PERTEMUAN 17 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengembangan sistem informasi akuntansi. Anda harus mampu: Menjelaskan mengenai Pengembangan Sistem, Siklus Pengembangan Sistem B. URAIAN MATERI 1. SEJARAH DAN PENGERTIAN PENGEMBANGAN SYSTEM a) Pengertian pengembangan sistem Pengembangan system merupakan penyusunan suatu system yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada. Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal : a. Adanya permasalahan permasalahan yang timbul di system yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : Ketidakberesan system yang lama : ketidakberesan dalam system yang lama menyebabkan system yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Pertumbuhan organisasi : kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru, menyebabkan harus disusunnya system yang baru, karena system yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. b. Untuk meraih kesempatan kesempatan. Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang
telah disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. c. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah. Penyusunan system yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah menambah nilai bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat memberi nilai tambah dengan : a. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu. b. Penerapan sistem informasi akuntansi meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya dalam mengumpulkan informasi ekonomi. c. Membantu serta meningkatkan kualitas keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen. d. Meningkatkan pembagian pengetahuan (knowledge sharing). Dalam hal ini, pengembangan system memiliki beberapa prinsip sebagai berikut : a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen. b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik. d. Proses pengembangan system tidak harus urut. e. Jangan takut membatalkan proyek. f. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system. 2. Sejarah perkembangan teknologi informasi dan ilmu akuntansi Manusia mulai mempertukarkan informasi sejak dahulu kala, sekitar 3000 tahun sebelum masehi atau jik dihitung sudah lebih dari 5000 tahun yang lalu. Cara mempertukarkan informasi itu adalah dengan menuliskannya pada batu, kayu, papirus atau tanah liat.
Perkembangan Ilmu Akuntasi dan Perkembangan teknologi informasi yang pesat, mengakibatkan perubahan yang sangat signifikan terhadap keduanya. sejarah perkembangan ilmu akuntansi dimulai sejak tahun 1494, yaitu ketika Luca Pacioli memperkenalkan sistem doble entry book keeping. Akan tetapi, praktik akuntansi sebenarnya sudah ada sejak zaman sebelum itu. Alvin Toffler dalam bukunya The Third Wave menyatakan bahwa pada tahun 8000 SM yang dinyatakan sebagai masa bercocok tanam orang sudah mengenal teknologi, informasi, dan akuntansi. Pada masa bercocok tanam paradigma terhadap penciptaan kemakmuran dilakukan dengan mengeksploitasi alam. Orang belum mengenal teknik untuk mengubah bahan baku menjadi produk. Teknologi pada masa itu masih bersifat fisik sehingga teknologi informasi masih tertulis dan dikembangkan untuk membuat catatan akuntansi. Pada masa itu teknologi akuntansi masih sangat sederhana. Karena lingkungan masih sangat statis dan dapat diprediksi dengan mudah, maka system single entry book keeping sudah dianggap cukup. Single entry merupakan sistem catatan tunggal, yaitu setiap transaksi keuangan hanya dicatat (dijurnal) sekali. Metodesingle entry hanya berupa daftar transaksi yang mempengaruhi akun kas. Artinya penerimaan kas dicatat sebagai kas masuk, sedangkan pembayaran kas dicatat sebagai kas keluar. Dalam akuntansi keuangan, sistem single entry ini biasanya digunakan oleh organisasi yang kecil atau sederhana. Jadi, kalo kita menggunakan sistem single entry ini, kita tidak perlu membuat general ledger, balance sheet (neraca), ataupun trial balance. Sedangkan, pada sistem pencatatan double entry, suatu transaksi ekonomi akan dicatat dua kali yaitu pada sisi debet dan sisi kredit. Sistem pencatatan inilah yang umumnya kita pelajari dalam akuntansi. Dan jika kita menggunakan sistem double entry, pada akhir periode kita harus membuat balance sheet(neraca), trial balance, ataupun general ledger. Single entry pada awalnya digunakan Pemerintah Indonesia sebagai dasar pembukuan/pencatatan dengan alasan mudah dan praktis. Namun, dengan semakin tingginya tuntutan adanya good public governance, perubahan sistem pencatatan ke double entry perlu diterapkan karena dengan sistem pencatatan ini dapat dihasilkan laporan keuangan yang lengkap dan auditable. Pada Tahun 1650 sampai dengan 1955 dinyatakan oleh Alvin Toffler sebagai era industri. Era ini dimulai dengan terjadinya revolusi industri yaitu sejak ditemukannya mesin mesin industri. Tenaga kerja manusia di dalam pabrik mulai diganti dengan mesin. Kantong kantong industri mulai bermunculan dan pertukaran dengan uang semakin berkembang. Pada masa ini teknologi akuntansi
dengan single entry book keeping sudah tidak memadai dalam penyediaan informasi akuntansi. Orang mulai memerlukan informasi mengenai berapa pendapatan yang diperolehnya selama suatu periode tertentu dan berapa perubahan kekayaan yang dimiliki. Pada era ini sistem doble entry book keeping mulai diperkenalkan oleh Luca Pacioli meskipun bukan dia penemu sistem ini. Karena kebutuhan manusia akan informasi semakin kompleks, maka sistem doble entry book keeping mengalami perkembangan. Mulai dari teknik pembukuan sampai dengan metode akuntansi yang kompleks seperti akuntansi untuk inflasi, dana pensiun, leasing, dan lain-lain (Belkaoui, 2000). Pada masa ini sistem informasi akuntansi di dalam upaya untuk menyediakan informasi, baik kepada pihak ekstern maupun intern masih dilakukan secara manual hanya dengan bantuan mesin hitung ataupun kalkultor. Era informasi dimulai dengan ditemukannya komputer pada tahun 1955. Pada era ini teknologi informasi sudah menggunakan komputer dan pemrosesan informasi menjadi lebih cepat, pemrosesan dan penyimpanan informasi menjadi lebih murah, dan tidak banyak memakan tempat dan waktu. Salah satu bidang akuntansi yang banyak dipengaruhi oleh perkembangan Teknologi Informasi adalah SIA. Pada dasarnya siklus akuntansi pada SIA berbasis komputer sama dengan SIA berbasis manual, artinya aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan tidak bertambah ataupun tidak ada yang dihapus. SIA berbasis komputer hanya mengubah karakter dari suatu aktivitas. Model akuntasi berbasis biaya historis tidak cukup untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada era teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi, terutama pada era informasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi (SIA) dalam suatu perusahaan. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi dan berakibat bermunculannya software -sofware untuk akuntansi yang dapat mempermudah dalam membuat laporan keuangan. Jenis jenis software yang digunakan saat ini seperti, Microsoft SQL Server, Zahir Accounting, MYOB, Daceasy, dll. Dengan adanya kemajuan yang telah dicapai dalam bidang akuntansi yang menyangkut Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan, maka praktik pengauditan dan proses penggelolaan data akuntansi akan terkena imbasnya. Perkembangan Teknologi Informasi juga mempengaruhi perkembangan proses Audit, dalam Kemajuan praktik audit software memfasilitasi pendekatan audit berbasis komputer Kemajuan teknologi informasi memberikan peluang baru bagi profesi akuntan, Peluang baru yang
mungkin bisa di ambil di antaranya adalah konsultan sistem informasi berbasis komputer, CISA, segel web trust. Jadi perkembangan teknologi mendukung dalam kemajuan SIA dan proses pekerjaannya.perkembangan teknologi informasi sangat mempengaruhi pemrosesan transaksi suatu perusahaan dimana pemprosesan tersebut dilakukan dengan alat bantu computer sehingga lebih cepat dan efesien kecepatan informasi adalah suatu sumber bisnis, pemanfaatan teknologi informasi oleh para pemakai dapat selesai dengan tepat waktu. 3. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SYSTEM INFORMASI Siklus hidup pengembangan system dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh professional dan pemakai system informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system informasi. Siklus hidup pengembangan system informasi akuntansi dibagi menjadi tujuh fase, yaitu : a. Perencanaan Sistem Dalam fase perencanaan system dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan system informasi baru yang jelas akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. Selama fase perencanaan system, harus dipertimbangkan : Faktor faktor kelayakan system yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya system informasi yang dikembangkan dan digunakan. Faktor faktor strategis system yang berkaitan dengan pendukung system informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek system mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi. Faktor kelayakan (feasibility factors) Kelayakan teknis Kelayakan ekonomis Faktor strategis (strategic factors) Produktivitas Diferensiasi
Kelayakan legal Kelayakan operasional Kelayakan rencana Manajemen b. Analisis Sistem Dalam tahap ini dilakukan proses : penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbale balik yang terkait dalam pengembangan system, definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala system. Fase analisis system adalah fase professional system melakukan kegiatan analisis system. Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek system dan memulai fase analisis system. Tim proyek system memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang system untuk mengembangkan suatu system baru. Ruang lingkup analisis system ditentukan pada fase ini. Profesional system mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai. Beberapa aspek system yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan system. Pada akhir fase analisis system, laporan analisis system disiapkan. Laporan ini berisi penemuan penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek system siap untuk memulai fase perancangan system secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek system harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju. c. Perancangan Sistem Secara Umum Dalam tahap ini hal yang dilakukan yaitu :
Dibentuk alternative alternative perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. Pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer. d. Perancangan Sistem Secara Detail Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan personil operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan. Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendalikendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi. Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk
masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya. e. Evaluasi dan seleksi system Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya. f. Implementasi Sistem Pada fase ini : Sistem siap untuk dibuat dan di instalasi. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi system baru. Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu : a) Rencana implementasi dalam bentuk Grantt Chart atau (Program and Evaluation Review Technique) PERT Chart. b) Penjadwalan proyek dan tehnik manajemen. Bagian ini merupakan laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi system, seperti pengembangan software, persiapan lokasi peletakan system, instalasi peralatan yang digunakan, pengujian system, pelatihan untuk para pemakai system dan persiapan dokumentasi.
g. Pemeliharaan Sistem Tahap pemeliharaan dilakukan setelah tahap implementasi. Sistem baru yang berjalan digunakan sesuai dengan keperluan organisasi. Selama masa hidupnya, sistem secara periodik akan ditinjau. Perubahan dilakukan jika muncul masalah atau jika ternyata ada kebutuhan baru. Selanjutnya, organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki tersebut.. Langkah-langkah pemeliharaan system terdiri atas: Penggunaan Sistem, yaitu menggunakan system sesuai dengan fungsi tugasnya masing-masing untuk operasi rutin atau sehari-hari. Audit system, yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk menentukan seberapa baik system baru dapat memenuhi kriteria kinerja. Penjagaan system, yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin sehingga system tetap beroperasi dengan baik. Perbaikan system, yaitu melakukan perbaikan jika dalam operasi terjadi kesalahan (bug) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi saat pengujian system. Peningkatan system, yaitu melakukan modifikasi terhadap system ketika terdapat potensi peningkatan system setelah system berjalan beberapa waktu. Alasan mengapa system perlu dirawat karena beberapa hal yaitu : a) Sistem mengandung kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan system perlu diperbaiki. b) Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem. c) Sistem mengalami perubahan lingkungan luar. d) Sistem perlu di tingkatkan. C. LATIHAN SOAL/TUGAS 1. Apakah yang dimaksud dengan analisis sistem? 2. Apakah yang dimaksud dengan desain sistem? 3. Apakah yang dimaksud dengan implementasi sistem?
4. Sebutkan dan jelaskan pengembangan sistem? D. DAFTAR PUSTAKA Referensi buku: 1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014. 2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015. 3. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan buku satu, penerbit salemba empat 4. James A hall, Accounting Information System, penerbit salemba empat 5. MULYADI. 2010. SISTEM AKUNTANSI. JAKARTA : SALEMBA EMPAT.