BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis 4.1.1 Kondisi Perusahaan Berdasarkan analisis yang dilakukan peneliti, sistem perekrutan yang sedang berjalan saat ini di PT.Tiga Manunggal Synthetic Industriessudah berjalan dengan baik, namun masih menggunakan sistem manual, yaitu Formulir Permintaan Ketenagakerjaan& Personalia harus menyeleksi lamaran yang masuk dikirim via pos atau internal sehingga terjadi penumpukkan berkas. Terjadinya penumpukkan berkas tersebut sangat menyulitkan Personalia saat pencarian data dalam seleksi pelamar berdasarkan surat lamaran yang masuk, karena Personalia harus mencari dan membuka tiap berkas lamaran yang masuk satu persatu untuk mencari pelamar yang sesuai dengan kriteria kebutuhan perusahaan. Personaliajuga harus mencetak dan mengkopi surat panggilan seleksi dan surat panggilan penempatan kerja tiap ada kegiatan penerimaan baru, dan dalam proses tersebut membutuhkan kertas yang tidak sedikit. Personalia harus memeriksa hasil tes calon dengan mengoreksi satu per satu kertas tes yang telah mengikuti seleksi tes, dalam hal ini banyak waktu yang terbuang dengan hanya memeriksa hasil tes saja, karena sangat membutuhkan waktu yang lama dalam pengoreksian hasil tes, personalia pun masih harus menyekesi pelamar berdasarkan hasil tes tersebut sesuai dengan kriteria perusahaan. Pelamar pun harus berkali-kali datang ke perusahaan untuk memenuhi panggilan perusahaan dalam mengikuti tes tulis, wawancara dengan personalia dan wawancara dengan bagian yang membutuhkan. 25
26 1.1.2 Prosedur Perekrutan Karyawan PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries. 1. Departemen bagian membutuhkan baru diluar rencana mutasi atau promosi dari dalam, departemen yang membutuhkan mengisi FormulirPermintaanTenagakerjaan (Formulir Permintaan Tenagakerja) 2. Kebutuhan baru tersebut diberikan kepada pimpinan bagian personalia untuk di tandatangani, baik jumlah persyaratan jabatannya, maupun waktu dibutuhkannya.apabila belum mendapat persetujuan daripimpinanbagian personalia, maka kebutuhan Karyawan tersebut di tolak. 3. Apabila mendapat persetujuan pimpinan bagian personalia, bagian personalia menerima Formulir Permintaan Tenagakerjaan tersebut untuk diproses lebih lanjut berdasarkan form isian Persyaratan Jabatan dan Tugas Jabatan dari Departemen yang membutuhkan, bagianpersonaliabisa melakukan seleksi arsip lamaran kerja yang sudah masuk sebelumnya (Bank data pelamar). 4. Jika dalam Bank data tidak ada yang sesuai dengan permintaan bagian personalia membuat lowongan kerja. 5. Pelamar dapat langsung mengirim surat lamaran kerja yang dapat dikirim langsung ke bagian personalia, bagian personalia menganalisis surat lamaran kerja, Bagian personalia langsung membuatkan surat panggilan tes yang sudah di tandatangani oleh personalia untuk pelamar. 6. Pelamar membawa surat panggilan tes dan data sebagai bukti panggilan tes berserta data. Pelamar mengisi Biodata Calon Karyawan,kemudian Biodata Calon,data, surat panggilan
27 tes di serahkan ke bagian personalia, untuk di buatkan Formulir Penilaian Calon Karyawan. 7. Pelamar langsung mengikuti Tes,hasil dari tes di serahkan ke personalia untuk di masukan dalam formulir penilaian calon dan di tandatangani oleh bagian personalia,bagian personaliamenyerahkan surat panggilan tes, data, Biodata Calon Karyawan, formulir penilaian calon ke bagian department yang membutuhkan. 8. Bagian departemen yang membutuhkan menerima Formulir penilaian calon, yang kemudian memberikan catatan /hasil keputusandan di tandatangani juga, Fromulir penilaian calon, cacatan / hasil keputusan, data dan surat panggilan tes calon tersebut membuat catatan bahwa di terima, yang kemudian Formulir penilaian calon, catatan / analisa penialan pelamar (apakah pelamar di terima / di tidak) dan surat panggilan tes calon di kirim ke bagian personalia. 9. Bagian Persenolian langsung membuat surat panggilan kerja yang sudah di tandatangani bagian personalia dan surat panggilan tes, data, Biodata Calon Karyawan, formulir penilaian calon dan catatan / hasil keputusan di arsip.
28 1.1.3 Kelemahan dan Kelebihan Perekrutan Karyawan PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries. Kelemahan dalam sistem Kepegawaian PT Tiga Manunggal Synthetic Industries. a. Apabila terjadi permintaan ketenagakerjaan dari perusahaan bagian personalia harus mencari data yang pernah mendaftar, dan menganalisis satu persatu berkas calon, jika tidak ada yang persyaratannya tidak memenuhi keinginan perusahaan bagian personalia harus mencari atau membuka lowongan pekerjaan dengan persyaratan yang diinginkan oleh Pimpinan perusahaan. b. Kurang efektif jika ada pengangkatan dan pengeluaran yang sering disebut PHK-55, karena bagian perusahaan harus mencari berkas untuk di pindahkan pengarsipan berkas.
29 Kelebihan dalam sistem Kepegawaian PT Tiga Manunggal Synthetic Industries a. Pengarsipan pada PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries sangat rapih dan mudah dicari sesusai NRK. 4.2 Kebutuhan Permasalahan yang dihadapi oleh bagian personalia khususnya dalam pencatatan data perlu adanya sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem Informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini menggunakan Java Neatbean, dan database MySQL. Dengan menggunakan aplikasi ini pengelolaan data dapat diolah secara mudah dengan waktu yang singkat. 4.3 JadwalPraktek Kerja Tabel 4.1 Jadwal Perancangan Sistem Tanggal Keterangan Januari 2016 Minggu 2 11 Menentukan topik, menjelaskan yang harus dilakukan di dalam perusahaan. Menentukan pokok permasalahan dalam Sistem Informasi. Minggu 4 25 Menentukan Sistem Kepegawaian yang akan di jalankan. Februari 2016 Minggu 1 5 Pembuatan ERD, DFD, Dan hubungan Relasi Antar Tabel. Minggu 2 19 Menetukan Judul Laporan.
30 Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel. Minggu 3 29 Revisi Flowchart. Menentukan arah program yang akan di buat. Menentukan Database. Maret 2016 Minggu 2 11 Memecahkan Masalah dalam source. Menentukan dan merancang User Interface dengan Java Neatbeans. Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel. Minggu 3 14 Revisi rancangan User Interface dengan Java - Neatbeans. 16 Pembuatan Data Karyawan (Insert, Update, Delete). 18 Revisi User Interface pada tabel History. Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel dan Minggu ke 4 24 Flowchart. APRIL 2016 Minggu 1 3 Konsltasi semua Laporan.
31 4.4 Perancangan 4.4.1 DFD ( Data Flow Diagram ) a. Context Diagram Context Diagram menjelaskan tentang aplikasi pengolahan data yang berfungsi untuk mengolah data tersubut menjadi yang masih aktif selama masa kerjanya. Aplikasi Pengolahan Data Data Karyawan aktif Gambar 4.2 DFD ContextPengolahan Data Semua Karyawan
32 c. DFD Level 0 DFD Level 0 seperti pada Gambar 4.3 dibawah ini menjelaskan sumber data dan tujuan data. Dari data semua dapat di olah dengan tujuan lebih mudah untuk melihat history setiap dan masa PHK setiap. Input id user dan password Input data semua User / Personalia Login 1.0 Tampilan semua Data Data History Karyawan 3.0 Hasil pengolahan riwayat Input Semua 2.0 Hasil proses inputan dari semua Karyawan PHK 4.0 Pengolahan data History Data Semua Karyawan Karyawan PHK Perusahaan Gambar 4.3 DFD level 0 Pengolahan Data Karyawan
33 1.4.2 ERD(Rancangan Entity Relation Diagram) Nik Karyawan Nama Id History alamat keahlian No hp Tempat Lahir Tanggal lahir Jenis kelamin Semua Tercatat aktif Nik Karyawan Nama History tercatat Nik Tanggal masuk history alamat No hp Karyawan PHK keahlian Tempat Lahir Tanggal lahir Jenis kelamin Tanggal masuk Tanggal keluar Gambar 4.4Rancangan ERD ERD Sistem Pengolahan Data Karyawan diatas mnenjelaskan adanya relasi antara entitas dan hubungan, dengan setiap entitas memiliki atribut masing-masing. Semua Karyawan mencatat data minimal 1, dan banyak yang ada dalam history, history mempunyai banyak data yang PHK, tetapi minimal 1 yang tercatat di history.
34 1.4.3 Rancangan Kamus Data 1. Nama tabel : user Tabel 4.2. TabelUser Field Type Panjang User Varchar 20 Pass Varchar 20 2. Nama table : tb_semuakary Tabel 4.3 Tabel tb_semuakary Field Type Panjang Nik varchar 20 nama_kary varchar 20 alamat varchar 20 nohp varchar 16 keahlian varchar 20 tempat_lhr varchar 20 tgl_lhr date jenis_kel enum ('Pria','Wanita',",") id_jabatan varchar 20 id_statuskary varchar 20 id_dept varchar 20 tgl_masuk date tgl_keluar date 3. Nama table : id_jabatan Tabel 4.4 Tabel id_jabatan Field Type Panjang id_jabatan varchar 20 nama_jabatan varchar 20
35 4. Nama table : id_dept Tabel 4.5 Tabel id_dept Field Type Panjang id_dept varchar 20 Dept varchar 25 5. Nama table : id_statuskary Tabel 4.6 Tabel id_statuskary Field Type Panjang id_statuskary Varchar 20 Statuskary Varchar 20 6. Nama table : history Tabel 4.7 Tabel history Field Type Panjang id_history int 20 Nik varchar 10 Tanggal date History varchar 500
36 1.4.4 Rancangan Relasi Tabel Gambar 4.5 Rancangan Relasi Tabel
37 1.4.5 Rancangan Tampilan Pengguna 1. Login Aplikasi Sistem Pengolahan Karyawan Pada tampilan ini di butuhkan 2 field yaitu id dan password serta sebuah fungsi untuk login ke sistem. LOGIN ID User : Password : MASUK Gambar 4.6.1 Tampilan rancangan Login 2. Menu Utama Sistem Pada menu utama sistem digunakan menu bar untuk memilih menu lainnya atau kegiatan yang akan dikerjakan. DATA KARYAWAN Data Semua Karyawan Data Karyawan PHK History Karyawan Keluar Gambar 4.6.2 Tampilan rancangan Menu Utama
38 3. Menu Data Semua Karyawan Pada menu data semua terdapat fungsi untuk tambah, perbaharui, hapus, memperbaharui data dan mencari data dengan NIK. Data yang akan disimpan akan masuk ke dalam table yang disediakan. Data Karyawan Data Karyawan NIK Nama Karyawan Alamat Tempat lahir Tanggal Lahir Jenis kelamin Jabatan Status Karyawan Departemen Tanggal Masuk Tanggal Keluar Tambah Delete Ubah Keahlian TABEL KARYAWAN Gambar 4.6.3 Tampilan rancangan Data Semua Karyawan
39 4. History Karyawan Tampilan history hanya di gunakan untuk mencari data sesuai masa perpindahan jabatan, departemen, stastus dan akan muncul pada tabel sesuai dengan NIK yang di cari. DATA KARYAWAN History Karyawan Nik Cari Tabel History Gambar 4.6.4 Tampilan rancangan History Karyawan
40 5. Menu Data Karyawan Pensiun Tampilan pada menu data pensiun di butuhkan Combo Box dan field yang fungsinya saling berkaitan. Combo box mempunyai dua pilihan nik dan tanggal yang kemudian dari situ bisa langsung di isi dalam combo box nik / tanggal yang di cari. Kemudian data dapat langsung muncul pada tabel dengan menekan tumbol cari. DATA KARYAWAN Data Karyawan PHK Pilih salah satu CARI Data Ketenagakerjaan Pensiun Tabel Ketenagakerjaan Pensiun Logout Gambar 4.6.5 Tampilan rancangan Data Karyawan PHK
41 4.5 Implementasi Gambar 4.7.1 Tampilan Login Pada Gambar 4.7.1 di tampilan sistem yang muncul pertama sebagai tampilan Login. Pada tampilan ini diminta untuk memasukan ID user dan Password. Untuk ID user rika dan Password 201151, kemudian klik akan keluar Gambar 4.7.2.
42 Gambar 4.7.2 Tampilan Menu Utama dari tampilan tersebut pilihlah menu kemudian akan muncul tampilan Gambar 4.7.3. Gambar 4.7.3 Tampilan Data Semua Karyawan
43 Pada gambar 4.7.3. tersebut berfungsi untuk menambah data, isi semua field kecuali tanggal keluar karena pada kolom tanggal keluar akan otomatis terisi saat menekan tombol. Hal ini karena tanggal keluar mengikuti pilihan pada tanggal masuk, tanggal lahir dan juga status kerja,hal ini di gunakan untuk menghitung masa PHK 55 dan juga PHK karena masa kontrak sudah habis. Untuk mengedit data, dapat mencari NIK dengan menulis NIK pada kolom NIK kemudian pilih tombol. Data akan keluar dan dapat mulai mengubah data yang diinginkan kemudian klik tombol maka data akan berubah dan tampil kembali pada tabel yang di sediakan. Selanjutnya jika ada data yang akan di hapus dapat klik data pada tabel yang akan di hapus dan klik tombol maka data akan terhapus. Selanjutnya adalah dua tampilan menu yang berbeda tetapi memiliki alur penggunaan yang sama yaitu ketika memilih menu Data Karyawan PHK dan menu History Karyawan.Pada kedua menu ini terdapat tombol dimana tombol ini digunakan untuk mencari yang akan dicari sesuai Nik atau tanggal. Berikut menu, dapat dilihat pada Gambar 4.7.4 pada menu ini hanya ada tombol cari dimana tombol ini akan berfungsi saat ComboBox dipilih sesuai tanggal atau Nik, kemudian pada kolom yang di bawahnya dan tombol kemudian data akan keluar pada tabel Karyawan PHK.
44 Gambar 4.7.4 Tampilan Data Karyawan PHK Menu berikutnya menu. Pada menu ini di gunakan untuk melihat history selama masa perpindahan kerja atau perpanjangan masa kerja. Gambar 4.7.5 Tampilan History Karyawan Terkhir pada menu Login. yang berfungsi untuk kembali pada menu