BAB IV HASIL DAN PERANCANGAN 4.1 Perancangan dengan Analisis 7C Pada tahap ini akan dibahas mengenai perancangan situs web e-scm pada PT. Terra Factor Indonesia. Dalam perancangan situs web ini, penulis menggunakan 7 elemen yang terdapat dalam situs web (7c). Berikut penjelasan mengenai elemen 7c pada situs web e-scm PT Terra Factor Indonesia. 1) Context Perancangan situs web e-scm yang diusulkan menggunakan tampilan yang sederhana namun tetap mempertimbangkan unsur estetika di dalam men-design situs web e-scm-nya. Unsur fungsional dan kemudahan para user lebih dipertimbangkan agar user lebih mudah dalam mencari dan menelusuri informasi yang diinginkan. Menu utama diletakkan di atas agar user lebih mudah dalam mencari kategori-kategori utama sedangkan di sebelah kiri adalah menu-menu pendukung seperti group perusahaan, para user, forum, dan online chat. Menu diletakkan secara teratur dan konsisten. Fitur-fitur yang ditampilkan dalam situs web ini antara lain : (1) Section Breakdown Situs web e-scm PT Terra Factor Indonesia menggunakan navigasi yang akan menghubungkan dengan halaman web yang telah terstruktur sesuai dengan content yang akan ditampilkan. Dalam situs web e-scm disediakan 98
99 link ke halaman Our Solution, e-procurement, any tender, account, our group, community, document, contact us, Kurs online dan online chat yang terletak pada bagian atas dan samping kiri yang disesuaikan dengan kategorinya masing-masing. (2) Linking Structure Linking structure memungkinkan user untuk berpindah dari halaman satu ke halaman lainnya secara teratur, konsisten, dan content pada setiap halaman yang sesuai dengan menu yang ada. Contohnya, apabila menu contact us diklik maka akan dihubungkan pada halaman contact us dan menampilkan halaman contact us perusahaan. Apabila user ingin kembali ke layar home, maka dapat meng-klik tombol home pada situs yang akan membawa user kembali ke halaman home. (3) Navigation Tools Situs web e-scm yang diusulkan menyediakan fasilitas search engine yang berfungsi dalam mempermudah proses pencarian informasi yang ada pada situs web e-scm yang diusulkan, dilengkapi dengan kurs online yang nantinya akan bekerja sama dengan bank dalam meng-update informasi kurs mata uang sebagai informasi keuangan bagi user, quick link pada sub-menu utama, dan update mengenai news and events.
100 Gambar 4.1 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Halaman Home 2) Content Content terdiri dari 3 jenis antara lain adalah : (1) Offering mix Pada usulan rancangan situs e-scm PT Terra Factor Indonesia offering mix dikategorikan dalam Our Solution dimana informasi-informasi mengenai rental fleet, make order, sale equipment, billing info, dan credit limit disediakan kepada user.
101 Gambar 4.2 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Halaman Our Solution (2) Appeal mix Sarana promosi yang dilakukan ditampilkan pada layar home dimana user dapat secara langsung melihat pada news and event serta melalui media contact us perusahaan. Selain itu, melalui media community dimana di dalamnya nanti akan dimasukkan suatu thread yang akan membahas promosi dari PT Terra Factor Indonesia baik pada jasa rental yang disediakan atau pada alat berat yang dijual (3) Multimedia mix Multimedia yang digunakan pada website ini berupa text, gambar dan link yang menghubungkan antar layout. Penulisan, penggunaan warna sebagai latar belakang, dan tata letak cenderung sederhana karena lebih
102 mempertimbangkan unsur fungsionalitas agar para user mudah dalam menggunakannya. 3) Community Pada usulan rancangan situs web e-scm PT Terra Factor Indonesia, dilengkapi dengan media community di mana nantinya akan ditampilkan thread yang berhubungan dengan promo dari PT Terra Factor Indonesia, news and event yang sedang marak dalam industri, penjualan alat berat, user forum yang akan digunakan untuk saling berbagi informasi seputar dunia industri rental alat berat maupun yang lainnya. Dengan adanya forum komunitas ini diharapkan akan meningkatkan citra perusahaan dengan cara membina hubungan baik dengan user, menarik pelanggan baru, dan memberikan layanan informasi bagi para user sendiri. Gambar 4.3 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Halaman Community
103 4) Customization Pada situs web e-scm yang disusulkan kepada PT Terra Factor Indonesia, disediakan fasilitas sign-in dan sign-up untuk bergabung ke dalam situs web e- SCM perusahaan. Dengan mendaftar sebagai user, tentunya akan mendapat keuntungan yang ditawarkan seperti informasi yang up-to-date mengenai promosi armada atau harga sewa, dan diskon khusus yang ditawarkan bagi user. Gambar 4.4 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Halaman Login
104 5) Communication Media komunikasi yang terdapat pada situs PT Terra Factor Indonesia antara lain adalah : (1) Menu Contact Us Menu contact us berfungsi untuk memberikan informasi bagi para user agar dapat menghubungi perusahaan. Dalam menu contact us terdapat informasi seputar alamat perusahaan, email, nomor telepon, dan situs web perusahaan. (2) Online Service Online service menghadirkan layanan secara langsung kepada para user yang sedang membutuhkan informasi. Fasilitas ini nantinya akan dikelola oleh bagian management IT perusahaan dalam divisi IT management yang sudah ada pada perusahaannya. Layanan online service ini menggunakan yahoo messenger, media jejaring sosial facebook, dan media jejaring sosial tweeter. 6) Connection Pada elemen connection, perusahaan selain menghubungkan situsnya ke jejaring sosial dan online service, juga menghubungkan perusahaannya dengan group perusahaan lainnya yang merupakan anak perusahaan dari PT Intraco Penta, Tbk sebagai induk perusahaan.
105 Gambar 4.5 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Halaman Our Group 7) Commerce Transaksi penyewaan maupun pembelian alat berat untuk saat ini belum dapat dilakukan secara online sepenuhnya karena untuk melakukan negosiasi harga terhadap proyek yang sedang berjalan atau alat berat yang ingin dijual harus melalui kesepakatan dan perundingan antara kedua belah pihak. Namun, proses kelengkapan surat menyurat, faktur, credit limit dan hutang sudah dapat dijalankan secara online melalui situs e-scm PT Terra Factor Indonesia sehingga akan mempersingkat waktu dan proses bisnis yang berjalan.
106 Gambar 4.6 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Halaman Invoice
107 4.2 Rancangan yang Diusulkan untuk PT Terra Factor Indonesia 4.2.1 Rancangan Layar Menu Login Gambar 4.7 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Log-In Pada layar log-in, user memasukkan Username dan Password pada kolom yang telah disediakan. Password yang dimasukkan setiap user berbeda menurut penggunanya sebagai supplier atau entitas bisnis sehingga nantinya sistem akan mengenali apakah user login sebagai supplier atau entitas bisnis yang ingin melakukan rental order. Layar log-in nantinya akan menggunakan validasi agar orang atau entitas bisnis yang tidak memiliki akses tidak dapat masuk ke dalam situs e-
108 SCM. Username dan Password yang digunakan diperoleh setelah customer mengisi sebuah form data client dan dianalisis oleh bagian admin kebenarannya sehingga username dan password nantinya akan dikirimkan melalui e-mail kantor yang bersangkutan. Untuk masuk ke halaman home situs web e-scm, user menekan tombol sign-in. 4.2.2 Rancangan Layar Menu Home Gambar 4.8 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Home
109 Pada layar Home, menu diletakkan di bagian atas layar dan di bagian samping kiri layar. Di bagian atas adalah menu utama yang menampilkan Our Solution untuk masuk ke layanan utama bagi user seperti rental alat, membuat order, informasi credit dan billing, dan alat berat yang dijual. E-Procurement adalah menu yang diusulkan bagi perusahaan untuk melakukan lelang pengadaan bagi kebutuhan perusahaan. Any Tender adalah menu yang disediakan nantinya untuk memberikan kepada user pengumuman adanya tender proyek yang dapat di-register melalui situs web e-scm milik PT Terra Factor Indonesia dan merupakan fasilitas layanan bagi para user untuk memilih proyek yang sesuai dengan bidangnya. Your Acount merupakan menu bagi user untuk membuka inbox, notification, option untuk merubah password dan mengganti settingan data user, serta menampilkan Frequently Asked Questions (FAQ) yaitu daftar pertanyaan yang sering diajukan kepada perusahaan yang memudahkan pelanggannya mencari informasi mengenai pertanyaan yang ingin ditanyakan kepada perusahan. Selain menu utama, di samping kiri layar juga disediakan menu tambahan seperti Our group, document, community, chat online, dan sosial networking. Di bagian tengah, nantinya akan digunakan sebagai media informasi yang akan memberikan informasi mengenai news maupun pengumuman yang akan terus diupdate oleh perusahaan. Di sebelah samping kanan, disediakan menu kurs online di mana nantinya perusahaan dapat melakukan kerja sama di bidang keuangan serta situs web-nya untuk memberikan kemudahan bagi user dalam bertransaksi. Quick link digunakan untuk memberikan akses yang cepat kepada user ke menu yang sering
110 dikunjunginya. Serta di bagian yang paling atas, disediakan menu home, contact us perusahaan dan sign-out untuk keluar dari situs web e-scm. 4.2.3 Rancangan Layar Menu Our Solution Gambar 4.9 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Our Solution Pada menu our solution terdiri dari empat menu yaitu our rental fleet, order processing, billing info, dan sales equipment. Pada menu our rental fleet user dapat memilih alat rental yang ingin disewakan melalui sub-menu rental fleet. Menu order processing terdiri dari dua sub-menu, yaitu make order dan order monitoring dan
111 rental transaction. Pada menu billing info, akan disajikan dua sub-menu yaitu menu invoice dan menu credit limit yang akan mengontrol keuangan para pelanggan yang menggunakan jasa perusahaan. Yang terakhir adalah menu sales equipment yang digunakan sebagai media penjualan alat berat baru maupun bekas operasional perusahaan melalui sub-menu any equipment. 4.2.3.1 Rancangan Layar Menu Rental Fleet Gambar 4.10 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Rental Fleet
112 Pada sub-menu rental fleet, user dapat memilih aneka jenis dan tipe alat berat yang ingin disewakan. Di bagian pojok kanan atas, user dapat menentukan spesifikasi alat berat maupun konstruksi yang diinginkan sehingga nanti sistem akan langsung mencari alat yang dimaksud sesuai dengan armada dan tipe yang dimasukkan. Di bagian bawah merupakan media pemasaran perusahaan yang menawarkan alat berat yang biasanya mendukung pada saat user memilih alat yang diinginkan. 4.2.3.1.1 Rancangan Layar Menu Info Alat Gambar 4.11 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Info Alat
113 Setelah user memilih alat yang diinginkan, maka akan muncul layar informasi alat tersebut dan user dapat men-download inquiry yang telah disediakan sebagai bahan pertimbangan atau langsung membuat rental order melalui button make order. Selain itu, user juga dapat menelusuri order monitoring & rental transaction untuk melihat order yang sebelumnya telah dilakukan, history peminjaman, dan credit limit yang telah disesuaikan terhadap customer perusahaan. 4.2.3.2 Rancangan Layar Menu Make Order Gambar 4.12 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Make Order
114 Layar make order dapat di akses melalui layar info alat dengan meng-klik button make order atau langsung menelusuri sub-menu make order pada menu order processing. Layar make order nantinya akan berisikan form yang menampilkan datadata customer yang akan langsung ter-generate dari database perusahaan. User hanya melakukan pengisian form pada Lenght of rent, quantity, dan price request. Data ini nantinya akan masuk ke dalam list order yang akan dianalisa oleh bagian marketing perusahaan dan akan dikonfirmasikan kembali kepada customer melalui inbox message atau melalui news yang berada di halaman home. 4.2.3.3 Rancangan Layar Menu Order Monitoring & Rental Transaction Gambar 4.13 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Order Monitoring dan Rental Transaction
115 Layar order monitoring dan Rental Transaction muncul bersamaan dengan layar make order dan berada pada bagian bawah secara terpisah. Saat user masuk ke dalam layar make order, layar order monitoring dan rental transaction akan muncul dengan informasi-informasi yang akan langsung ter-generate di dalam kolomnya masing-masing sehingga customer dapat melihat transaksi armada yang sedang berjalan dan jumlah hutang yang belum terbayar serta limit hutang kepada customer. Jika customer yang melakukan transaksi dengan hutang yang mencapai limit maka transaksi penyewaan terhadap alat yang diinginkan tidak dapat dijalankan sehingga sistem nantinya akan memberikan suatu pesan bahwa customer telah mencapai limit transaksi yang dimungkinkan dan untuk melanjutkan transaksi customer dapat melunasi seluruh kewajibannya. Dengan adanya credit limit maka perusahaan dapat mengatur besarnya transaksi setiap customer-nya dan dapat lebih menekan resiko.
116 4.2.3.4 Rancangan Layar Menu Invoice Gambar 4.14 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Invoice Pada menu invoice ini, user dapat melihat dan mengambil fakturnya secara online kapan saja dan di mana saja. Informasi akan langsung ter-generate dan menampilkan faktur yang telah mencapai jatuh tempo sesuai kontrak yang dilakukan sebelumnya sehingga untuk mengetahuinya, ditampilkan informasi mengenai tanggal penyewaan dan tanggal berakhirnya masa penyewaan.
117 4.2.3.5 Rancangan Layar Menu Credit Limit Gambar 4.15 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Credit Limit Layar menu credit limit dapat ditampilkan saat menu make order berjalan atau melalui sub-menu credit limit. Menu credit limit ini digunakan untuk memberikan informasi kepada para user/customer mengenai jumlah pembayaran yang sudah sampai pada jatuh tempo namun belum terbayarkan. Pada menu credit limit ini diperlihatkan jumlah pembayaran yang sudah mencapai jatuh tempo namun belum dibayarkan, akumulasi credit, credit limit, yang sudah dibayarkan dan jumlah hutang customer. Layar menu ini akan muncul pada saat customer tidak dapat melakukan
118 transaksi penyewaan dan nantinya sistem akan otomatis membawa customer pada layar credit limit. 4.2.3.6 Rancangan Layar Menu Any Equipment Gambar 4.16 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Any Equipment Menu any equipment menampilkan jenis dan tipe berbagai macam alat berat baik yang kondisinya baru maupun bekas yang dijual oleh PT Terra Factor Indonesia kepada entitas bisnis lainnya. Untuk membeli alat yang dijual, user cukup meng-klik pada gambar atau huruf yang tertera sehingga akan muncul informasi mengenai alat sama halnya dengan layar rental fleet order.
119 4.2.4 Rancangan Layar Menu e-procurement Gambar 4.17 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar e- Procurement Menu e-procurement ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada user peluang untuk melakukan pengadaan barang bagi PT Terra Factor Indonesia. User dapat melihat klasifikasi pengadaan yang diperlukan, ringkasan mengenai pengadaan, waktu registrasi dan status pengadaan barang. Detail informasi dapat dilihat dengan meng-klik pada tombol view detail. User dapat menelusuri informasi mengenai procurement dengan mengisi kategori pengadaan dan nomor pengadaan pada field yang disediakan pada bagian atas tabel untuk mencari pengadaan yang diinginkan. User dapat melihat perusahaan-perusahaan mana saja yang telah melakukan proses registrasi dengan meng-klik tombol list di pojok kanan atas. Selain itu, untuk melihat
120 isi pengadaan pada layar selanjutnya, sebelumnya, yang pertama, atau yang terakhir, user dapat melakukannya dengan meng-klik tombol navigasi yang telah disediakan di atas tabel maupun di bawahnya. Informasi mengenai procurement akan ditampilkan sebelum registrasi dimulai yang bertujuan untuk memberikan informasi akan dimulainya suatu procurement. Jika masa procurement telah berakhir, maka daftar mengenai procurement dapat dilihat pada halaman selanjutnya. Status akan berubah menurut dibukanya suatu procurement atau berakhirnya suatu procurement. Jika procurement dibuka, maka status akan menjadi open, jika procurement sudah ditutup, maka status akan berubah menjadi closed.
121 4.2.4.1 Rancangan Layar Menu Informasi e-procurement Gambar 4.18 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Informasi e-procurement Setelah user meng-klik tombol view detail, maka informasi mengenai pengadaan yang diperlukan akan tampil seperti gambar di atas. Informasi yang ditampilkan antara lain nomor pengadaan barang, judul pengadaan barang, tanggal registrasi, estimasi hari pengadaan, klasifikasi pengadaan, keperluan pengadaan, dan sub-divisi yang memerlukan. User dapat melakukan proses pelamaran sebagai calon supplier dengan mengklik tombol register. Untuk melihat daftar perusahaan mana
122 saja yang telah melakukan proses pelamaran, user dapat melihatnya dengan mengklik tombol list yang berada di sebelah tombol register. 4.2.4.2 Rancangan Layar Menu Registrasi e-procurement Gambar 4.19 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Registrasi e-procurement Setelah user menekan tombol register, maka informasi mengenai e- procurement akan tertera seperti gambar di atas. Seluruh informasi akan ter-generate lagi dari database sehingga user hanya perlu melakukan pengecekan terhadap kebenaran data-data yang tertera. Kelengkapan surat yang diperlukan dan syarat-
123 syarat dapat di-download melalui requirement. Jika ada data yang salah, maka user dapat meng-klik tombol edit. Jika informasi sudah benar, maka user dapat meng-klik tombol register dan selanjutnya akan diproses oleh bagian admin. 4.2.4.3 Rancangan Layar Menu List Gambar 4.20 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar List Pada layar ini, user dapat melihat daftar perusahaan yang telah melakukan proses registrasi sebagai supplier terhadap suatu pengadaan yang sedang berlangsung. User dapat melakukan pencarian pada pengadaan yang diinginkan dengan memasukkan kategori pengadaan dan nomor pengadaan yang dimaksud pada fields di bagian atas tabel.
124 4.2.5 Rancangan Layar Menu Any Tender Gambar 4.21 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Informasi Tender 1 Layar tender ini berfungsi untuk menampilkan informasi-informasi peluang proyek bagi para entitas bisnis serta merupakan suatu bentuk program bagi para user dalam memberikan layanan informasi pengadaan pada proyek-proyek yang ingin dijalankan oleh organisasi lain. Sama halnya dengan menu e-procurement, user dapat melihat detail informasi dengan meng-klik tombol view detail dan menggunakan tombol-tombol navigasi lainnya untuk berpindah ke halaman yang dituju. User dapat mencari tender yang diinginkan dengan memasukkan data pada field kategori tender dan nomor tender yang kemudian akan menampilkan kepada user daftar tender yang dimaksud.
125 4.2.5.1 Rancangan Layar Menu Informasi Tender Gambar 4.22 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Informasi Tender 2 Setelah user meng-klik tombol view detail, maka akan muncul layar informasi mengenai tender yang sedang berlangsung. Sama halnya dengan e-procurement, di sini user diberikan informasi-informasi mengenai tender secara lebih rinci. Jika user ingin mendaftar, maka user dapat meng-klik tombol register, jika user ingin melihat perusahaan-perusahaan yang telah mendaftar, maka user dapat meng-klik tombol list.
126 4.2.5.2 Rancangan Layar Menu Registrasi Tender Gambar 4.23 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Registrasi Tender Setelah user meng-klik tombol register, maka akan muncul layar registrasi tender. Informasi akan ter-generate dari database sehingga user selanjutnya hanya menekan tombol register dan selanjutnya data akan masuk ke dalam database untuk diproses oleh bagian admin.
127 4.2.5.3 Rancangan Layar Menu List. Gambar 4.24 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar List Layar ini berfungsi untuk memberikan informasi mengenai perusahaanperusahaan yang sudah ikut dalam melakukan proses pendaftaran dalam tender yang sedang berlangsung. Pada layar ini ditampilkan informasi nama perusahaan yang telah mendaftar, kelengkapan syarat, tanggal registrasi dan informasi mengenai pertimbangan dari sumber. Baik PT Terra Factor Indonesia atau perusahaan lainnya bebas untuk melakukan pendaftaran di dalam situs web e-scm.
128 4.2.5.4 Rancangan Layar Menu Pengumuman Tender Gambar 4.25 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Pengumuman Tender Pemenang dari tender yang diselengarakan akan dikirimkan sebuah pesan dengan tampilan seperti gambar di atas melalui inbox, news and event pada layar home, dan notification. Pada layar ini, user dinyatakan menang dalam tender dan akan melakukan proses selanjutnya untuk membahas kontrak kerja dengan pemegang proyek secara tatap muka. Dengan terpilihnya tender proyek kepada salah satu perusahaan, maka status tender menjadi closed dan perusahaan lain akan dapat
129 melihat melalui status pada tender perusahaan mana yang terpilih untuk meng-handle proyek tersebut. 4.2.6 Rancangan Layar Internal Data Fleet Gambar 4.26 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Internal Data Fleet Layar ini merupakan layar internal perusahaan yang di-update oleh bagian persediaan dan pergudangan. Pada layar ini petugas di gudang mengisi data alat berat sesuai dengan tipe yang sudah tertera, memasukkan ID serta nomor alat berat, tanggal masuk dan tanggal keluar alat berat, pencapaian Km terakhir, dan penambahan pada persediaan alat. Status akan di-update oleh petugas persediaan dan pergudangan
130 sesuai dengan kondisi alat setelah melalui pengecekan dan perbaikan. Selain itu, petugas dapat melihat rental order selanjutnya dengan meng-klik tombol view order list. Order list nanti akan muncul di bagian bawah form dan memperlihatkan datadata perusahaan yang melakukan transaksi selanjutnya dan kapan alat harus dipersiapkan oleh bagian pergudangan dan persediaan. Order list di-update oleh bagian administrasi melalui bagian marketing untuk melakukan input terhadap data order dari customer atau secara online melalui situs e-scm PT Terra Factor Indonesia pada menu make order. 4.2.7 Rancangan Layar Menu Internal e-procurement Gambar 4.27 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Internal e-procurement
131 Layar ini merupakan layar internal perusahaan yang di-update oleh bagian admin procurement yang memperoleh data pengadaan barang dari setiap divisi yang memerlukan. Pada layar ini admin procurement memasukkan no pengadaan, klasifikasi pengadaan, rangkuman barang yang diperlukan, digunakan untuk menggantikan peralatan yang mana dan diperlukan oleh divisi yang bersangkutan. Tanggal dimulainya pendaftaran dan akhir pendaftaran juga diisi oleh bagian admin procurement berdasarkan estimasi kedatangan alat yang diinginkan. Admin procurement juga dapat melihat daftar perusahaan yang melakukan registrasi yang akan menghubungkan dengan tombol list dari tampilan layar e-procurement oleh user sebagai entitas bisnis atau supplier. 4.2.7.1 Rancangan Layar Internal e-procurement dari Tiap Divisi Gambar 4.28 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Internal e-procurement dari setiap Divisi
132 Layar ini dapat diakses oleh seluruh divisi perusahaan yang digunakan untuk memesan pengadaan barang dari tiap kebutuhan divisi. Form yang telah di isi dan dikirimkan akan di-proses oleh dua divisi. Jika material yang di-order oleh setiap divisi sudah tercantum supplierid-nya, maka form akan masuk pada staff purchasing yang akan melakukan proses pemesanan kepada supplier. Jika divisi menginginkan adanya supplier baru untuk memenuhi kebutuhan pengadaannya, maka divisi dapat mencentang bagian find new supplier sehingga form akan masuk kepada bagian e- procurement yang selanjutnya akan melakukan proses lelang pengadaan barang kepada calon supplier baru. 4.2.8 Rancangan Layar Internal Billing and Credit Statement Gambar 4.29 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Internal Billing and Credit Statement
133 Layar internal ini di-update oleh bagian finance perusahaan dari data transaksi customer. Bagian finance akan melakukan penginputan terhadap data-data pada form di atas dari dokumen-dokumen keuangan untuk melaporkan kepada setiap customer yang melakukan transaksi mengenai informasi invoice, credit limit, dan transaksi yang telah terjadi melalui layar invoice dan credit limit dan order monitoring & rental transaction. Untuk melihat atau mencari invoice yang diinginkan, admin dapat meng-klik tombol view pada equip. order invoice dan akan muncul layar yang berada di bawah form dengan cara memasukkan sedikitnya satu field dari no.invoice, tanggal dikeluarkannya invoice, userid customer, dan item yang di-order yang kemudian sistem akan melakukan pencarian terhadap detail yang dimasukkan. 4.2.9 Rancangan Layar Internal Add Tender Gambar 4.30 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Add Tender
134 Layar ini di-update oleh bagian admin perusahaan yang memperoleh informasi melalui kerja sama antara PT Terra Factor Indonesia dengan perusahaan client (on source). Pada layar ini, admin mengisi informasi terbaru mengenai lowongan tender proyek dari perusahaan client, melihat perusahaan yang sudah mendaftar, menambah dan meng-edit informasi yang ada. 4.2.10 Rancangan Layar Internal Add Purchase Order Gambar 4.31 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Add Purchase Order
135 Pada layar ini bagian koordinator purchasing dapat melakukan pesanan berdasarkan penawaran harga yang diberikan oleh supplier. Jika harga yang ditawar memiliki kecocokan, maka koordinator purchasing dapat membuat purchase order kepada supplier untuk melakukan pembelian. Ketika userid supplier diisi oleh bagian staff purchasing, maka informasi-informasi mengenai perusahaan supplier akan ter-generate. Staff purchasing dapat memasukkan tanggal dikirimkannya barang yang diinginkan sesuai kesepakatan antara supplier dan PT Terra Factor Indonesia. Staff purchasing mendapat data dari bagian divisi yang melakukan request barang (biasanya bagian parts) untuk melakukan pembelian parts untuk mengganti kondisi mesin yang sedang mengalami gangguan sehingga estimasi kapan alat dapat berjalan kembali menjadi jelas dengan adanya pembelian parts secara online dan terhubung antara staff purchasing dan bagian pergudangan.
136 4.2.11 Rancangan Layar Internal View Purchase Order Gambar 4.32 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar View Purchase Order Bagian staff purchasing dapat melihat parts apa saja yang sudah dipesan dan apakah barang sudah siap, sedang diproses, atau belum diproses. Bagian staff purchasing juga dapat melihat informasi mengenai barang tersebut berdasarkan nama, tipe, jumlah yang dipesan, dan PO number. Staff purchasing dapat menekan tombol detail untuk melihat parts apa saja yang sudah dipesan kemarin.
137 4.2.12 Rancangan Layar Internal Add Approval Gambar 4.33 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Add Approval Pada saat parts sampai di gudang, bagian persediaan dan pergudangan akan membuat suatu form penerimaan parts yang akan diteruskan kepada staff purchasing. Bagian persediaan dan pergudangan nantinya akan melakukan check fisik dan jumlah parts berdasarkan purchase order dengan memasukkan purchase number dan mencocokkan PO awal dengan penerimaan, jika jumlah dan keadaan fisik parts sesuai maka staff persediaan dan pergudangan akan membuat tanda centang pada
138 kolom checked yang artinya barang sudah diperiksa dan diterima dan diteruskan ke bagian staff purchasing dan bagian finance. 4.2.13 Rancangan Layar Internal Record Transaction Gambar 4.34 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Record Transaction Layar ini digunakan untuk melakukan pencarian terhadap supplier atau entitas bisnis yang pernah melakukan transaksi terhadap PT Terra Factor Indonesia. Layar ini dapat digunakan oleh setiap manager divisi untuk melakukan proses procurement atau melakukan request pembelian terhadap supplier yang pernah melakukan transaksi. User cukup memasukkan data-data yang berkaitan dengan identifikasi
139 supplier seperti kategori kegiatan yang pernah diikuti, seperti tender atau procurement, nama perusahaan, userid supplier tersebut, atau melakukan pengadaan terhadap material apa. Selanjutnya user meng-klik tombol search untuk melakukan pencarian terhadap spesifikasi supplier tersebut. Setelah data mengenai supplier yang diinginkan muncul, user dapat melakukan pengecekan terhadap transaksi terakhir dan contact perusahaan supplier dengan meng-klik tombol detail. 4.2.13.1 Rancangan Layar Internal Record Last Transaction Gambar 4.35 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Last Transaction Layar ini berfungsi untuk mencari transaksi terakhir yang dilakukan oleh supplier berdasarkan kategori yang pernah dimasuki oleh supplier.
140 4.2.13.2 Rancangan Layar Internal Contact Record Transaction Gambar 4.36 Rancangan Situs Web e-scm PT Terra Factor Indonesia Layar Contact Layar contact ini akan terhubung dengan menu client yang menampilkan detail contact supplier perusahaan yang pernah terdaftar dalam situs web e-scm. Pada field e-mail, user dapat mengirimkan e-mail kepada supplier yang akan langsung terkoneksi dengan fitur e-mail perusahaan PT Terra Factor Indonesia yang akan dikirimkan kepada supplier.
141 4.3 Peta Konsep Situs Entitas Bisnis Gambar 4.37 Peta Konsep Situs Entitas Bisnis PT Terra Factor Indonesia Sumber: Penulis
142 4.4 Peta Konsep Situs Internal User Gambar 4.38 Peta Konsep Situs Internal PT Terra Factor Indonesia Sumber: Penulis
143 4.5 Proses bisnis yang Baru PT Terra Factor Indonesia Gambar 4.39 Proses Bisnis PT Terra Factor Indonesia yang Baru Sumber: Penulis
144 4.6 Kegiatan Electronic Supply Chain PT Terra Factor Indonesia 4.6.1 Firm Infrastructure Dengan diusulkannya suatu situs web e-scm, setiap divisi kerja akan saling terhubung dan terintegrasi antara divisi satu dengan yang lainnya sehingga diharapkan nantinya akan ikut meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektifitas pada proses bisnis yang berjalan. 4.6.2 Technology Development Dengan adanya sistem e-scm, pengelolaan inventarisasi pada bagian persediaan dan pergudangan, data alat berat, pengadaan material, estimasi waktu pengadaan, informasi alat berat, dan keuangan menjadi lebih jelas, akurat, dan mempersingkat waktu. 4.6.3 Procurement Proses bisnis dengan para supplier menjadi lebih mudah dan singkat serta pengadaan material (parts) dan waktu estimasi kedatangan alat untuk menggantikan alat berat yang mengalami gangguan menjadi lebih jelas dan akurat. 4.6.4 Inventory and Warehouse Dengan adanya e-scm, maka PT Terra Factor Indonesia dapat meningkatkan arus availability alat yang mengalami breakdown atau peremajaan sehingga ikut meningkatkan produktivitas alat berat yang dioperasionalkan. Bagian persediaan dan
145 pergudangan dapat membuka order rental alat pada e-scm application untuk mengetahui perusahan yang akan melakukan penyewaan alat berat dan dapat melakukan persiapan terhadap alat tersebut setelah pembayaran security deposit telah terpenuhi. Bagian pergudangan dapat melakukan pengecekan alat dan meng-update status alat untuk dipublikasikan kepada bagian marketing dan admin apakah alat berat dalam keadaan siap atau belum. Bagian persediaan dan pergudangan juga dapat melakukan request pengadaan alat dan pembelian alat kepada divisi pembelian dan procurement untuk mengganti alat yang mengalami gangguan. Sebelum alat dimobilisasi, di gudang, setelah alat disiapkan, dilakukan final testing terhadap alat tersebut dan di-update KM (kilometer) terakhir serta alat pencatat waktu otomatis yang ada pada alat tersebut sebagai penanda alat mulai bekerja sehingga nanti sistem akan tahu kapan alat mulai dioperasionalkan dan kapan akan habis masa sewanya. 4.6.5 Fleet Operational Setelah proses negosiasi antara customer dengan PT Terra Factor Indonesia disetujui oleh kedua belah pihak melalui quotation (penawaran harga), maka PT Terra Factor Indonesia sebagai penyedia jasa akan membuat surat persetujuan sewa dan pembayaran security deposit (pembayaran kerusakan alat). Alat sisiapkan setelah ada pembayaran security deposit yang artinya bagian persediaan dan pergudangan telah mendapat informasi penyiapan alat melalui aplikasi e-scm pada order list sehingga alat dapat dimobilisasi kapan saja.
146 Pada saat alat yang dioperasionalkan oleh customer mengalami gangguan, maka bagian persediaan dan pergudangan akan membuat form Add Purchasing kepada bagian staff purchasing untuk melakukan pembelian alat untuk mengganti kondisi alat berat yang mengalami breakdown dengan waktu estimasi pengadaan yang jelas, sehingga customer mendapat informasi yang jelas mengenai kapan alat dapat digunakan kembali, dan tentunya PT Terra Factor Indonesia akan memberikan garansi terhadap gangguan tersebut. Alat berat yang dioperasionalkan oleh customer dapat diketahui waktu pemakaian Km/hour-nya secara jelas karena pada saat keluar dari gudang atau masuk ke gudang dilakukan update terhadap Km/hour alat berat sehingga kelebihan atau kekurangan pemakaian alat dapat diketahui secara jelas karena ter-update pada sistem. 4.6.6 Testing and Maintenance Setelah alat dikembalikan ke gudang dikarenakan usai kontrak kerjanya, alat mengalami pengecekan dan di-update kondisi Km/hour serta status alat berat apakah harus mengalami maintenance atau siap untuk digunakan kembali. Jika ada kerusakan, maka alat di-repair dan di-update ke dalam form applikasi e-scm. Suku cadang yang diperlukan selanjutnya diorder kepada ATPM masing-masing merek alat melalui bagian pengadaan atau staff purchasing dengan membuat request order melalui aplikasi e-scm. Estimasi hari breakdown alat dapat diketahui karena adanya ketentuan lamanya hari pengantaran order parts terhadap suku cadang yang
147 diinginkan. Jika suku cadang tidak tersedia selama hari yagn ditentukan, maka PT Terra Factor Indonesia akan menggumumkan pengadaan yang baru bagi perusahaan supplier yang mendaftar sebagai supplier baru, sedangkan supplier yang lama akan diganti dengan supplier yang baru. Untuk alat berat maupun konstruksi yang ingin dijual kembali, pada saat alat usai kontrak kerjanya, alat selanjutnya akan dicek kelengkapannya dan diperbaiki jika perlu dan dipasarkan dalam situs web e-scm yang menampilkan informasi alat dan penawaran harga dari PT Terra Factor Indonesia 4.6.7 Order Processing and Mobilization fleet Fleet order dilakukan oleh customer melalui situs web e-scm pada menu Our Solution yang akan memberikan penawaran secara langsung terhadap solusi-solusi penyewaan yang diberikan. Informasi mengenai rental alat berat, order processing, billing, penjualan alat berat, dan program-program yang ditawarkan dapat ditanyakan secara langsung melalui online chat atau contact us perusahaan. Sedangkan Order part diproses melalui e-procurement untuk melakukan pencariaan supplier terhadap pengadaan material (parts) alat berat dan melalui Add-purchase order setelah terpilihnya supplier dan melakukan pembelian Parts yang diiinginkan. Distribusi alat berat maupun konstruksi yang di sewa kepada customer dilakukan setelah proses commisioning (tahap pelaksanaan) disetujui dan dibuatlah berita acara terima alat dan surat jalan yang artinya alat siap dimobilisasi ke lokasi oleh bagian delivery.