SISTEM INFORMASI PENGEOLAAN PENOMORAN SURAT KELUAR PADA BADAN KEPEGAWAIAN (BKD) PROVINSI JAWA BARAT Irman Hariman, ST.,MT 1 Gita Distiyani 2 1, Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Konsentrasi Sistem Informasi STMIK LPKIA 3 Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 1 iirmanhariman@gmail.com, 2 gitadist@gmail.com Abstrak Bagian Sekretariat merupakan salah satu bagian terpenting di Badan Kepegawaian Daerah (BKD), karena bagian Sekretariat mengelola penomoran surat keluar dari Bagian Pengembangan Karir Pegawai, Mutasi Pegawai, Kesejahteraan dan Disiplin Pegawai dan Sistem Informasi Kepegawaian. Saat ini dalam menjalankan fungsi utamanya, Bagian Sekretariat belum memiliki sebuah aplikasi yang secara khusus dibuat untuk mengelola penomoran surat keluar. Masih terdapat data-data dalam bentuk dokumen dengan peletakan yang tidak teroganisir dengan baik. masih terdapat permasalahan dalam penyajian informasi dan pengelolaan datanya, Permasalahan tersebut sebagaian besar berakibat pada waktu penyajian sehingga proses penomoran surat keluar menjadi terhambat. Yang mana hal tersebut bisa berpengaruh terhadap waktu pengelolaan penomoran surat keluar yang ditunggu oleh bagian lain yang membutuhkan nomor surat keluar segera dan tidak dapat terbantu. Aplikasi penomoran surat keluar dapat dikelola dengan berbasis desktop yang didukung oleh Bahasa Pemrograman BASIC dan SQL sebagai database yang digunakan untuk menyimpan data agar mempermudah pengelolaan, pencarian, dan pembuatan laporan surat keluar sehingga bermanfaat bagi pengelola arsip. Kata kunci :, Sistem Informasi, Prototype I PENDAHLUAN I.1 Latar Belakang Masalah Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Barat, merupakan instansi pemerintahan yang memiliki tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan dibidang kepegawaian, penyelenggaraan kepegawaian Daerah meliputi kesekretariatan, pengadaan dan informasi pegawai, mutasi dan administrasi kepegawaian, pengembangan karir, kesejahteraan dan disiplin. Instansi yang beralamat di Jalan Ternate nomor 2 Bandung ini, memiliki dua bagian besar dalam struktur organisasinya. Satu bagian besar memprioritaskan pada pelayanan adiministrasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan satu bagian lainnya berorientasi pada pengelolaan intern yaitu bagian sekretariat. Pada bagian Sekretariat ini, terdapat tiga sub bagian antara lain Sub Bagian Perencanaan dan Program, Sub Bagian Keuangan, dan Sub bagian Kepegawaian dan Umum. Pekerjaan yang ada dalam administrasi Kepegawaian pada bagian Sekretariat merupakan salah satu bagian terpenting, karena bagian Sekretariat mengelola penomoran surat keluar dari bagian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, Pengembangan Karir Pegawai, Mutasi Pegawai, Kesejahteraan dan Displin Pegawai. Pelaksanaan pengelolaan Administrasi Pegawai di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Barat tergolong berat, hal ini disebabkan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat berkewajiban untuk mengelola berbagai hal yang menyangkut administrasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang tersebar di seluruh kota dan kabupaten
di lingkungan Provinsi Jawa Barat, apalagi data yang dikelola dalam adminstrasi kepegawaian selalu berubah. Bagian Sekretariat belum memiliki sebuah aplikasi yang secara khusus dibuat untuk mengelola penomoran surat keluar. Masih terdapat data-data dalam bentuk dokumen. Adapun aplikasi yang digunakan saat ini adalah Microsoft Office Excel. Meskipun cukup membantu dalam pengelolaan penomoran surat keluar, namun masih terdapat permasalahan dalam penyajian informasi dan pengelolaan datanya. Permasalahan tersebut sebagian besar berakibat pada waktu penyajian sehingga proses penomoran surat keluar menjadi terhambat. Yang mana hal tersebut bisa berpengaruh terhadap waktu pengelolaan penomoran surat keluar yang sudah ditunggu oleh bagian lain yang membutuhkan nomor surat keluar segera dan tidak dapat terbantu dengan aplikasi yang ada. Permasalahan pada bagian sekretariat di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Barat, dibutuhkan sebuah aplikasi penomoran surat keluar dalam mengelola penomoran surat keluar dari Bagian Sistem Informasi Manajemen, Pengembangan Karir Pegawai, Mutasi Pegawai, Kesejahteraan dan Disiplin Pegawai. diharapkan dapat mengelola penomoran surat keluar lebih terorganisir, sistem penginformasian lebih relevan dan dapat menyajikan data atau informasi yang dibutuhkan secara akurat dan berguna terutama pada bagian pengelola arsip. 1.1.2 Identifikasi Permasalahan 1. Pendataan penomoran surat keluar masih belum terkelola dengan baik, hal itu disebabkan penomoran surat keluar masih tersimpan di dalam file yang terpisah. 2. Pencarian data dengan secara konvensional di khawatirkan besar kemungkinan human error yang mengakibatkan pencarian data surat keluar kurang tepat. 3. Laporan surat keluar tidak dibuat secara berkala. 1.1.3 Ruang Lingkup Permasalahan 1. Aplikasi ini digunakan untuk membuat arsiparis surat-surat yang terkait dengan penomoran surat keluar. 2. Aplikasi ini hanya mengelola penomoran surat keluar. 3. Aplikasi ini secara otomatis menyimpan laporan secara berkala. 1.1.4 Tujuan Perancangan 1. Dibangun suatu sistem untuk memberikan kemudahan dalam mengelola penomoran surat keluar. 2. Dibuatkan aplikasi yang dapat mengelola data penomoran surat keluar untuk membantu dan menginputkan data dalam dokumen ke dalam database sehingga lebih mudah jika membutuhkan nomor surat keluar. 3. Dibuatkan aplikasi yang dapat membuat laporan surat keluar secara berkala dan dapat mepermudah pencarian laporan surat keluar. II DASAR TEORI II.1.4 Pengertian Pengelolaan Pengelolaan adalah manajemen daripada sumber dayasumber daya, misalnya pengelolaan personil, pengelolaan keuangan, pengelolaan material dan sebagainya. (Muhammad Rohman M, 2012) II.1.5 Pengertian Penomoran Surat Pengertian Penomoran surat adalah Tanda berupa angka atau gabungan angka huruf yang dicantumkan pada surat keluar dari suatu organisasi, instansi, atau badan usaha, sesuai dengan nomor berkas atau buku agenda surat yang bertalian dengan surat tertentu (Kamus Besar, 2017) II.1.5.1 Fungsi Penomoran Surat Menurut Situs http://www.bimbelbahasaindonesia.com/2016/01/atura n-cara-membuat-nomor-surat-dan.html mengatakan bahwa : Berikut ini beberapa fungsi penomoran surat adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Kearsipan, yaitu mempermudah penyimpanan surat tersebut dan pendataan surat yang keluar dan masuk.
2. Fungsi Pencarian, yaitu fungsi untuk mempermudah pencarian surat apabila suatu saat diperlukan. 3. Fungsi Pencatatan, yaitu memudahkan pencatatan serta pendataan baik surat yang kluar maupun yang masuk. II.1.6 Pengertian Surat keluar adalah Surat-surat yang dikeluarkan /dibuat oleh organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. (Sri Endang R., 2009) Gambar III-3 Rancangan Form Menu Utama III ANALISIS DAN PERANCANGAN Sistem Informasi Pengelolaan Sistem Infomasi Pengelolaan III.5.3.3 Rancangan Antarmuka Form Kelola Data Perihal Pembuatan Menampilkan Login Pengelola Arsip Edit Surat Keluar Pencarian Mencetak Laporan Surat Keluar Gambar III- 1 Usecase Diagram Pengelolaan Penomoran III.5 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. Gambar III-4 Rancangan Form Kelola Data Perihal III.5.3.4 Rancangan Antarmuka Form Kelola Data Kepada III.5.3.1 Rancangan Antarmuka Login Gambar III-5 Rancangan Dialog Screen Form Kelola Data Kepada Gambar III-2 Rancangan Antarmuka Login III.5.3.2 Rancangan Antarmuka Form Halaman Menu Utama III.5.3.5 Rancangan Antarmuka Form Surat Keluar Bidang Bangrir
IV.1.3.1 Implementasi Form Login Gambar III-6 Rancangan Form Bidang Bangrir III.5.3.6 Implementasi Antarmuka Form Cetak Laporan Gambar IV-1 Form Login IV.1.3.2 Implementasi Form Halaman Menu Utama Gambar 7 Rancangan Form Cetak Laporan IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN IV.1.3 Implementasi Antarmuka Implementasi antarmuka merupakan penggambaran tampilan langsung yang digunakan untuk berinteraksi dengan sistem. Didalam antarmuka ini terdapat beberapa bagian yang harus dilakuka karena perbedaan level pengguna, mulai dari menu yang dapat diakses, input, dan output yang dihasilkan dari setiap fungsi masing-masing telah ditentukan sebagai berikut : Gambar IV-2 Form Halaman Menu Utama IV.1.3.3 Implementasi Form Halaman Kelola Data Perihal Gambar IV-3 Form Halaman Kelola Data Perihal
IV.1.3.4 Implementasi Form Kelola Data Kepada Gambar IV-4 Form Kelola Data Kepada IV.1.3.5 Implementasi Form Halaman Surat Keluar Bidang Bangrir Gambar IV-7 Form Halaman Bidang Mutasi Pangkat IV.1.3.8 Implementasi Form Halaman Bidang Mutasi Pindah Gambar IV-5 Form Halaman Bidang Bangrir IV.1.3.6 Implementasi Form Halaman Surat Bidang Kesdis Gambar IV-8 Form halaman Bidang Mutasi Pindah IV.1.3.9 Form Halaman Surat Pengadaan Gambar IV-6 Form Halaman Surat Bidang Kesdis IV.1.3.7 Implementasi Form Halaman Surat Bidang Mutasi Pangkat Gambar IV-9 Halaman form Pengadaan IV.1.3.10 Implementasi Form Halaman Surat Keluar Bidang Sekretariat
Gambar IV-10 Form Halaman Bidang Sekretariat IV.1.3.11 Implementasi Form Halaman Surat Keluar Bidang Simpeg DAFTAR PUSTAKA Arief, R. M. (2011). Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MYSQL. Yogyakarta: Andi Offset. Edy Winarno ST, M. A. (2015). VB.NET untuk Skripsi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. https://www.kamusbesar.com/nomor-surat Pada Tanggal 10 Juli 2017) (Diakses Muhammad Rohman M, P. &. (2012). Manajemen Pendidikan. Jakarta: PT. Prestasi Pustakarya. Nugroho, A. (2011). Perancangan dan Impelementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Gambar IV-11 Form Halaman Bidang Simpeg IV.1.3.12 Implementasi Form Halaman Cetak Laporan Nuraida, I. (2014). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: PT. Kansius. Poerwadarminta. (2012). Kamus Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka. Raharjo, B. (2016). Mudah Belajar VISUAL BASIC.NET. Bandung: Informatika Bandung. Rosa A.S & M Shalahuddin. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung. Salahudin, A. S. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur. Bandung: Informatika. Sri Endang R., S. e. (2009). Modul Menangani Surat Masuk dan Kelaura. Jakarta: Erlangga. Gambar IV-12 Form Halaman Cetak Laporan 4. Kesimpulan 1. Dengan adanya aplikasi pengelolaan penomoran surat keluar, pendataan lebih mudah dilakukan karena nomor surat keluar sudah terurut secara otomatis. 2. Dengan menggunakan aplikasi ini, penomoran surat keluar lebih mudah dan cepat dilakukan. 3. Dengan menggunakan aplikasi penomoran surat keluar, pencetakan surat keluar yang dilakukan secara berkala akan menjadi lebih mudah. Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Sutabri, Tata. (2016). Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi). Yogyakarta: Andi Offset. Yakub. (2012). Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Zakiyudin Ais. (2012). Sistem Informasi Manajemen Edisi 2. Jakarta: Mitra Wacana Media.