ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA CV.GLOBALINDO PERKASA ENGINEERING Nama : Annisa Nur Rakhmasari NPM : 2A213147 Jurusan : Akuntansi Pembimbing : Dr. Imam Subaweh, SE., MM., Ak., CA
Latar Belakang Latar Belakang Transaksi merupakan salah satu transaksi besar yang sering terjadi dalam perusahaan, baik yang bergerak dibidang jasa, perdagangan, maupun manufaktur. Setiap dipusatkan pada bagian atau departemen. Prosedurnya pun ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan atas barang oleh pegawai yang berwenang menetapkan kebutuhan tersebut. Setiap sistem mempunyai kelemahan. Demikian juga dengan sistem pada CV. Globalindo Perkasa Engineering. Oleh karena itu, perlu diteliti kelemahan untuk selanjutnya bisa dirancang alternatif sistem yang baik, yang bisa mengatasi kelemahan sebelumnya serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar sistem yang berjalan menjadi lebih optimal dalam mengolah transaksi-transaksi perusahaan sejalan dengan perkembangan bisnis perusahaan dan perkembangan teknologi sekarang ini.
Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi pada CV. Globalindo Perkasa Engineering dalam melakukan operasional kegiataan perusahaan khususnya pada? Apakah sistem informasi akuntansi pada CV. Globalindo Perkasa Engineering sudah efektif? Tujuan Penelitian Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pada CV. Globalindo Perkasa Engineering dalam melakukan operasional kegiataan perusahaan khususnya pada. Untuk mengevaluasi apakah sistem informasi akuntansi pada CV. Globalindo Perkasa Engineering sudah efektif..
METODE PENELITIAN Data yang digunakan Data Primer, yaitu melakukan penelitian observasi kegiatan secara langsung diruang bagian CV.Globalindo Perkasa Engineering. Data Sekunder, yaitu dokumen seperti struktur organisasi serta dokumen yang berkaitan dengan sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN Fungsi Yang Terkait 1. Fungsi Yang Membutuhkan Barang 2. Fungsi Gudang 3. Fungsi Pembelian 4. Fungsi Akuntansi Dokumen Yang Digunakan 1. Form Permintaan Pembelian 2. Surat Order Pembelian 3. Faktur dan Surat Jalan Barang Prosedur Pembelian Yang Diterapkan 1. Prosedur Permintaan Pembelian 2. Prosedur Order Pembelian 3. Prosedur Penerimaan barang 4. Prosedur Pencatatan Pembelian
Hasil dan Pembahasan (flowchart Pembelian yang Berjalan) Fungsi yang membutuhkan barang Fungsi Gudang Fungsi Pembelian Fungsi Akuntansi Mulai Membuat permintaan FPP Ket: FPP: Form Permintaan Pembelian SJB: Surat Jalan Barang SOP: Surat Order Pembelian N 1 SOP 3 Dari pemasok SJB 2 Ke pemasok by fax N Mencoc okkan sop denga faktur N FPP Membuat SOP SOP 1 2 SOP 1 3 2 4 Dari pemasok Faktur Faktur 1 SOP 4 Faktur 2 SJB D Selesai Fungsi yang membutuhkan barang melakukan permintaan barang yang dibutuhkannya dengan mengisi form permintaan (FPP). Lalu diberikan ke fungsi. Fungsi menerima form permintaan (FPP) dari fungsi yang membutuhkan barang. Fungsi menghubungi beberapa pemasok, untuk menanyakan tentang ketersediaan barang yang dibutuhkan dan harga, kemudian memilih pemasok yang cocok berdasarkan hal tersebut, dan membuat surat order (SOP) sebanyak empat (4) rangkap. Keempat rangkap surat order (SOP) tersebut kemudian di tandatangani oleh fungsi dan direktur utama untuk disetujui. Dalam melakukan order CV. Globalindo Perkasa Engineering mengirim SOP 1 kepada pemasok lewat mesin faksmile, SOP 4 diberikan kepada fungsi akuntansi, SOP 3 diberikan kepada fungsi gudang, SOP 2 disimpan untuk arsip fungsi. Fungsi gudang menerima surat order (SOP) dari fungsi dan surat jalan barang dari pemasok. Lalu diberikan ke fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi menerima satu rangkapan surat order (SOP) dan faktur dari fungsi serta surat jalan barang (SJB). Setelah mencocokkan semua formulir, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi.
PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan penulis menghasilkan beberapa file computer yang nantinya dapat dicetak menjadi dokumen-dokumen. Sistem informasi akuntansi ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan-laporan, sistem informasi akuntansi yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.
Sistem Pembelian Yang Diusulkan Fungsi Yang Membutuhkan Barang Fungsi Pembelian Fungsi Penerimaan Fungsi Akuntansi Mulai 1 FPP 1 SOP 3 SOP 4 Membuat permintaan pembeliaan Menyiap kan SOP N Dari pemasok SJB 3 LPB 3 FPP : Form Permintaan Pembelian N 2 FPP 1 Mencok kan fpp 2 dengan sop N SOP 5 LPB 3 Ke pemasok by fax SOP 1 N 2 3 4 5 Dari pemasok Faktur 2 1 Mencoco kkan sop dengan sjb SOP 3 3 SJB Membuat LPB 2 Ke pemasok LPB 1 SOP 4 2 Faktur Mencoco kkan sop dan lpb LPB 3 N Mencocokkan faktur,sop,fpp, lpb dan buat catat hutang SOP : Surat Order Pembelian SJB: Surat Jalan Barang LPB: Laporan Penerimaan Barang Mencocokk an fpp,sop,lpb serta catat ke file barang SOP 3 SJB Cat.hutang Faktur FPP 2 SOP 1 N SOP 4 lpb 3 Lpb 3 3 N D Keterangan Fpp= form permintaan Op= order Lpb= laporan penerimaan barang Selesai
Pemodelan Desain Konseptual (Diagram Konteks) Diagram konteks memberikan gambaran umum atau garis lurus mengenai arus data yang terjadi di dalam suatu sistem. Dalam penulisan ini, tujuan dari pembuatan diagram konteks adalah untuk memudahkan pemahaman mengenai sistem di CV. Globalindo Perkasa Engineering Bagian yang membutuhkan barang (PPIC/ Gudang) Form permintaan (FPP) Laporan perbandingan waktu penerimaan dengan waktu permintaan kirim, laporan umur faktur 0 Sistem Direktur (Pimpinan) Surat order (SOP) Surat jalan, faktur barang Laporan, laporan order yang belum diterima, laporan hutang Pemasok Diawali dengan pemeriksaan stok dan dilakukan permintaan oleh fungsi yang membutuhkan barang membawa permintaan ke sistem. Kemudian permintaan itu diproses menjadi order yang dikirimkan ke pemasok. Sebagai jawaban dari order pemasok memberikan surat jalan dan faktur. Setelah transaksi diolah, Direktur (pimpinan) akan menerima laporan hutang, laporan, laporan perbandingan waktu penerimaan barang dengan waktu permintaan pengiriman barang, laporan order yang barangnya belum diterima dan laporan umur faktur.
Pemodelan Desain Konseptual (Diagram Level Nol) File order File pemasok Data pemasok Data barang File barang Buku besar File Order File pemasok Bagian yang membutuhkan barang FPP 1.0 Proses order barang SOP Pemasok SOP SJB, FB 2.0 Proses penerimaan barang SOP, SJB, FB, LPB 3.0 Proses rekam transaksi Data pembayaran File cat. Voucher 4.0 Proses cetak laporan File barang LP Direktur (Pimpinan) Lap.umur faktur Lap. Order yang blm diterima Lap. Hutang Lap. Perbandingan waktu penerimaan dgn waktu permintaan Proses pertama adalah membuat order, hanya izin permintaan menggunakan FPP sebagai proses tindak lanjut untuk proses barang. Proses ini berawal dari diterimanya form permintaan dari fungsi yang membutuhkan barang, lalu fungsi akan input data order ke file order dengan mengisikan data pemasok serta data barang yang diminta. Proses kedua adalah proses menerima SOP dari proses pertama, menerima SJB, FB dari pemasok, yang dilakukan dengan mengupdate file order dan file barang. Proses ketiga adalah merekam transaksi ke dalam file catatan voucher dan ke dalam buku besar. Proses keempat adalah mencetak laporan-laporan yang dihasilkan sistem, yang kemudian diberikan ke direktur (pimpinan).
Pemodelan Desain Konseptual (Diagram Level Satu Proses Satu) Bagian yang membutuhkan barang File pemasok File order 1.1P Input data order 1.2P Cetak order Form permintaan Surat order File barang pemasok Proses pertama adalah menginput data order ke dalam file order dengan mengambil data pemasok dan data barang. Lalu dilanjutkan dengan proses kedua adalah mencetak data order dari file order. Kemudian surat order tersebut dikirimkan kepada pemasok.
Pemodelan Desain Konseptual (Diagram Level Satu Proses Dua) File order 2.IP Validasi data penerimaan barang 2.2P Cetak laporan penerimaan barang SJB, FB File barang Pemasok Proses pertama adalah melakukan validasi data (pengecekan kembali) atas diterimanya barang yang dikirimkan oleh pemasok dengan membaca SJB, FB lalu mengupdate ke dalam file order dan file barang. Proses kedua adalah cetak laporan penerimaan barang.
Pemodelan Desain Konseptual (Diagram Level Satu Proses Tiga) File order 3.1P Input voucher Faktur pemasok File catatan voucher 3.2P Validasi data voucher 3.3P Cetak voucher File pemasok Buku besar Pemasok mengirimkan faktur atas pesanan perusahaan. Lalu dilakukan penginputan data faktur yang diterima kedalam file catatan voucher. Atas proses input tersebut terjadi proses validasi data (pengecekan kembali) terhadap file pemasok, karena saldo hutangnya bertambah dan file buku besar. Setelah itu dilakukan pencetakan atas voucher yang sebelumnya telah diinput.
Pemodelan Desain Konseptual (Diagram Level Satu Proses Empat) F. Pemasok F. Barang F. Order 4.1P Cetak laporan Laporan F. Pemasok F. Order F. pemasok F. Order F. pemasok F. Catatan voucher 4.2P Cetak lap order yang belum diterima 4.3P Cetak lap perbandingan waktu penerimaan dengan waktu permintaan kirim 4.4P Cetak laporan hutang Laporan order yang belum diterima Laporan perbandingan waktu penerimaan dengan waktu permintaan kirim Laporan hutang Direktur (pimpinan) Lima laporan dihasilkan dari sistem ini yaitu laporan hutang, laporan, laporan perbandingan waktu penerimaan barang dengan waktu permintaan pengiriman barang, laporan order yang barangnya belum diterima dan laporan umur faktur. Data yang ada pada kelima laporan tersebut dari file barang, pemasok, order dan catatan voucher. Laporan umur faktur F. pemasok F. Catatan voucher 4.5P Cetak laporan umur faktur
Pemodelan Desain Konseptual (Entity Relantionship Diagram) Entity Relationship Diagram atau diagram hubungan entitas dari sistem yang diusulkan yang berfungsi untuk menggambarkan model basis data yang akan dipakai. Model basis data yg digunakan adalah basis data relasional, dimana setiap entitas saling memiliki hubungan dengan entitas lain. Entitas dan hubungan yang digambarkan dalam model ERD tersebut nantinya akan dipakai untuk merancang basis data sistem. Entitas barang berelasi dengan entitas pemasok. Relasi ini diberi nama order beli. Pada relasi ini setiap barang dapat dibeli dari beberapa pemasok, begitu pula sebaliknya. Hubungan relasinya adalah many-to-many. Entitas pemasok berelasi dengan entitas buku besar. Relasi ini diberi nama catat voucher. Dimana setiap pemasok dapat memiliki catatan voucher yang mempengaruhi beberapa rekening buku besar, begitu pula sebaliknya. Hubungan relasinya adalah many-to-many.
Pemodelan Desain Konseptual (Normalisasi 1NF) Normalisasi First Normal Form (1NF) {no_order, tgl_order, tgl_permintaan_krm, kd_pemasok, nm_pemasok, almt_jln, almt_kota, no_tlp, no_fax, kd_barang, nama_barang, qty, satuan, harga_perunit, no_voucher, tgl_voucher, no_faktur, kd_pemasok, nm_pemasok, tgl_faktur, no_cek, kd_rek, nm_rek, nilai_rek, d/k}
Pemodelan Desain Konseptual (Normalisasi 2NF) Normalisasi Second Normal Form (2NF) Data Barang : {Kd_barang*, nm_barang, satuan} Data Order Pembelian : {No_order*, tgl_order, tgl_permintaan_kirim, kd_pemasok, kd_barang, qty, harga_perunit} Data Pemasok : {Kd_pemasok*, nm_pemasok, almt_jln, Almt_kota, no_tlp, no_fax} Data Voucher : {No_voucher*, tgl_voucher, kd_pemasok, no_order, no_faktur, tgl_faktur, no_cek, kd_rek, nilai_rek} Data Buku Besar : {Kd_akun*, nm_akun, D/K} Keterangan : Primary Key (*)
Pemodelan Desain Konseptual (Normalisasi 3NF) Normalisasi Third Normal Form (3NF) Data Barang : {Kd_barang*, nm_barang, satuan, stok, harga_standar} Data Order Pembelian : {No_order*, tgl_order, tgl_permintaan_kirim, kd_pemasok**, kd_barang**, qty, harga_perunit, no_tanda_terima, tgl_terima, no_surat_jalan} Data Pemasok : {Kd_pemasok*, nm_pemasok, almt_jln, Almt_kota, no_tlp, no_fax, saldo_hutang} Data Voucher : {No_voucher*, tgl_voucher, kd_pemasok**, no_order**, no_faktur, tgl_faktur,tgl_diskon, tgl_jth_tempo, no_cek, kd_rek, nilai_rek} Data Buku Besar : {Kd_akun*, nm_akun, D/K, saldo_akun} Keterangan : Primary Key (*) Foreign Key (**)
Pemodelan Desain Fisik (Desain Output) Penulis mendesain sebanyak depalan (8) bentuk output yang dihasilkan sistem yang diusulkan. Output ini terdiri dari tiga (3) buah output dokumen : 1. Surat Order Pembelian 2. Tanda Penerimaan Barang 3. Voucher dan lima (5) buah berupa laporan-laporan yang dibutuhkan : 1. Laporan Pembelian 2. Laporan Hutang 3. Laporan Perbandingan waktu Penerimaan Barang Dengan Waktu Permintaan Pengiriman Barang 4. Laporan Order Pembelian Yang Barangnya Belum Diterima 5. Laporan Umur Faktur
Pemodelan Desain Fisik (Desain Input) Desain input terinci meliputi desain dari bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk menangkap data input. Dokumen dasar ini sangat penting di sistem. Data yang salah tercatat dalam dokumen dasar akan mengakibatkan output yang dihasilkan juga akan salah. Input yang dibutuhkan oleh sistem yang diusulkan mempunyai parameter sebagai berikut ini. Nama input Form Permi ntaan Pembe lian Faktur Surat Sumb er input Fungsi yang memb utuhka n barang Pemas ok Pemas Jumla h Distrib usi rangk apan 2 1. Fungsi pembelia n 2. Diarsipka n 1 Fungsi akuntan si 1 Fungsi Periode Harian Harian Harian jalan ok gudang
Pemodelan Desain Fisik (Desain Database) Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File database yang dibutuhkan oleh sistem ini seperti yang tampak di data flow diagram dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Nama file Type file Media file Organisasi file Field kunci Pemasok Induk Hardisk Indeks Kode pemasok Barang Induk Hardisk Indeks Kode barang Order Transaksi Hardisk Indeks Nomor order Catatan voucher Transaksi Hardisk Indeks Nomor voucher Buku besar Induk Hardisk Indeks Kode rekening
KESIMPULAN dan SARAN KESIMPULAN Sistem Pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering salah satu kegiatannya adalah yang meliputi permintaan, order, penerimaan barang dan pencatatan transaksi. Fungsi yang terkait dalam sistem pada CV. Globalindo Perkasa Engineering adalah fungsi yang membutuhkan barang (PPIC/Gudang), fungsi, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Pembelian pada CV. Globalindo Perkasa Engineering dilakukan secara sentralisasi, dimana kebutuhan barang tiap fungsi dilakukan oleh fungsi. Sampai saat ini sistem yang ada masih ditangani secara manual. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi pada CV. Globalindo Perkasa Engineering yaitu: 1. sistem yang ada masih ditangani secara manual, 2. pemilihan pemasok yang hanya berdasarkan harga terendah tanpa memperhatikan kualitas barang, 3. tidak dilakukannya pemeriksaan langsung terhadap kualitas barang dalam prosedur penerimaan barang. 4. Tidak dilakukannya pengarsipan disetiap fungsi yang terkait, pencatatannya masih dilakukan secara manual dan rawan terjadi salah catat 5. Laporan yang dihasilkan oleh sistem pada CV. Globalindo Perkasa Engineering.
Alternative perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi tersebut menghasilkan beberapa file computer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen order, tanda terima barang dan voucher. Sistem informasi akuntansi ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. SARAN Kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan-usulan perbaikan atas kelemahan dan kekurangan tersebut. Selanjutnya penulis melanjutkan ketahap perancangan sistem berdasarkan atas hasil analisis sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan penulis dibuat untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan dari sistem CV. Globalindo Perkasa Engineering. Selain itu rancangan sistem ini juga mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.