Prosedur Penggunaan Berikut merupakan prosedur penggunaan aplikasi virtual meeting Dovo : 1. Tampilan Halaman Splash Screen Pada saat aplikasi dijalankan, maka aplikasi akan menjalankan splash screen yang menampilkan icon dari aplikasi virtual meeting Dovo. Gambar 1 Halaman Splash Screen 2. Melakukan Sign In Halaman sign in akan ditampilkan setelah halaman splash screen apabila user belum pernah melakukan sign in sebelumnya atau ketika user melakukan sign out. Pada halaman ini user memasukan email dan password untuk melakukan sign in. Selain dapat melakukan sign in, user dapat membuat account dengan menekan tombol register dan dapat melakukan reset password dengan menekan tombol reset password.
Gambar 2 Melakukan Sign In 3. Membuat Account Ketika user menekan tombol register pada halaman sign in maka halaman register akan ditampilkan. Dalam halaman ini user dapat membuat account baru dengan memasukan profil dan password yang akan digunakan untuk melakukan sign in pada aplikasi. Kemudian tekan tombol submit untuk menyimpan data yang sudah dimasukan. Gambar 3 Membuat Account 4. Reset Password
Ketika user menekan link forget password pada halaman sign in, maka aplikasi akan menampilkan halaman forget password. Untuk melakukan reset password, user memasukan email untuk mengirimkan password yang sudah dilakukan reset kemudian menekan tombol reset. Gambar 4 Reset Password 5. Melihat Notifikasi User dapat melihat notifikasi pada halaman home dengan cara menekan home tab pada action bar (terdapat pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list). Pada halaman ini user dapat melihat notifikasi untuk meeting yang akan dilaksanakan hari ini, undangan meeting, permintaan teman dan undangan untuk bergabung kedalam grup. Untuk melihat notifikasi, user dapat menekan tombol sesuai dengan keinginannya.
Gambar 5 Notifikasi pada Halaman Home 6. Melihat Meeting Hari Ini User dapat melihat meeting yang akan dilaksanakan hari ini dengan menekan tombol today s meeting pada halaman home. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman today s meeting. Untuk melihat detail dari setiap meeting, user dapat menekan salah satu dari daftar meeting. Gambar 6 Melihat Meeting Hari Ini 7. Respond Meeting Invitation
Untuk melakukan respond terhadap undangan meeting, user dapat menekan tombol meeting invitation pada halaman home. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman meeting invitation. Pada halaman tersebut user menekan salah satu undangan meeting. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman meeting invitation detail. User kemudian dapat menekan tombol accept untuk menerima atau menekan tombol decline untuk menolak undangan meeting. Gambar 7 Respond Meeting Invitation 8. Respond Friend Request Untuk melakukan respond terhadap permintaan teman, user dapat menekan tombol friend request pada halaman home. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman friend request. Pada halaman tersebut user menekan salah satu permintaan teman, kemudian akan muncul confirmation dialog. Untuk menerima permintaan teman, user dapat menekan tombol yes, sedangkan untuk menolak permintaan teman, user dapat menekan tombol no dan tombol cancel untuk membatalkan.
Gambar 8 Respond Friend Request 9. Respond Group Invitation Untuk melakukan respond terhadap undangan grup, user dapat menekan tombol group invitation pada halaman home. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman group invitation. Pada halaman tersebut user menekan salah satu undangan grup. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman group invitation detail. User kemudian dapat menekan tombol accept untuk menerima atau menekan tombol decline untuk menolak undangan grup. Gambar 9 Respond Group Invitation
10. Melihat Daftar Teman Dan Grup Untuk melihat daftar teman dan grup, user dapat menekan friend and group tab pada action bar (terdapat Pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list). Setelah menekan, aplikasi akan menampilkan halaman friend and group list. User dapat melakukan pencarian teman atau grup dengan cara menekan tombol search pada group list atau friend list. Kemudian user dapat melakukan pencarian dengan memasukan nama grup atau teman pada textbox search yang ditampilkan pada aplikasi. Gambar 10 Halaman Friend and Group List 11. Add Friend Untuk menambahkan teman, user dapat menekan tombol add friend pada friend list yang ada di halaman friend and group list. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman add friend. User dapat memasukkan email teman kemudian tekan tombol send request untuk menambahkan teman.
Gambar 11 Add Friend 12. Remove Friend Pada halaman friend and group list, user dapat menghapus teman dengan cara menekan salah satu teman pada daftar teman kemudian aplikasi akan menampilkan menu dialog. User memilih pilihan remove maka aplikasi akan menampilkan confirmation dialog. User dapat menekan tombol yes untuk menghapus teman, sedangkan untuk membatalkan, user dapat menekan tombol cancel. Gambar 12 Remove Friend
13. Create Group Untuk membuat grup, user dapat menekan tombol create group pada group list di halaman friend and group list. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman create group. User membuat grup dengan cara memasukan profile picture dan nama grup yang diinginkan kemudian tekan tombol create. Setelah itu aplikasi akan menampilkan halaman group detail. Pada halaman tersebut, user dapat memilih teman untuk dimasukan kedalam grup dengan cara menekan tombol add. Kemudian aplikasi akan menampilkan halaman add group member. Pada halaman ini, user dapat memilih teman setelah itu menekan tombol invite friend. Gambar 13 Create Group 14. Melihat Detail Grup User menekan salah satu grup yang diinginkan. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman group detail. Khusus untuk admin, dapat melakukan perubahan data grup. Untuk perubahan profile picture dapat dilakukan dengan cara menekan pada group profile picture sedangkan untuk perubahan nama grup dapat dilakukan dengan memasukan nama baru pada textbox group name kemudian menekan tombol save yang terletak disampingnya. Selain admin dapat menghapus anggota dengan menekan tombol delete yang terletak disamping nama anggota. Sedangkan untuk menambahkan anggota pada grup dapat menekan tombol add pada daftar anggota, setelah itu aplikasi
akan menampilkan halaman add member. Pada halaman tersebut, user dapat memilih teman dengan cara menekan teman yang diinginkan setelah itu menekan tombol add. Gambar 14 Melihat Detail Group untuk Admin (kiri) dan Member (kanan) 15. Leave Group Untuk meninggalkan grup dapat dilakukan dengan cara menekan tombol leave pada halaman group detail. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan confirmation dialog. User dapat menekan tombol yes untuk meninggalkan grup, sedangkan untuk membatalkan user dapat menekan tombol no. Apabila admin yang meninggalkan grup maka grup akan terhapus.
Gambar 15 Leave Group untuk Admin (kiri) dan Member (kanan) 16. Melihat Daftar Chat Untuk melihat chat list, user dapat menekan chat tab pada action bar (terdapat pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list). Setelah menekan, aplikasi akan menampilkan halaman chat list. Gambar 16 Melihat Daftar Chat 17. Melakukan Chat
User dapat melakukan 2 (dua) jenis chat yaitu: a. Chatting with friend Pada halaman friend and group list, user dapat chat dengan teman dengan cara menekan salah satu teman pada daftar teman kemudian aplikasi akan menampilkan menu dialog. Kemudian user memilih pilihan chat. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman chat. b. Chatting with group Untuk melakukan chat dengan grup dapat dilakukan dengan cara menekan tombol chat pada halaman group detail. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman chat. Untuk mengirim pesan chat, user memasukan pesan pada textbox message kemudian menekan tombol send. Gambar 17 Melakukan Friend Chat (kiri) dan Group Chat (kanan) 18. Menghapus Chat Pada halaman chat, user dapat menghapus chat dengan cara menekan tombol more kemudian aplikasi akan menampilkan menu dialog. User memilih pilihan remove maka aplikasi akan menampilkan confirmation dialog. User dapat menekan tombol yes untuk menghapus chat, sedangkan untuk membatalkan, user dapat menekan tombol no.
Gambar 18 Menghapus Chat 19. Melihat Daftar Meeting Untuk melihat daftar meeting, user dapat menekan meeting tab pada action bar (terdapat pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list). Setelah menekan, aplikasi akan menampilkan halaman meeting list. Pada halaman meeting dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu meeting yang akan dilakukan hari ini, mendatang dan yang sudah dilakukan. User dapat melakukan pencarian meeting dengan cara menekan tombol search pada daftar meeting yang diinginkan. Kemudian, user memasukan nama meeting pada textbox yang ditampilkan pada aplikasi.
Gambar 19 Melihat Daftar Meeting 20. Create Meeting Untuk membuat meeting, user dapat menekan tombol create meeting pada halaman meeting list. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman new meeting. User membuat meeting dengan cara memasukan nama, tanggal dan waktu meeting yang diinginkan kemudian tekan tombol create. Setelah itu aplikasi akan menampilkan halaman meeting detail. Pada halaman tersebut, user dapat memilih teman untuk diundang kedalam meeting dengan cara menekan tombol add. Kemudian aplikasi akan menampilkan halaman add meeting participant. Pada halaman ini, user dapat memilih teman setelah itu menekan tombol invite friend. User dapat melakukan upload slide dengan menekan tombol upload. Ketika selesai melakukan upload, user dapat melakukan download slide.
Gambar 20 Create Meeting 21. Melihat Detail Meeting Untuk melihat detail meeting, User menekan salah satu meeting yang diinginkan. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman meeting detail. Khusus untuk moderator, dapat melakukan perubahan data meeting. Untuk perubahan nama meeting dapat dilakukan dengan memasukan nama baru pada textbox meeting name kemudian menekan tombol save yang terletak di sampingnya. Jika melakukan perubahan tanggal dan waktu meeting dapat dilakukan dengan menekan tanggal atau waktu kemudian memilih tanggal atau waktu yang diinginkan. Selain itu, moderator dapat melakukan upload slide dengan menekan tombol upload. Moderator dapat menghapus peserta dengan menekan tombol delete yang terletak disamping nama peserta. Sedangkan untuk menambahkan peserta pada meeting dapat menekan tombol add pada daftar peserta, setelah itu aplikasi akan menampilkan halaman add participant meeting. Pada halaman ini, user dapat memilih teman dengan cara menekan teman yang diinginkan setelah itu menekan tombol invite friend.
Gambar 21 Melihat Detail Ongoing dan Future Meeting Untuk Admin (atas) dan Untuk Member (kiri bawah) dan Past Meeting (kanan bawah) 22. Membatalkan Meeting Untuk membatalkan meeting dapat dilakukan dengan cara menekan tombol cancel pada halaman meeting detail. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan aplikasi akan menampilkan confirmation dialog. User dapat menekan tombol yes untuk membatalkan meeting. Apabila moderator yang membatalkan meeting maka meeting akan terhapus.
Gambar 22 Membatalkan Meeting untuk Moderator (kiri) dan Member (kanan) 23. Meeting Conference Gambar 23 Tampilan Meeting Conference Untuk Moderator Gambar 24 Tampilan Meeting Conference Untuk Peserta Yang mendapat Speaker Permission
Gambar 25 Tampilan Meeting Conference Untuk Member Moderator dapat melakukan meeting conference dengan menekan tombol start pada halaman meeting. Kemudian aplikasi akan melakukan panggilan kepada semua peserta meeting. Dalam melakukan meeting conference, suara moderator dan peserta meeting yang mendapatkan speaker permission yang dapat didengar oleh semua peserta meeting. Pada meeting conference dibagi sebagai berikut: a. Presentation Slide Moderator dan speaker (peserta yang mendapatkan speaker permission) dapat melakukan navigasi slide dengan menekan tombol next slide untuk melihat slide selanjutnya, tombol previous slide untuk melihat slide sebelumnya. Ketika moderator melakukan navigasi slide maka akan dilakukan broadcast kepada seluruh peserta meeting.
Gambar 26 Presentation Slide Next (atas) dan Previous (bawah) b. Scribbling Board Moderator dan speaker (peserta yang mendapatkan speaker permission) dapat melakukan scribbling board dengan menekan tombol more pada kiri atas layar. Pada scribbling board dibagi sebagai berikut: 1. Scribbling Ketika moderator atau speaker menekan tombol scribbling maka aplikasi akan menampilkan pilihan ukuran dari higlight yang akan digunakan untuk melakukan scribbling board. Setelah itu, dapat melakukan scribbling board pada layar. Gambar 27 Scribbling
2. Color Palette Ketika moderator atau speaker menekan tombol color palette maka aplikasi akan menampilkan pilihan warna dari higlight yang akan digunakan untuk melakukan scribbling board. Gambar 28 Color Palette 3. Eraser
Ketika moderator atau speaker menekan tombol erase maka dapat menghapus coretan yang sudah dilakukan pada layar. Gambar 29 Eraser 4. Clear Screen Ketika moderator atau speaker menekan tombol clear screen maka layar akan dibersihkan.
Gambar 30 Clear Screen c. Attention Me Moderator dan speaker (peserta yang akan mendapatkan speaker permission) dapat mengirimkan alert untuk mendapat perhatian dari peserta meeting board dengan menekan tombol more pada kiri atas layar kemudian menekan tombol attention me. Setelah itu aplikasi akan mengirimkan alert kepada seluruh peserta meeting. Gambar 31 Moderator Menekan tombol Attention Me
Gambar 32 Tampilan Attention Me yang diterima Peserta Meeting d. Manage Permission Peserta dapat melakukan request untuk mendapatkan speaker permission dengan cara menekan tombol speaker permission. Kemudian aplikasi akan menampilkan pesan kepada moderator. Moderator dapat memberikan dan mencabut speaker permission dengan cara menekan tombol more pada kanan atas layar kemudian aplikasi akan menampilkan daftar peserta meeting. Moderator melakukan long click pada salah satu peserta kemudian aplikasi akan menampilkan menu dialog. Untuk memberikan speaker permission maka memilih pilihan give permission dan untuk mencabut maka memilih take permission. Gambar 33 Peserta melakukan Request Speaker Permission
Gambar 34 Moderator Melakukan Manage Speaker Permission e. Whispering Me Peserta meeting melakukan pembicaraan pribadi dengan cara menekan tombol more pada kanan atas layar kemudian aplikasi akan menampilkan daftar peserta meeting. Setelah itu, menekan salah satu peserta kemudian memasukan pesan pada textbox message kemudian menekan tombol send.
Gambar 35 Whispering Me 24. Melakukan Konfigurasi Profil Pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list, user dapat melakukan konfigurasi profil dengan cara menekan tombol more pada kanan atas kemudian menekan pilihan profile. Setelah itu, aplikasi akan menampilkan halaman profile. User dapat melakukan perubahan informasi profil dan password yang digunakan untuk sign in pada aplikasi. Setelah melakukan perubahan, user diharuskan untuk menekan tombol save profile untuk menyimpan perubahan pada informasi profil atau tombol change password untuk menyimpan perubahan password.
Gambar 36 Halaman Profile 25. Konfigurasi Setting Pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list user dapat melakukan konfigurasi setting dengan cara menekan tombol more pada kanan atas kemudian menekan pilihan setting maka aplikasi akan menampilkan halaman setting. Pada halaman ini, user dapat melakukan konfigurasi pengaturan aplikasi dengan melakukan check atau uncheck pada masing-masing pengaturan atau memilih nada dengan cara menekan pada label tone. Gambar 37 Halaman Setting
26. Melihat Help Pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list, user dapat melakukan melihat help yang dapat digunakan sebagai panduan dalam menggunakan aplikasi dengan cara menekan tombol more pada kanan atas kemudian memilih pilihan help. Setelah itu aplikasi akan menampilkan halaman help. User dapat melihat caracara untuk menggunakan aplikasi dengan menekan cara yang dinginkan. Gambar 38 Halaman Help 27. Melakukan Sign Out Pada halaman home, friend and group list, chat list dan meeting list, user dapat melakukan sign out dengan cara menekan tombol more pada kanan atas.