TUGAS AKHIR TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BANK INDONESIA KANTOR PERWAKILAN SUMATERA UTARA OLEH :

TUGAS AKHIR TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BANK INDONESIA KANTOR PERWAKILAN SUMATERA UTARA OLEH : BESTIKA LESTARI SINAGA 142103017 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2017

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Nama : BESTIKA LESTARI SINAGA NIM : 142103017 PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA SUMATERA UTARA Tanggal : Juli 2017 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN (Marhayanie, SE, MSi) NIP. 19580427 198503 2 002 Tanggal : Juli 2017 DEKAN (Prof. Dr. Ramli SE, MS) NIP. 19580602 198803 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR Nama : BESTIKA LESTARI SINAGA NIM : 142103017 PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA SUMATERA UTARA Medan, Juli 2017 Menyetujui Pembimbing (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

KATA PENGANTAR Puji dan Syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas Anugerah dan Karunia-Nya Penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini tepat pada waktunya dengan judul Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Pelaksanaan Kearsipan pada KPW Bank Indonesia Sumatera Utara Tugas Akhir ini disusun untuk dapat memenuhi salah satu persyaratan untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Selama mengikuti pendidikan DIII Kesekretariatan sampai dengan proses penyelesaian Tugas Akhir, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu SH M.Hum, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis 3. Ibu Marhayanie, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis 4. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan

5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan sabar sehingga penulis dapat melnyelesaikan Tugas Akhir penulis 6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis 7. Kepada Ibu Ely selaku pembimbing selama masa magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Sumatera Utara yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan baik, Kepada Kak Silvana Uli Sekretaris Pimpinan KPW BI Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dan bersedia menjadi Narasumber untuk memberikan data penelitian yang dibutuhkan penulis menyelesaikan tugas akhir, 8. Seluruh Staf dan Pegawai KPW BI Sumatera Utara khususnya Divisi Logistik dan Sekretariat Pengamanan dan Protokol Lt.5 yang telah memberikan informasi dan banyak membantu penulis selama masa magang 9. Kedua Orangtua penulis tercinta, Bapak B. Sinaga dan Mama P. Manurung yang selalu memberikan doanya, fasilitas, dan dukungan untuk penulis menjadi lebih baik lagi dan lebih giat untuk belajar. Terimakasih untuk kedua Orang yang hanya saya punyai di dunia ini. Dari Bapak penulis telah mewarisi kekuatan dan kegigihan berjuang lewat Mama penulis mewarisi rasa mencintai dengan tulus. Terimakasih untuk keduanya.

10. Untuk Kelima Sahabat penulis, Christine Sumbayak, Yesika Roberia, Adriani Harahap, Lovita Natalia, dan Natalia L G yang tergabung dalam grup The Cowmels yang selama ini telah sama-sama berjuang, Terima kasih atas kebersamaan, dukungan nya selama ini berkat kalian juga penulis sampai di titik ini dan sampai jumpa kita di puncak kesuksesan 11. Kepada Willy Andriko dan Keluarga Silalahi yang telah bersedia mengizinkan penulis untuk datang saling bertukar pikiran, dan memberikan bantuan selama mengerjakan Tugas Akhir. Terimakasihku untuk kalian. 12. Sepupu-Sepupu penulis yang cerewet Maria Mawarni dan Sarah Febiola dan selalu mengandalkan kakak sepupu nya dalam segala hal juga Keluarga Sinaga dan Keluarga Manurung yang selalu memberikan doa tiada hentinya. Kepada Opung Sinaga (alm) terimakasih sangat membantu penulis disaat kesulitan di awal perkuliahan, Opung sudah seperti Keluarga Buat Keluarga ini. Terimakasih untuk kebaikanmu. 13. Kepada HMJ yang tiada duanya HIDEAKI USU terimakasih untuk kegilaan yang kita perbuat di Sekret kesayangan tetap kompak dan jaga kebersamaan ini jangan lelah untuk tetap melanjutkan perjuangan kita teman-teman 14. Kepada Kelas A Kesekretariatan Stambuk 2014 di Fakultas Ekonomi dan Bisnis atas kehebohan dan pengalaman belajar yang tak tergantikan selama masa pendidikan

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan dan kelemahan. Karena itu penulis berharap akan Kritik dan Saran yang membangun agar dapat bermanfaat dan menambah wawasan kita. Medan, Juli 2017 Bestika Lestari Sinaga

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... v DAFTAR TABEL... viii DAFTAR GAMBAR... ix BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Jadwal Kegiatan... 5 F. Sistematika Penulisan... 6 BAB II PROFIL INSTANSI... 8 A. Sejarah Ringkas Berdirinya Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 8 B. Makna Lambang Bank Indonesia... 9 C. Dasar Hukum Pendirian Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara, Status dan Kedudukan... 10 D. Jenis Usaha/Kegiatan Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 11 E. Visi Misi, Tujuan, Peranan dan Sasaran Strategis Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 12 1. Visi dan Misi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 12 2. Tujuan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 12 3. Peranan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 13 4. Sasaran Strategis Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 15 F. Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 16 G. Uraian Tugas Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 18 H. Kinerja Usaha Terkini... 28 I. Rencana Kegiatan... 28 BAB III PEMBAHASAN... 29 A. Defenisi Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Kearsipan... 29 1. Pengertian dan Tugas Sekretaris... 29 2. Pengertian Tanggung Jawab Sekretaris... 32 3. Pengertian Sistem Kearsipan... 34 4. Jenis-Jenis Arsip... 38 5. Tujuan penyelenggaraan Arsip... 47

B. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Pelaksanaan Kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 50 1. Prosedur Pelaksanaan Kearsipan... 57 2. Alur Kegiatan Kearsipan... 59 3. Sistem Penyimpanan Arsip... 62 4. Peralatan Penyimpanan Arsip... 64 5. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip... 68 6. Faktor Faktor Pelaksanaan Kearsipan yang Baik... 68 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 71 A. Kesimpulan... 71 B. Saran... 73 DAFTAR PUSTAKA... 74

DAFTAR TABEL No. Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan... 6

DAFTAR GAMBAR No. Judul Halaman 2.1 Lambang Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 9 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara... 17