin keselamatan kerja arsip sebagai pertanggungjawaban nansional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3 Akusisi adalah proses penambahan khasanah arsip, melalui proses penerimaan arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban naaional atau arsip statis daei lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah, swasta, dan perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Akusisi arsip statis diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya. Arsip statis yang akan diakuisisi ke lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan telah dinyatakan habis masa simpan dinamisnya. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli serta standar deskripsi arsip statis. Prinsip asal-usul (principle of provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal-usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi untuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya. Prinsip aturan asli (principle of original order) yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Tahapan pengolahan arsip secara garis besar meliputi : seleksi dan penilaian untuk memilah antara arsip aktif, inaktif, statis, dan non arsip. Kemudian setelah itu pemberkasan arsip. Setelah arsip diberkaskan, selanjutnya pendeskripsian
4 arsip. Lalu menyusun skema pengaturan arsip. Setelah disusun kemudian pemberian kode dan nomor arsip. Lalu menyimpan arsip dalam boks. Setelah arsip disimpan dalam boks, boks arsip disimpan dalam lemari ataupun roll o pack. Tahapan yang terakhir yaitu membuat daftar koleksi arsip. Salah satu dari empat kegiatan dalam rangka pengelolaan arsip statis, kegiatan preservasi memiliki posisi paling strategis. Alasan rasionalnya adalah karena keberadaan dan ketersediaan arsip statis sebagai memori kolektif bangsa pada lembaga kearsipan terkait erat dengan bagaimana arsip statis hasil akuisisi dipelihara dengan benar, sehingga dapat diolah serta diakses untuk kepentingan pnelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, pendidikan, penyebaran informasi, pemerintahan, dan pelayanan publik lainnya. Pemeliharaan dan perawatan arsip statis yaitu untuk menjamin keselamatan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip statis yang sudah diakuisisi, diolah, dan disimpan apabila tidak disertai dengan kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip maka arsip-arsip tersebut dapat rusak sehingga tidak terbaca. Pemeliharaan arsip merupakan tindakan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Perawatan arsip adalah kegiatan untuk memperbaiki dan meminimalkan kerusakan pada arsip. Layanan arsip statis merupakan hasil dari serangkaian kegiatan pengelolaan arsip statis. Artinya tujuan dari kegiatan pengelolaan arsip mulai dari akuisisi, pengolahan, pemeliharaan dan perawatan arsip pada akhirnya adalah bertujuan untuk memberikan layanan arsip statis dengan baik dan memuaskan kepada
5 pengguna baik itu intern maupun ekstern. Dalam memberikan layanan arsip tentu diperlukan adanya serangkaian ketentuan/prosedur, sarana prasarana, dan SDM. Universitas Gadjah Mada sebagai salah satu perguruan tinggi tertua di Indonesia, selama perjalanan melaksanakan kegiatan Tri Dharma, sejak awal sampai saat ini, telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis media. Arsip yang tercipta pada umumnya masih tersimpan diberbagai unit atau subkerja dilingkungan UGM. Dengan terbitnya UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyatakan bahwa setiap perguruan tinggi harus memiliki arsip perguruan tinggi maka kedudukan hukum Arsip UGM semakin kuat. Keberadaan Arsip UGM serta kewenangan Arsip UGM dalam mengelola arsip statis sah secara hukum. Untuk menjalankan tugas dan fungsi sebngai lembaga kearsipan perguruan tinggi, Arsip UGM memiliki dua bidang yaitu bidang layanan dan bidang database, sedangkan kegiatan sosialisasi, layanan, Juklak Juknik dibawah koordinasi bidang layanan. Pelaksana teknis kegiatan pengelolaan arsip di Arsip UGM dilakukan oleh petugas kearsipan yang terdiri dari arsiparis PNS, arsiparis BHMN, dan pengelola arsip. Penataan arsip yang sesuai prinsip-prinsip menjamin kemudahan dalam proses penyimpanan dan temu balik, juga menjamin keutuhan informasi dari suatu kegiatan. Dengan demikian harus dilakukan dengan mempertimbangkan mekanisme dan prosedur maupun pertimbangan hal-hal teknis yang terkait dengan metode penataan arsip. Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan pribadi (perorangan), kehidupan berbangsa dan bernegara. Seiring dengan perkembangan zaman serta kebutuhan informasi di zaman modern sekarang ini.
6 Ketersediaan arsip menjadi sesuatu yang sangat vital. Karena itulah penataan arsip yang terkonsep dan sistematis dengan bertumpu pada fungsi organisasi, kegiatan, serta kepentingan telah menjadi suatu keharusan. Lebih jauh lagi, pemahaman serta kesadaran akan arti pemting arsip merupakan nilai mutlak yang harus ditumbuhkan. Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang akan dibahas dalam tulisan ini yaitu : 1. Bagaimana proses akuisisi arsip statis di Arsip UGM? 2. Bagaimana pengolahan arsip statis di Arsip UGM? 3. Bagaimana preservasi arsip statis di Arsip UGM? 4. Bagaimana layanan arsip statis di Arsip UGM? B. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan antara lain : 1. Mengetahui proses akuisisi di Arsip Universitas Gadjah Mada 2. Mengetahui pengolahan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada 3. Mengetahui preservasi arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada 4. Mengetahui layanan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada C. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh informasi yang akurat maka dibutuhkan metode pengumpulan data. Metode yang digunakan adalah metode studi pustaka, observasi-partisipasi dan wawancara.
7 1. Studi Pustaka Studi pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka dan mencatat serta mengolah bahan penelitian. Data yang penulis peroleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian dan sumber-sumber lain baik yang tercatat maupun dalam bentuk elektronik. Manfaat dari studi pustaka yaitu untuk memperkaya khasanah ilmu pengetahuan yang dimiliki penulis agar dapat menganalisis data-data yang diperoleh. 2. Observasi-Partisipasi Observasi partisipasi yaitu teknik pengumpulan data dimana penulis mengamati secara lagsung kemudian mempraktekkannya. Observasipartisipasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana penanganan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada. Penanganan akan dilakukan setelah mengamati proses yang dilakukan arsiparis, barulah setelah itu dipraktekkan sesuai dengan pedoman yang telah digunakan. Tujuan dari observasi ini adalah untuk memperoleh data-data yang benar, lengkap dan detail karena penulis dapat melakukan pengamatan secara langsung arsip yang dijadikan sebagai bahan Praktik Kerja Lapangan. 3. Wawancara Wawancara merupakan nendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada narasumber. Penulis memperoleh data dengan mewawancarai arsiparis yang menangani arsip statis dan beberapa staf Arsip UGM. Tujuannya adalah untuk memperoleh informasi mengenai
8 pengelolaan arsip statis di Arsip UGM dan mengetahui secara langsung kebijakan pengelolaan arsip yang berlaku, serta hasil pelaksanaan kebijakan tersebut di Arsip UGM. D. Tinjauan Pustaka Dalam menunjang pelaksanaan kegiatan ini, terutama untuk pemahaman dasar dan proses pengelolaan arsip statis perlu melakukan peninjauan beberapa bahan pustaka yang tepat dan jelas dengan mengacu topik dan masalah yang dibahas. Buku pertama yang digunakan sebagai tinjauan pustaka adalah Keeping Archives oleh Judith Ellis yang diterbitkan di Victoria oleh D. W. Thorpe pada tahun 1993. Pada chapter 13, buku ini khuus membahas tentang managing records in special formats, diantaranya arsip foto, gambar bergerak, rekaman suara atau sound recording, peta dan gambar tehnik, art work, dan ephemera. Pada bagian awal chapter 13 dijelaskan tentang arsip bentuk khusus. Pada bagian arsip rekaman suara, pertama-tama menjelaskan tentang kategori arsip rekaman suara yang dikelompokkan menjadi 3 yaitu photographic recording, magnetic tape recorder dan optical digital recording. Bagian arsip rekaman suara selanjutnya adalah penilaian dan pengaturan. Suhu dan kelembapan ruang harus stabil agar arsip tidak rusak. Buku kedua berjudul Sistem Kearsipan Praktis karangan Boedi Martono yang diterbitkan di Jakarta oleh Pustaka Sinar Harapan pada tahun 1990 membahas tentang arsip statis dan pentingnya arsip statis bagi masyarakat. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena
9 nilai informasinya cukup tinggi sehingga masih tetap disimpan dan dipelihara. Data dan informasi yang terkandung didalam arsip statis kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya lebih luas, seperti untuk penelitian dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Namun meskipun arsip statis sifatnya terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan pribadi seseorang, Demikian pentingnya arsip statis bagi kehidupan masyarakat sehingga layak untuk dipelihara kelangsungan hidupnya. Buku ketiga berjudul Modern Archives karangan T.R. Schellenberg yang diterbitkan di Melbourne oleh F.W. Chesire pada tahun 1956. Buku ini menjelaskan tentang pengelolaan arsip statis. Schellenberg menyebutkan pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis meliputi : penyusutan yaitu menilai arsip yang diusulkan oleh instansi pencipta, peralatan dan penataan meliputi pengepakkan dan pelabelan serta reproduksi, pendeskripsian dan penerbitan meliputi deskripsi arsip dan pembuatan jalan masuk, pelayanan referensi meliputi mencari dan meminjamkan arsip serta menyediakan ruang penelitian. Sehingga buku ini sangat dibutuhkan untuk mengetahui proses pengelolaan arsip statis.
10 E. Sitematika Penulisan Penulisan laporan Tugas Akhir ini berjudul Pengelolaan Arsip Statis di Arsip Universitas Gadjah Mada yang terdiri atas empat bab. Pembagian bab ini bertujuan untuk mempermudah para pembaca dalam memahami isi Laporan Tugas Akhir ini. Pembagian per bab dalam Laporan Tugas Akhir ini berdasarkan pengelompokkan masalah, artinya bahwa setiap bab mempunyai pembahasan permasalahan yang berbeda-beda akan tetapi, prinsip isi Laporan Tugas Akhir ini merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan. Bab pertama yaitu tentang pendahuluan, bab kedua menjelaskan tentang gambaran umum profil organisasi Arsip Universitas Gadjah Mada, bab ketiga berupa isi, dan bab keempat penutup. Bab pertama adalah pendahuluan yang terdiri dari beberapa subbab yaitu latar belakang dan permasalahan yang menjelaskan alasan mendasar mengapa penulis mengambil judul ini untuk Laporan Tugas Akhir. Judul ini dipilih karena arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada merupakan memori kolektif bangsa yang bernilai kesejarahan. Oleh karena itu, arsip tersebut harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan standar sistem kearsipan yang berlaku. Subbab yang kedua adalah tujuan penulisan Tugas Akhir. Subbab ini menjelaskan tentang tujuan penulisan untuk mengetahui pengelolaan arsip statis. Subbab berikutnya adalah metode pengumpulan data. Subbab ini menjelaskan tentang bagaimana penulis mengumpulkan data sebagai bahan pendukung peulisan Tugas Akhir. Pengumpulan data dilakukan dengan tiga metode yaitu: studi pustaka, observasi-partisipasi dan wawancara. Metode-metode ini saling mendukung
11 dalam melakukan pengumpulan data. Subbab yang terakhir adalah tinjauan pustaka, yaitu menjelaskan beberapa literatur yang digunakan sebagai dasar atau sumber pustaka dalam penulisan Laporan Tugas Akhir. Penulis menggunakan tiga buku sebagai tinjauan pustaka. Bab kedua merupakan gambaran umum profil organisasi Arsip Universitas Gadjah Mada diantaranya adalah sejarah singkat Arsip Universitas Gadjah Mada, kedudukan dan tugas pokok Arsip Universitas Gadjah Mada, struktur organisasi Arsip Universitas Gadjah Mada, visi dan misi Arsip Universitas Gadjaha Mada, serta sumber daya manusia. Sejarah singkat Arsip Universitas Gdjah Mada menguraikan tentang asal mula berdirinya Arsip Universitas Gadjah Mada. Kedudukan tugas pokok dan fungsi Arsip Universitas Gadjah Mada menguraikan tentang kedudukan dan rincian tugas Arsip Universitas Gadjah Mada. Selanjutnya struktur organisasi, visi misi dan sumber daya manusia. Bab ketiga menjelaskan tentang pengelolaan arsip statis di Arsip Universitas Gadjah Mada sebagai upaya pelestarian memori kolektif bangsa, bab ini berisi lima subbab. Subbab yang pertama menjelaskan tentang kondisi arsip statis. Subbab kedua menjelaskan tentang akuisisi arsip statis. Subbab ketiga menjelaskan tentang pengolahan arsip statis. Subbab keempat menjelaskan tentang preservasi arsip statis. Subbab terakhir menjelaskan tentang layanan arsip statis. Bab Keempat adalah penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Dalam kesimpulan berisi jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan dalam bab
12 sebelumnya. Adapun saran berisi tentang masukan yang diberikan kepada Arsip Universitas Gadjah Mada dalam melakukan pengelolaan arsip statis.