TUGAS AKHIR PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Transkripsi

1 TUGAS AKHIR PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Oleh : MONICA OLIVIA HUTAPEA PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2013

2 LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : MONICA OLIVIA HUTAPEA NIM : PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal : Oktober 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan (Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM) NIP Tanggal : Oktober 2013 DEKAN (Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak) NIP

3 PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : MONICA OLIVIA HUTAPEA NIM : PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan, Oktober 2013 Menyetujui Pembimbing, (Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si ) NIP

4 KATA PENGANTAR Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah banyak memberikan berkat dan sukacita sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. Dalam proses Penulisan hingga penyelesaian tugas akhir ini, Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak akan dapat terselesaikan tanpa bimbingan, dukungan semangat serta kasih sayang dari berbagai pihak yang bersifat moril dan materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K) selaku Rektor. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 3. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 4. Ibu Magdalena.L.L Sibarani, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar memberikan waktu, tenaga, arahan dan bimbingan kepada Penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir.

5 5. Bapak Maslan, SE selaku Kepala Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi yang telah menjadi supervisi dalam Penulisan Tugas Akhir ini beserta staff pegawainya Bapak Djumono,Ibu Sri Nilawati, Tugino dan Kakak Safia Dhany. 6. Buat Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik Penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 7. Teristimewa untuk kedua orangtua ku tersayang, Papaku yang selalu luar biasa mendukungku Parulian Hutapea,SH dan Mama cantik tercinta Frida Hasibuan yang tak henti berjuang mengasuh, membesarkan dan memberikan banyak dukungan motivasi serta kasih sayang sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada adik-adikku tersayang Yosie Maria Verisa Hutapea dan Yohannes Gilbert Hutapea, kiranya Tuhan Yesus memberkati keluarga kita di dalam kasih. Terima kasih pula kepada seluruh keluarga besar dan dua saudaraku adik Enzelia Nelly Fransisca Simamora dan adik Kevin Valencia Simamora yang selalu memberikan banyak dukungan motivasi, bantuan serta kasih sayang. 8. Sahabat-sahabat terbaik yang selalu menemani Penulis, Maria Manurung,S.K.M dan Kartika Bellina,A.Mkeb. Semoga masa depan dan persahabatan kita selalu diberkati oleh Tuhan. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Jonalsal Sipayung yang selalu dengan sabar dan tulus memberikan doa, dukungan dan menjadi sahabat yang penuh kasih. Tidak

6 lupa juga kepada Sarly Ciebhy Monica Siregar yang sudah menjadi sosok kakak yang baik, dewasa dan memberikan banyak keceriaan dalam hari-hari Penulis. 9. Terima kasih juga Penulis ucapkan buat semua teman-teman dari D-III Kesekretariatan yang telah banyak membantu Penulis selama masa perkuliahan dan penulisan Tugas Akhir ini, terkhusus untuk Susanti Berliana Siagian,A.Md yang sudah setia membantu dan memberi dukungan semangat yang luar biasa selama Penulisan Tugas Akhir ini kepada Penulis. 10. Buat seluruh rekan kerja para karyawan di PT. Matahari Departemen Store, Bapak Toni Patikawa selaku supervisor youth world, Bang Masdin Gultom selaku koordinator senior youth world yang sudah dengan sabar memberikan banyak ilmu, arahan rohani dan izin cabut kerja untuk kuliah kepada Penulis (Tuhan memberkati ya bang semoga Tuhan cepat menjawab doa dan kerinduan abang atas sosok anak di dalam keluarga ), kepada rekan kerja seperjuangan Melysa Angelina, Frentika Maria dan teman-teman lainnya. 11. Buat adik-adik dari GT C dan teman-teman yang meramaikan rumah mawar : Aristha Herdanik Panjaitan, Lindsay Rumapea, Maristha Gebitha dan Nancy Kurniati si kembar yang telah menjadi saudara baru bagi Penulis, Jeanne Caroline Tambunan dan Friska Elisabeth Ginting yang menjadi sobat terbaik bagi Penulis dari SMA hingga saat ini. Penulis sangat bersyukur ditemani oleh orang-orang penuh kasih seperti mereka.

7 12. Buat teman-teman dalam wadah pelayanan GMKI di komisariat FEDITA- USU, terkhusus kepada kakanda Afdunan Gultom,A.Md yang telah banyak mengajarkan Penulis tentang kasih dan dengan sabar mendoakan Penulis selama masa perkuliahan (Tuhan berkati kehidupanmu selamanya,bang..), buat Daniel Robert Sinaga,A.Md, adik Novelin Sinulingga dan teman-teman lainnya yang telah menemani Penulis selama pelayanan. 13. Untuk semua keluarga dan orang-orang yang selalu mendoakan, memberi bimbingan dan dukungan kepada Penulis yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan masih terdapat kekurangan-kekurangan akibat keterbatasan yang Penulis miliki. Dengan segala kerendahan hati Penulis menerima masukan berupa kritikan dan saran yang bersifat konstruktif. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca. Medan, Oktober 2013 Penulis (Monica Olivia Hutapea)

8 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI... v DAFTAR TABEL.. viii DAFTAR GAMBAR... ix BAB I PENDAHULUAN 1 A. Latar Belakang... 1 B. Permasalahan... 3 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 3 E. Jadwal Kegiatan... 4 F. Sistematika Penulisan... 5 BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 7 A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi... 7 B. Jenis Usaha / Kegiatan C. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara D. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi E. Job Description Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 17

9 F. Kinerja Usaha Terkini G. Rencana Kegiatan BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Administrasi Perkantoran B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran Peranan Administrasi Perkantoran Tujuan Administrasi Perkantoran C. Sistem Perkantoran Karateristik Sistem Unsur Sistem Jenis Sistem D. Kontrol Perkantoran Sistem dan Sasaran Kontrol Perancangan dan Pengendalian Formulir E. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor F. Pengertian Kelancaran Pekerjaan G. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Kepegawaian Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar serta Pencatatan pada Buku Agenda Absensi Pegawai Penyimpanan Dokumen Data Diri Pegawai dan Dosen Penyajian Info Di Bidang Kepegawaian... 40

10 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA... 43

11 DAFTAR TABEL No Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 5 Tabel 3.1 Kegiatan Pokok Usaha...35

12 DAFTAR GAMBAR No Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi... 16