RAPAT KOORDINASI AKADEMIK & DOSEN WALI PENGUATAN PERAN DOSEN WALI DALAM MENINGKATKAN MUTU AKADEMIK MAHASISWA SABTU, 12 AGUSTUS 2017
Agenda Rapat Koordinasi 1. Informasi tentang Layanan Beasiswa UMSIDA 2. Optimalisasi Perwalian Mahasiswa / Peran Dosen Wali 3. Informasi tentang Percepatan Kelulusan dan Wisuda 4. Peningkatan Mutu Karya Ilmiah Dosen dan Mahasiswa 5. Penjelasan Publikasi Ilmiah Dosen
Laporan Mahasiswa Non Aktif TA 2015/2016 Grafik Mahasiswa Non Aktif/Tidak Herreg & KRS Online TA 2015/2016 Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 597 21 7 3 8 3 8 9 29 33 95 11 20 37 46 17 15 33 13 9 42 3 2 16 11 2 37 67
Laporan Mahasiswa Non Aktif TA 2016/2017 Grafik Mahasiswa Non Aktif/Tidak Herreg & KRS Online TA 2016/2017 Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 712 158 27 42 6 3 5 10 4 35 25 0 43 53 75 14 33 27 13 8 38 3 6 15 6 3 31 29
Data Mahasiswa Non Aktif (Semester Gasal ke Genap TA 2015/2016 & 2016/2017 Grafik Mahasiswa Non Aktif (Semester Gasal ke Genap) TA 2015/2016 & 2016/2017 Universitas 740 Muhammadiyah Sidoarjo 720 700 Terdapat kenaikan jumlah Mahasiswa Non Aktif TA 2015/2016 ke TA 2016/2017 sebanyak 115 mhs 680 660 640 620 600 Perlu solusi 580 560 540 520 TA 2015/2016 TA 2016/2017 Series1 597 712
Data Mahasiswa Aktif / Student Body TA 2015/2016 & 2016/2017 9000 Grafik Mahasiswa Aktif / Student Body TA 2015/2016 & 2016/2017 Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Gasal Genap Gasal Genap TA 2015/2016 TA 2016/2017 Series1 7511 6914 8474 7762
Grafik Mahasiswa Non Aktif (Semester Gasal ke Genap) TA 2015/2016 & 2016/2017 Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 740 720 700 680 Terjadi penurunan jumlah Student Body / Mahasiswa Aktif TA 2015/2016 mengalami penurunan sebanyak = 597 mahasiswa Terjadi penurunan jumlah Student Body / Mahasiswa Aktif TA 2016/2017 mengalami penurunan sebanyak = 712 mahasiswa 660 640 620 600 580 Perlu solusi 560 540 520 TA 2015/2016 TA 2016/2017 Series1 597 712
Laporan Mahasiswa Diusulkan DO dengan Masa Studi Tidak Mencukupi = 891 Mahasiswa Grafik Mahasiswa Diusulkan Drop Out dengan Masa Studi Tidak Mencukupi Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 2017 891 231 0 13 27 11 0 40 10 43 34 17 43 59 93 21 36 39 7 36 103 2 0 18 8 0 0 0
Laporan Mahasiswa Tidak Herregistrasi dan KRS Online 2 Semester = 1597 Mahasiswa Grafik Mahasiswa Tidak Herregistrasi dan KRS Online 2 Semester Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 2017 1597 303 0 32 27 22 7 16 19 83 65 24 87 141 206 39 81 75 21 11 148 8 5 49 14 12 34 68
Optimalisasi Peran Dosen Wali
Peraturan Akademik Tahun 2012 Pasal 12 tentang Dosen Wali Tugas Dosen Wali Memberikan bimbingan dan nasihat kepada mahasiswa baik diminta maupun tidak mengenai berbagai masalah yang dihadapi selama masa pendidikannya serta menumbuhkan kebiasaan dan cara belajar yang efektif Menyetujui dan menandatangani Kartu Rencana Studi (KRS) yang telah disusun mahasiswa Menandatangani Kartu Hasil Studi (KHS) atas nilai-nilai yang diperoleh mahasiswa dan menyerahkannya ke Kaprodi Mengisi kartu evaluasi tiap mahasiswa yang format dan pelaksanaanya ditetapkan oleh Fakultas masingmasing
Peraturan Akademik Tahun 2012 Pasal 12 tentang Dosen Wali Tugas Dosen Wali Mengevaluasi keberhasilan studi mahasiswa sesuai dengan ketentuan tahapan evaluasi, serta membuat peringatan akademik kepada Kaprodi dalam kaitannya dengan kemungkinan pemutusan studi Memantau keaktifan mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan
Tugas Sebagai Dosen Wali Mahasiswa Baru Proses Perkuliahan (Teori, Praktikum, Praktik, UTS, UAS dll) Lulus
Periode Perwalian Perwalian ini bersifat wajib Mahasiswa wajib menemui Dosen Wali setiap kegiatan perwalian dilaksanakan Merupakan salah satu elemen penilaian di borang akreditasi standar 5 ; jumlah rata-rata pertemuan pembimbingan per mhs per semester minimal 4 kali. Pelaksanaan kegiatan perwalian harus di dokumentasikan pada buku/lembar perwalian yang disiapkan Prodi/Fakultas Periode Perwalian minimal 4 kali dalam 1 semester dilaksanakan pada saat : Pemrograman KRS Sebelum UTS Sebelum UAS Setelah UAS (KHS) Dan sewaktu-waktu jika mahasiswa membutuhkan konsultasi akademik/non akademik
Periode Perwalian 1. Herregistrasi dan KRS Online Mahasiswa melakukan KRS Online melalui http://sim.umsida.ac.id/
1. Herregistrasi dan KRS Online Dosen Wali melakukan validasi KRS secara Online melalui SIADO (Sistem Informasi Akademik Dosen) http://dosen.umsida.ac.id/media.php?m=perwalian Dosen Wali melalukan validasi KRS mahasiswa secara online (tidak bisa diwakilkan). Setiap dosen wali memiliki username dan password pribadi untuk akses ke SIADO Apabila Dosen Wali harus melakukan klik validasi, apabila lupa/tidak melakukan klik validasi maka presensi kuliah mahasiswa tidak tercetak
Tampilan Menu Perwalian di SIADO
SOP Herregistrasi & KRS Online Bisa diunduh dari website BAA http://baa.umsida.ac.id/
Herregistrasi & KRS Online Semester Ganjil TA 2017/2018 : 21 Agustus s/d 2 September 2017
Periode Perwalian 2. Sebelum UTS Mahasiswa melihat daftar nama peserta UTS di SIM Mahasiswa http://sim.umsida.ac.id/ Apabila tidak muncul nama, biasanya karena belum melunasi biaya perkuliahan/spp/tagihan lainnya Jika nama tidak ada di SIM, maka nama mahasiswa ybs dipresensi cetak UTS juga tidak tercetak Dosen pengampu MK tidak bisa input nilai UTS mahasiswa tsb
Periode Perwalian 3. Sebelum UAS Mahasiswa melihat daftar nama peserta UAS di SIM Mahasiswa http://sim.umsida.ac.id/ Apabila tidak muncul nama, biasanya karena belum melunasi biaya perkuliahan/spp/tagihan lainnya Jika nama tidak ada di SIM, maka nama mahasiswa ybs dipresensi cetak UAS juga tidak tercetak Dosen pengampu MK tidak bisa upload nilai UAS mahasiswa tsb
Periode Perwalian 4. Setelah UAS (KHS) Mahasiswa melihat daftar nilai akhir di SIM Mahasiswa http://sim.umsida.ac.id/ Dosen Wali melakukan evaluasi dan menandatangani KHS mahasiswa Dosen Wali mengevaluasi keberhasilan studi mahasiswa
Hal-hal lain yang terkait dengan Dosen Wali Cuti Akademik & Pindah Kuliah Aktif Kembali Setelah Cuti Tanpa Keterangan / Non Aktif Re-NIM
1. Cuti Akademik & Pindah Kuliah Form Cuti Akademik & Pindah Kuliah dapat diunduh dari website BAA http://baa.umsida.ac.id/
2. Aktif Kembali Setelah Cuti Tanpa Keterangan / Non Aktif Form Permohonan Aktif Kembali dapat diunduh dari website BAA http://baa.umsida.ac.id/
3. Re-NIM Mahasiswa yang masa studinya habis adalah mahasiswa yang belum menyelesaikan masa studi sampai batas waktu yang ditentukan. Mahasiswa Pascasarjana = 8 semester; mahasiswa S1 = 14 semester dan mahasiswa D3 = 10 semester. Proses mahasiswa habis studi dan mengajukan Re-NIM meliputi pengajuan aktif kembali/re-nim kepada Rektor, pendaftaran calon mahasiswa baru, konversi nilai dan mata kuliah, sampai KRS Online
SOP Re-NIM
Evaluasi Perwalian yang Selama Ini Dilaksanakan Edaran dari BPM tentang Evaluasi & Rekapitulasi Hasil Perwalian ke Prodi Dosen Wali merekap secara manual jumlah mahasiswa wali dari setiap angkatan dan menuliskan catatan perkembangan di form yang telah disiapkan BPM Form yang telah diisi divalidasi oleh Kaprodi dan diserahkan ke BPM melalui UJM/GJM Analisis oleh BPM dan proses pengajuan honorarium Dosen Wali dengan melampirkan Laporan Monev Dosen Wali
Rencana Perbaikan Monev Dosen Wali Perbaikan menu perwalian di SIADO sudah dilakukan sehingga mengefektifkan Laporan Kinerja Dosen Wali Dosen Wali cukup meng-update data di SIADO dan print Laporan Kinerja Dosen Wali, divalidasi Kaprodi dan dilaporkan ke BPM secara online Sinkronisasi dengan SIM BPM Verfikasi dan Validasi untuk proses realiasi/pengajuan honorarium Dosen Wali
Dokumen SOP BAA No Nama SOP No Nama SOP 1 SOP Registrasi Mahasiswa Baru Reguler 2 SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang 3 SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Pindahan 4 SOP Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana 11 SOP Keterlambatan Herregistrasi & KRS Online 12 SOP Pindah Kelas 13 SOP Pindah Program Studi 14 SOP Input Nilai UTS 5 SOP Herregistrasi dan KRS Online 15 SOP Input Nilai UAS 6 SOP Cuti Akademik 16 SOP Revisi Nilai 7 SOP Mutasi (Pindah-Keluar) 17 SOP Plotting Dosen & MK 8 SOP Konversi Nilai 18 SOP Penggantian Dosen Pengampu 9 SOP Mahasiswa Aktif Kembali 19 SOP Mahasiswa Re-NIM 10 SOP Revisi KRS (Batal Tambah) 20 SOP Pendaftaran Wisuda Online
Dokumen SOP BAA No Nama SOP No Nama SOP 21 SOP Cetak Ijazah dan Transkrip 25 SOP Revisi Kesalahan Nama/Identitas 22 SOP Pengambilan Ijazah 26 SOP Pelaporan PDDIKTI Feeder 23 SOP Pengambilan Salinan Ijazah (Bagi Mahasiswa Belum Lulus TOEP) 27 SOP Pelaporan SIMKOPTA 24 SOP Verifikasi Ijazah 28 SOP Pelaporan EMIS
Informasi Tambahan Sebelum KRS mahasiswa akan diminta mengisi : Pengisian EKD dan Evaluasi Kepuasaan Pelayanan Unit Kerja BAA BAK BAU Lembaga Bahasa Perpustakaan Informasi terkait pengisian LKD &BKD : Dosen wajib mengupload LKD & BKD yang sudah di tanda tangani Kaprodi Evaluasi Kepuasan Layanan Unit Kerja oleh Dosen diselenggarakan saat pengisian RPS Online
Terima Kasih