BAB VI PENGENDALIAN PROYEK

BAB VI PENGENDALIAN PROYEK 6.1 Uraian Umum Pengawasan (controlling) adalah kegiatan dalam suatu proyek sebagai penilaian yang bertujuan agar hasil pekerjaan sesuai dengan pedoman perencanaan yang telah dibuat. Penilaian yang dilakukan dapat berupa tindakan koreksi dan perbaikan atau penyesuaian bila terjadi penyimpangan pada pelaksanaan di lapangan. Pengawasan yang dilakukan dalam kenyataannya paling banyak dilakukan oleh konsultan pengawas. Konsultan pengawas yang ditunjuk harus bertindak jujur dan transparan dalam memberikan laporan kemajuan proyek kepada pemilik agar tercipta hubungan yang harmonis antara pihak konsultan pengawas dan kontraktor. Pengendalian pekerjaan merupakan kegiatan bimbingan, pemberian instruksi, dorongan dan mengadakan koordinasi berbagai pekerjaan oleh pimpinan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas yang diberikan berjalan dengan lancar, serta berpedoman untuk tetap memelihara hubungan kerja sama yang baik antara pimpinan dengan bawahan. Pihak-pihak yang terkait agar tercipta suatu pelaksanaan yang sesuai dengan dokumen lelang adalah konsultan pengawas. Pihak konsultan pengawas harus cermat dan teliti mengamati setiap langkah pekerjaan dan harus tegas mempertanyakan mengenai kualitas bahan baku proyek dan pelaksanaan pekerjaan di lapangan bila dirasakan tidak sesuai dengan perjanjian dokumen kontrak yang telah disepakati. Pihak konsultan pengawas dapat VI - 1

meminta laporan mingguan kepada pihak kontraktor untuk mengetahui progress report kemajuan proyek yang telah dilaksanakan. 6.2 Pengendalian Proyek Pengendalian proyek adalah kegiatan mengatur dan mengendalikan unsur-unsur yang sangat penting dalam pelaksanaan sebuah proyek, unsurunsur tersebut adalah : a. Pengendalian mutu b. Pengendalian waktu c. Pengendalian biaya d. Pengendalian dokumen e. Pengendalian tenaga kerja f. Pengendalian alat dan material 6.2.1 Pengendalian Mutu (Quality Control) Pengendalian mutu adalah suatu sistem yang mengendalikan metode kerja dan hasil akhir dari suatu pekerjaan. Pengendalian mutu yang diterapkan pada proyek Andalan Headquarter and Showroom di BSD Tangerang, meliputi : 1. Pengendalian incoming material Pengendalian incoming material adalah upaya untuk mendapatkan material yang sesuai dengan spesifikasi teknis yang disyaratkan. Setelah dilakukan inspeksi hanya material - material yang memenuhi syarat yang akan berada di lokasi proyek, sedangkan yang tidak memenuhi syarat dikembalikan atau ditukar. VI - 2

2. Pemeriksaan mutu beton Pemeriksaan mutu beton cair di lapangan dapat dilakukan dengan cara slump test. Ada tiga macam kemungkinan yang dapat terjadi pada saat pengujian beton dengan cara slump test, yaitu : 1. True slump (baik) adalah apabila tinggi slump 2/3 tinggi cetakan slump 2. Shear slump (buruk) adalah apabila tinggi slump ½ tinggi cetakan slump 3. Collapse slump (sangat buruk) adalah apabila tinggi slump 1/3 tinggi cetakan slump. Tahap-tahap pelaksanaan slump test secara singkat adalah sebagai berikut : 1. Setiap adukan beton dari batching plant yang diangkut oleh truck mixer ke lokasi pengecoran selalu diadakan pengujian nilai slump, dengan cara mengambil coran, kemudian sample tersebut dimasukkan ke dalam kerucut standart (kerucut Abrams) dari baja dengan ukuran diameter antara 10 20 cm. Kerucut ini diletakkan di atas sebidang alas rata dan tidak menyerap air, alas yang digunakan adalah lempengan baja. Pengisian beton ke dalam kerucut terdiri dari tiga lapis yang sama tebalnya, dan tiap lapis masing-masing ditusuk dengan besi VI - 3

diameter 16 mm dan panjang 60 cm, penusukan dilakukan sebanyak 25 kali untuk setiap lapisnya. 2. Setelah kerucut penuh dan diratakan dengan sendok semen dan dibiarkan selama 5 menit, kemudian kerucut ditarik secara vertikal dengan perlahan - lahan. 3. Setelah kerucut ditarik ke atas dan beton pun turun, maka nilai turunnya tinggi beton ini dinamakan nilai slump test beton, di mana pada proyek ini nilai slump test beton yang di dapat ± 12 cm. Pemeriksaan karakteristik mutu beton yang dihasilkan dapat dilakukan dengan cara uji tekan beton apakah sesuai dengan yang direncanakan, apabila terjadi penyimpangan pada beton yang dipesan (misalnya kekuatan beton yang diberikan tidak sesuai dengan yang dipesan), maka harus dilakukan langkah-langkah antisipasi seperti : 1. Pembongkaran pada struktur bangunan yang telah dicor. 2. Pemberian ganti rugi terhadap pihak kontraktor (dalam hal ini, perlu dilakukan negosiasi dengan pihak pemasok Pionir Beton). 3. Jika beton yang telah di cor berada pada bagian non struktural, maka langkah pembongkaran dapat diabaikan, dan diatasi kerusakan dengan langkah perkuatan dibagian yang mampu menyangga bagian tersebut. VI - 4

6.2.2 Pengendalian Waktu (Time Control) Pengendalian waktu proyek adalah cara mengendalikan waktu pelaksanaan agar waktu pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana. Oleh karena itu penjadwalan kegiatan proyek yaitu mengatur waktu pelaksanaan pekerjaan menjadi sangat penting dalam rangka pengendalian waktu. Salah satu cara pengendalian waktu adalah time schedule. Hal ini dibuat untuk mengatur itemitem pekerjaan agar diatur sedemikian rupa, sehingga suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lainnya dapat saling berhubungan dan tidak saling tumpang tindih. Macam-macam time schedule, yaitu : a. Master Schedule Proses pelaksanaan yang terdiri dari bagian-bagian pekerjaan yang jumlahnya banyak, harus dijadwalkan sedemikian rupa agar tidak terjadi saling tunggu antar suatu pekerjaan yang dapat memperlambat jalannya pekerjaan proyek. Tujuan dibuatnya master schedule adalah untuk mencapai hasil fisik yang dapat dipertanggungjawabkan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. Adapun pemecahan master schedule, yaitu : 1. Construction schedule Rencana waktu pekerjaan struktur dalam suatu proyek baik struktur atas maupun bawah. VI - 5

2. Weekly schedule Rencana pekerjaan yang akan dilakukan dalam waktu satu minggu oleh pekerjaan lapangan. 3. Monthly schedule Rencana pekerjaan yang akan dilakukan dalam waktu satu bulan. Fungsi master schedule, yaitu : 1. Sebagai sarana pengatur waktu 2. Sebagai pedoman kerja bagi kontraktor 3. Sebagai sarana kontrol bagi pencapai prestasi pekerjaan 4. Sebagai dasar perhitungan dan penentuan sanksi - sanksi, perpanjangan pekerjaan, denda dan lain sebagainya Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun master schedule adalah : a. Biaya pelaksanaan Kontraktor harus mempertimbangkan besarnya biaya pelaksanaan dan bobot untuk masing-masing jenis pekerjaan, agar dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. b. Metode pelaksanaan Metode pelaksanaan dibuat untuk mengetahui pekerjaan yang harus didahulukan dan yang ditunda pengerjaannya hingga pekerjaan lainnya selesai. VI - 6

c. Tenaga kerja Kontraktor harus dapat menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. d. Peralatan Penggunaan peralatan yang tepat dapat meningkatkan efisiensi waktu sehingga pekerjaan dapat selesai sesuai jadwal. e. Cuaca Kondisi cuaca sangat berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan. Oleh karena itu, kontraktor harus dapat mencari solusi untuk dapat mengatasi masalah tersebut agar tidak menghambat pelaksanaan proyek. f. Laporan Harian Laporan harian dibuat setiap hari secara tertulis dan ditandatangani oleh kontraktor, disetujui oleh Manajemen Konstruksi dan pemilik. Setelah itu konsultan Manajemen Konstruksi memeriksa dari laporan dan kesesuaiannya dengan gambar dan spesifikasi, time schedule pekerjaan, instruksi yang diberikan, dan syarat-syarat pekerjaan. Jika diperlukan, konsultan Manajemen Konstruksi dapat memberikan catatan-catatan pada laporan tersebut. VI - 7

Laporan Harian berisi tentang : 1. Jumlah tenaga kerja dan staff 2. Jumlah dan macam alat yang dioperasikan 3. Pengadaan dan pemakaian bahan / material 4. Kegiatan proyek yang dilaksanakan 5. Data keadaan cuaca 6. Jam kerja g. Laporan Mingguan Laporan Mingguan merupakan rangkuman dari laporan harian selama satu minggu mulai dari hari senin sampai hari sabtu. Laporan ini juga ditandatangani oleh Kontraktor, Manajemen Konstruksi dan pemilik. Kemajuan tiap kegiatan dapat dinilai secara kumulatif berdasarkan kemajuan pekerjaan tiap minggu, Manajemen Konstruksi dapat memberi catatan / komentar. Laporan Mingguan berisi tentang : 1. Jumlah tenaga kerja dan staff 2. Jumlah dan macam alat yang dioperasikan 3. Pengadaan dan pemakaian bahan / material 4. Kegiatan proyek yang dilaksanakan 5. Data keadaan cuaca 6. Pengujian yang dilaksanakan VI - 8

h. Laporan Bulanan Laporan Bulanan merupakan kumulatif dari laporanlaporan harian yang dibuat sebagai laporan kemajuan dari pekerjaan yang dilakukan dengan mengacu pada time schedule. Laporan Bulanan berisi tentang : 1. Rencana dan realitas kerja 2. Jumlah tenaga kerja dan staff 3. Jumlah dan macam alat yang dioperasikan 4. Pengadaan dan pemakaian bahan / material 5. Persetujuan gambar kerja yang diajukan 6. Data keadaan cuaca 7. Perkembangan pekerjaan 8. Dokumentasi kegiatan proyek i. Laporan Kemajuan Proyek Laporan ini dibuat oleh kontraktor setiap minggu. Digunakan sebagai dasar di dalam rapat progress (rapat mengenai kemajuan pekerjaan yang diadakan setiap minggu) untuk menentukan seberapa jauh kemajuan pekerjaan yang telah dicapai. Laporan Kemajuan Proyek berisi tentang : 1. Uraian pekerjaan 2. Bobot pekerjaan (dalam %) 3. Rencana kerja mingguan VI - 9

4. Realisasi pekerjaan 5. Kondisi pelaksanaan 6. Tahap penyelesaian j. Rapat Koordinasi Rapat ini diadakan seminggu sekali, dan dihadiri oleh semua pihak yang terlibat didalam pelaksanaan proyek. Rapat ini berfungsi untuk menyelesaikan masalah yang timbul didalam pelaksanaan proyek dan tidak dapat diselesaikan oleh satu pihak saja. Rapat Koordinasi membahas tentang : 1. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan 2. Ketidak jelasan dan ketidak cocokan gambar-gambar pelaksanaan pada pekerjaan di lapangan 3. Pengadaan dan pemakaian material 4. Sasaran yang harus dicapai untuk waktu yang akan datang k. Rapat Perencanaan Rapat Perencanaan diadakan setiap satu atau dua minggu sekali, dan dihadiri oleh pemilik, konsultan perencana, dan konsultan Manajemen Konstruksi. Setiap selesai rapat kemudian dilanjutkan dengan peninjauan ke lapangan, sehingga dapat diketahui apakah pelaksanaan pembangunan sesuai dengan perencanaan dan VI - 10

mengetahui hal-hal yang mungkin tidak dapat mempengaruhi kurva S atau harus dilakukan perencanaan untuk mengganti pekerjaan yang tidak sesuai dengan jadwal. 6.2.3 Pengendalian Biaya (Cost Control) Pengendalian Biaya ini adalah suatu sistem yang mengendalikan biaya pelaksanaan proyek, bagaimana mengendalikan biaya produksi di lapangan sesuai dengan rencana anggaran pelaksanaan proyek. Biasanya ada satu orang yang ditugaskan untuk mengendalikan biaya pelaksanaan antara rencana dan realisasi. Untuk pengendalian biaya ini pihak kontraktor melakukan perhitungan ulang volume pekerjaan dan membuat analisa harga satuan pekerjaan, biaya umum lapangan, biaya langsung, dan biaya tidak langsung. Bila terdapat perbedaan yang sangat jauh antara rencana dan realisasi maka diadakan pengkajian, lalu memperhitungkan apa penyebabnya, kemudian dicari solusinya agar tidak terulang lagi pada masa yang akan datang. 6.2.4 Pengendalian Dokumen (Document Control) Pengendalian ini adalah suatu sistem yang mengendalikan dokumen. Dokumen - dokumen tersebut berupa dokumen-dokumen tender dan dokumen-dokumen proyek. Tugas mengendalikan dokumen diantaranya mengendalikan gambar - gambar kerja yang beredar di lapangan yang bersifat controlled semuanya berada di bawah tanggung jawab Konsultan Pengawas. VI - 11

6.2.5 Pengendalian Tenaga Kerja Tenaga kerja adalah setiap orang yang ikut serta dalam pelaksanaan suatu proyek. Tenaga kerja merupakan salah satu faktor yang penting dan menentukan dalam pelaksanaan proyek pembangunan. Tenaga kerja yang ada harus dioperasikan dengan baik agar diperoleh efisiensi kerja yang tinggi. Tenaga kerja yang terdapat dalam pelaksanaan pembangunan Andalan Headquarter and Showroom BSD Tangerang adalah sebagai berikut : 1. Tenaga ahli Tenaga ahli adalah tenaga kerja yang mempunyai keahlian dan pengalaman dalam bidang konstruksi bangunan, yang sesuai dengan pendidikannya. Jenis tenaga kerja ini antara lain : Kepala Proyek, Manager Proyek. 2. Tenaga menengah Tenaga menengah adalah tenaga kerja yang mendapat pendidikan rata-rata setingkat SMK dan diploma. Tenaga kerja ini antara lain bekerja pada bidang administrasi, tenaga mekanik dan pelaksana lapangan. 3. Tenaga mandor Tenaga mandor adalah kepala pekerja yang memberi perintah langsung kepada bawahannya (tenaga kasar/buruh) pada bidang pekerjaan tertentu. Pada proyek Andalan Headquarter and Showroom BSD Tangerang, mandor membawahi VI - 12

beberapa bidang pekerjaan khusus yaitu pekerjaan begisting batako pada area pile cap, dan pekerjaan pembesian. 4. Tenaga tukang Tenaga tukang adalah tenaga kerja yang ahli dalam bidangnya berdasarkan pengalaman kerja, yaitu tukang besi, tukang galian dan lain-lain. 5. Tenaga kasar Tenaga kasar adalah tenaga kerja yang lebih banyak menggunakan kekuatan badan dalam pekerjaannya. Biasanya tenaga ini membantu atau melayani tenaga tukang, misalnya dalam pengangkutan material. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk setiap harinya bervariasi tergantung jenis pekerjaan yang dilakukan. Jumlah tenaga kerja yang dipergunakan sepenuhnya menjadi tanggung jawab mandor, karena sistem yang digunakan adalah sistem borongan yaitu mandor melakukan suatu pekerjaan tertentu dan pekerja yang terlibat dalam pekerjaan tersebut dibayar oleh mandor. Mandor harus cermat dalam menentukan jumlah tenaga kerja, karena jika volume pekerjaan tidak sesuai dengan tenaga kerja yang dipakai, maka mandor bisa mengalami kerugian. Walaupun diberi kebebasan dalam menggunakan tenaga kerja, tetapi hal ini tetap harus dilaporkan kepada kontraktor utama yaitu kepada Kepala Proyek. VI - 13

6.2.6 Pengendalian Alat dan Material Perusahaan pembangunan sangat memerlukan pengontrolan yang teratur dan teliti supaya bisa diketahui, masih ada atau tidaknya stok alat dan bahan di gudang dan di tempat penyimpanan barang. Alat dan bahan yang masuk atau keluar harus dicatat secara teliti berikut ukuran, merek, dan jumlah atau volumenya. Catatan barang-barang diperlukan untuk pengontrolan stok dan untuk kalkulasi. Pengendalian material menggunakan material schedule, equipment schedule dan schedule pengiriman barang. Berikut penjelasannya : 1. Material schedule adalah rencana pemakaian bahan / material untuk suatu pekerjaan mencakup jumlah sesuai dengan pekerjaan yang dilaksanakan. 2. Equipment schedule adalah rencana pemakaian peralatan sesuai dengan kebutuhan serta waktu pemakaiannya. 3. Schedule pengiriman barang adalah rencana pengiriman barang oleh supplier. Pengontrolan alat dan bahan bangunan di gudang sebaiknya dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Bukti penerimaan barang Bukti penerimaan barang dipakai jika barang diterima di dalam gudang dan diisi sesuai dengan banyaknya barang yang diterima, bukti ini diberikan untuk supplier dari bagian gudang sebagai bukti bahwa supplier telah mengirimkan VI - 14

barang sesuai dengan pesanan. Bukti ini ditandatangani oleh yang menyerahkan (supplier), yang mengetahui dalam penerimaan barang, dan yang menerima barang. 2. Bon penerimaan barang Bon ini dipakai untuk meminta barang dari bagian gudang, diisi sesuai dengan jumlah dan jenis barang tersebut. Surat ini ditandatangani oleh bagian gudang dan penerimaan barang. 3. Surat permintaan barang Surat permintaan barang ini digunakan untuk meminta barang. Surat ini ada dua jenis, untuk meminta barang ke kantor pusat dan untuk meminta ke bagian logistik. Surat ini ditandatangani oleh pihak manager lapangan, ketua bagian teknis dan ketua bagian pelaksana. 4. Kartu stok Kartu ini untuk mengisi barang-barang yang keluar atau masuk di gudang, atau bisa dikatakan kita dapat mengetahui jumlah dan macam barang apa saja yang terdapat di dalam gudang / stok barang. VI - 15