BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Teknologi informasi pada masa sekarang ini berkembang dengan sangat pesat dan merambah ke segala aspek kehidupan. Hal tersebut sejalan dengan kebutuhan masyarakat, khususnya, masyarakat dengan mobilitas tinggi dan kelompok masyarakat yang saling berkompetisi, yang tentunya membutuhkan keefektifan dan keefisienan sistem dalam pengolahan data untuk menghasilkan suatu informasi. Tidak terkecuali dunia pendidikan yang menuntut generasi penerus yang lebih berkualitas. Dalam dunia pendidikan istilah praktikum bukan menjadi hal yang asing didengar terutama dalam proses pengajaran di perguruan tinggi. Praktikum merupakan bagian dari metode pengajaran bertujuan agar mahasiswa mendapat kesempatan untuk menguji dan melaksanakan dalam keadaan nyata apa yang telah diperoleh dalam teori. Untuk menunjang keberhasilan dalam proses transfer ilmu, maka diperlukan kerja sama antara instruktur, mahasiswa serta asisten praktikum sehingga kebutuhan akan asisten yang mampu membantu instruktur dalam tugas profesionalnya sangatlah penting. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut diperlukan sebuah proses penyeleksian yang mencakup beberapa aspek penilaian serta beberapa pihak untuk terlibat. Proses penyeleksian asisten pada program studi Komputer dan Sistem Informasi dilakukan dalam beberapa tahap. Proses awal yang harus dilakukan adalah proses kelola jadwal yang dilakukan oleh pihak pengelola. Kelola jadwal yang dimaksud adalah kesiapan seluruh jadwal pada program studi Komputer dan Sistem Informasi pada periode tersebut. Data jadwal yang digunakan mencakup data matakuliah, kelas, serta hari dan jam perkuliahan kelas tersebut. Jadwal tersebut akan digunakan pada tahap selanjutnya. Selanjutnya adalah proses 1
pendaftaran yang dilakukan oleh mahasiswa. Pada tahap ini mahasiswa diminta memasukkan data-data pribadi berupa nama dan status semester. Selain itu, mahasiswa diminta memasukkan data kelas matakuliah yang sedang diambil dan data matakuliah praktikum yang dilamar. Setelah itu, proses selanjutnya adalah melakukan wawancara. Tahap ini dilakukan oleh pengelola laboratorium dalam mengatur waktu wawancara, lokasi serta instruktur sesuai matakuliah praktikum yang sedang dilamar. Dalam tahap wawancara, instruktur selaku pewawancara akan memberikan nilai kepada mahasiswa yang melamar berupa nilai teknis, nilai non teknis, rekomendasi dari pewawancara serta keterangan tambahan mengenai mahasiswa. Tahap terakhir adalah tahap untuk plotting kelas yang dilakukan oleh pengelola. Pada proses ini, pengelola bertugas melakukan plotting kelas dengan asisten terpilih. Proses plotting kelas memiliki sub-sub proses. Subproses pertama adalah mencari daftar mahasiswa yang hasil rekomendasi dari wawancara menunjukkan nilai Direkomendasikan atau Sangat Direkomendasikan. Subproses kedua adalah mencari daftar mahasiswa dari hasil subproses pertama yang melamar matakuliah tertentu yang mana jadwal kelas-kelas dari matakuliah tersebut tidak berada dalam kelompok jadwal kelas matakuliah yang sedang mahasiswa tersebut ambil. Subproses terakhir adalah proses plotting atau pembagian kelas praktikum yang ia lamar dengan asisten yang sudah lolos pada subproses-subproses sebelumnya. Pada saat mahasiswa selaku asisten sudah dibagi ke kelas praktikum yang ia lamar, maka tentunya jadwal mahasiswa bertambah. Hal ini menyebabkan pengulangan subproses-subproses demi mendapatkan hasil yang akurat. Pengulangan tersebut dimulai kembali dari subproses kedua dengan ditambahkan jadwal plotting kelas praktikum. Pada program studi Komputer dan Sistem Informasi jumlah praktikum lebih dari 50 kelas dan jumlah pendaftar asisten hampir mencapai 150 mahasiswa di tiap semesternya. Jumlah pendaftar tersebut tergabung dari berbagai angkatan yang memenuhi persyaratan. Namun dari keseluruhan proses pengelolaan masih menggunakan instrumen yang berbeda beda. Hal ini tetap dapat dilakukan namun tentunya proses pengelolaan tidak berjalan efisien. Alasan itu dikemukakan karena 2
dalam proses ini data yang digunakan sangat banyak diantaranya data calon asisten, data jadwal perkuliahan calon asisten, data jadwal perkuliahan keseluruhan, data wawancara calon asisten dan data pengelola. Masing masing data tersebut dapat mencapai ratusan jumlahnya. Penggunaan instrumen instrumen yang berbeda menyebabkan tidak adanya aliran data di dalamnya. Dengan begitu banyaknya data dan tidak adanya aliran data tersebut membuat proses pengelolaan harus dilakukan dengan pengecekan data satu-persatu di setiap instrumen tersebut. Proses tersebut juga membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi. Meskipun proses tersebut menghasilkan hasil yang efektif namun tidak berjalan secara efisien, terutama masalah waktu yang memakan waktu yang cukup lama yang mana tentunya dapat dialokasikan untuk kegiatan lain. Di sisi lain, pengelola harus mengelola data data tersebut sebelum jadwal perkuliahan efektif dimulai. Mengingat betapa pesatnya perkembangan teknologi informasi ditandai dengan kemampuan untuk saling mengintegrasikan suatu bagian dengan bagian yang lain maka mewujudkan perihal seperti ini bukanlah menjadi perkara yang sulit. Berdasarkan permasalahan tersebut maka perlu dibangun suatu sistem informasi yang mampu mengefektifkan proses pengelolaan pendaftaran asisten praktikum. Sistem keseluruhan yang akan dibangun, selanjutnya akan dipecah menjadi dua subsistem berupa subsistem pendaftaran dan subsistem pengelolaan. Subsistem pendaftaran menangani proses pendaftaran yang dilakukan oleh mahasiswa dan proses penilaian. Subproses pengelolaan menangani proses kelola jadwal dan kelola plotting kelas. Pada penelitian ini, subsistem yang akan dibangun adalah subsistem pengelolaan. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat memudahkan pengelola lab dalam mencocokan jadwal antara jadwal yang sedang diambil calon asisten, jadwal praktikum yang sedang diambil maupun jadwal keseluruhan yang ada di program studi komputer dan sistem informasi. Juga memudahkan dalam proses penilaian dan pembagian kelas dengan asisten terpilih. Selain itu pengembangan sistem dilakukan dengan berbasis website dikarenakan pihak pihak yang terlibat sangat banyak diantaranya, beberapa pengelola lab dan ratusan mahasiswa. Alhasil, 3
sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang mampu diakses dimanapun dan kapanpun serta kemampuan pembaharuan informasi yang cepat. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka dapat ditarik suatu rumusan masalah yaitu bagaimana membuat suatu sistem untuk pengelolaan data pendaftaran asisten praktikum yang lebih efektif dan efisien serta mampu memenuhi kebutuhan informasi secara tepat. 1.3. Batasan Masalah Dalam pembuatan sistem informasi ini ditetapkan beberapa batasan agar tidak terlalu meluas pembahasan serta tidak menyimpang ke luar topik. Batasan batasan masalah tersebut yaitu : a. Keseluruhan jadwal yang diunggah pengelola lab berasal dari data olahan Microsoft Excel. b. Keamanan data dan hal-hal yang berkaitan dengan jaringan tidak dibahas dalam penelitian ini. 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi yang memudahkan pengelola laboratorium program studi Komputer dan Sistem Informasi dalam mengelola jadwal, penilaian serta pembagian kelas dan asisten dalam proses pendaftaran asisten praktikum. 1.5. Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari Sistem Informasi Pengelolaan Pendaftaran Asisten Praktikum ini adalah sebagai berikut : 4
1. Memudahkan pengelola lab dalam mencocokan jadwal antara jadwal yang sedang diambil dan dilamar calon asisten dengan jadwal keseluruhan program studi Komputer dan Sistem Informasi. 2. Memudahkan pengelola dalam pembagian kelas praktikum dengan asisten. 3. Membantu pengelola lab dalam menyajikan laporan penilaian wawancara serta pembagian kelas. 1.6. Metodologi Penelitian Dalam menyusun Tugas Akhir ini, metode yang digunakan adalah : 1. Wawancara, yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab langsung mengenai informasi yang dibutuhkan kepada narasumber terkait objek penelitian. 2. Observasi, yaitu metode dengan mengumpulkan data data yang dibutuhkan dari sumber sumber terkait. 3. Studi Literatur Studi literatur adalah metode penelitian yang dilakukan dengan mencari bahan bahan referensi yang berkaitan dengan tema. 4. Analis dan perancangan sistem Pada metode ini analisis dilakukan dengan cara mengkaji proses proses yang terjadi pada kegiatan pengelolaan data dan dilanjutkan perancangan sistem dari perancangan basis data, perancangan proses dan perancangan antarmuka. 5. Implementasi sistem Tahap ini adalah tahap pembangunan sistem, dimana dalam pembuatan sistem melakukan pengkodingan terhadap rancangan sistem. 5
1.7. Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah yang akan dibahas dalam laporan Tugas Akhir ini, maka sistematika penulisan laporan ini dibagi menjadi beberapa bab sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini menerangkan uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian yang disajikan dalam pustaka dan menghubungkannya dengan masalah penelitian yang sedang diteliti. BAB III LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori teori dan sumber sumber yang mendukung analisis dan rancangan sistem informasi yang dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah dan dapat dipergunakan sebagai perbandingan dalam pembahasan masalah. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini memaparkan tentang uraian analisis dan perancangan sistem yang menjadi konsep sampai perancangan antarmuka sistem BAB V IMPLEMENTASI Bab ini menjelaskan mengenai penerapan bab sebelumnya yaitu pada analisis dan perancangan sistem yang dibuat pada pembangunan sistem 6
dengan menampilkan antarmuka dan potongan kode disertai penjelasan mengenai cara kerja sistem. BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi pembahasan tentang hasil penelitian ini dan membahas penggunaan sistem tersebut. BAB VII PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dari uraian diatas dan saran yang memungkinkan untuk pengembangan sistem selanjutnya. 7