I. PENDAHULUAN BUKU PANDUAN PENYELENGGARAAN MUSYAWARAH NASIONAL II PERSATUAN HATOPAN RAJA TOGA SITOMPUL DAN BORU TAHUN 2017 Menindaklanjuti pertemuan beberapa Pengurus Wilayah Hatopan Raja Toga Sitompul dan Boru ada kerinduan untuk mengadakan Munas II yang kita ketahui bahwa periodedisasi kepengurusan Persatuan Raja Toga Sitompul dohot Boruna Se- Indonesia telah berakhir pada tahun 2011 dimana sampai pada saat ini belum terbentuk Kepengurusan yang baru yang seharusnya Pengurus telah melaksakan Munas II untuk peralihan kepengurusan. Dengan demikian yang dapat dinyatakan perjalanan kepengurusan sampai pada saat ini tidak berjalan dengan baik sehingga dapat dikatakan terjadinya kevakuman Pengurus Persatuan Raja Toga Sitompul dan Boru Se-Indonesia. Mencermati hal tersebut diatas maka pada tanggal 22 Juli 2015 para Penasehat dan sejumlah tokoh-tokoh Sitompul serta anggota Hatopan Raja Toga Sitompul Indonesia lainnya di Jakarta mengadakan pertemuan untuk menindaklanjuti dan sepakat untuk membentuk kepanitiaan Munas II. Dalam hal ini berpandangan bahwa agar tetap terjaga keutuhan Persatuan Hatopan Raja Toga Sitompul dohot Boruna sekaligus tetap meningkatkan tali persaudaraan, persatuan dan mau peduli terhadap sesama. Dengan demikian maka terbentuklah Panitia Munas II dengan hasil kesepakatan penunjukkan Bapak Marsda TNI (Purn) Johnny FP. Sitompul untuk mempersiapkan dan melaksanakan Munas II. Sehubungan dengan itu melalui komunikasi dengan Pengurus PRTSBI Demisioner maka dikeluarkanlah Surat Pengangkatan Bapak Marsda TNI (Purn) Johnny FP. Sitompul sebagai Ketua Pelaksana Munas II. No.001/KEP/PRTSBI/X/2015 TENTANG PENUNJUKAN KETUA PELAKSANA MUSYAWARAH NASIONAL II PERSATUAN RAJA TOGA SITOMPUL & BORUNA INDONESIA 2017. Panitia MUNAS segera membentuk kelengkapan Kepanitiaan yakni membentuk Steering Committee (Dewan Pengarah) dan Organizing Committee. Steering Committee (Dewan Pengarah) bertugas untuk menyusun Rancangan Materi MUNAS, menyusun Tata Tertib MUNAS, dan menyusun Draft Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Hatopan Raja Toga Sitompul. Sedangkan Organizing Committee bertugas menghimpun pendanaan, dan menyusun panduan serta melaksanakan Musyawarah Nasional II. Setelah itu Panitia MUNAS
akan mengirimkan Draft tersebut ke beberapa Wilayah untuk dievaluasi dan dimintakan tanggapannya. Sesuai dengan hasil rapat Panitia dan komunikasi ke Pengurus di berbagai daerah maka Penyelenggaraan Musyawarah Nasional Persatuan Hatopan Raja Toga Sitompul dan Boruna (PRTSBI) Indonesia pada awalnya akan direncanakan di Medan pada tanggal 12 s/d 13 Februari 2016 namun oleh karena ketidaksiapan mengalami penundaan. Maka sangat diharapkan dukungan pemikiran baik secara moril dan material (keuangan) agar memberikan bantuan agar acara Munas II ini dapat terlaksana dengan baik sebab tanpa dukungan pemikiran, kesepakatan, kesatuan hati, dan rela berkorban tidak dapat kita wujudkan cita-cita kita sebagai satu wadah marga Sitompul yang besar dan mandiri. Menyadari akan pentingnya pelaksanaan Musyawarah Nasional II Persatuan Hatopan Raja Toga Sitompul dan Boru Se-Indonesia yang kedua ini dilaksanakan, maka perlu dibuatkan Buku Panduan Pelaksanaan Musyawarah Nasional II sebagai acuan untuk mempermudah peserta mengikuti acara Musyawarah Nasional II ini secara tertib, teratur, dan disiplin sehingga Munas II dapat berjalan lancar. Atas partisipasi dan dukungan semua pihak yang menginginkan Munas II PHRTSBI berjalan tertib dan lancar, sehingga dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang berguna bagi kebesaran PHRTSBI serta bagi Bangsa dan Negara, sebagai wujud tanggung jawab sebagai warga negara untuk membangun dan mencerdaskan anak-anak bangsa dalam mewujudkan masyarakat yang adil dan sejahtera. II. DASAR 1. Hasil pertemuan beberapa Pengurus Wilayah Hatopan Raja Toga Sitompul dan Boru, para Penasehat dan sejumlah tokoh-tokoh Sitompul serta anggota Hatopan Raja Toga Sitompul Indonesia lainnya di Jakarta pada tanggal 22 Juli 2015 2. Surat Keputusan Pengangkatan Bapak Marsda TNI (Purn) Johnny FP. Sitompul sebagai Ketua Pelaksana Munas II. No.001/KEP/PRTSBI/X/2015 TENTANG PENUNJUKAN KETUA PELAKSANA MUSYAWARAH NASIONAL II PERSATUAN RAJA TOGA SITOMPUL & BORUNA INDONESIA 2015. 3. Surat Pemberitahuan Rencana Pelaksanaan MUNAS PRTSBI kepada seluruh Pengurus Daerah PRTSBI dengan surat No.002/PANITIA/PRTSBI/XI/2015
4. Undangan Panitia kepada semua Pengurus Punguan wilayah Raja Toga Sitompul dan Boru Se-Indonesia dengan surat No.004/PANITIA/MUNAS-II/PRTSBI/XII/2016 tertanggal 10 Desember 2015 tentang pemberitahuan acara pelaksanaan Musyawarah Nasional II Persatuan Hatopan Raja Toga Sitompul dan Boru. III. TUJUAN Buku Panduan Musyawarah Nasional II Tahun 2017 bertujuan untuk : 1. Memberikan informasi kepada seluruh peserta tentang petunjuk teknis penyelenggaraan Musyawarah Nasional II PHRTSBI, sehingga memudahkan peserta mengikuti acara; 2. Dapat membantu kelancaran, ketertiban, dan kedisiplinan peserta mengikuti Musyawarah Nasional II PHRTSBI 3. Menghimbau kepada seluruh peserta Musyawarah Nasional II PHRTSBI untuk menciptakan kondisi yang kondusif terlaksananya Musyawarah Nasional II PHRTSBI. IV. THEMA DAN SUB THEMA THEMA : Melalui Musyawarah Nasional II tahun 2017, kita galang persatuan dan kesatuan Pomparan Raja Toga Sitompul dan Boru serta menyamakan persepsi untuk membentuk organisasi yang profesional dan mandiri. SUBTHEMA : Tingkatkan rasa kepedulian untuk membantu sesama keturunan / Pomparan Raja Toga Sitompul dan Boru secara profesional untuk mewujudkan Sumber Daya Manusia yang handal dan inovatif. V. WAKTU DAN TEMPAT Musyawarah Nasional II Persatuan Hatopan Raja Toga Sitompul dan Boru diselenggarakan pada : Hari / Tanggal : Jumat s/d Sabtu, 7 8 Juli 2017 Tempat : Gedung Eksklusif Persada Lanud Halim Jl. Raya Halim Perdana Kusuma, Jakarta Timur Pukul : 7.00 s/d selesai
VI. MATERI, NARASUMBER, WAKTU, DAN METODA 1. Materi, Narasumber, dan Waktu Musyawarah Nasional II (terlampir dalam jadwal acara), diatur dan ditetapkan oleh Steering Committee dengan persetujuan beberapa penasehat yang mewakili. 2. Metode yang digunakan dalam penyampaian Musyawarah Nasional II HRTSB adalah melalui ceramah, diskusi, dan tanya jawab dengan menggunakan pendekatan partisipatif (bila diperlukan) VII. PESERTA Peserta Musyawarah Nasional II PHRTSB terdiri dari para Utusan dan Peninjau dari pengurus wilayah atau pengurus daerah Punguan Raja Toga Sitompul dan Boru serta para undangan yang jumlahnya ditetapkan oleh SC bersama-sama OC atas persetujuan penasehat punguan (PHRTSBI). Peserta terdiri dari : 1. Pengurus Wilayah/Daerah 5 orang 2. Pengurus Cabang 2 orang 3. Pengurus Sektor 1 orang 4. Peninjau 1 orang VIII. KETENTUAN TEKNIS 1. PENDAFTARAN PESERTA a. Waktu Pendaftaran : Satu bulan sebelum hari Pelaksanaan b. Tempat Pendaftaran : Sekretariat Panitia Penyelenggara Musyawarah Nasional II di Jakarta c. Pada saat pendaftaran para peserta (Utusan dan Peninjau) harus membawa mandat tertulis dari Pengurus/Punguan Raja Toga Sitompul dan Boru masing-masing Wilayah dan seluruh peserta akan menerima tanda peserta dan perlengkapan serta bahan-bahan materi Musyawarah Nasional II 2. KONSUMSI Selama Musyawah Nasional II PHRTSB berlangsung, panitia menyediakan : a. Makan Siang 12.00 13.00 WIB b. Coffe Break 15.30 16.20 WIB c. Makan Malam 19.30 20.00 WIB (Jumat dan Sabtu)
3. AKOMODASI Bagi peserta Musyawarah Nasional II yang hadir (dari daerah diluar JABODETABEK), disediakan tempat penginapan di Hotel, Check In hari Kamis Pukul 13.00 dan Check Out hari Minggu tanggal.. Fasilitas yang disediakan Panitia hanya Penginapan (Kamar) beserta Konsumsi seperti tersebut di atas, semua pengeluaran diluar ketentuan tersebut menjadi tanggungan pribadi peserta. 4. TATA TERTIB Selama Musyawarah Nasional II PHRTSBI berlangsung, para Peserta diwajibkan mentaati hal hal sebagai berikut : a. Hadir 15 menit sebelum sidang dimulai. b. Menandatangani daftar hadir pada setiap bagian acara. c. Wajib menjaga ketertiban dan disiplin sehingga acara dapat berjalan dengan lancar. d. Selama persidangan, peserta tidak dibenarkan meninggalkan ruangan sidang kecuali mendapat izin dari Panitia. e. Selama persidangan, alat komunikasi (handphone) tidak diaktifkan. f. Dilarang merokok di dalam ruangan ber-ac selama acara persidangan/rapat berlangsung. g. Berperan aktif selama Musyawarah Nasional II PHRTSBI berlangsung. 5. KESEHATAN DAN KEAMANAN a. Panitia menyediakan pelayanan kesehatan. b. Panitia mempersiapkan petugas keamanan untuk kepentingan kelancaran Musyawarah Nasional II 6. LAIN LAIN a. Sekretariat Panitia tidak melayani pengetikan/penggandaan bahan dari peserta. b. Bila terjadi gangguan kemananan/ketertiban pada waktu Musyawarah Nasional II berlangsung, segera melaporkan kepada petugas keamanan. c. Hal hal yang belum diatur dalam Buku Panduan/tata tertib ini akan diatur dan ditetapkan kemudian oleh Panitia Pelaksana sesuai keperluannya.
IX. PENUTUP Berhasilnya pelaksanaan Musyawarah Nasional II PHRTSBI tergantung dari partisipasi semua pihak yang terkait. Diharapkan partisipasi serta peran aktif saudara-saudara sehingga kita dapat menghantarkan dan mengakhiri acara ini dengan sukses dan memberi makna dan hasil yang berguna bagi kemajuan Hatopan Raja Toga Sitompul dohot Boru. Jakarta, 21 Maret 2017 PANITIA PELAKSANA MUSYAWARAH NASIONAL II PERSATUAN HATOPAN RAJA TOGA SITOMPUL DAN BORU SE-INDONESIA TAHUN 2017 Ketua Panitia Sekretaris Panitia Marsda TNI (Purn) Johnny FP. Sitompul Subur MP. Sitompul, SE