Bagian 1 PENGANTAR Dalam proses pembelajaran Diklatpim Tk III tahapan implementasi proyek perubahan merupakan tindak lanjut dari tahapan merancang proyek perubahan yang telah dilaksanakan oleh peserta. Tahap pembelajaran ini mengarahkan peserta untuk menerapkan dan menguji kapasitas kepemimpinannya dalam mengeksekusi proyek perubahan yang dituangkan dalam dokumen pelaksanaan proyek dan telah mendapatkan persetujuan dari atasan langsung (mentor)nya. Tahapan ini disebut pula sebagai Tahap Laboratorium Kepemimpinan (leadership laboratory) yang dilaksanakan selama 60 hari dimana peserta kembali ke tempat kerjanya ( off campus) dan memimpin implementasi Proyek Perubahan yang telah dibuatnya. Organisasi/instansi masing-masing peserta
merupakan laboratorium dalam menguji kapasitas kepemimpinan peserta terkait proyek perubahan yang telah direncanakan. Dalam melakukan implementasi Proyek perubahan ini peserta akan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki, termasuk didalamnya adalah meyakinkan stakeholders terkait untuk memberikan dukungan dan partisipasi terhadap proyek perubahan yang tengah dilaksanakan oleh peserta. Untuk menyelesaikan Implementasi Proyek Perubahan ini, setiap peserta akan mendapatkan bimbingan dari atasan langsungnya selaku mentor atau dalam hal tertentu dapat orang yang ditunjuk oleh institusinya untuk berperan sebagai mentor. Disamping itu, peserta juga akan dipantau oleh coach yang merupakan salah satu tenaga kediklatan yang diangkat oleh Kepala LAN c.q. Deputi Bidang Diklat Aparatur dan mendapatkan bimbingan apabila peserta mendapatkan permasalahan dalam proses implementasi proyek perubahan. 2 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
Bagian 2 TUJUAN DAN KELUARAN Tahap Laboratorium Kepemimpinan ini merupakan tahap krusial yang akan menunjukkan tingkat kemampuan peserta dalam mengelola sebuah perubahan di instansinya termasuk di dalamnya strategi mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung. Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 3
adalah: Tujuan Laboratorium Kepemimpinan Memberikan pembelajaran kepada peserta tentang pengalaman nyata memimpin suatu perubahan di instansinya. Sehingga diharapkan setelah selesainya masa laboratorium kepemimpinan ini peserta telah teruji sebagai pemimpin perubahan. Memberikan pengamatan kepada peserta,tentang bagaimana proses peserta memimpin pelaksanaan proyek perubahan dalam organisasinya mulai dari peserta mempersiapkan dokumen pelaksanaan; membentuk tim efektip; mengatasi kendala yang terjadi selama pelaksanaan proyek; melakukan kolaborasi sampai dengan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan. 4 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
Hasil-hasil keluaran yang diharapkan selama masa Laboratorium Kepemimpinan adalah sebagai berikut: Terpenuhi target-target antara pada setiap tahapan kegiatan (mile stone) sesuai dengan apa yang telah direncanakan dalam dokumen pelaksanaan proyek. Terdapatnya gambaran atau dapat disimpulkan bahwa proses berjalannya kegiatan pelaksanaan proyek masih dalam koridor alurnya menuju kepada keberhasilan proyek. Terdapatnya laporan kemajuan kegiatan pelaksanaan proyek secara rutin sesuai dengan waktu pelaporan yang disepakati. Terdokumentasikannya seluruh proses kegiatan memimpin pelaksanaan proyek perubahan oleh peserta diklat. Apabila dimungkinkan, telah dapat dirasakannya manfaat dari proyek perubahan oleh para stake holder Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 5
Bagian 3 TUGAS MENTOR Secara umum peran dan tugas mentor adalah : bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta berdasar sikap profesionalisme; memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan; memberikan dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi sumberdaya yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek perubahan; 6 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
memberikan bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung; berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat dalam melakukan inovasi-inovasi yang diperlukan. Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 7
Bagian 4 TUGAS PESERTA DIKLAT Sebagai peserta diklat, beberapa hal yang harus dilakukan adalah : melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam project charter dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki; mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach. secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan progress implementasi proyek perubahan kepada coach minimal satu minggu sekali (setiap hari Kamis); mengacu rumusan milestones dalam dokumen pelaksanaan proyek sebagai dasar pencapaian target perubahan; 8 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal & eksternal) dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan; mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam proses implementasi proyek perubahan; menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari proses penyusunan project charter sampai dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan. Deskripsi dan analisis terhadap critical success factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul selama tahapan ini juga merupakan bagian penting yang harus tercakup dalam laporan ini. Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada penyelenggara Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 9
Diklatpim Tk. III sesuai jadwal yang telah ditetapkan ( 1 hari sebelum seminar LK ). Bagian 5 TUGAS COACH 10 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
Dalam tahap Laboratorium Kepemimpinan, Coach memiliki tugas : 1. Melakukan monitoring secara regular terhadap kegiatan peserta selama tahap Laboratorum Kepemimpinan melalui media teknologi informasi (IT); 2. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi proyek perubahan yang disampaikan peserta bimbingan minimal seminggu sekali (setiap hari jum at); 3. Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta apabila peserta mengalami permasalahan selama tahapan Laboratorum Kepemimpinan; 4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Laboratorum Kepemimpinan; 5. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progress yang dilaporkan oleh peserta bimbingan; Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 11
6. Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara Diklatpim Tk. III. Bagian 6 LAMPIRAN 12 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN 1. Nama Peserta : 2. Instansi : 3. Judul Proyek Perubahan : 4. Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan ( selama Breakthrough II) Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 13
Hari ke /Tanggal Kegiatan yang dilakukan Output Paraf Mentor 14 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
Hari ke /Tanggal Kegiatan yang dilakukan Output Paraf Mentor Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 15
Hari ke /Tanggal Kegiatan yang dilakukan Output Paraf Mentor 16 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
Hari ke /Tanggal Kegiatan yang dilakukan Output Paraf Mentor Panduan Tahap Laboratorium Kepemimpinan (BT 2) Diklatpim Tk. I 2013 17
Hari ke /Tanggal Kegiatan yang dilakukan Output Paraf Mentor Peserta 18 Pusdiklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan (...)