BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT GHINA ANUGERAH LESTARI merupakan salah satu perusahaan jasa transportasi (Freight Forwarder) di Jakarta yang melayani jasa pengiriman barang Domestik dan Internasional melalui jalur laut dan udara dengan keberadaan kantor di Jalan Jampea Lorong 22 No. 07 Koja Tg. Priok Jakarta Utara 14220 yang telah beroperasi sejak tanggal 1 Januari 2008. PT. GHINA ANUGERAH LESTARI di usia dini di dukung oleh tenaga kerja profesional di bidang jasa pengiriman barang. Management yang handal dengan sistem pengiriman yang tepat waktu menjadi sasaran dan motto perusahaan ini, serta tenaga ahli dan armada yang memadai serta ditunjang oleh infrastruktur pada perwakilan yang telah tersebar diseluruh kota-kota dan propinsi. Dalam membantu pertumbuhan ekonomi serta jaringan luas wilayah tidaklah menjadi kendala atau halangan bagi PT. GHINA ANUGERAH LESTARI dalam berpartisipasi untuk menyelenggarakan usaha jasa pengiriman barang, yang telah dipersiapkan dengan sumber daya manusia yang berpengalaman serta keramah tamahan yang senantiasa akan terus diberikan sebagai cermin jati diri. PT GHINA ANUGERAH LESTARI dalam hal domestik menyediakan jasa dalam segala aspek yang menyangkut penjemputan, pengurusan, pengiriman hingga diterimanya barang oleh pelanggan. Selama 5 tahun bergelut didunia bisnis ekspedisi, PT GHINA ANUGERAH LESTARI terus - menerus memaksimalkan kinerja perusahaan serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggannya hingga saat ini. 38
39 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisai PT. GHINA ANUGERAH LESTARI 3.2.1 Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah tugas dan wewenang dari masing masing bagian pada PT GHINA ANUGERAH LESTARI 1. Pemegang Saham Mengubah anggaran dasar. Menambah dan mengurangi modal 2. Komisaris : Melakukan pengawasan atas jalannya usaha perusahaan dan memberikan nasihat kepada direktur.
40 Melakukan tugas berdasarkan kepada kepentingan perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan. Kewenangan khusus, bahwa komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu. Mengawasi direktur. 3. Direktur : Memberikan petunjuk dan bimbingan kepada karyawan dalam melakasanan operasi perusahaan. Menentukan kebijaksaan perusahaan, baik mengenai harga ayng akan diberikan kepada pelanggan. Berhubungan dengan instansi pemerintah dan lembaga-lembaga keuangan. Bertanggung jawab atas semua karyawan yang ada di perusahaan. Mengamati, dan mencari peluang bisnis serta mengambil keputusan dan strategi terhadap masalah dalam perusahaan. Mengkoordinasikan staff-staff dalam penyusunan dan pelaksaan kegiatan perusahaan. 4. Admin Mendaftarkan serta mengelola master Customer, Agent, Vessel, Port, Kota, Gudang Membuat transaksi peyewaan gudang yang dilakukan oleh PT. Ghina Anugerah Lestari 5. Keuangan Bertanggung jawab atas pengaturan keuangan pada PT GHINA ANUGERAH LESTARI. Membuat surat tagihan (invoice) Melakukan analisis laporan atau dokumen keuangan perusahaan. Menyusun laporan keuangan.
41 6. Manajer Operasional Melaksanakan pemantauan dan evaluasi hasil pelaksanan serta pengendalian operasinal. Melaksanakan Kegiatan penentuan dan evaluasi kebutuhan, kondisi dan prestasi karyawan / staff operasional yang mendukung. Membuat laporan berkala operasional. 7. Bag. Ekspor Melakukan pengurusan dokumen dokumen dan transaksi ekspor pada PT. GHINA ANUGERAH LESTARI. 8. Bag. Impor Melakukan pengurusan dokumen dokumen dan transaksi impor pada PT. GHINA ANUGERAH LESTARI. 9. Bag. Domestik Melakukan pengurusan dokumen dokumen dan transaksi domestik pada PT. GHINA ANUGERAH LESTARI. 3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.2.1 Visi Perusahaan PT. GHINA ANUGERAH LESTARI didalam menjalankan kegiatan bisnis sebagai perusahaan jasa pengiriman barang ekspor, import, dan domestik memiliki visi yang ingin dicapai yaitu: Menjadi perusahaan penyedia jasa ekspedisi yang mampu memberikan pelayanan yang memuaskan terhadap jasa yang diberikan kepada pelanggan. Menjadi perusahaan ekspor impor, perdagangan internasional dan multinasional, menangani klien klien, baik dari dalam
42 negeri maupun luar negeri dengan cakupan seluruh negara - negara dari seluruh dunia. 3.2.2.2 Misi Perusahaan Mengutamakan kepuasan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Meningkatkan mutu pelayanan terhadap kebutuhan pelanggan. Memberikan solusi yang cepat dan tepat. 3.3 Prosedur Sistem Yang Berjalan PT. GHINA ANUGERAH LESTARI menggunakan 2 (Dua) Sistem pengiriman barang yang selalu di lakukan yaitu : a. LCL (Lessthen Container Load) = Pengiriman barang beberapa Colly / Cartons Saja b. FCL (Full Container Load ) = Pengiriman Barang 1 (satu) Container Full. Peluang Bisnis yang di laksanakan oleh PT. GHINA ANUGERAH LESTARI seperti sbb : a. Eksport Laut, (Eksport LCL dan FCL) b. Import Laut, ( Import LCL dan FCL) c. Pengiriman barang Domestik Laut (LCL dan FCL) 3.3.1 Prosedur Ekspor 1. Shipping Instruction (SI) diterima dari customer, kemudian perusahaan memastikan space ke gudang konsolidasi. Selanjutnya berdasarkan SI tersebut dilakukan booking ke pelayaran. 2. Schedule yang didapat kemudian disampaikan kepada shipper (pengirim). 3. Dapat DO (Delivery Order) dari Pelayaran Untuk Ambil MT Container di Depo Pelayaran khusus untuk FCL. 4. Customer kemudian mempersiapkan Invoice dan Packing List.
43 5. Kemudian membuat draft PEB ( Pemberitahuan Eksport Barang ) yang dibuat oleh PPJK berdasarkan Invoice, Packing List dan SI tadi. Data PEB itu selanjutnya dikirimkan ke Bea Cukai. 6. Apabila disetujui, maka Bea Cukai akan memberikan respon NPE (Nota Persetujuan Eksport) dan PPB (Pemberitahuan Pemeriksaan Barang). 7. Di pelayaran dilakukan pengajuan dokumen - dokumen seperti PEB, Respon NPE, Invoice, Packing List. 8. Dilakukan penerbitan B/L yang kemudian dilakukan konfirmasi bahwa semua data yang tercantum sudah benar. 9. Apabila sudah benar B/L yang asli akan dikirim kepada pengirim. 10. Pada saat pengangkut berangkat, dilakukan pengiriman pemberitahuan kepada agen bahwa ada pengiriman yang ditujukan kepada mereka beserta copy B/L. Bila ada tagihan, maka tagihan juga diberitahukan untuk dilakukan penagihan kepada penerima barang. 11. Setelah semua prosedur diatas selesai maka membuat tagihan terhadap pengirim (shipper). 3.3.2 Prosedur Impor 1. Agen memberitahukan adanya pengiriman beserta copy B/L. 2. Perusahaan akan mendapatkan Copy B/L, invoice, dan Packing List dari Agen untuk mengecek ulang mengenai tanggal kedatangan sarana pengangkut. 3. Setelah mendapatkan konfirmasi, dilakukan pemberitahuan kepada penerima barang (Importir) mengenai kedatangan barang. Kemudian dihubungi sarana pengangkut yang bersangkutan dengan DO (Delivery Order) yang dimaksud. 4. Selanjutnya membuat draft PIB ( Pemberitahuan Impor Barang ) yang dibuat oleh PPJK berdasarkan Invoice, dan Packing List tadi untuk perhitungan BM (Bea Masuk). 5. Data PIB itu selanjutnya di print untuk membayar pajak Import BM (Bea Masuk) di Bank. 6. Setelah melakukan pembayaran pajak BM (Bea Masuk), data PIB akan ditransfer ke Bea Cukai oleh Bank.
44 7. Jika sudah terbayar, Bea Cukai akan memberikan respon yaitu SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang). 8. Apabila semua kewajiban terpenuhi dan dari semua instansi yang terkait sudah menyatakan benar, maka barang akan dikeluarkan dari gudang konsulidasi dan selanjutnya dikirim kepada penerima barang (Importir). 9. Terakhir proses pembuatan tagihan (Invoice) disertai dengan dokumen yang berkaitan dan Kwitansi untuk diberikan kepada penerima barang (Importir). 3.3.3 Prosedur Domestik (Dalam Negeri) Untuk pengiriman barang domestik sangat simple dibandingkan Ekspor dan Impor, karena barang yang akan kita kirim bukan termasuk barang yang di wilayah pabean. Ada beberapa service yang bisa diberikan kepada customer sesuai permintaan dari customer itu sendiri seperti : 1. Port to Port : Service dari Pelabuhan ke Pelabuhan saja ( service Freighat kapal saja ) dengan pengertian barang di kirim sendiri oleh pemilik barang ke pelabuhan pemuatan (Port Of Loading) dan di ambil sendiri di pelabuhan tujuan (Port Of Distination). 2. Cy Cy : Service yang kita berikan kepada Custommer Opp (Ongkos Pelabuhan Pemuatan) Freight Kapal (ongkos Kapal) dan OPT ( Ongkos PelabuhanTujuan). 3. Door to Door Service : Service yang di berikan kepada customer dari mulai ambil barang di gudang / alamat, ambil / Pick Up barang sampai di alamat tujuan barang. Proses Pengiriman Barang Domestik LCL dan FCL 1. Pengirim memilih service pengiriman yang sudah ada. 2. Kemudian perusahaan membuat SI (Shipping Instruction) untuk memastikan space ke gudang konsulidasi dan booking ke pelayaran. 3. Setelah itu perusahaan konfirmasi dengan pelayaran untuk menanyakan schedule. 4. Dapat DO (Delivery Order) dari Pelayaran untuk ambil MT Container di Depo khusus untuk FCL.
45 5. Untuk pemuatan barang tergantung pemilihan sistem pengiriman yang diambil oleh customer dan dibuatkan surat jalan. 6. Monitor keberangkatan kapal dan tiba kapal. Ketika kapal sudah tiba di tujuan maka tergantung kepada servicenya. Jika servicenya sampai Door to Door, barang (Container) akan di urus di pelabuhan tujuan oleh agen dan di antar atau di kirim ke alamat pemilik barang. 7. Setelah semua prosedur diatas selesai maka membuat tagihan terhadap pengirim.
46 3.3.4 Activity Diagram 3.3.4.1 Prosedur Ekspor Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Ekspor pada PT. Anugerah Lestari
47 3.3.4.2 Prosedur Impor Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Impor pada PT. Anugerah Lestari
48 3.3.4.3 Prosedur Domestik Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Domestik pada PT. Anugerah Lestari
49 3.4 Identifikasi Masalah dan Pemecahannya 3.4.1 Identifikasi Masalah Sistem yang Berjalan Berdasarkan Kebutuhan Informasi 1. Data yang berhubungan dengan perusahaan yang masih disimpan dalam bentuk Microsoft Word, Excel atau berupa hardcopy mengakibatkan kurang efisiensinya pekerjaan dari staf perusahaan. 2. Data dan dokumen transaksi yang masih berbentuk hardcopy membuat masalah seperti banyaknya data dan dokumen yang hilang ataupun rusak karena penyimpanan berkas yang kurang terorganisir. 3. Rendahnya tingkat keamanan yang ada dalam perusahaan dalam penyimpanan data yang dimiliki, sehingga dapat dimanipulasi oleh pihak - pihak yang tidak berwenang. 3.4.2 Pemecahan Masalah Sistem yang Berjalan Untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi di dalam PT. Ghina Anugerah Lestari, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Merancang aplikasi untuk memudahkan proses yang berhubungan dengan transaksi seperti proses pengisian data, pencarian informasi, dan pembuatan dokumen sehingga proses tersebut dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. 2. Merancang sistem basis data yang bertujuan untuk menyimpan dan memelihara data agar dapat dikelola dengan baik. 3. Merancang basis data dengan penerapan hak akses untuk setiap user pada aplikasi, sehingga keamanan data dapat lebih terjaga.