BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Manajemen Kearsipan Arsip menurut Barthos (2007) adalah (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, dapat diartikan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk memudahkan daya ingatan orang tersebut. Berdasarkan pengertian di atas, yang termasuk dalam pengertian arsip yaitu surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Selain pengertian-pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soalsoal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. 1
2.1.1. Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 2.1.2. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan. Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi 2
ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah. 2.1.3. Fungsi Kearsipan Fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 3
2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia 2.2.1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu anggota organisasi atau perusahaan bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia juga menyangkut cara-cara mendesain sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenaga kerjaan. Menurut Byars & Rue (2004:2) menyatakan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia adalah desain aktivitas yang mencakup pengadaan dan pengkoordinasian Sumber Daya Manusia. Menurut Mangkunegara (2007:2) Manajemen Sumber Daya Manusia adalah suatu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi. 4
Dari beberapa pendapat diatas, penulis menarik kesamaan pandangan tentang Manajemen Sumber Daya Manusia, dimana Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap tenaga kerja melalui fungsi operasional Manajemen Sumber Daya Manusia dengan tujuan untuk mencapai sasaran, baik itu sasaran individu, organisasi maupun masyarakat. 2.2.2. Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Berikut ini adalah fungsi-fungsi manajemen : 1. Perencanaan (Planning) Adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan efektif serta efisien dalam membantu terwujudnya tujuan perusahaan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Adalah kegiatan untuk mengorganisasikan semua pegawai dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang dan koordinasinya dalam bagian organisasi. 5
3. Mengarahkan (Actuating) Adalah kegiatan mengarahkan semua pegawai agar mau bekerja sama dan bekerja secara efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, pegawai, dan masyarakat. 4. Pengendalian (Controlling) Adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar menaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. 2.2.3. Fungsi Operasional Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia mempunyai beberapa fungsi. Fungsi-fungsi operasional dari manajemen sumber daya manusia adalah : 1. Pengadaan (Recruitment) : Proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, induksi, untuk mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan perusahaan. 2. Pengembangan (Development) : Proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis koneptual, dan moral pegawai melalui pendidikan dan pelatihan. Pengembangan pegawai dilaksanakan untuk meningkatkan keterampilan melalui 6
program pelatihan dan pengembangan yang tepat agar pegawai dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik. 3. Kompensasi (Compensation) : Pemberian jasa langsung dan tidak langsung, uang atau barang pegawai sebagai imbalan balas jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil maksudnya sesuai dengan prestasi kerja yang diberikan pegawai untuk perusahaan, sedangkan layak diartikan dapat memenuhi primernya serta perpedoman pada balas upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal konsistensinya. 4. Integrasi (Integration) : Kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan pegawai, agar terciptanya kerjasama yang baik dan saling menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba dan pegawai mendapatkan kebutuhan dari hasil kerjanya. 5. Pemeliharaan (Maintenance) : Kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas pegawai, agar mereka mau bekerjasama sampai pensiun. 6. Kedisiplinan (Discipline) : Keinginan dan keasadaran untuk mentaati peraturan perusahaan dan norma-norma sosial. 7. Pemberhentian (Separation) : Pemutusan hubungan kerja (PHK) seorang karyawan dengan suatu organisasi 7
perusahaan dengan pemberhentian ini berarti berakhirnya keterikatan kerja karyawan terhadap perusahaan tersebut. Pemberhentian disebabkan oleh keinginan pegawai, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pension dan sebab-sebab lainnya. 2.3. Pelatihan dan Pengembangan 2.3.1. Pengertian Pelatihan dan Pengembangan Pelatihan dan pengembangan adalah jantung dari upaya berkelanjutan untuk meningkatkan kompetensi karyawan dan kinerja organisasi. Pelatihan adalah aktivitas aktivitas yang dirancang untuk memberi para pembelajar pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka saat ini. Pengembangan adalah pembelajaran yang melampaui pekerjaan saat ini dan memiliki focus jangka panjang. Beberapa definisi tentang pelatihan yang dikemukakan oleh para ahli antaranya adalah : Pelatihan menurut Dessler (2009) adalah Proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, ketrampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerja. Karyawan, baik yang baru ataupun yang sudah bekerja perlu mengikuti pelatihan 8
karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain sebagainya. Menurut Ivancevich (2008) : Pelatihan (training) adalah sebuah proses sistematis untuk mengubah perilaku kerja seorang/sekelompok pegawai dalam usaha meningkatkan kinerja organisasi. Pelatihan terkait dengan keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk pekerjaan yang sekarang dilakukan. Pelatihan berorientasi ke masa sekarang dan membantu pegawai untuk menguasai keterampilan dan kemampuan (kompetensi) yang spesifik untuk berhasil dalam pekerjaannya. Dari beberapa pendapat diatas, penulis menarik kesamaan pandangan tentang istilah pelatihan ditujukan kepada pegawai pelaksana dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan teknis sedangkan pengembangan diperuntukkan bagi pegawai tingkat manajerial dalam rangka meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan memperluas human relation. 2.3.2. Komponen-komponen Pelatihan dan Pengembangan a. Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan harus jelas dan dapat diukur. 9
b. Para pelatih harus memiliki kualifikasi yang memadai. c. Materi pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan tingkat kemampuan pegawai yang menjadi peserta. d. Peserta pelatihan dan pengembangan harus memenuhi persyaratan yang ditentukan. 2.3.3. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan 1. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi 2. Meningkatkan produktivitas kerja 3. Meningkatkan kualitas kerja 4. Meningkatkan ketetapan perencanaan sumber daya manusia 5. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja 6. Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi secara maksimal 7. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja 8. Menghindarkan keusangan 9. Meningkatkan perkembangan pegawai 2.3.4. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan a. Perbedaan individu pegawai b. Hubungan dengan jabatan analisis c. Motivasi 10
d. Partisipasi aktif e. Seleksi peserta penataran f. Metode pelatihan dan pengembangan 2.3.5. Jenis pelatihan dan pengembangan Terdapat banyak pendekatan untuk pelatihan. Menurut Simamora (2006:278) ada lima jenis-jenis pelatihan yang dapat diselenggarakan: 1. Pelatihan Keahlian Pelatihan keahlian (skils training) merupakan pelatihan yang sering di jumpai dalam organisasi. Program pelatihaannya relatif sederhana, kebutuhan atau kekuragan diidentifikasi rnelalui penilaian yang jeli. Kriteria penilalan efekifitas pelatihan juga berdasarkan pada sasaran yang diidentifikasi dalam tahap penilaian. 2. Pelatihan Ulang Pelatihan ulang (retraining) adalah pelatihan ulang yang berupaya memberikan kepada para karyawan keahliankeahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang berubah-ubah. Seperti tenaga kerja instansi pendidikan yang biasanya bekerja rnenggunakan mesin ketik manual mungkin harus dilatih dengan mesin komputer atau akses internet. 11
3. Pelatihan Lintas Fungsional Pelatihan lintas fungsional (cros fungtional training) melibatkan pelatihan karyawan untuk melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya selain dan pekerjan yang ditugaskan. 4. Pelatihan Tim Pelatihan tim merupakan bekerjasarna terdiri dari sekelompok individu untuk menyelesaikan pekerjaan demi tujuan bersama dalam sebuah tim kerja. 5. Pelatihan Kreatifitas Pelatihan kreatifitas(creativitas training) berlandaskan pada asumsi bahwa kreativitas dapat dipelajari. Maksudnya tenaga kerja diberikan peluang untuk mengeluarkan gagasan sebebas mungkin yang berdasar pada penilaian rasional, biaya dan kelayakan. 12