BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sebuah konsep sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsi dalam sebuah perusahaan untuk menghasilkan proses bisnis yang efektif dan efisien. Dengan menerapkan konsep ERP diharapkan agar penyimpanan informasi perusahaan dalam suatu tempat dan dapat diakses oleh seluruh bagian perusahaan berdasarkan tanggung jawab masing-masing bagian. Salah satu kebutuhan perusahaan yang ditangkap oleh ERP adalah dalam hal mengelola sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Untuk itu SAP sebagai salah satu open source ERP menyediakan modul yang mengangani hal ini yang dikenal dengan nama Human Capital Management (HCM). Pada penulisan skripsi ini kami akan membawakan topik yang berkaitan dengan proses pengimplementasian modul Human Capital Management (HCM) pada tahap Blueprint dan Realization. Berikut ini beberapa hal yang melatarbelakangi pengimplementasian SAP modul Human Capital Management pada PT. XYZ: Dapat membuat system alignment antara agribisnis (perkebunan) dengan induk perusahaan yakni Group XYZ. Dapat menghasilkan laporan yang aktual dari pengelolaan data kepegawaian secara keseluruhan. 1
2 Mendapatkan informasi yang akurat untuk dapat digunakan sebagai analisa dan membantu dalam decision making oleh pihak yang berwewenang. Implementasi SAP modul Human Capital Management (HCM) pada PT. XYZ didasarkan proyek Force Sygna (Foundation Processes System Alignment to Agribusiness) atas kerjasama dengan PT. Soltius Indonesia sebagai salah satu perusahaan konsultan dalam bidang SAP. Scope implementasi proyek ini mencakup Organization Structure, Employee Profile Data, Employee Attendance, Payroll Processes. Pada akhirnya proses analisis kesesuaian ini diharapkan dapat memberikan laporan berupa pentingnya penentuan requirement yang tepat agar dapat menunjukkan perubahan yang signifikan terhadap sistem kearah yang lebih baik atas proses pengelolaan data kepegawaian dalam perusahaan, sebelum dan sesudah menerapkan SAP pada modul Human Capital Management. 1.2 Ruang Lingkup lebih terarah: Berikut adalah pembatasan ruang lingkup yang akan dibahas agar penulisan ini 1. Penulisan skripsi berpusat pada Master Data dan penjabaran proses bisnis untuk fungsi bisnis Human Resources pada perusahaan dengan submodul Personnel administration, Time Management, dan Payroll pada tahapan blueprint. 2. Penulisan skripsi berpusat pada Implementation Guidelines(berupa Project IMGs yang berperan mendokumentasikan aktivitas kostumisasi ) untuk fungsi bisnis Human Resources pada perusahaan dengan submodul Personnel administration,*time Management, dan **Payroll pada tahapan realization.
3 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan-tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi sehubungan dengan proses implementasi ini antara lain: - Menganalisa dan merancang Proses bisnis dan Master data dalam transaksi perusahaan. - Merancang tahapan Konfigurasi dalam bentuk panduan yang baku. Adapun manfaat manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan skripsi ini antara lain: - Mengetahui aliran dokumen dalam proses pengelolaan data kepegawaian. - Mengetahui perubahan apa saja yang terjadi pada proses pengelolaan data kepegawaian. - Mengetahui panduan dalam melaksanakan proses konfigurasi. 1.4 Metodologi Implementasi Proses pengimplementasian modul Human Capital Management ini dilakukan dengan memperhatikan metodologi implementasi yang digunakan dalam proyek yaitu ASAP. Metodologi ASAP merupakan metodologi yang menjadi dasar dari pengimplementasian yang dilakukan adalah dengan menggunakan ASAP sebagai pemandu dalam menjalankan urutan pengimplementasian. Ket: *submodul Time Management hanya akan membahas beberapa transaksi. **submodul Payroll tidak dimasukkan karena keterbatasan waktu internship.
4 Proyek terkait seperti Pengetahuan Manajemen Proyek, Manajemen Perubahan, Analisis Risiko dan Tinjau Program. Definisi masing-masing poin dalam roadmap: 1. Project Preparation menginisiasi perencanaan awal dan perencanaan untuk R/3 project. 2. Business Blueprint - Dokumentasi hasil-hasil yang dikumpulkan mengenai persyaratan proses bisnis perusahaan secara mendetail persyaratan standar proses, analisa, dokumentasi dan scoping. Visualisasi dari standar bisnis proses dengan membuat scenario, dokumentasi produk, demo dan transaksi. Generation of blueprint. Business Blueprint bertujuan untuk pemahaman tentang bagaimana perusahaan menjalankan bisnis mereka dalam R / 3 Sistem. Business Blueprint membuat Q&Adb (Question and Answer Database) dengan pertimbangan mengenai Business Stategy, Organization, General Setting, Master Data, Business Process, Cross Application, dan Development. Business Blueprint menghasilkan laporan dalam bentuk word document. Q&Adb mencakup Organizational Questions, Customer Input (CI) Templates, Business Process Questions, Issues Database, Documentation 3. Realization - Menerapkan semua persyaratan bisnis dan proses berdasarkan Business Blueprint. Realization akan mengkonfigurasi sistem secara bertahap dalam dua bagian pengerjaan yaitu Baseline dan konfigurasi akhir. Realization membuat empat Master List antara lain; Excel Spreadsheets untuk pengembangan Organization, Business Process dan Authorizations berdasarkan analisa Q&Adb
5 dalam tahapan Business Blueprint dan berdasarkan BPP, Configuration Plan, Testing Plan dengan Development Programs, EU Training Material. Dalam tahap realisasi tim akan melakukan beberapa kegiatan antara lain UAT (user acceptance test) yang dilakukan untuk mengecek apakah system yang sudah dikonfigurasi dapat dijalankan dengan baik oleh user sekaligus memberikan pelatihan singkat kepada core user yang akan menggunakan system. 4. Final Preparation tahap training pengguna sistem, manajemen sistem dan cutover kegiatan untuk menyelesaikan kesiapan untuk menjalankan sistem baru. Selanjutnya, Final Preparation berfungsi untuk menyelesaikan semua masalah teknis secara kritis. 5. Go Live and Support - Transisi dari lingkungan berorientasi proyek, pra-produksi untuk operasi produksi yang berhasil. 6. Continuous Improvement - Menyediakan dukungan dan bantuan untuk posting golive. Ini mencakup solusi untuk kegiatan-kegiatan yang standar di lingkungan yang produktif: perubahan Bisnis; teknologi berubah, atau perubahan dalam komunitas pengguna. 1.5 Metode Penulisan Penulisan dilakukan dengan pengumpulan data berdasarkan metode-metode berikut ini: 1. Metode studi kepustakaan Metode ini dilakukan dengan mencari bahan referensi yang berasal dari berbagai literature mengenai konsep ERP, SAP, modul Human Capital Management dan ASAP methodology. Bahan referensi ini didapatkan dengan pengumpulan data dari literature, internet, maupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan
6 proses pengimplementasian sehingga dapat dijadikan landasan teori untuk penulisan skripsi ini. 2. Wawancara Selain melalui studi kepustakaan, pengumpulan data juga dilakukan dengan melakukan wawancara secara langsung kepada pihak konsultan yang terkait secara langsung dalam pelaksanaan dan pengambilan keputusan dalam pengimplementasian modul ini. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran mengenai penulisan skripsi ini, berikut adalah penjelasan yang dibagi secara sistematis: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, serta metodologi dan sistematika penulisan yang digunakan dalam peenulisan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori-teori dan istilah-istilah yang terkait dengan topik implementasi dan juga kerangka pikir yang digunakan dalam penulisan skripsi ini untuk mempermudah pembaca memahami penulisan skripsi ini.
7 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERUSAHAAN Bab ini membahas tentang master data yang digunakan dan gambaran umum perusahaan, yang termasuk didalamnya penjabaran proses bisnis perusahaan sebelum pengimplementasian dan rancangan untuk pengimplementasian sistem SAP. BAB 4 CONFIGURATION Bab ini mejelaskan secara detail tentang proses - proses konfigurasi yang dilakukan dalam tahap Realization didalam Implementation Guidelines. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan dituliskan kesimpulan dari hasil pelaksanaan tahap Blueprint dan Realization untuk pengimplementasian modul ini serta saran-saran untuk pengembangan sistem di masa mendatang.