STANDARD OPERATION PROSEDURE PENGGUDANGAN DAN PENYERAHAN Surabaya, 8 Februari 2003 Disyahkan SOEKARMANDAPA OENTOENG, BSc. Plant Manager Peringatan : Dilarang memperbanyak dan/atau menyalin sebagian atau keseluruhan dari dokumen dalam bentuk media apapun tanpa seijin manajemen PT Saos Rasasayang. Initial-SOP-16.1.0/02092003 Halaman 1 dari 7
LEMBAR PERUBAHAN NO. BAGIAN KETERANGAN PERBAIKAN NO. TERBIT NO. PERBAIKAN TANGGAL PERBAIKAN PARAF Initial-SOP-16.1.0/02092003 Halaman 2 dari 7
1.0. TUJUAN Memberikan panduan operasional pada proses penggudangan produk jadi dan penyerahan barang ke luar pabrik. Prosedur ini dibuat untuk memastikan bahwa produk jadi aman dan terkendali dari kemungkinan peluang kontaminasi ataupun kerusakan fisiknya. 2.0. TANGGUNG JAWAB Plant Manager Production Manager Warehousing Supervissor : bertanggung-jawab terhadap pengawasan prosedur ini : bertanggung-jawab terhadap evaluasi dan pengendalian prosedur ini : bertanggung-jawab terhadap pelaksanaan prosedur ini. 3.0. RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan pada operasi penggudangan sejak penerimaan barang jadi dari unit pengepakan, penataan produk di dalam gudang, pengelolaan prasarana gudang, aktifitas stuffing, hingga pelepasan produk di pintu pabrik. 4.0. DEFINISI Tidak ada 5.0. RUJUKAN 5.1. IKE-MAN-01 : 2001, Manual sistem HACCP 6.0. PROSEDUR 6.1. Penerimaan Produk Jadi 6.1.1. Produk jadi yang diterima dari unit pengepakan bagian produksi diletakkan terlebih dahulu di areal penerimaan; 6.1.2. Petugas gudang akan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen penyerahan barang dari bagian produksi, melakukan penghitungan ulang jumlah produk yang dikirim, Initial-SOP-16.1.0/02092003 Halaman 3 dari 7
serta memeriksa kondisi fisik susunan. Hasil pemeriksaan tersebut dicatat dalam formulir FSOP-MK01; 6.1.3. Kemasan cacat dari hasil pemeriksaan di pisahkan ke areal barang tunggu dan diberi label FSOP-MK02; 6.1.4. Produk yang dinyatakan baik lalu diangkat dengan forklift untuk disusun di baris penyusunan sesuai dengan urutan batch produksi, di belakang batch produksi sebelumnya. 6.2. Penyusunan Produk Jadi 6.2.1. Produk Kemasan Kardus 6.2.1.1. Produk dalam kemasan kardus ukuran 25x25x30 dengan berat maksimum 15 kg disusun keatas dengan tinggi tumpukan maksimum 5 kotak, untuk tumpukan berikutnya diberi pembatas palet. Jumlah susunan dalam palet maksimum 75 unit. 6.2.1.2. Jumlah susunan palet dalam gudang maksimum 5. Tumpukan tersebut harus tegak lurus 90 o tidak boleh miring. 6.2.1.3. Dalam setiap tumpukan diupayakan hanya terdiri dari satu jenis produk dalam satu batch produksi yang sama. Demikian pula palet dalam baris yang sama. 6.2.1.4. Setiap baris diberi label sesuai dengan Formulir FSOP-MK03. 6.2.2. Produk Kemasan Botol 6.2.2.1. Crate berisi botol disusun dalam palet dengan jumlah maksimum 3 susun keatas dan 15 crate setiap susunnya. 6.2.2.2. Palet disusun keatas dengan jumlah susunan maksimum 5. Palet disususun berbaris ke belakang di mana dalam barisan tersebut terdiri dari batch yang sama. 6.2.2.3. Setiap baris palet diberi label sesuai dengan formulir FSOP-MK03. 6.2.3. Produk Kemasan Ball Plastik 6.2.3.1. Ukurang ball plastik 75 x 50 x 50 cm dengan berat maksimum 15 kg disusun ke atas dengan tinggi tumpukan maksimum 3 ball, untuk tumpukan berikutnya diberi pembatas palet. Jumlah susunan dalam palet ada 12 ball. 6.2.3.2. Jumlah susunan palet dalam gudang maksimum 5. Tumpukan tersebut harus tegak lurus tidak boleh miring. 6.2.3.3. Dalam setiap tumpukan diupayakan hanya terdiri dari satu jenis produk dalam satu batch produksi yang sama. Demikian pula palet dalam baris yang sama. Initial-SOP-16.1.0/02092003 Halaman 4 dari 7
6.2.3.4. Setiap baris diberi label sesuai dengan Formulir FSOP-MK03. 6.3. Penataan Jalur Transportasi 6.3.1. Palet disusun dalam lima baris, di mana setiap baris diberi jarak antara sekurangkurangnya 50 cm. Setiap pergantian lima baris diberi jarak sekurang-kurangnya 2.5 meter untuk laluan forklift. 6.3.2. Sisi susunan ujung masuk dan sisi susunan ujung keluar sekurang-kurangnya memiliki jarak areal 5 meter untuk memudahkan manuver penyusunan barang masuk dan penyerahan produk jadi. 6.4. Penataan Prasarana Gudang 6.4.1. Gudang memiliki ventilasi pada bagian atas untuk sirkulasi udara, guna mengurangi kelembaban ruangan. Ventilasi tersebut dibersihkan secara berkala sesuai dengan prosedur sanitasi SSOP-XX. 6.4.2. Gudang produk dilengkapi dengan penerangan 20 titik lampu, masing-masing dengan daya 100 watt. 6.4.3. Atap gudang bebas dari kebocoran dan sarang burung, di mana secara berkala dipelihara dengan prosedur sanitasi SSOP-XX. 6.4.4. Dinding gudang tertutup baik dan terbebas dari jalur masuk hama dan hewan piaraan. Lantai gudang dipelihara agar terbebas dari cairan baik air maupun tumpahan pelumas kendaraan. Dinding dan lantai dipelihara secara berkala melalui prosedur sanitasi SSOP-XX. 6.4.5. Jalur susunan produk dibatas dengan garis putih pada lantai, jalur pejalan kaki di luarnya dengan garis kuning, dan jalur alat angkut berada di luarnya. 6.4.6. Dipasang tanda-tanda di dinding gudang untuk membagi kavling jenis produk, menggunakan papan permanen namun dapat ditukar-tukar. 6.4.7. Pintu terdiri dari dua, satu pintu untuk pemasukan barang dan satu pintu untuk pemasukan barang. Pintu pemasukan barang akan dibuka selama shift produksi berjalan dan diawasi oleh seorang staff gudang. Pintu pengiriman barang hanya dibuka saat pengiriman. 6.5. Penyerahan Produk 6.5.1. Pemeriksaan Kontainer 6.5.1.1. Petugas gudang memperoleh rekaman penggunaan kontainer paling akhir dari perusahaan ekspedisi. Rekaman tersebut diperoleh dari bagian pemasaran melalui disposisi Form FSOP-MK05; Initial-SOP-16.1.0/02092003 Halaman 5 dari 7
6.5.1.2. Petugas gudang bersama petugas QC melakukan pemeriksaan terhadap kondisi kontainer, dengan memeriksa bercak dan bau sesuai dengan prosedur SOP-QA08; 6.5.1.3. Setelah memperoleh rekomendasi dari QC melalui Formulir-FSOP-QA02, kontainer dinyatakan siap untuk dimuat; 6.5.1.4. Produk yang akan dimuat ditempatkan terlebih dahulu di area muat untuk diperiksa ulang susuai dengan rencana muat FSOP-MK06. 6.5.1.5. Setelah pemeriksaan ulang, petugas gudang membuat surat Bukti Pengiriman Barang (BPB) FSOP-MK04; 6.5.1.6. FSOP-MK04 dikirimkan ke bagian pemasaran untuk menjadi dasar penerbitan Delivery Order (FSOP-MK07). Formulir FSOP-MK07 dikirim salinannya kepada penanggung-jawab ekspedisi, pembeli, bagian keamanan, bagian keuangan, dan arsip. 6.5.1.7. Penanggung jawab ekspedisi akan menggunakan FSOP-MK07 untuk penerbitan bukti pengeluaran barang dari FSOP-MK08. 6.6. Penanganan Produk Masuk Yang Tidak Sesuai 6.6.1. Produk jadi yang masuk ke dalam gudang, apabila ditemukan tidak sesuai dengan spesifikasi akan dipisahkan, diletakkan ke areal yang terpisah. Demikian pula produk yang mengalami cacat pada kemasan; 6.6.2. Produk yang tidak sesuai dipisahkan dan diberi label FSOP-MK02; 6.7. Penanganan Susunan Yang Tidak Sesuai 6.7.1. Susunan yang mengalami kerusakan harus segera diturunkan dan dipisahkan dari tumpukan barang; 6.7.2. Susunan miring segera harus diperbaiki untuk menghindari kemungkinan rubuh; 6.7.3. Tumpukan yang terlalu tinggi harus diturunkan sesuai dengan batasan yang ditentukan; 6.7.4. Penempatan barang yang tidak sesuai dalam batch-nya atau kelompoknya segera diberi tanda dan apabila memungkinkan harus segera dijadwalkan untuk dipindahkan. 6.8. Penanganan Pranata Dasar Yang Tidak Sesuai 6.8.1. Ventilasi yang tidak tertutup segera diperbaiki, demikian pula apabila terlalu terbuka 6.8.2. Lampu-lampu gudang yang tidak berfungsi atau padam segera dilaporkan ke bagian Teknik untuk diganti. 6.8.3. Atap gudang bocor dan kotor dilaporkan ke bagian GHRD untuk dibersihkan, 6.8.4. Petugas gudang harus segera membersihkan air dan ceceran oli agar tidak membahayakan pengangkutan. Initial-SOP-16.1.0/02092003 Halaman 6 dari 7
6.9. Penanganan Fasilitas dan Produk Penyerahan Yang Tidak Sesuai 6.9.1. Kontainer yang tidak sesuai antara dokumen dan hasil pemeriksaannya ditunda pemuatannya sampai dinyatakan lolos pemeriksaan laboratorium; 6.9.2. Apabila keadaan mendesak untuk dilakukan pengiriman, maka kontainer harus dibersihkan terlebih dahulu dengan meminta bantuan bagian GHRD; 6.9.3. Barang yang dalam pemeriksaan terakhir mengalami kerusakan kemasan, harus dipisahkan dan tidak akan dimuat; 6.9.4. Barang yang rusak karena pemuatan harus dipisahkan dan tidak akan dimuat. 7.0. DOKUMENTASI Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk berkas dan disket, dapat berbahasa Indonesia atau bahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status dan legalitas yang sama. 8.0. LAMPIRAN 1. FSOP-MK01, Pemeriksaan Produk Masuk Gudang 2. FSOP-MK02, Label Produk Tidak Sesuai 3. FSOP-MK03, Kartu Gudang Produk 4. FSOP-MK04, Laporan Stuffing 5. FSOP-MK05, Rekomendasi Penggunaan Kontainer 6. FSOP-MK06, Rencana Pemenuhan Order 7. FSOP-MK07, Delivery Order 8. FSOP-MK08, Surat Jalan Initial-SOP-16.1.0/02092003 Halaman 7 dari 7