BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini Teknologi Informasi (TI) mulai menjadi bagian yang sangat penting dalam mendukung tercapainya strategi dan visi perusahaan, hal ini didasari oleh survei yang dilakukan oleh PricewaterhouseCooper pada tahun 2003 dan 2005. Proyek TI adalah proyek yang dapat dikatakan bernilai sangat mahal, baik untuk pembangunan maupun pengembangannya. Berdasarkan penelitian A. Gunasekaran, Peter E.D. Love, F. Rahimi, R. Mielc (2001) bahwa perusahaan melakukan investasi sebesar milyaran untuk setiap proyek teknologi informasi karena teknologi informasi merupakan bagian yang penting dari semua proyek, bahkan untuk bisnis tradisional pun tidak bisa bertahan tanpa pemrosesan data secara elektronik. Berdasarkan penelitian Egidio Zarrella, Mark Tims, Bill Carr, Walter Park (2005) bahwa 49% dari perusahaan partisipan mengalami minimal satu kali kegagalan proyek teknologi informasi dalam setahun dan 86% dari perusahaan yang kehilangan 25% keuntungan atau manfaat dari yang ditargetkan. Dari definisi beberapa peneliti (Kathy Shwalbe (2010), David L. Olson (2003), James Cadle dan Donald Yeates (2009), Brenda Whittaker (1999), Matthew Miller (2008), dan Fahad Alfaader, et.al. (2010)), dapat disimpulkan bahwa sebuah proyek bisa dikatakan sebagai proyek yang sukses jika memenuhi 5 kriteria mutlak berikut ini: (1) sesuai dengan ruang lingkup, (2) tepat waktu, (3) tepat biaya, (4) mendapatkan kepuasan pelanggan/sponsor (kualitas) dan (5) 1
2 memenuhi tujuan utama proyek. Sejauh ini, secara umum tingkat keberhasilan proyek TI dapat dikatakan masih cukup rendah. Survei menyatakan bahwa tingkat keberhasilan atau kesuksesan proyek TI hanya sebesar 32% (CHAOS report 2008 by Standish Group Internasional), 30% (McKinsey Global survey results), dan 41% (IBM global Making Change Work Study). Dari kriteria keberhasilan proyek TI yang disebutkan diatas survei menyatakan bahwa : mencapai rata-rata 63% proyek TI yang tepat waktu, 45% proyek TI sesuai anggaran biaya, dan 67% proyek TI yang sistemnya bekerja memenuhi kebutuhan pengguna. Data dari Standish Group Study (CHAOS Report 2008) menemukan bahwa 31.1% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Hasil selanjutnya mengindikasikan 52.7% proyek TI mengalami pembengkakan biaya lebih dari 189%. Hanya sekitar 16.2% proyek pengembangan software yang diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI bernilai besar yang dirasakan tidak membawa manfaat signifikan pada perusahaan. Gambar 1.1 Informasi hasil survei proyek TI oleh Sandish Group Berdasarkan penelitian Tata Consultancy Services (2007) bahwa 62% proyek teknologi informasi tidak sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, 49%
3 proyek teknologi informasi melebihi anggaran yang ditetapkan, 47% biaya maintenance proyek teknologi informasi lebih besar dari yang diperkirakan, dan 41% proyek teknologi informasi gagal untuk memberikan nilai bisnis dan ROI diperkirakan. Berdasarkan penelitian Hans Henrik Jorgensen, Lawrence Owen, Andreas Neus (2008) bahwa pada 15 negara, 41% proyek teknologi informasi adalah sukses dan 59% proyek teknologi informasi adalah gagal. Berdasarkan penelitian Yogi Agustiawan. (2011) bahwa pada tahun 2003 proyek teknologi informasi di Indonesia mengalami kegagalan sebesar 75%. Kesuksesan proyek dari banyak organisasi adalah tergantung dari seberapa efektif pengelolaan dan pengendalian dukungan organisasi untuk memastikan bahwa apakah hasil yang diharapkan dapat terealisasikan. Fakta ini didasarkan dari hasil survei manajemen proyek yang dilakukan oleh KPMG New Zealand (2010) bahwa 16% penyebab kegagalan proyek diakibatkan oleh kurangnya dukungan organisasi/strategi (governance). Gambar 1.2 KPMG New Zealand Project Management Survey (2010)
4 Tata Kelola TI atau kerap disebut IT Governance (ITG) adalah proses dan struktur yang memastikan bahwa sebuah organisasi sudah menjalankan investasi teknologi informasi secara tepat dan yang memastikan bahwa aktifitas yang dihasilkan, baik program, proyek atau usaha yang sudah didanai, telah dilakukan dengan baik dan mencapai hasil yang diinginkan. ITG merupakan salah satu aspek penting dari tata kelola perusahaan secara keseluruhan. Pengelolaan TI yang baik akan menjamin efisiensi dan pencapaian kualitas layanan yang baik bagi tujuan bisnis perusahaan. Penerapan ITG ini harus direncanakan dengan baik agar proyek TI dapat diimplementasikan sesuai dengan kondisi dan kemampuan perusahaan serta memenuhi kebutuhan dari pengguna. Salah satu praktik dari ITG yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melakukan evaluasi teknologi informasi atau sistem informasi. Evaluasi bertujuan untuk menilai, memonitor, dan memastikan bahwa sistem informasi perusahaan dapat mengelola integritas data dengan tepat dan mampu secara efektif sesuai dengan tujuan perusahaan dan tujuan dari TI di perusahaan. ATI Business Group adalah perusahaan yang bergerak di bidang Business Process Outsoursing yang berfokus pada industry travel dan aviation, dimana dalam menjalankan bisnisnya tentu saja teknologi informasi berperan sangat penting. Saat ini ATI Business Group sedang mengembangkan beberapa proyek TI baik yang digunakan oleh bagian internal perusahaan maupun eksternal (partner and agency), dan beberapa proyek TI yang sudah berjalan sekarang antara lain: Electronic Ticket Manager, E-Learning, Information Tracking System v-01, dll. Dari beberapa proyek yang sudah berjalan dapat dikatakan bahwa proyek Information Tracking System v-01 (ITS v-01) merupakan salah satu
5 proyek TI yang gagal karena proyek tersebut berjalan tidak tepat waktu (development ± 2 tahun) dan belum dapat memuaskan kebutuhan user (client dan bagian internal perusahaan). Alasan peneliti memilih ATI Business Group sebagai obyek penelitian adalah karena ATI Business Group merupakan perusahaan dengan kategori perusahaan besar ( >350 karyawan) dan sangat tergantung pada TI dalam menjalankan proses bisnisnya, sehingga dituntut agar proyek TI yang dihasilkan dapat mendukung proses bisnis baik secara operasional maupun secara strategi bisnis dengan maksimal sesuai dengan hasil yang diharapkan. Versi terbaru dari COBIT adalah COBIT 5. Salah satu jurnal yang berjudul ISACA Issues COBIT 5 Governance Framework mengemukakan bahwa, COBIT 5 menyediakan prinsip-prinsip, praktek-praktek, alat-alat analisis, dan model yang diterima secara global dan dirancang untuk membantu memaksimalkan kepercayaan pimpinan bisnis dan TI mengenail nilai dari informasi dan asset teknologi perusahaan. Pembaruan ini merupakan hasil dari inisiatif selama empat tahun yang didasari oleh tugas global dan telah ditinjau oleh lebih dari 95 ahli di seluruh dunia. Besarnya peminat akan COBIT 5 telah menunjukkan angka yang tinggi. Informasi adalah mata uang pada abad ke-21, dan COBIT membantu perusahaan secara efektif dalam mengatur dan mengelola aset penting tersebut (Kessinger, 2012:1). Adapun Alastair Walker, et al (2012:159) mengungkapkan bahwa dari hasil identifikasi beberapa tantangan yang dihadapi COBIT Maturity Model dan penawaran model penilaian alternatif, ternyata alternatif model penilaian berdasarkan ISO/IEC 15504 yaitu COBIT 5 memiliki kriteria penilaian yang lebih akurat, konsisten, dan objektif. Oleh karena itu dinyatakan bahwa model penilaian berdasarkan ISO 15504 lebih superior.
6. Sedangkan dalam mengelola proyek, salah satu acuan yang banyak digunakan adalah Project Management Body Of Knowledge (PMBOK). PMBOK merupakan kumpulan best practice standar internasional yang mengidentifikasikan semua proses yang dibutuhkan untuk manajemen proyek. Dengan menggunakan referensi mapping COBIT with PMBOK, dapat dilakukan pemetaan antara proses-proses TI yang ada pada COBIT dengan proses manajemen proyek pada PMBOK, sehingga pengkajian dapat dilakukan lebih fokus sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Berdasarkan dukungan perusahaan dan berbagai acuan jurnal yang dapat membuktikan bahwa COBIT 5 yang berkolaborasi dengan PMBOK mampu menjadi standar analisis dan evaluasi tata kelola TI yang tepat, serta dapat membantu ATI Business Group menerapkan tata kelola TI yang sesuai standar dan kebijakan dalam manajemen proyek TI yang efektif dan efisien sehingga dapat mengurangi terjadinya tingkat risiko kegagalan dalam proyek TI yang ada, maka dilakukanlah analisis dan evaluasi terhadap tata kelola TI yang berfokus pada manajemen proyek TI di ATI Business Group menggunakan standar COBIT 5. Dengan evaluasi ini, akan didapatkan nilai kematangan pelaksanaan proyek TI yang sesuai dengan kondisi kekinian dari perusahaan. 1.2 Rumusan Permasalahan Rumusan permasalahan dari penelitian ini adalah: 1. Terjadinya kegagalan proyek TI yang terjadi di ATI Business Group. 2. Belum adanya penerapan dari IT Governance, sehingga risiko terjadi kegagalan dalam proyek TI maupun operasional sangat besar.
7 3. Perusahaan menemukan kesulitan terhadap pengkuran kematangan pelaksanaan proyek TI. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Membantu perusahaan untuk memiliki standar metode evaluasi yang dapat mengukur kematangan pelaksanaan proyek TI dengan lebih akurat. 2. Memberikan rekomendasi bagi perusahaan untuk menerapkan standar IT Governance dalam menjalankan proyek TI baik proyek eksternal maupun internal. 3. Melaporkan nilai hasil pengukuran kematangan pelaksanaan proyek TI. Manfaat dari hasil penelitian ini adalah: 1. Penelitian ini memberikan manfaat bagi akademisi berupa pengetahuan mengenai metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek menggunakan standarisasi COBIT 5 dan PMBOK. 2. Penelitian ini memberikan manfaat bagi praktisi, terlebih bagi ATI Business Group, berupa metode evaluasi proyek yang paling cocok untuk diterapkan dalam kasus pengukuran nilai kematangan proyek TI yang sedang maupun akan berjalan, sehingga menjadi masukan bagi perusahaan dalam mengurangi risiko terjadinya kegagalan dalam penerapan atau implementasi proyek TI. 1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penelitian ini adalah proyek TI pada ATI Business Group. Dengan batasan masalah adalah sebagai berikut:
8 1. Ruang lingkup proyek yang dievaluasi yaitu pada proyek sistem informasi (pengadaan aplikasi perangkat lunak). 2. Metode pengukuran kematangan proyek TI yang dilakukan akan menggunakan framework COBIT 5 dan PMBOK. 3. Hanya berfokus kepada analisa proses dan kontrol pada manajemen proyek TI yang dibahas yaitu proyek TI pada ATI Business Group, sedangkan detil teknis yang dilakukan dalam pengembangan sistem baru serta analisa cost-benefit pada proyek tidak dibahas. 4. Parameter pengukuran yang digunakan dalam framework COBIT 5 yaitu pada domain yang berhubungan dengan manajemen proyek saja (hasil mapping COBIT 5 dengan PMBOK) 5. Perspektif manajemen proyek dari proses bisnis perusahaan yang akan dilakukan analisis adalah portfolio management. 6. Obyek penelitian yaitu proyek TI pada ATI Business Group