BAB 1 LATAR BELAKANG 1.1 Latar Belakang Masalah Kesenjangan generasi (generation gap) di sebuah perusahaan dapat menimbulkan permasalahan apabila terlalu lebar dan tidak terkelola dengan baik. Perbedaan persepsi dan karakter kerja antargenerasi terkadang hanya menjadi riak-riak kecil yang mewarnai perjalanan operasional perusahaan tersebut, namun bisa menjadi bom waktu apabila transfer pengetahuan antargenerasi tersebut tidak dikelola secara cermat. Yang terjadi, suatu perusahaan bisa kehilangan aset terbesarnya, yaitu pengetahuan, yang hanya dikuasai oleh sebagian orang. PT Taspen (Persero) atau yang lebih dikenal dengan nama Taspen merupakan perusahaan yang bergerak di asuransi sosial, yakni mengelola pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) dan pensiun. Adapun para pesertanya meliputi pegawai negeri sipil, pejabat negara, perintis kemerdekaan Republik Indonesia, veteran Republik Indonesia, serta karyawan Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Sejak tahun 1988 Taspen telah berhenti melakukan rekrutmen karena menganggap jumlah sumber daya manusia (SDM) yang dimilikinya masih memadai. Namun, kekhawatiran akan banyaknya jumlah pegawai yang akan memasuki pensiun, membuat manajemen SDM kembali membuka rekrutmen pada tahun 2006, dan terus melakukan rekrutmen secara rutin hingga tahun 2011. 1
Oleh karena baru melakukan rekrutmen setelah 18 tahun, rentang usia antara pegawai senior termuda dengan pegawai yang baru masuk diperkirakan berkisar 15-18 tahun. Kesenjangan usia ini cukup besar, dan berdasarkan Gravett dan Throckmorton (2007), hal ini menghasilkan generasi yang berbeda dimana memiliki perbedaan cara berpikir, kebiasaan, dan tindakan dalam sebuah organisasi sehingga, organisasi tersebut akan mengalami kerentanan dalam hal komunikasi dan mengakibatkan konflik akibat perbedaan antargenerasi. Maka dari itu perusahaan memerlukan strategi untuk menjembatani kesenjangan generasi sehingga pengetahuan bisa ditransfer dan tidak mengalami knowledge loss. Bisnis inti Taspen adalah pelayanan terhadap peserta, meliputi pelayanan pensiun dan tabungan hari tua (THT). Pengetahuan dan wawasan terkait dengan bisnis inti tersebut adalah segala sistem dan prosedur yang menjadi landasan dan acuan operasional kantor cabang Taspen, serta segala permasalahan terkait dengan operasional, seperti permasalahan operasional cabang ataupun keluhan dari peserta, pemerintah, dan LSM yang memerlukan landasan peraturan yang dipublikasikan oleh pemerintah. Sedangkan dukungan terhadap bisnis inti Taspen meliputi pengetahuan dan wawasan tentang sumber daya manusia, investasi, kehumasan, akuntansi, program kemitraan dan bina lingkungan, audit, dan administrasi. Rata-rata pengetahuan tentang bisnis inti di Taspen dikuasai sebagian kecil pegawai senior. Jumlah tersebut semakin berkurang karena dalam beberapa tahun ke depan pegawai senior tersebut akan memasuki masa pensiun. 2
Sementara di sisi lain, manajemen SDM kesulitan untuk mencari pengganti pegawai-pegawai tersebut karena memerlukan kemampuan untuk menguasai segala sistem dan prosedur, termasuk segala peraturan yang melandasi operasional perusahaan dan juga pengalaman mengurusi permasalahan teknis di kantor cabang. Ancaman knowledge loss tidak hanya dialami Taspen, tetapi juga perusahaan-perusahaan lainnya. Mereka melakukan upaya-upaya untuk menjaga eksistensi pengetahuan dengan menerapkan knowledge management system (KMS). Namun, agar KMS ini berhasil diimplementasikan, perusahaan perlu memperhatikan faktor-faktor penentu keberhasilan sebagai berikut: faktor dukungan pimpinan senior, pemahaman tentang knowledge management (KM), budaya berbagi, penghargaan terhadap karyawan, manfaat finansial, kemampuan organisasi bertransformasi, saluran untuk transfer pengetahuan, struktur pengetahuan, struktur organisasi pengelola KM, faktor teknologi informasi, dan faktor keterkaitan KM dengan penilaian kinerja (Davenport & Prusak, 1998; Kaliwanto, 2008; Tobing, 2007). 1.2 Rumusan Masalah Permasalahan utama yang ingin digali dari penelitian ini adalah bagaimana kondisi proses pengelolaan pengetahuan dalam perusahaan saat ini sebagai landasan dalam mengimplementasikan knowledge management sehingga pengetahuan tidak terdegradasi karena kesenjangan generasi, serta 3
memastikan bahwa pengetahuan tersebut dapat terwariskan kepada generasi berikutnya melalui transfer pengetahuan yang efektif. Rentang perbedaan usia antara pegawai yunior dan senior yang berkisar 15-20 tahun merupakan sesuatu yang harus diperhatikan karena kedua kelompok usia tersebut memiliki perbedaan dalam hal persepsi dan karakter bekerja. Selain itu, yang tak kalah penting adalah menemukan metode untuk menransfer pengetahuan yang dikuasai pegawai senior yang akan memasuki masa pensiun agar terserap oleh pegawai yunior. 1.3 Pertanyaan Penelitian Berdasarkan rumusan permasalahan di atas, maka pertanyaan penelitian disusun sebagai berikut : 1. Bagaimana kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan knowledge management dilihat dari perspektif proses pengelolaan pengetahuan, kualitas pembelajaran dan preferensi pembelajaran terkait kondisi saat ini? 2. Bagaimana kondisi pengelolaan pengetahuan saat ini berdasarkan pemenuhan faktor-faktor penentu keberhasilan sebagai prasyarat dalam mengimplementasikan knowledge management? 3. Bagaimana rekomendasi strategi knowledge management yang tepat untuk diterapkan di Taspen? 4
1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk merancang kerangka solusi untuk mengelola pengetahuan-pengetahuan dalam perusahaan agar tidak terdegradasi karena perbedaan usia dan waktu. Secara detail tujuan penelitian ini sebagai berikut: 1. Mengetahui kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan KM dilihat dari perspektif proses pengelolaan pengetahuan, kualitas pembelajaran dan preferensi pembelajaran terkait kondisi saat ini 2. Mengetahui sejauh mana saat ini Taspen memenuhi faktor-faktor penentu keberhasilan sebagai prasyarat dalam mengimplementasikan knowlege management. 3. Memberikan rekomendasi strategi knowledge management yang sebaiknya digunakan di Taspen. 1.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai sebagai berikut: 1. Akademik a. Memberikan gambaran kepada peneliti dan kalangan akademik tentang knowledge management dalam kaitannya dengan kesenjangan generasi dalam sebuah perusahaan. b. Memberikan kontribusi terhadap peneliti di bidang manajemen SDM, khususnya strategi manajemen SDM dalam menjembatani kesenjangan generasi. 5
2. Organisasi a. Memberikan gambaran dari penerapan praktis knowledge management dalam menjembatani kesenjangan generasi dan mencegah degradasi pengetahuan perusahaan, sebagai bahan masukan bagi pihak manajemen dalam mengevaluasi proses transfer pengetahuan. b. Memberikan rekomendasi/usulan kepada perusahaan terkait kerangka knowledge management sebagai solusi dalam mengatasi degradasi pengetahuan sebagai imbas dari kesenjangan generasi. 1.6 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini adalah PT Taspen (Persero), meliputi 11 divisi atau unit kerja setingkat divisi serta Kantor Cabang Utama Jakarta. Periode penelitian adalah Juli sampai dengan September 2013. Pengetahuan yang diteliti adalah kondisi pengelolaan pengetahuan, kualitas pembelajaran dan preferensi pembelajaran yang ada di tiap-tiap divisi dan KCU Jakarta. 1.7 Sistematika Penulisan Penulisan tesis ini menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah dan tujuan, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan. 6
BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini memuat tinjauan teori-teori yang digunakan penulis sebagai referensi dalam menyusun tesis ini, serta telaah hasil penelitian-penelitian sebelumnya yang masuk dalam ranah knowledge management system terutama penerapan atau usulan penerapannya di perusahaan, baik di Indonesia maupun di mancanegara. BAB 3: METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan alur penelitian, metode penelitian yang dipilih dan teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini. BAB 4: HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan profil PT Taspen (Persero) serta menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan. Dari hasil penelitian tersebut kemudian dilakukan analisis untuk menyusun strategi menransfer pengetahuan berdasarkan kondisi dan permasalahan yang ada.. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini memuat kesimpulan dari hasil penelitian, keterbatasan penelitian, implikasi dari hasil penelitian, dan saran-saran. 7