BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah Sakit merupakan salah satu instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan. Seperti yang tercantum dalam Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, fungsi rumah sakit antara lain penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit, pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis, penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia serta penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan. Untuk mewujudkan fungsi-fungsi tersebut, manajemen dan organisasi rumah sakit membagi dalam beberapa unit yang salah satunya mengelola berkas-berkas pasien yang berisi data klinis maupun administratif. Unit ini disebut unit rekam medis sedangkan berkasnya sering disebut berkas rekam medis. Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh, serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya (Huffman, 1994). Rekam medis sebagai pendokumentasian secara akurat dan lengkap memiliki banyak informasi dan kegunaan baik personal maupun interpersonal. Seperti menyediakan bukti asuhan perawatan 1
2 pasien secara berkesinambungan untuk memudahkan dokter dalam memberikan pengobatan, untuk klaim asuransi kesehatan, dan melindungi kepentingan hukum pasien. Selain itu, membantu dalam menentukan jumlah biaya yang harus dibayarkan pasien, menentukan angka statistik kasus penyakit, angka kematian dan angka kelahiran. Informasi mengenai asuhan dapat membantu petugas medis dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja serta mutu pelayanan Rumah Sakit, sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk memperluas pelayanan. Rekam medis juga membantu profesional kesehatan dan mahasiswa dalam mempelajari perawatan pasien dan proses penyakit guna kegiatan penelitian dan riset. Selain itu menurut Depkes RI (1997), rekam medis juga mempunyai kegunaan pada aspek dokumentasi, suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat diaplikasikan penerapannya didalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang cukup efektif dan efisien. Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat dilaksanakan dengan mudah dan efektif sesuai aturan serta prosedur yang telah ditetapkan. Oleh karena pentingnya rekam medis sebagai sumber data yang harus didokumentasikan maka rekam medis harus disimpan di tempat yang aman dan untuk digunakan secara terus menerus rekam medis harus bisa diambil dengan cepat untuk menunjang pelayanan medis yang cepat dan akurat. Maka dari itu diperlukan sistem penyimpanan rekam medis yang tepat. Menurut Depkes RI (1997), Sistem penyimpanan rekam medis yang banyak dipakai di rumah sakit saat ini adalah sistem penyimpanan sesntralisasi
3 dan sistem penyimpanan desentralisasi, sedangkan sistem penyimpanan rekam medis dengan penjajaran numerik, yang sering dipraktikan yaitu sistem nomer langsung (straight numerical filing system), sistem angka akhir (terminal digit filing), sistrem angka tengah (middle digit filing system) setiap sistem penyimpanan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berdasarkan observasi yang telah dilakukan oleh peneliti sistem penyimpanan yang diterapkan di Rumah Sakit Islam (RSI) Surakarata adalah sistem sentralisasi dengan sistem penjajaran berkas yang dipakai adalah sistem penjajaran nomor langsung (straight numerical filing system) dan sistem angka akhir (terminal digit filing). Rekam medis sebelum tahun 2010 disimpan dengan sistem nomer langsung sedangkan rekam medis setelah tahun 2010 disimpan dengan sistem angka akhir. Masing-masing sistem memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perlu dilihat adakah perbedaan waktu dan ketepatan pengambilan berkas rekam medis. Sedangkan waktu penyediaan rekam medis bagi pasien yang membutuhkan pelayanan kesehatan sebagaimana tercantum dalam Permenkes No.129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit waktu peyediaan rekam medis bagi pasien rawat jalan dari mulai pasien mendaftar sampai dengan berkas rekam medis sampai di klinik adalah tidak lebih dari 10 menit. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut maka diperlukan penelitian untuk mengetahui perbandingan waktu dan ketepatan penyediaan berkas rekam medis dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dengan angka akhir (terminal digit filing) sekaligus mengetahui
4 sudahkah penyediaan berkas rekam medis sesuai standar pelayanan minimal. C. Tujuan 1. Tujuan Umum Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan waktu dan ketepatan penyediaan berkas rekam medis dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dengan angka akhir (terminal digit filing) di RSI Surakarta. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui dan menggambarkan proses penyediaan rekam medis yang disimpan dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dan penjajaran angka akhir (terminal digit filing). b. Mengetahui adakah perbedaan waktu dan ketepatan penyediaan berkas rekam medis dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dengan angka akhir (terminal digit filing) c. Mengetahui rata-rata waktu dan ketepatan penyediaan rekam medis yang disimpan dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dan penjajaran angka akhir (terminal digit filing) dan membandingkan dengan standar pelayanan minimal. d. Mengetahui faktor yang menyebabkan perbedaan waktu dan ketepatan penyediaan berkas rekam medis yang disimpan dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dan penjajaran angka akhir (terminal digit filing).
5 D. Manfaat 1. Manfaat Praktis a. Pihak Rumah Sakit Sebagai bahan masukan dan evaluasi dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis dalam rangka memenuhi salah satu aspek rekam medis yaitu aspek dokumentasi. b. Pihak Peneliti Penenelitian ini dapat menambah pengetahuan, wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung yaitu di rumah sakit dengan menerapkan teori yang peneliti peroleh di institusi pendidikan. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Penelitian ini dapat diguanakan sebagai tambahan pengetahuan dan referensi dalam mempelajari sistem penyimpanan berkas rekam medis khususnya sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dengan angka akhir (terminal digit filing) b. Bagi Peneliti Lain Penelitian ini diharapkan mampu dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan alat bantu bagi peneliti lain yang melakukan penelitian dengan tema yang hampir sama dan dapat juga dijadikan sebagai penelitian lanjut.
6 E. Keaslian Penelitian mengenai perbandingan waktu dan ketepatan penyediaan berkas rekam medis pada sistem penyimpanan rekam medis dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dengan angka akhir (terminal digit filing) di Rumah Sakit Islam Surakarta belum pernah dilakukan, akan tetapi penelitian yang memiliki parsamaan dan perbedaan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Anggraini (2012) dengan judul Efektivitas Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Kalibawang Kabupaten Kulon Progo. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas penyimpanan berkas rekam medis dengan penjajaran nomor langsung di Puskesmas Kalibawang Kabupaten Kulon Progo serta melihat hambatan-hambatan yang dihadapi selama menggunakan siste penyimpanan tersebut. Metode yang di gunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif serta menggunakan rancangan cross sectional. Hasil dari penelitian tersebut adalah peneliti menemukan di Puskesmas Kalibawang Kabupaten Kulon Progo sistem penyimpanan rekam medis dengan penjajaran nomor langsung belum efektif. Dilihat dari peleksanaan serta penyimpanan berkas rekam medis masih terjadi hambatan-hambatan yang mempengaruhi pelayanan kepada pasien. Hambatan penggunaan sistem penyimpanan dengan penjajaran nomor langsuang yaitu terkait dengan prosedur tentang palaksanaan sistem penyimpanan, sumber daya manusia (SDM), dan sarana penyimpanan. Upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut yaitu menata berkas rekam medis dengan di urutkan sesuai urutan
7 nomor, petugas berusaha mencari berkas yang hilang, petugas membuat rekam medis baru bagi pasien lama untuk memperlancar pelayanan, merencanakan perubahan sistem penyimpanan, dan bagi dokter, perawat, dan bidan mengembalikan berkas rekam medis ke bagian pendaftaran. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan Anggraini (2012) adalah sama-sama meneliti sistem penyimpanan dengan penjajaran nomor langsung dengan metode deskriptif. Perbedaan penelitian ini dengan Anggraini (2012) pada bagian perbandingan. Penelitian ini membandingkan sistem pnyimpanan dengan penjajaran nomor langsung dengan sistem penyimpanan dengan penjajaran angka akhir serta pada metode pendekatan yang diterapkan. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kuantitatif sedangkan Anggraini (2010) menerapkan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. 2. Rachman (2012) dengan judul Efektivitas Penggunaan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Tidar Magelang. Penelitian racman (2012) bertujuan untuk mengetahui pelaksanan penggunaan rak roll o pack di ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan rak roll o pack di ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan. Penelitian Rachman (2012) menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif serta dengan memberikangambaran yang jelas mengenai objek yang diteliti, memberikan gambaran yang dilihat pada waktu observasi dan
8 membandingkannya dengan teori. Subjek penelitian Rachman (2012) terdiri dari tiga petugas rekam medis dan objek penelitian rachman (2012) adalah pelaksanaan kegiatan rekam medis di RSUD Tidar Magelang. Hasil dari penelitian Rachman (2012) menunjukan bahwa permasalahan yang ada di RSUD Tidar Kota Magelang yaitu meliputi pelekasanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan. Rumah sakit melakukan pembaruan fasilitas yaitu mengganti rak terbuka dengan roll o pack itu sedikit membuat petugas kewalahan dalam penggunaannya karena belum terbiasa dan kuran penyuluhan tentang penggunaannya. Hal itu sedikit menghambat dalam pelayanan kepada pasien. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Rachman (2012) adalah pada segi hal yang ingin diketahui yaitu penympanan rekam medis selain itu metode penelitian yang digunakan juga sama yaitu menggunakan metode deskriptif. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Rachman (2012) yaitu pada objek yang di teliti panelitian Rachman (2012) meneliti efektivitas rak penyimpanan sedangkan penelitian ini meneliti efektivitas sistem penyimpanan dengan penjajaran nomor. 3. Murtiningtyas (2012) dengan judul Pelaksanaan Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Jiwa Grhasia Yogyakarta penelitian Murtiningtyas ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan berkas rekam medis rawat jalan. Dilaksanakan dengam metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif serta dengan menggunakan rancangan cross sectional. Hasil dari penelitian Murtiningtya (2012) adalah gambaran pelaksanaan penyediaan berkas rekam meddis rawat jalan melalui 6 proses, Yaitu : pasien mendaftar di TPP, petugas meng-entry
9 data pasien, mencetak nomor antrian, petugas menyiapkan tracer, petugas filing mencari berkas di rak penyimpanan, berkas disiapkan. Rata-rata kecepatan penyediaan berkas rekam medis diperoleh hasil 6 menit 32 detik. Waktu tercepat dalam penyediaan berkas rekam medis yaitu 2 menit 05 detik, sedangkan waktu terlama dalam penyediaan berkas rekam medis raitu 16 menit 01 detik. Sedangkan modus adalah 5 menit (sebanyak 23 berkas rekam medis dari total 100 sampel). Faktorfaktor yang mempengaruhi penyediaan berkas rekam medis adalah faktor sarana dan SDM (Sumber daya Manusia). Faktor sarana meliputi alattulis, pervorator, komputer, aliran listrik. Sedangkan faktor SDM (Sumber daya Manusia) nmeliputi kekompakan dan koordinasi antar petugas, tganggung jawab dan kerja setiap petugas. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang akan peneliti laksanakan adalah sama-sama meneliti kecepatan penyediaan berkas rekam medis di suatu rumah sakit. Penelitian Murtiningtyas (2012) dengan penelitian yang akan peneliti laksanakan memiliki beberapa perbedaan yaitu dari segi metode pendekatan yang diterapkan. Penelitian Murtiningtyas (2012) menggunakan pendekatan kualitatif sedangkan peneliti menggunakan pendekatan kuantitif, selain itu penelitian yang akan dilaksanakan oleh peneliti adalah mendeskripsikan perbandingan kecepatan penyediaan berkas pada dua sistem penjajaran berkas yang berbeda sedangkan penelitian Murtiningtyas (2012) mendeskripsikan pelaksanaan penyediaan berkas saja.