SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BARANG RETUR PADA BAGIAN EKSPEDISI DI PT ENSEVAL PUTERA MEGATRADING TBK

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BARANG RETUR PADA BAGIAN EKSPEDISI DI PT ENSEVAL PUTERA MEGATRADING TBK Indra Purnama, M.T., MCAS, MOS, Lisna Witri Naibaho. 2,2 Program studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Bandung Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax Abstrak PT Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Bandung merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distributor. Perusahaan ini mendistribusikan barang-barang farmasi, keperluan konsumen dan alat kesehatan. Proses pengolahan barang retur pada bagian ekspedisi yang ada saat ini belum efektif dan efisien sehingga lamban dalam memperoleh data yang diperlukan, dalam pelaksanaan kegiatan operasi usaha, sering terjadi perbedaan jumlah fisik barang retur yang diterima dengan jumlah yang tercatat dalam faktur retur yang diberikan pihak outlet yang disebabkan karena kurangnya koordinasi, perbedaan format kartu retur dari setiap outlet, dan terdapat dokumen kurang jelas serta tidak lengkap saat diterima bagian ekspedisi yang mengakibatkan proses retur tertunda sehingga barang menumpuk di gudang bagian ekspedisi. sedangkan Informasi merupakan sumberdaya yang sangat diperlukan dalam perusahaan, karena dengan informasi yang baik dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan. Pengelolaan informasi yang benar mulai dari pencarian dan pengolahan data, sampai dengan menghasilkan informasi harus selalu terjaga keakuratannya. Berdasarkan analisis dari kendala yang ada di PT Enseval Putera Megatrading Tbk, penulis mengusulkan akan membangun sebuah aplikasi berbasis database yang dapat memudahkan bagian ekspedisi dalam menangani seluruh proses pengelolaan barang hingga pembuatan laporan. Pengembangan atau pendekatan sistem informasi yang digunakan dalam aplikasi ini menggunakan metode prototype. Alat yang digunakan dalam sistem informasi adalah Usecase Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram. Implementasi dari sistem informasi adalah bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan Codingiter sebagai database. Kata kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan,, ekspedisi I. Pendahuluan PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Bandung merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distributor dan logistik barang-barang farmasi, peralatan medis, keperluan konsumen, kosmetik dan industri makanan. Produk-produk tersebut disalurkan pada outlet-outlet di berbagai wilayah secara terus menerus dalam jumlah banyak dengan mutu produk yang harus terus terjaga kualitasnya, dengan begitu tetap saja masih ada produk yang dikembalikan oleh outlet dikarenakan produk tersebut sudah tidak layak jual. Untuk itu bagian ekspedisi bertanggung jawab mengelola proses retur terutama dalam kegiatan pencatatan barang retur. Retur barang dalam PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yaitu barang dagangan yang diterima kembali oleh pihak pemasok atas pengembalian barang dari pihak pengorder karena suatu alasan dan sebab tertentu seperti produk yang rusak, produk cacat, tidak sesuai pesanan, produk tidak laku, produk yang mendekati masa kadaluarsa dan produk yang kadaluarsa. Dalam pelaksanaan kegiatan operasi usaha, sering terjadi perbedaan jumlah fisik barang retur yang diterima dengan jumlah yang tercatat dalam faktur retur yang diberikan pihak outlet yang disebabkan karena kurangnya koordinasi, perbedaan format kartu retur dari setiap outlet, dan terdapat dokumen kurang jelas serta tidak lengkap

2 saat diterima bagian ekspedisi yang mengakibatkan proses retur tertunda sehingga barang menumpuk di gudang bagian ekspedisi. Bagian gudang ekspedisi pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk merupakan bagian yang melakukan pengecekan atas barang retur yang datang dari berbagai outlet dan yang melakukan pencatatan mengenai data barang yang diretur, mulai dari nomor retur, kode barang, direktorat setiap barang, jumlah total barang retur dan ketentuan mengenai status retur secara konvensional dicatat dalam pembukuan sederhana dan tidak tersusun rapih, masalah yang timbul akibat kesalahan dalam hal pencatatan mengakibatkan proses retur menjadi lama hingga tertunda dan membutuhkan waktu dalam proses pencarian data barang yang tertunda saat akan di selesaikan, tentunya kejadian ini akan menghambat bagian ekspedisi dalam proses pembuatan laporan data barang retur. II. Landasan Teori Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan masukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasikan untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisai dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Krismiaji, 205) Pengelolaan adalah pemanfaatan sumber daya manusia atau sumber daya lainnya yang dapat diwujudkan dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai suatu tujuan tartentu. (GR,2008) Retur adalah pengembalian barang dari pelanggan atau konsume atas barang yang dijual, atau pengembalian barang ke distributor atau pemasok atas barang yang telah dibeli. Sebab-sebab Terjadinya Retur:. Kualitas barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan. 2. Rusak pada waktu pengiriman 3. Perubahan pesanan karena perjanjian. III.. Use Case Diagram Admin Ekspedisi Akunting Data Mengecek Data Data Data Barang Data Driver Laporan Login Gambar III. Use Case Diagram III.2. Activity Diagram. Activity Diagram Login Aktor membuka aplikasi menginput Id dan Password memilih tombol login Sistem menampilkan form login tidak valid menampilkan pesan kesalahan melakukan validasi validas valid Petugas menampilkan menu Gambar III.2 Activity Diagram Login 2. Activity Diagram Data Gambar III.3 Activity Diagram Data 3. Activity Diagram Mengecek Data Gambar III.4 Activity Diagram Mengecek Data

3 4. Activity Diagram Data username dan password salah dan kembali ke halaman login. 2. Sequence Diagram Barang Retur kelola barang retur Menu Barang retur Kelola barang retur :Petugas : Memilih return note() 2: Menu return note() 3: Form retur() 4: Tambah barang retur() 5: retur baru() 6: Ubah barang retur() 7: get data barang retur() 8: simpan() 9: Memilih kirim() Gambar III.5 Activity Diagram Data 0: Konfirmasi mengirim data() : Setujui kirim data() 2: kirim() III.3. Class Diagram Driver - id_driver - nama_driver Barang - no_telepon Gambar III. Sequence Diagram - kode_barang + getdatadriver ()..* - namabarang - batch_number - direktorat - harga - pajak + getdatabarang () + barubarang () + rubahbarang () + barudriver () + rubahdriver () + hapusdriver () + simpandriver ()..*..* 3. Sequence Diagram Mengecek Data Retur Barang + hapusbarang () + simpanbarang ()..* Retur - no_retur - id_outlet - alamat_outlet Mengecek data retur Menu Cek data retur Data retur Login..* - nama_petugas - Username - tanggalperiksa - Password - tanggalretur - nama_driver + setusername () - kode_barang..* + getuusername () - nama_barang + setpassword () - batch_number + getpassword () - id_petugas - direktorat + prosesllogin () - Id_ - harga - nama_outlet - alamat_outlet - jumlah - pajak + getdataoutlet ()..* - total + baruoutlet () - status + rubahoutlet ()..* - keterangan + hapusoutlet () + baruretur () + simpatoutlet () + rubahretur () + kirimretur ()..* Gambar III.9 Class Diagram Laporan - dari tanggal - sampai tanggal - nama outlet - direktorat + cetak () Admin : MemiIih data diterima() 5: Lengkapi data retur() 2: Menu data diterima 3: lihat() 4: data retur barang() 6: simpan() III.4. Sequence Diagram. Sequence Diagram Login login Gambar III.2 Sequence Diagram Mengecek Data Retur Barang Controller login Model login 4. Sequence Diagram User dan Admin KELOLA OUTLET : Login() 2: Cek login() Menu. Kelola outlet :Admin : memilih menu outlet() 2: halaman menu outlet() 3: Set username() 3: form outlet() 4: Set password() 4: tambah outlet () 5: baru outlet() 5: Proses login() 6: edit outlet() 7: get data outlet() Gambar III.0 Sequence Diagram Login 8: hapus outlet() 9: hapus() 0: simpan() Uraian workflow: Sistem menampilkan form login saat aktor membuka aplikasi, aktor menginput username dan password dan memilih tombol login. Sistem akan melakukan validasi atas username dan password yang diinputkan, jika sesuai user masuk ke halaman utama aplikasi dan dapat mengakses menu aplikasi, jika tidak sesuai sistem menampilkan pesan Gambar III.3 Sequence Diagram

4 IV. Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroprasi sesuai dengan yang diharapkan. Berikut merupakan daftar kegiatan mengenai apa saja yang harus dibuatkan dalam rencana implementasi, adalah sebagai berikut :. Mendengarkan Pelanggan Menentukan kebutuhan user, Menganalisis sistem dan mewawancarai user untuk mendapatkan ide tentang apa yang diinginkan oleh user dari sistem yang akan di kembangkan. 2. Membangun/ Memperbaiki Sistem Membangun prototyping yang dirancang dengan membuat perencangan format input dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang telah dibuat. 3. Menguji Sistem Setelah sistem sudah menjadi perangkat lunak yang siap pakai, sistem harus dites dahulu sebelum digunakan, pengujian ini dilakukan dengan Black Box. implementasinya Sistem Informasi Pengelolaan pada bagian ekspedisi PT Enseval Putera Megatrading, Tbk sebagai berikut :. Perangkat lunak penelolaan retur bersifat localhost. 2. Sistem ini akan diuji oleh manajemen level menengah.. 3. Proses pengelolaan seperti mengelola data barang retur, data outlet, data barang, data driver dan laporan menggunakan hak akses sehingga harus login terlebih dahulu. IV..2 Kebutuhan Sumber Daya Untuk menjalankan sebuah program aplikasi dibutuhkan perangkat pendukung yang dapat dijalankan dengan baik, untuk itu dibutuhkan software dan hardware yang benar-benar support dengan perangkat yang dibutuhkan untuk membuat program aplikasi, dan brainware untuk proses perencanaan dan pengoprasian perangkat lunak. IV..3 Implementasi Antar Muka Untuk urutan kegiatan penerapan system usulan, dapat dilihat pada gambar table aktivitas dibawah ini : Gambar IV. Halaman Login Gambar IV.2 Halaman Cek Data Retur IV.. Lingkup dan Batasan Implementasi Dalam mengimplementasikan perangkat lunak agar pengerjaanya maksimal, maka prilaku dibatasi mengenai beberapa hal fitur yang akan dibuat. Sehingga dalam Gambar IV.23 Halaman Cek Detail Retur

5 database yang ada di localhost. Apabila koneksi berhasil maka halaman website akan tampil dan tidak ada error. 2. Pengujian proses menampilkan data, tambah data, ubah data, dan hapus data. 3. Pengujian validasi form input dan komponen-komponen pada sistem. Gambar IV.24 Halaman Retur Pending IV.2.3 Hasil Pengujian Hasil Pengujian yang dilakukan diperlihatkan dalam bentuk table dibawah ini : Gambar IV.26 Halaman Laporan Gambar IV.27 Halaman Hasil Laporan Gambar IV.28 Halaman Return Note IV.2 Pengujian Pada subbab ini akan dijelaskan cara, langkah-langkah pengujian perangkat lunak hasil implementasi baik secara modular maupun sistem. Adapun langkah-langkah pengujian yang dapat dilakukan meliputi:. Percobaan terhadap koneksi yaitu dengan melakukan test koneksi ke database, apakah terhubung dengan IV. Kesimpulan dan Saran V. Kesimpulan Setelah menganalisa, memahami dan mempelajari masalah, dan berusaha menyelesaikan permasalahan yang terjadi, diharapkan aplikasi pengelolaan barang retur dapat membantu bagian ekspedisi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk dalam masalah mengelola barang retur pada bagian gudang. Berdasarkan permasalahan dan hasil analisis yang telah di uraikan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:. Aplikasi yang telah dibuat memudahkan pengelolaan barang retur secara terorganisir. 2. Aplikasi ini mampu meminimalisir tingkat kesalahan dalam pengelolaan barang retur. 3. Aplikasi yang telah dibuat mempercepat dalam penyajian informasi mengenai laporan retur. V.2 Saran Saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat untuk bagian ekspedisi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk dapat disampaikan dari hasil penyelesaian tugas akhir ini adalah sebagai berikut:. Untuk pengembangan selanjutnya akan lebih baik apabila aplikasi ini ditambah

6 fitur yang menunjang laporan barang masuk dan keluar. 2. Diharapkan adanya pengembangan sistem dengan menggunakan alat bantu barcode scanner sehingga memudahkan dalam proses pengelolaan barang retur. DAFTAR PUSTAKA A.S, R., & Salahuddin, M. (205). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung. ANDI, & MADCOMS. (206). Pemrograman PHP dan MySQL untuk pemula. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET. Andy. (206). Pemrograman PHP dan MySQL Untuk Pemula. Yogyakarta: CV Andy Offset. GR, Terry, (2008). Office Management and Control. Jakarta: PT. Gunung Agung Hidayatullah, P., & Kawistara, J. K. (207). Pemrograman WEB. Bandung: BI- Obses. Krismiaji. (205). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekilah Tinggi Ilmu Mnajemen ykpn. Martono, R. (205). Manajemen Logistik Terintegrasi. Jakarta: Penerbit PMM. Sutabri, T. (202). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET. Wibowo, H. R., & Enterprice, J. (204). Visual Basic Database. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Sumber Lainnya: Internet :. < MATERI-8.pdf>, diakses 207/04/26 2. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). < diakses 207/7/207