Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2015, pp. 507~518 Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Dengan Pemanfaatan Teknologi Barcode Pada SMK YPC Tasikmalaya 507 Ratnanengsih AMIK BSI Tangerang e-mail: Abstrak Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan YPC Tasikmalaya terletak di Kompleks Pesantren Cintawana Singaparna Tasikmalaya, merupakan yang bergerak dalam bidang jasa peminjaman buku. Pada saat ini Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan YPC Tasikmalaya masih menggunakan pengolahan data buku dan laporan secara manual.pengolahan data secara manual ini menyebabkan beberapa masalah seperti terjadi keterlambatan pada saat pembuatan laporan karena harus melakukan pemeriksaan dan pencatatan ulang data-data peminjaman dan pengembalian bahkan kadang terjadi kesalahan. Untuk menanggulangi masalah tersebut maka diperlukan rancangan yang sangat seksama, dibuat sedemikian rupa sehingga setiap bagian yang membutuhkan informasi dapat mengakses informasi yang dibutuhkan.berdasarkan masalah yang terjadi maka penulis merancang Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah dengan pemanfaatan Barcode Scanner, untuk memperkecil kesalahan dalam peng-input-an data. 1. Pendahuluan Sebagaimana diketahui perkembangan teknologi komputer saat ini berkembang sangat pesat serta membawa pengaruh yang sangat besar bagi kehidupan manusia. Segala fasilitas dan sarana telah dirancang menjadi lebih mudah, cepat dan efektif guna membantu kebutuhan manusia. Informasi merupakan bagian penting dan sangat berharga. Untuk mendapatkan informasi secara cepat dan akurat diperlukan suatu sistem yang dikenal dengan sistem informasi. Sistem informasi akan bekerja dengan baik jika ditunjang dengan fasilitas pengolahan data yang dapat diakses secara bersama-sama dan dapat menyediakan data yang diperlukan. Penggunaan teknologi komputer dalam sistem informasi menyebabkan pengolahan data menjadi lebih cepat dan akurat disamping itu komputer juga menjadi alat yang canggih dalam menyajikan informasi. Meskipun perkembangan komputer semakin pesat, tetapi masih banyak lembaga-lembagaformal yang belum memanfaatkan teknologi komputer ini secara efektif, padahal penggunaan komputer memberikan banyak kemudahan terutama dalam menunjang operasi dan pengambilan keputusan. Jika kita memasuki suatu penyedia informasi seperti, yang kita lihat pertama adalah jajaran buku dan bahan pustaka lain yang diatur secara rapih di rak buku, rak majalah, maupun rak-rak bahan pustaka lain. Bahan-bahan pustaka tersebut diatur menurut suatu sistem tertentu sehingga memudahkan bagi pengunjung untuk menemukan kembali bahan pustaka yang diperlukan. Perpustakaan SMK YPC Tasikmalaya merupakan sekolah yang bergerak untuk melayani siswa, meski sudah terdapat fasilitas komputer yang layak, ini masih menggunakan sistem manual dalam pengolahan data. Padahal jika diamati sistem manual ini bisa menyebabkan kesalahan dalam pengolahan data, hal ini terjadi karena data yang harus diolah cukup banyak sehingga memerlukan ketelitian, kecepatan dan ketepatan dalam proses pengolahan data. Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan pengembangan sistem sehingga diharapkan dapat meningkatkan efektifitas kerja, menghasilkan informasi kondisi dengan cepat, tepat dan akurat serta keamanan data lebih terjamin. 2. Metode Penelitian 2.1. Teknik Pengumpulan Data dan Analisa Data Metode penelitian pada dasarnya Diterima 22 Maret 2015; Revisi 24 Maret 2015; Disetujui 15 Maret 2015
merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu, Berdasarkan hal tersebut terdapat empat kata kunci yang perlu diperhatikan yaitu cara ilmiah, data, tujuan dan kegunaannya.(sugiyono, 2008) Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini dengan metode waterfall. Menurut Pressman (2010) model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Analisa Kebutuhan Sistem Perancangan Sistem Implementasi dan Pengujian Unit Sistem Intergrasi dan Pengujian Sistem Gambar 2.1. Waterfall Model : Pressman (2010) Intalasi Sistem 1. Requirement Analysis (Analisa Kebutuhan Sistem) Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya. dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya. 3. Implementation and Unit System (Implementasi dan Pengujian Unit Sistem) Pada tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum. 4. Integration and System Testing (Intergrasi dan Pengujian Sistem) Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak. 5. Operation and Maintenance (Instalasi Sistem) Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru. 3. Pembahasan 3.1 Rancangan Proses 3.2.1. Model Proses DAD 1. Diagram Konteks Sistem Usulan 2. System and Software Design (Perancangan Sistem) Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan 508
Gambar 3.1. Diagram Konteks Sistem Usulan 2. Diagram Nol Sistem Usulan Gambar 3.4. Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan Gambar 3.2. Diagram Nol Sistem Usulan 3. Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan Gambar 3.5. Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan 5. Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan Gambar 3.3. Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan 4. Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan Gambar 3.5. Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan 509
Perpustakaan mencetak Kartu Anggota berdasarkan Data Anggota, lalu Kartu Anggota tersebut diberikan kepada Anggota yang bersangkutan. Gambar 3.6. Diagram Detail 4.0 Sistem Usulan 3.2.2. Spesifikasi Proses 1. Nomor Proses : 1.1.P Nama proses : Input Data Buku Masukan : Daftar Buku Keluaran : Data Buku Arsip : File Buku Uraian proses : Petugas bagian tata usaha memberikan Daftar Buku kepada Petugas Perpustakaan untuk di-input-kan dan disimpan ke dalam file Buku. 2. Nomor proses : 1.2.P Nama proses : Pendaftaran Anggota Masukan : Kartu Identitas, Form pendaftaran Keluaran : Data Anggota Arsip : File Anggota Uraian proses : Anggota memberikan Kartu Identitas dan form pendaftaran kepada Petugas Perpustakaan, Petugas Perpustakaan menginput dam menyimpan Data Anggota ke dalam file Anggota. 3. Nomor proses : 1.3.P Nama proses : Cetak Kartu Anggota Masukan : Data Anggota Keluaran : Kartu Anggota Arsip : File Anggota Uraian proses : Petugas 4. Nomor proses : 2.1.P Nama proses : Input data peminjaman Masukan Keluaran : Kartu Anggota, Buku : Data Pinjam, Detail Data Pinjam Arsip : File Pinjam, File Detail Pinjam, File Anggota, File Buku Uraian proses : Anggota meminjam buku dengan menyerahkan Kartu Anggota dan buku yang akan dipinjam kepada Petugas Perpustakaan, lalu petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Peminjaman ke file Pinjam dan ke file Detail Data Pinjam. 5. Nomor proses : 2.2.P Nama proses : Update stok buku Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data Buku Arsip : File Buku Uraian proses : Ketika petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Peminjaman ke file Pinjam dan ke file Detail Pinjam, maka stok buku di file buku di-update. 6. Nomor proses : 3.1.P Nama proses : Input data kembali Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data Kembali Arsip : File kembali, file buku, file Pinjam, file detail pinjam Uraian proses : Anggota mengembalikan buku 510
dengan menyerahkan Kartu Anggota dan buku yang akan dikembalikan kepada Petugas Perpustakaan, lalu petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Pengembalian ke file Kembali. 7. Nomor proses : 3.2.P Nama proses : Update data peminjaman Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data pinjam, data Arsip detail pinjam : File pinjam, file detail pinjam Uraian proses : Ketika Petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Pengembalian ke file Kembali,data peminjaman di file pinjam dan file detail pinjam di-update. 8. Nomor proses : 3.3.P Nama proses : Update stok buku Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data buku Arsip : File buku Uraian proses : Ketika Petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Pengembalian ke file Kembali,data buku di file buku diupdate. 9. Nomor proses : 4.1.P Nama proses : Cetak laporan data buku Masukan : Data buku Keluaran : Laporan data buku Arsip : File buku Uraian proses : Petugas membuat laporan data buku berdasarkan file buku. 10. Nomor proses : 4.2.P Nama proses : Cetak laporan data Anggota Masukan : Data anggota Keluaran : Laporan data anggota Arsip : File anggota Uraian proses : Petugas membuat laporan data anggota berdasarkan file anggota. 11. Nomor proses : 4.3.P Nama proses : Cetak laporan peminjaman Masukan : Data buku, data anggota, data pinjam, data detail pinjam Keluaran : Laporan peminjaman Arsip : File buku, file anggota, file pinjam, file detail pinjam Uraian proses : Petugas membuat laporan peminjaman berdasarkan file buku, file anggota, file pinjam dan file detail pinjam. 12. Nomor proses : 4.3.P Nama proses : Cetak laporan pengembalian Masukan : Data kembali Keluaran : Laporan pengembalian Arsip : File kembali Uraian proses : Petugas membuat laporan pengembalian berdasarkan file kembali. 3.2 Rancangan Basis Data dengan Beberapa teknik dalam perancangan basis data agar rancangan tersebut dapat dimengerti, yaitu: 3.2.1. Entity Relational Diagram (ERD) ERD dibuat dengan tujuan memperjelas hubungan antara entitas. Berikut gambar dari ERD. 511
3.2.3. Normalisasi Berikut ini langkah-langkah normalisasi dilakukan dengan diuraikan gambarketergantungan onal dan tahap normalisasi. 1. Relasi Anggota Gambar 3.7. Entity Relationalship Diagram (ERD) 3.2.2. Transformasi ERD ke LRS Dibawah ini adalah gambar langkah - langkah dalam Transformasi ERD (Entity- Relationship Diagram) diubah kebentuk LRS (Logical Record Structure). Keterangan : Tabel Anggota sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). Tabel Anggota sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu nm_anggota, alm_anggota, telp, email dan tgl_daftar bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu kd_anggota (Funcional Dependency). Tabel Anggota sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu kd_anggota (Transitive Dependency). Gambar 3.10. Diagram Ketergantungan Atribut Anggota 2. Relasi Buku Gambar 3.8.Transformasi ERD ke LRS Gambar 3.9. Logical Relasional Strukture Keterangan : Tabel Buku sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). Tabel Buku sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu jdl_buku, pengarang, penerbit, isbn, thn_terbit, stok_buku dan tgl_masuk bergantung sepenuhnya 512
kepada atribut key yaitu kd_buku (Funcional Dependency). Tabel Buku sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu kd_buku (Transitive Dependency). Gambar 3.11. Diagram Ketergantungan Atribut Buku Tabel Kembali sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu no_pinjam (Transitive Dependency). Gambar 3.13. Diagram Ketergantungan Atribut Kembali 5. Relasi Detail Pinjam 3. Relasi Pinjam Keterangan : Tabel Pinjam sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). Tabel Pinjam sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu tgl_pinjam, tgl_tempo, jml_pinjam dan kd_anggota bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu kd_anggota (Funcional Dependency). Tabel Pinjam sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu no_pinjam (Transitive Dependency). Gambar 3.12. Diagram Ketergantungan Atribut Pinjam 4. Relasi Kembali Keterangan : Tabel Detail Pinjam sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). Tabel Detail Pinjam sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu kd_buku dan banyak bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu no_pinjam (Funcional Dependency). Gambar 3.14. Diagram Ketergantungan Atribut Detail Pinjam 3.2.3. Spesifikasi Basis Data 1. File Buku Nama file : File buku Akronim : tbuku.dbf : Untuk menyimpan data buku Tipe : File master Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random : Hard Disk Panjang record : 147 byte Jumlah Record : 500+(50*1)*3 : 650 Kunci field : kd_buku Tabel 3.6. Spesifikasi File Buku Keterangan : Tabel Kembali sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). Tabel Kembali sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu no_kembali, tgl_kembali dan jml_denda bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu no_pinjam (Funcional Dependency). 513
2. File Anggota Nama file : File anggota Akronim : tanggota.dbf : Untuk menyimpan data Anggota Tipe : File master Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random : Hard Disk Panjang record : 137 byte Jumlah record : 50+(120*1)*3 : 410 Kunci field : kd_anggota : Untuk menyimpan data kembali Tipe : File pengolahan Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random : Hard Disk Panjang record : 37 byte Jumlah record : 100+(30*12)*3 : 1180 Kunci field : no_pinjam Tabel 3.9. Spesifikasi File Kembali Tabel 3.7. Spesifikasi File Anggota 3. File Pinjam Nama file : File pinjam Akronim : tpinjam.dbf : Untuk menyimpan data pinjam Tipe : File pengolahan Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random : Hard Disk Panjang record : 36 byte Jumlah record : 100+(15*12)*3 : 640 Kunci field : no_pinjam 5. File Detail Pinjam Nama file : File Detail Pinjam Akronim : tdetail_pinjam.dbf : Untuk menyimpan data detail pinjam Tipe : File pengolahan Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random : Hard Disk Panjang record : 23 byte Jumlah record : 100+(30*12)*3 : 1180 Kunci field : no_pinjam Tabel 3.10. Spesifikasi File Detail Pinjam Tabel 3.8. Spesifikasi File no_pinjam 4. File Kembali Nama file Akronim : File Kembali : tkembali.dbf 3.3 Rancangan Masukan 1. Nama Masukan : kartu identitas : Anggota : Untuk input data Anggota 2. Nama Masukan : Form pendaftaran : Anggota 514
FungsI : Untuk input data Anggota Format : Lihat Lampiran 3. Nama Masukan : Daftar Buku : Tata Usaha : Untuk input data Buku 4. Nama Masukan : Kartu Anggota : Anggota : Untuk input data Pinjam Format : Lihat Lampiran 5. Nama Masukan : Buku : Anggota : Untuk input data Pinjam dan Kembali : Buku : Petugas : Untuk melaporkan data peminjaman 4. Nama Dokumen : Laporan Data Pengembalian : Petugas : Untuk melaporkan data pengembalian 3.5. Rancangan Tampilan Untuk menggambarkan proses proses pengolahan data sekolah pada SMK YPC Tasikmalaya maka berikut ini akan digambarkan rancangan layar: 3.5.1. Struktur Tampilan 3.4. Rancangan Keluaran 1. Nama Dokumen : Laporan Data Buku : Petugas : Untuk melaporkan koleksi buku 2. Nama Dokumen : Laporan Data Anggota : Petugas : Untuk melaporkan data anggota Gambar 3.15. Struktur Tampilan 3.5.2. Rancangan Layar 3. Nama Dokumen : Laporan Data Peminjaman 515
Gambar 3.16. Rancangan Layar Menu Login Gambar 3.17. Rancangan Layar Menu Utama Gambar 3.21. Rancangan Layar Menu Laporan 3.6. Arsitektur Sistem 3.6.1. Bagan Terstruktur Gambar 3.18. Rancangan Layar Menu Anggota Gambar 3.22. Bagan Terstruktur Menu Utama Gambar 3.19. Rancangan Layar Menu Peminjaman Gambar 3.20. Rancangan Layar Menu Pengembalian Gambar 3.23. Bagan Terstruktur Menu File 516
Gambar 3.24. Bagan Terstruktur Simpan Data Buku Gambar 3.29. Bagan Terstruktur Laporan Data Buku Gambar 3.25. Bagan Terstruktur Simpan Data Anggota Gambar 3.26. Bagan Terstruktur Simpan Data Peminjaman Gambar 3.30. Bagan Terstruktur Laporan Data Anggota Gambar 3.27. Bagan Terstruktur Simpan Data Pengembalian Gambar 3.31. Bagan Terstruktur Laporan Peminjaman Gambar 3.28. Bagan Terstruktur Menu Laporan Gambar 3.32. Bagan Terstruktur Laporan Pengembalian 517
4. Simpulan Berdasarkan pembahasan yang telah penulis uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat dikatakan bahwa pengolahan data secara manual di SMK YPC Tasikmalaya cenderung kurang efektif dalam penyediaan informasi bagi sekolah, karena selain lambat dalam penyajian informasi, juga dapat terjadi kesalahan dalam peng-input-an data masukan. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu diadakan perbaikan sistem diantaranya dengan mengubah sistem yang tadinya manual menjadi terkomputerisasi, pada pembahasan ini penulis membuat program aplikasi pengolahan data sekolah yang mencakup beberapa proses, diantaranya adalah: 1. Proses peng-input-an data buku, proses ini berfungsi untuk meng-input data buku baru. 2. Proses peng-input-an data anggota, proses ini berfungsi untuk meng-input data anggota baru. 3. Proses peng-input-an data Peminjaman, proses ini berfungsi untuk meng-input data peminjaman buku. 4. Proses peng-input-an data pengembalian, proses ini berfungsi untuk meng-input data pengembalian buku. 5. Proses pencetakan laporan, proses ini berfungsi untuk menyajukan laporan data buku, laporan data anggota, laporan peminjaman buku dan laporan pengembalian buku. Referensi Choliludin. 2006. Aplikasi Laporan Penjualan & Kartun MS Agen Dengan FoxPro 9.0. Jakarta: Elex Komputindo. Fatansyah. 2007. Basis Data. Bandung: Informatika. Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Kadir, Abdul. 2005. Konsep dan Tuntutan Praktis Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Supardi, Yuniar. 2005. Analisa dan Desain Objek dengan Visual FoxPro. Jakarta: Elex Komputindo. Supardi. 2009. 4 Sistem populer dengan Microsoft Visual FoxPro 9.0. Jakarta: Elex Komputindo. Susanto, Azhar. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya. Wahana Komputer, 2007. Pemrograman Database dengan Visual FoxPro 9.0. Yogyakarta: ANDI OFFSET. 518