ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BUANA SELULAR INDONESIA Erikson Damanik (Politeknik Bisnis Indonesia) Abstrak Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang. Masalah yang terjadi adalah penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat, pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus, serta tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo. Untuk menangani masalah, penulis mengusulkan sebuah sistem informasi yang berbasis komputerisasi dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem SDLC. Dengan menggunakan sistem informasi ini dapat dilakukan penginputan data secara komputerisasi dan memudahkan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan. Dari hasil perancangan penulis, diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk tahap pembuatan aplikasi sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah yang ada selama ini. Kata Kunci : Handphone, SDLC, Manajemen, Pembelian, Penjualan, Stock. Hutang, Piutang. PENDAHULUAN Teknologi komputer sangat diperlukan dalam pengolahan data agar dapat menjadi informasi yang berguna dengan tingkat keakuratan dan kecepatan yang tinggi. Saat ini, banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem terkomputerisasi dalam mengatur dan mengelola kegiataan bisnisnya. Salah satu jenis sistem terkomputerisasi yang diterapkan adalah sistem informasi manajemen (SIM) yang merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Hal ini dilakukan agar perusahaan tersebut mampu bersaing dengan perusahaan pesaing lainnya di era globalisasi ini. Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang. Kendala yang dihadapi oleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini adalah sulitnya diketahui data pemesanan pembelian dari perusahaan yang sudah atau belum terpenuhi karena aplikasi belum menyediakan informasi tersebut dan harus dilakukan pencarian lagi secara manual. Pada bagian penjualan sulit memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan karena keterlambatan pemrosesan data penjualan. Pencatatan stock yang kurang efektif dan tidak akurat karena dilakukan secara manual. Untuk pembuatan laporan, dibutuhkan waktu yang cukup lama karena data yang akan dibuat berasal dari beberapa file yang terpisah. Selain itu, data hutang dan piutang juga sering tidak up to date sehingga sering terjadi penunggakan piutang dalam skala besar oleh customer ataupun sering terjadi keterlambatan pembayaran hutang yang telah jatuh tempo yang mengakibatkan perusahaan sering mendapat teguran dari supplier. Dari alasan tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mempercepat proses transaksi dan penyusunan laporan. 40
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik mengambil judul : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Buana Selular Indonesia. 1.2. Rumusan Masalah Dari latar belakang tersebut, diidentifikasi beberapa permasalahan utama : 1. Penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat. 2. Pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus. 3. Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo. 1.3. Ruang Lingkup Pembahasan Agar pembahasan dapat lebih terfokus, maka ruang lingkup pembahasan dibatasi sebagai berikut : 1. Sistem informasi yang dibahas berkaitan dengan perincian sebagai berikut : a. Pembelian, meliputi kegiatan pendataan supplier, purchase order, pembelian, retur pembelian. b. Penjualan, meliputi kegiatan pendataan customer, penjualan, cetak faktur penjualan, retur penjualan dan cetak faktur retur penjualan. c. Persediaan, meliputi kegiatan pendataan barang, cetak kartu stok, permintaan barang. d. Pengontrolan hutang dan piutang. 2. Laporan meliputi laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan stok barang, laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang, laporan pelunasan piutang, laporan hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo. 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi manajemen pada Buana Seluluar Indonesia dalam bentuk prototype rancangan sistem yang dapat digunakan sebagai refrensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan. Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Bagi penulis, penelitian ini dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan penulis terutama mengenai sistem informasi yang diterapkan di lapangan dan juga proses perancangan sistem informasi manajemen. 2. Bagi perusahaan, laporan tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan dalam mengevaluasi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan dan juga dapat dijadikan sebagai referensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan. 1.5. Metodologi Penelitian Metodologi pengembangan sistem yang digunakan Penulis dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle), dimana hanya dilakukan sampai pada tahap keempat. 1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan (Fase Perencanaan) Pada tahap ini, penulis merumuskan masalah yang ada yaitu dengan menggunakan diagram fishbone. 2. Menentukan syarat-syarat informasi Pada tahap ini, penulis menentukan syarat-syarat informasi dengan pengumpulan data dengan metode sampling, observasi, wawancara, dan studi kepustakaan. 3. Menganalisis kebutuhan sistem Proses-proses yang dikerjakan pada tahap ini adalah : a. Menggambarkan sistem berjalan dengan menggunakan flow of document. b. Analisis dokumen keluaran. c. Analisis dokumen masukan. d. Menganalisis kebutuhan fungsional dengan use case diagram dan kebutuhan non fungsional dengan diagram PIECES e. Merancang data flow diagram sistem usulan. f. Merumuskan kamus data yang akan digunakan dalam perancangan tabel database. 4. Merancang sistem yang direkomendasikan 41
Proses-proses yang dilakukan pada tahap ini adalah : a. Membuat rancangan masukan sistem usulan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2005. b. Membuat rancangan keluaran sistem usulan dengan menggunakan Crystal Report 10. c. Normalisasi struktur data dan rancangan basis data dengan menggunakan Microsoft SQL Server 2005. d. Membuat rancangan user interface. ANALISIS SISTEM Identifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan Pada tahapan ini, penulis akan mengidentifikasikan masalah, peluang, dan tujuan dengan menggunakan diagram fish bone seperti yang terlihat pada Gambar 1 hingga Gambar 1 berikut ini : Gambar 1 Diagram Cause Effect (Laporan) Penyajian laporan pembelian, penjualan, dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat disebabkan oleh : 4. Staf : kurang teliti dalam menghitung. 5. Dokumentasi : banyaknya dokumen yang harus disiapkan. 6. Sistem : perhitungan masih secara manual. 7. Prosedur : proses transaksi pembelian dan penjualan dilakukan secara manual serta prosedur yang ditetapkan tidak dijalankan dengan baik. staff Kesalahan pencatatan Pembelian dan penjualan barang Lambat dalam pencarian data Pelayanan informasi persediaan Barang kepada pelanggan kurang bagus Tidak terdapat informasi Persediaan barang sehingga Harus dilakukan pencarian Kartu persediaan secara Satu per satu sistem Kartu persediaan yang banyak Karena banyaknya jenis barang Dokumentasi Gambar 2 Diagram Cause Effect (Persediaan) Penyajian informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus yang disebabkan oleh : 1. Staf : kesalahan pencatatan pembelian dan penjualan barang serta lambat dalam pencarian data. 2. Dokumentasi : kartu persediaan yang banyak karena banyaknya jenis barang. 3. Sistem : tidak terdapat informasi persediaan barang sehingga harus dilakukan pencarian kartu persediaan secara satu per satu. 42
Gambar 3 Diagram Cause Effect (Hutang dan Piutang) Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo yang disebabkan oleh : 1. Staf : sulit mengetahui hutang dan piutang yang telah jatuh tempo. 2. Sistem : terlalu lambat karena dilakukan secara manual. 3. Prosedur : pengecekan hutang dan piutang yang telah jatuh tempo masih dilakukan secara manual. 3.2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode: 3. Sampling Sampling dilakukan dengan mengambil dokumen yang digunakan pada Buana Selular Indonesia seperti laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan pelunasan hutang, faktur penjualan, faktur retur penjualan, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan pelunasan piutang, faktur pembelian, dan faktur retur pembelian. 4. Observasi Observasi dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan yaitu dengan mengamati proses kegiatan pembelian, penjualan, persediaan, serta hutang dan piutang di perusahaan. 5. Wawancara Wawancara dilakukan dengan bertanya langsung pada bagian penjualan, bagian pembelian, bagian gudang, bagian kasir di Buana Selular Indonesia untuk mendapatkan informasi secara langsung. 6. Studi Kepustakaan Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori-teori yang akan digunakan sebagai tinjauan pustaka, dengan mencari dan mengeksplorasi pustaka berupa buku-buku. Kebutuhan non fungsional dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini : Tabel 1 Identifikasi Kebutuhan Non onal PIECES Sistem Berjalan Sistem Usulan P (Performance) Pencarian data saat ini Pencarian data sudah terintegrasi membutuhkan waktu yang lama karena sudah menggunakan sistem dikarenakan tidak terintegrasi komputerisasi I (Information) E (Economy) C (Control) Informasi yang disajikan sering terjadi kesalahan Biaya yang dikeluarkan tinggi dengan rekrut SDM lebih banyak. Informasi yang disajikan tepat dan akurat Biaya yang dikeluarkan relatif lebih rendah karena SDM dapat dikurangi dengan bantuan sistem komputerisasi. Keamanan data lebih rawan rusak Keamanan data terjaga dengan baik, baik oleh unsur manusia maupun tidak dapat dilihat oleh siapapun, lingkungan sekitar. hanya orang orang yang berwenang yang dapat mengaksesnya. 43
E (Efficiency) Penginputan data tidak tepat Penginputan data tidak menghabiskan waktu karena harus melakukan waktu karena data yang di-input dengan manual. sudah menggunakan sistem terkomputerisasi. Penyajian informasi memerlukan Penyajian informasi dapat diberikan waktu yang lama dengan cepat. S (Service) Data Flow Diagram (DFD) Rancangan diagram konteks sistem informasi manajemen dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini : Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen 44
PERANCANGAN SISTEM Rancangan Masukan Rancangan masukan terdiri dari : 1. Barang Rancangan masukan barang dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini : Gambar 5 Rancangan Masukan Barang : barang. : untuk melakukan input data barang. : data kode barang, nama wajib di-input. 2. Supplier Rancangan masukan supplier dapat dilihat pada Gambar 4.2 berikut ini : Gambar 6 Rancangan Masukan Supplier 45
: supplier. : untuk melakukan input data supplier. : data kode supplier, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input. 3. Customer Rancangan masukan customer dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini : Gambar 7 Rancangan Masukan Customer : customer. : untuk melakukan input data customer. : data kode customer, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input. 4. Purchase Order Rancangan masukan purchase order dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini : Gambar 8 Rancangan Masukan Purchase Order : purchase order. : untuk melakukan input purchase order. : data nomor PO, tanggal, kode supplier, kode barang, dan quantity wajib di-input. 46
5. Pembelian Rancangan masukan pembelian dapat dilihat pada Gambar 9 berikut ini : Gambar 9 Rancangan Masukan Pembelian : pembelian. : untuk melakukan input pembelian. : data nomor pembelian, tanggal, tanggal jatuh tempo, purchase order, kode supplier, kode barang, quantity, dan harga wajib di-input. 6. Retur Pembelian Rancangan masukan retur pembelian dapat dilihat pada Gambar 10 berikut ini : Gambar 10 Rancangan Masukan Retur Pembelian : retur pembelian. : untuk melakukan input retur pembelian. : data nomor retur pembelian, tanggal, nomor pembelian, kode supplier, kode barang, dan quantity wajib di-input. 47
7. Pelunasan Hutang Rancangan masukan pelunasan hutang dapat dilihat pada Gambar 11 berikut ini : Gambar 11 Rancangan Masukan Pelunasan Hutang : pelunasan hutang. : untuk melakukan input pelunasan hutang. : data nomor pelunasan hutang, tanggal, kode supplier, nomor faktur pembelian wajib di-input. 8. Penjualan Rancangan masukan penjualan dapat dilihat pada Gambar 12 berikut ini : Gambar 12 Rancangan Masukan Penjualan : penjualan. : untuk melakukan input penjualan. : data nomor penjualan, tanggal, tanggal jatuh tempo, kode customer, kode barang, quantity, harga wajib di-input. 48
9. Retur Penjualan Rancangan masukan retur penjualan dapat dilihat pada Gambar 13 berikut ini : Gambar 13 Rancangan Masukan Retur Penjualan : retur penjualan. : untuk melakukan input retur penjualan. : data nomor retur penjualan, tanggal, nomor faktur penjualan, kode customer, kode barang, quantity, wajib di-input. 10. Pelunasan Piutang Rancangan masukan pelunasan piutang dapat dilihat pada Gambar 14 berikut ini : Gambar 14 Rancangan Masukan Pelunasan Piutang : pelunasan piutang. : untuk melakukan input pelunasan piutang. : data nomor pelunasan piutang, tanggal, kode customer, dan nomor penjualan wajib di-input. 49
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Adapun kesimpulan yang didapatkan penulis setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan dapat memberikan laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan stok barang, laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang, laporan pelunasan piutang, laporan hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo tepat waktu dan akurat. 2. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan informasi persediaan barang kepada pelanggan dapat lebih tepat dan akurat. 3. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan hutang dan piutang dapat dikontrol dan informasi jatuh tempo dapat dihasilkan. 5.2. Saran Adapun saran yang dapat penulis sampaikan setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Mengimplementasikan rancangan sistem usulan ke dalam bentuk aplikasi sehingga dapat membantu perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang ada selama ini. 2. Agar perusahaan dapat melakukan analisis terhadap biaya-biaya yang akan dikeluarkan di dalam implementasi rancangan sistem usulan seperti pembelian komputer dan server. DAFTAR PUSTAKA Baridwan.Z, 2001, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan V, Edisi Ke-5, Penerbit BPPE, Yogyakarta. Hall, James.A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Ahli Bahasa Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, Buku Satu, Edisi-4, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Kadir, A., 2005, Konsep Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh AI Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, Penerbit PT. Prenhallindo, Jakarta. Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh AI Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5, Penerbit PT.Indeks, Jakarta. McLeod, R., 2001, Sistem Informasi Manajemen, Alih Bahasa Hendra Teguh, Jilid 1, Edisi Ketujuh, Penerbit PT.Prehallindo, Jakarta. McLeod, R., 2004, Sistem Informasi Manajemen, Edisi kedelapan, Alih Bahasa oleh Hendra Teguh, Penerbit PT. Indeks, Jakarta. Moekijat, 2001, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Ahli Bahasa Hendra Teguh, Penerbit Indeks, Jakarta. Mulya.H.,2008, Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi-3, Cetakan ke-3, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Rudianto, 2009, Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta. Skousen, K.F.,E.K. Stice, dan J.D.Stice, 2004, Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi Ke-1, Alih Bahasa oleh Thomson, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Sutabri, T., 2003, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta. Sutabri, T., 2004, Analisis Sistem Informasi, Edisi Ke-1, Penerbit Andi, Yogyakarta. 50