BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di era kemajuan teknologi yang sangat berkembang pesat, membuat perusahaan membutuhkan tenaga kerja yang selain menarik juga terampil agar bisa membawa perusahaan berkembang dalam persaingan yang sangat ketat ini. Disini penerimaan karyawan menjadi suatu permasalahan, karena proses penerimaan karyawaan yang tidak sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan dapat menjadi penghambat berkembangnya perusahaan itu sendiri. Seharusnya perusahaan-perusahaan besar sudah memberikan kemudahan bagi HRD (Human Resource Development) dan pelamar pekerjaan yang ingin melamar pekerjaan di suatu perusahaan. Contohnya menggunakan sistem komputerisasi dalam prosesnya agar lebih efisien dan efektif. Demikian yang terjadi pada PT. Asia Outsourcing Sevices, banyaknya pelamar yang mengirim surat lamaran baik melalui email dan datang langsung membawa lamaran dinilai terlalu rumit dan membutuhkan waktu yang lumayan dalam proses pelaksanaannya, dampaknya akan ada banyak berkas (surat lamaran) yang menumpuk sedangkan dengan mengirim email sering terjadi spam dan penumpukan email. Karena pada PT. Asia Outsourcing Sevices ini masih menggunakan proses manual dalam penerimaan calon pegawainya. Disini calon pegawai datang membawa surat lamaran, setelah itu mengisi form (surat keterangan data diri) dan di cek kelengkapan surat lamaran tersebut oleh petugas/security karena mereka telah dibekali tentang keterangan apa saja yang harus dilakukan oleh para calon pegawai saat melamar di PT. Asia Outsourcing Sevices. Setelah semua lengkap dan sesuai dengan ketentuan perusahaan surat lamaran dan form yang telah di isii itu di tumpukkan di meja khusus yang telah disediakan untuk di laporkan kepada pihak HRD (Human Resource Development). Jika memenuhi kebutuhan dan kriteria maka calon pegawai tersebut akan di hubungi dan melakukan tahapan interview (wawancara) untuk pertama kalinya. Dalam interview pertama biasanya calon pegawai datang dan mengisi form untuk kedua kalinya sebagai berkas untuk diberikan kepada bagian (HRD) yang akan melakukan interview terhadap calon pegawai tersebut setelah berkas sampai ditangan HRD (Human Resource Development) calon pegawai akan diajak untuk menunggu diruang khusus bagi para pelamar yang akan 1
diikutsertakan dalam tes yang biasa dilakukan sebelum resmi diterima kerja. Setelah tes tersebut selesai maka akan dipilih beberapa calon pegawai untuk dihubungi kembali dan melakukan interview kedua, karena dalam penerimaan calon pegawai memerlukan beberapa kali interview. Kalau sudah lulus tes dan melakukan interview kedua pihak HRD (Human Resource Development) akan menghubungi kembali kapan para calon pegawai bisa mulai bekerja di PT. Asia Outsourcing Sevices. Berdasarkan uraian tersebut sangat bisa dibayangkan betapa numpuknya kertaskertas lamaran dan form (keterangan data diri), karena satu pelamar saja bisa menghabiskan berlembar-lembar kertas untuk sekali pertemuan apalagi di jaman sekarang ini tidak sedikit yang melamar pekerjaan sehingga makin membuat banyaknya tumpukkan kertas yang terjadi. Oleh karena itu, penulis akan memberikan solusi agar proses penerimaan pegawai di PT. Asia Outsourcing Sevices ini menjadi lebih mudah, cepat, efisien dan tidak membuat banyaknya tumpukkan kertas karena form pegisian data diri yang prosesnya manual akan langsung menggunakan sistem komputerisasi yang memudahkan para pelamar dalam pengisin data diri dan memudahkan pihak HRD (Human Resource Development) dalam pencarian data para pelamar dengan menggunakan kata kunci (nama, id, dan keterangan lain yang dibutuhkan dalam proses pencarian) yang langsung bisa memanggil data yang dicari. Rancangan sistem ini merupakan sebuah metode penerimaan para calon tenaga kerja baru pada perusahaan dengan melewati tahapan-tahapan yang diberikan oleh perusahaan, sehingga proses penerimaan tenaga kerja baru dapat dilaksanakan dengan lebih menghemat waktu dan tenaga untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan. Berdasarkan latar belakang tersebut maka dalam penyusunan skripsi ini penulis mengambil judul Perancangan Sistem Penerimaan Pegawai pada PT. Asia Outsourcing Sevices. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka rumusan masalah yang akan dibahas pada penelitian ini adalah : 1. Bagaimana sistem penerimaan pegawai yang berjalan di PT. Asia Outsourcing Sevices apakah sudah sesuai dengan kebutuhan user dan berjalan dengan baik? 2. Bagaimana rancangan sistem informasi penerimaan pegawai pada PT. Asia Outsourcing Sevices sehingga dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi? 2
1.3 Batasan Masalah Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan maka penulis membuat batasan masalah mengenai : 1. Peneliti melakukan penelitian bertempat pada PT. Asia Outsourcing Sevices 2. Analisa perancangan sistem penerimaan pegawai meliputi proses penerimaan lamxaran, proses seleksi atau tes sampai dengan pembuatan laporan penerimaan pegawai baru yang ditujukan kepada pimpinan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Dari penelitian yang dilakukan tujuan dari sistem ini adalah : 1. Untuk membuat aplikasi yang memudahkan dalam proses penerimaan pegawai pada PT. Asia Outsourcing Sevices. 2. Untuk mempelajari dan mengetahui sistem penerimaan pegawai yang berjalan di PT. Asia Outsoursing Sevices. 3. Untuk melakukan identifikasi terhadap kendala-kendala seperti banyaknya tumpukkan kertas yang terjadi saat proses penerimaan calon pegawai (baik kertas lamaran ataupun kertas lain yang digunakan dalam proses melamar kerja), pengisian form (keterangan data diri) yang masih manual sehingga kurang begitu efektif dan lumayan membuang waktu. Manfaat yang diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Teridentifikasinya suatu kendala pada sistem penerimaan pegawai yang dijadikan dasar untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 2. Memberikan kemudahan kepada HRD (Human Resource Development) dalam mengolah dan mendata laporan penerimaan pegawai dengan lebih efektif dan efisien. 3. Dapat mengetahui dan mempelajari tentang sistem penerimaan pegawai yang berjalan di PT. Asia Outsourcing Sevices. 1.5 Metodologi Penelitian Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir, penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya : 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Pada penelitian ini dikumpulkan beberapa data dari informan terkait yang dilakukan dengan beberapa metode berikut : 3
1. Metode wawancara Metode wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan sistematis penulis dan bagian HRD (Human Resource Development) atau orang yang mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati untuk meyakinkan tentang kegiatan observasi yang telah dilakukan. 2. Metode Observasi Metode observasi merupakan pengamatan secara langsung yang dilakukan penulis dengan datang ke PT. Asia Outsourcing Sevices dan melihat secara langsung proses penerimaan pegawai dari mulai melamar pekerjaan sampai diterima bergabung diperusahaan tersebut. 3. Metode Studi Pustaka Metode yang menggunakan buku-buku, berkas-berkas, dan laporan yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai referensi. Diambil dari berbagai sumber, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. 1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak Dalam perancangan sistem informasi metode pengembangan sistem digunakan untuk mengembangkan sistem yang benar sesuai dengan yang diinginkan oleh pengguna sistem (user). Perancangan sistem informasi penerimaan pegawai ini menggunakan metodologi pengembangan yaitu System Development Life Cycle (SDLC). System Development Life Cycle (SDLC) terdiri dari 5 proses, yaitu : 1. Requirement Analysis : Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam tahap ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Perencanaan fungsi dari sistem dan bagaimana sistem dapat membantu user (pengguna system). Dalam proses ini antara penulis dan pihak PT. Asia Outsourcing Sevices melakukan beberapa wawancara tentang bagaimanan membangun sistem yang baik di perusahaan ini agar bisa berjalan dengan baik. 2. System Design : Dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilannya. Dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data yang didapat dari tahap requirement analysis melalui proses wawancara, survei dan diskusi dengan pihak PT. Asia Outsourcing Sevices setalah itu barulah melakukan penggambaran tentang sistem yang akan dirancang. Untuk desain sistem akan menggunakan Unified Modelling Language (UML) agar semua rancangan terdefinisi secara detail sehinggan mempermudah proses implementasi. 4
3. Implementation : Pada bagian implementasi dilakukan pemrograman. Coding program menggunakan PHP dan untuk tampilan menggunakan HTML dan CSS. Karena dalam suatu sistem yang telah direncanakan, dianalisa dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan user (pengguna sistem) memerlukan suatu implementasi agar dapat ditentukan layak atau tidak untuk digunakan dan sudah memenuhi kebutuhan user (pengguna) atau belum. 4. Integration dan Testing : Setelah dilakukan pemrograman, semua unit yang dikembangkan dalam tahap implementasi akan diintegrasikan ke dalam sistem untuk dilakukan pengujian masing-masing unit agar diketahui apakah sistem yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan dan masih terdapat kesalahan atau tidak. 5. Operation dan Maintenance : Setelah pengujian dilakukan, program akan dipakai untuk kegiatan bekerja di PT. Asia Outsourcing Sevices. Pengecekan sistem secara berkala dilakukan untuk meminimalisasi munculnya suatu masalah, seperti : update sistem dan perbaikan lainnya. Karena setiap sistem memerlukan adanya pemeliharaan agar dapat berjalan dengan baik dalam masa penggunaannya. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan tugas akhir ini maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca memahami dan menelusuri isi tugas akhir sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menguraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, metode penelitiaan dan sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang landasan-landasan teori yang mendukung penelitian yaitu tentang pengertian perancangan sistem, pengertian metode pengembangan sistem, metode waterfall, pengertian basis data berorientasi objek yang akan menjadi acuan dalam penelitian ini. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menjelaskan mengenai metode-metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, analisa sistem berjalan, proses bisnis manajemen proyek serta ulasan tentang analisa kebutuhan sistem yang akan dibangun. 5
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini berisi tentang gambaran umum tentang objek penelitian, menguraikan hasil pengujian analisa dengan metode waterfall serta pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Database MySQL sebagai hasil dari tugas akhir ini. BAB V PENUTUP Bab ini berisikan kesimpulan dari penelitian melalui analisa dan implementasi yang dilakukan dan saran-saran yang mendukung pengembangan dari aplikasi yang dirancang. 6