SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1 Modul ke: 02 Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi Fakultas FEB Program Studi AFRIZON, SE, M.Si, AK
Siklus Transaksi Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi Siklus pendapatan Siklus pengluaran Siklus produksi Siklus keuangan
Siklus Transaksi Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
Siklus Transaksi Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa. Siklus keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Siklus Keuangan Siklus SDM Siklus Pengeluaran Sistem Buku Besar dan Pelaporan Siklus Produksi Siklus Pendapatan
Pemrosesan Transaksi Siklus Pemrosesan data terdiri dari empat langkah, yaitu: Input data Penyimpanan data Pemrosesan data Output informasi
Sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Dikumpulkan Datanya Perilaku Eksternal Sumber Daya Kegiatan Perilaku Internal
Input Data Langkah pertama adalah mengumpulkan data terlebih dahulu dengan dokumen sumber. Data-data yang diperlukan: Aktivitas-aktivitas atau kejadian dalam organisasi Sumber daya yang dipengaruhi kejadian tersebut Pihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut
Input Data ( lanjutan ) Aktivitas untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam meng-input data: Dokumen turnaround Otomatisasi dokumen sumber Dokumen sumber dan entry data yang didesain dengan baik
Pemrosesan Data Empat tipe pemrosesan data: Meng-update data Mengubah data Menambah data Menghapus data
Lanjutan Proses pembaruan data dibagi dua: Proses batch: pembaruan atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat. Kelemahannya: data kurang akurat. Proses on-line atau real time: pembaruan yang dilakukan setelah terjadinya transaksi. Kelebihannya: data lebih akurat dan kesalahan dapat diperbaiki dengan mudah.
Penyimpanan Data Data perlu diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien.
Istilah-istilah Dalam Penyimpanan Data Entity: sesuatu yang disimpan informasinya. Atribute: karakteristik khusus yang harus disimpan. Record: gabungan field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama. Data Value: pertemuan antara kolom dan baris. Field: nilai yang tersimpan dalam ruang fisik. File: record yang saling berhubungan. Master File: file yang menyimpan informasi kumulatif tentang entitas suatu organisasi. Database: file yang saling berhubungan dan dikoordinasi dari pusat.
File Mahasiswa Nama NPM Jenis Alamat Kelamin A 01 P Jl. Rusa B 02 P Jl. Ruas C 03 L Jl. Arus D 04 L Jl. Sura E 05 P Jl. Poni F 06 L Jl. Pino Entity Atribute Record Field Data Value
Penyimpanan Data Ledger General ledger Subsidiary ledger Coding Techniques: metode untuk memberi nomor pada dokumen agar mudah mengklasifikasikannya. Teknik coding ada 3, yaitu; sequence code, block code, group code.
Lanjutan Chart of Account Journal Audit Trial
Output Informasi Informasi dapat berupa: dokumen, laporan. Output ini terkadang digunakan untuk keperluan internal seperti: Tujuan perencanaan. Manajemen operasional harian Tujuan pengendalian internal Tujuan evaluasi
Dokumentasi Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Peran penting dokumentasi: Untuk memahami bagaimana sistem tersebut bekerja. Untuk mengevaluasi dokumentasi sistem pengendalian internal. Untuk mengembangkan sistem yang baru.
Alat Pendokumentasian Sistem yang Paling Umum: Diagram Arus Data( Data Flow Diagram (DFD)) Bagan Alir (flowchart) Dokumen Bagan Alir (flowchart) Sistem Bagan Alir Program
Diagram Arus Data (DFD) Secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam suatu organisasi. Elemen DFD: a. Sumber dan tujuan data b. Arus data c. Proses transformasi d. Penyimpanan data Arus data dan penyimpanan data secara umum merupakan kumpulan elemen-elemen data.
Sumber dan tujuan data Mewakili sebuah organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang dipergunakan atau dihasilkan sistem. Simbol dari sumber dan tujuan data dalam DFD diwakili oleh bujur sangkar
Arus data Mewakili arus data antara pemrosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data. Arus data diwakili oleh tanda panah.
Proses Mewakili transformasi data. Simbol proses transformasi data:
Tempat Penyimpanan Data Tempat menyimpan data baik secara permanen maupun temporer. Diwakili oleh simbol dua garis horizontal
Contoh: Piutang Usaha (H) Pelanggan A Pembayaran dari Pelanggan (B) 1.0 Proses Pembaya ran (C) Data Pengiriman uang (D) G 2.0 Perbarui Piutang usaha (F) Informasi Piutang (I) Manajer Bagian Kredit (K) Penyimpanan Uang (E) Bank (J)
Flowchart Simbol-simbol bagan alir dibagi empat kategori: Simbol masukan/keluaran (input/output symbols) Simbol pemrosesan Simbol penyimpanan Simbol arus dan lain-lain
Simbol Input / Output Document Online keying Display Input/output; Journal/ledger
Simbol Proses Manual operations Computer processing Auxiliary operation
Simbol Penyimpanan Magnetic disk Magnetic tape
Simbol Arus dan Lain-lain Document or processing flow On-page connector Off-page connector Terminal Decision
Cara membuat bagan alir (Flowchart) Pahami sistemnya sebelum membuat bagan alirnya. Identifikasi entitas-entitas yang akan dibuat bagan alirnya, seperti departemen, fungsi jabatan atau pihak eksternal lainnya. Identifikasi arus dokumen dan informasi di dalam sistem. Desain bagan alir sedemikian rupa agar bagan alir tersebut dimulai dari atas ke bawah.
Lanjutan Berilah nama seluruh simbol dengan jelas. Tulislah deskripsi input, proses, atau keluaran di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi. JANGAN GUNAKAN TULISAN TANGAN YANG DISAMBUNG!!! Setiap simbol proses manual harus memiliki sebuah input dan output. JANGAN MENGHUBUNGKAN DUA DOKUMEN SECARA LANGSUNG, kecuali ketika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lain. Pergunakan kepala panah untuk seluruh garis arus.
2.Bagan Alir (Flowchart) Dokumen Bagan alir dokumen mengilustrasikan arus dokumen dan informasi di antara bidang tanggung jawab dalam organisasi. Bagan alir yang mendeskripsikan dan mengevaluasi pengendalian internal disebut bagan alir pengendalian (Internal Flowchart)
Contoh: Untuk mengisi KRS, mahasiswa angkatan 2010 harus mengisi dua rangkap FRS terlebih dahulu. Kemudian FRS yang telah diisi tersebut diserahkan kepada dosen pembimbing akademik bersama dengan DNS untuk ditandatangani. Rangkap pertama FRS dikembalikan pada mahasiswa. Rangkap kedua FRS dan DNS diarsip oleh dosen pembimbing akademik berdasarkan NPM.
Solusi: 2 FRS yg telah 1 diisi DNS Ditandatangani oleh dosen PA FRS yang dittdi (2) FRS yang dittdi (1) DNS N Ke mahasiswa
3. Bagan Alir Sistem Menunjukkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output dari suatu SIA.
Contoh: Untuk menyelesaikan skripsinya, Popo harus meng-up date pembahasan skripsi yang disimpannya di disket melalui komputer. Hasil pengetikan akan diproses oleh CPU dan ditampilkan di monitor. Kemudian disimpan kembali di disket.
Solusi: Nama File Skripsi Membuka atau Menyimpan file Skripsi File Skripsi Tampilan File Skripsi
Bagan Alir Program Mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program.
Perbedaan Flowchart dan DFD Flowchart digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada. DFD digunakan untuk mendesain sistem baru.