Sistem Informasi dan Pengendalian Internal PT. Perusahaan Listrik Negara (Persero) Disusun oleh: Kelompok 2 Alberta Vinanci R Danu Pradipta Diana Mayung B. Dina Puspasari 14/377038/EE/06971 14/377052/EE/06985 14/377055/EE/06988 14/377057/EE/06990 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA 2015 1
OVERVIEW Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan suatu sistem informasi yang mencakup lingkup enterprise, terintegrasi dan dijalankan dalam upaya untuk mencapai tujuan perusahaan secara lebih efisien dan efektif. Langkah yang dapat dilakukan dalam sistem enterprise yaitu memaksimalkan sumber daya (resources) untuk mendapatkan keuntungan (profit) dan meminimalkan risiko (risks) untuk mengurangi kerugian (loss). Terdapat lima komponen utama dalam sistem enterprise diantaranya memiliki tujuan (goals), memiliki aturan atau BP (Bisnis Proses) yang jelas untuk memastikan tujuan tercapai, memiliki data dan menghasilkan informasi yang presisi, human resource yang bertindak sebagai pengontrol, serta berjalan dan dikembangkan dengan memanfaatkan software dan hardware high-end technology dan high profile requirement. PT. PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PERSERO) Penerapan ERP di PLN adalah mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara online. Selain itu, seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi secara internasional. Pada tahun 2005 PT. PLN (Persero) memanfaatkan aplikasi ERP yang diterapkan di tiga proses bisnis, yaitu Manajemen Keuangan /(Financial Management), Sumber Daya Manusia (Human Resource) dan Pergudangan (Material Management). TUJUAN (GOALS) SISTEM ENTERPRISE PT. PLN (PERSERO) PLN melakukan penandatangan kontrak pengembangan dan implementasi Enterprise Asset Management (EAM). Tujuan implementasi EAM adalah untuk memonitor kinerja aset, evaluasi kinerja vendor terkait pemeliharaan, proses bisnis yang terintergrasi dengan sistem informasi SAP (System Aplication and Product), informasi bagi manajemen untuk pengambilan keputusan yang akurat dan cepat, mekanisme kontrol dan monitoring sistem pemeliharaan yang lebih baik dan terukur. Keseluruhan langkah strategis tersebut tengah dilakukan dalam upaya pencapaian Visi dan Misi Perusahaan, yaitu Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuhkembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani. 2
BISNIS PROSES SISTEM ENTERPRISE PT PLN (PERSERO) Salah satu bisnis proses EAM adalah tentang pemeliharaan distribusi, yang berarti melakukan pemeriksaan atau perbaikan yang menyebabkan perlunya pemadaman listrik atau tidak. Pemeliharaan memerlukan koordinasi pihak operasi agar tidak sampai terjadi gangguan atau kecelakaan kerja pada saat pembukaan alat hubung yang akan dipelihara maupun penormalannya kembali. Hasil dari pemeliharaan adalah kondisi/unjuk kerja peralatan harus memenuhi ketentuan, yaitu aman dioperasikan kembali. DATA DAN INFORMASI SISTEM ENTERPRISE PT PLN (PERSERO) Data dan informasi yang diolah dalah sistem enterprise PT PLN yaitu Manajemen Keuangan (Financial Management), Sumber Daya Manusia (Human Resource), dan Pergudangan (Material Management). HUMAN RESOURCE Kesulitan terbesar dari penerapan ERP adalah merubah pola pikir yang selama ini terbentul dari seluruh karyawan. Tanpa adanya pola pikir yang baru, ERP tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Karena sesempurna apapun rancangan ERP, tidak akan berguna apabila tidak didukung oleh sumber daya manusianya. HARDWARE DAN SOFTWARE Salah satu perangkat lunak ERP adalah SAP (System Applications and Product) yang telah digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia. Melalui pertimbangan khusus PLN juga memiliki SAP sebagai paket perangkat lunak ERP. Keputusan untuk menerapkan SAP bukanlah keputusan yang mudah karena penerapan SAP membutuhkan biaya yang tinggi. Mengingat kebutuhan biaya bukan hanya diperlukan untuk pembelian aplikasi SAP saja, tetapi juga untuk pembelian hardware, database, jaringan komunikasi data dan juga biaya konsultan yang membantu pekerjaan penerapan sistem. Pengukuran keberhasilan penerapan sistem informasi sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengetahui apakah investasi yang telah dikeluarkan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Beberapa hal yang menjadi alasan implementasi SAP ERP di PT. PLN (Persero), yaitu: 1. PT. PLN (Persero) membutuhkan standarisasi proses bisnis melalui sistem back office yang terpadu (integrated system). 2. Untuk mengadopsi Utility Best Practices 3
KESIMPULAN PT. PLN (Persero) telah mengimplementasikan sistem enterprise dalam perusahaannya guna menangani Manajemen Keuangan (Financial Management), Sumber Daya Manusia (Human Resources) dan Pergudangan (Material Management). Selain itu, PLN pun melakukan penandatangan kontrak pengembangan dan implementasi Enterprise Asset Management (EAM) untuk memonitor kinerja aset, evaluasi kinerja vendor terkait pemeliharaan, proses bisnis yang terintegrasi dengan sistem informasi SAP (System Aplication and Product), informasi bagi manajemen untuk pengambilan keputusan yang akurat dan cepat, mekanisme kontrol dan monitoring sistem pemeliharaan yang lebih baik dan terukur. PEMBAHASAN KASUS 1. Menjelaskan apa yang menjadi pendorong bagi PT PLN menggunakan aplikasi ERP dalam bisnisnya! Faktor yang menjadi pendorong PT. PLN dalam menerapkan aplikasi ERP dalam bisnisnya adalah PT.PLN dalam usaha untuk mencapai performa terbaik dalam hal kinerja operasi pembangkitan, transmisi dan distribusi, sistem enterprise PLN yang diharapkan dapat memanajemen keuangan, sumber daya manusia, dan pergudangan. PT. PLN membutuhkan standarisasi proses bisnis melalui sistem back Office yang terpadu (integrated system) dan juga untuk mengadopsi utility best practices, dengan adanya sistem back office yang standard PT.PLN mendapatkan pengoperasian dan mekanisme pengawasan serta pengendalian proses bisnis yang lebih baik untuk memperoleh akses informasi dari unit-unit bisnis terkait secara real time, oleh karena itu PT. PLN menggunakan aplikasi ERP tersebut agar sistem informasi di PLN dapat terintegrasi dan dijalankan dalam upaya untuk mencapai tujuan perusahaan secara lebih efisien dan efektif, dan juga untuk mencapai visi dan misi perusahaan agar dapat diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumbuh pada potensi insani. 2. Bagaimana PT PLN melakukan implementasi ERP sehingga da[at secara signifikan membantu operasionalnya? Implementasi ERP di PT PLN adalah dengan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara online. Seluruh kantor PLN tersebut 4
terstandarisasi untuk data dan informasinya, sesuai dengan perencanaan IT masterplan PLN di mana ERP merupakan salah satu alat untuk melakukan transformasi PLN yang menjadi perusahaan listrik dunia yang cost competitive. Data dan informasi yang diolah dalam sistem enterprise PT PLN yaitu: a. Manajemen Keuangan (Financial Management) Data dan informasi Manajemen Keuangan (Financial Management) salah satunya adalah administrasi pegawai yang mencakup tanggal pada surat penggajian harus konsisten, pengelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai, dan perpindahan pegawai dapat dimonitor melalui sistem. b. Sumber Daya Manusia (Human Resource) Data dan informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource) salah satunya adalah administrasi waktu kerja yang mencakup manajemen data berkaitan dengan waktu kerja pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi di dalam sistem, sistem penggajian yang meliputi: proses penggajian akan dipusatkan di kantor pusat tiap unit, data tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan, dan memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat penggajian. c. Pergudangan (Material Management) 3. Inovasi apa yang dimunculkan oleh PT PLN ketika ERP sudah berjalan terutama dalam proses transaksinya? Inovasi yang dilakukan PT PLN ketika ERP telah berjalan yaitu PLN melakukan penandatangan kontrak pengembangan dan implementasi Enterprise Asset Management (EAM). Tujuan implementasi EAM adalah untuk memonitor kinerja aset, evaluasi kinerja vendor terkait pemeliharaan, proses bisnis yang terintegrasi dengan sistem informasi SAP (System Aplication and Product), informasi bagi manajemen untuk pengambilan keputusan yang akurat dan cepat mekanisme kontrol dan monitoring sistem pemeliharaan yang lebih baik dan terukur. Salah satu bisnis proses EAM adalah tentang pemeliharaan distribusi. Pemeliharaan Distribusi berarti melakukan pemeriksaan atau perbaikan yang menyebabkan perlunya pemadaman listrik atau tidak. Dalam pelaksanaan pemeliharaan maka memerlukan koordinasi dengan pihak operasi agar tidak sampai terjadi gangguan 5
atau kecelakaan kembali. Hasil dari pemeliharaan adalah berupa kondisi/ unjuk kerja peralatan harus memenuhi ketentuannya, yaitu aman dioperasikan kembali. Maka untuk itu perlu diatur cara melakukan pemeliharaan, peralatan untuk mengukur kondisi peralatan kubikel, perkakas kerja yang digunakan pada waktu pemeliharaan. 4. Faktor apa yang menyebabkan implementasi ERP berjalan lancar? Faktor utama yang menentukan keberhasilan implementasi ERP adalah human resource, dengan mengubah pola pikir seluruh karyawan. Dengan penerapan ERP di lingkungan PLN, setiap pegawai harus beradaptasi dengan perubahan sistem karena pengimplementasian ERP tentu akan mengubah pola kerja suatu perusahaan. Tanpa pola pikir yang baru, ERP tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan karena sesempurna rancangan dan penerapan ERP tidak akan berguna jika tidak didukung oleh sumber daya manusia. PLN memilih SAP sebagai perangkat lunak ERP dan bekerjasama dengan ACCENTURE (Andersen Consulting) sebagai perusahaan konsultan penerapan ERP. PLN juga membentuk Tim Imbangan ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya, terutama pada bisnis proses dan kultur budaya kerja di PLN. Tugas utama dari tim imbangan adalah menyukseskan penerapan ERP di PLN pusat beserta uji coba di 3 kantor PLN dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan integrasi antar sistem. Tim imbangan bertanggungjawab langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan. Tim imbangan terdiri atas: 1. Tim sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat dan unit pelaksana. 2. Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasi masing-masing. 5. Untuk menghadapi lingkungan enterprise system, anda diminta memberikan rekomendasi ke depan untuk mengoptimalkan ERP yang telah dijalankan. Rekomendasi yang kelompok berikan untuk mengoptimalkan ERP yang telah dijalankan adalah: a. Manajemen Sumber Daya Manusia 6
Manajemen sumber daya manusia merupakan faktor terpenting dalam menentukan keberhasilan implementasi ERP yang ada di perusahaan. Hal ini menyebabkan pentingnya manajemen sumber daya manusia yang ada, karena sebaik dan secanggih apapun sistem yang ada di perusahaan, jika tidak didukung dengan sumber daya manusia yang memadai maka sistem yang ada diperusahaan tentu juga tidak akan maksimal. b. Melibatkan Seluruh Manajemen (Top-Down Management) Top Management memiliki tugas untuk menyusun perencanaan, sedangkan down management bertugas untuk menjalankan sistem yang ada di perusahaan. Oleh sebab itu, penting adanya sinergi dari keseluruhan pihak manajemen agar terjadi kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksaannya. c. Analisis Strategi Analisis strategi yang bisa dilakukan adalah analisis kebutuhan pasar. Kompetisi antar perusahaan akan semakin ketat dan kebutuhan pelanggan akan terus berubah, sehingga penting bagi perusahaan untuk terus mengembangkan sistem yang ada di perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar pada setiap waktunya. Seiring dengan level kompetisi yang semakin ketat, PLN harus menentukan solusi bisnis yang mampu mengakomodasi segala macam kebutuhan bisnisnya. d. Keselarasan IS (Informasi sistem), People, and Business Process Perencanaan dan Pengembangan sistem harus melibatkan seluruh pemakai termasuk end user sehinggan nantinya tidak menciptakan GAP yang besar. Kerjasama seluruh pemakai, pengembang, dan konsultan ERP merupakan faktor penentu keberhasilan ERP di perusahaan. 7