WORKGROUP COMPUTING DAN GROUPWARE Sebagai tugas mata kuliah Pengantar Teknologi Informasi oleh Chusnul Chotimah (06.2012.1.06017) Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya Bagi kebanyakan orang, istilah workgroupcomputing dan groupware merupakan hal yang sangat asing. Meskipun tanpa disadari, aplikasi groupware sangat sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Di sekolah-sekolah, beberapa guru meminta murid-muridnya untuk mengirimkan tugas melalui e-mail yang merupakan salah satu contoh penggunaan groupware. Atau, fasilitas messenger, baik melalui Yahoo!, Facebook, atau jejaring sosial lainnya, yang juga merupakan contoh penggunaan groupware. 1. Workgroup Computing (Komputasi Grup Kerja) Dewasa ini, teknologi telekomunikasi atau yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh telah berkembang dengan pesatnya. Perkembangan teknologi komunikasi ini mempermudah manusia untuk melakukan komunikasi, melintasi jarak dan waktu yang terbentang jauh berbeda. Komunikasi baik berupa diskusi, rapat, atau hanya sekedar bertukar sapa dengan saudara jauh. Salah satu contohnya yang akan penulis bahas saat ini adalah workgroup computing. Workgroup computing merupakan salah satu aplikasi dari teknologi telekomunikasi. Selain workgroup computing, teknologi telekomunikasi telah melahirkan beberapa aplikasi lain seperti ATM (Anjungan Tunai Mandiri / Automatic Teller Machine), telecommuting, telekonferensi, dan EDI (Electronic Data Interchange). Workgroup computing(komputasi grup kerja), atau biasa disebut dengan komputasi kolaboratif merupakan grup pekerja yang memakai komputer yang terhubung dalam jaringan untuk berdiskusi dan menyelesaikan suatu masalah. Workgroup computing, memungkinkan beberapa orang untuk memakai komputer yang sama pada saat yang sama pula. Para peserta dapat terus berdiskusi sambil melihat tampilan bersama yang mungkin meliputi rangkaian media lengkap, termasuk fotografi dan video bergerak 1. Teknologi seperti ini umum digunakan oleh pihak manejemen perusahaan untuk melakukan rapat virtual (rapat yang diadakan dengan masingmasing pihak berada dalam ruangan terpisah) guna melakukan pengambilan keputusan. Hal seperti 1 Mohammad Suyanto, Aplikasi Multimedia untuk Workgroup Computing, http://research.amikom.ac.id/index.php/karyailmiahdosen/article/view/1885, diakses tanggal 10 Oktober 2012
ini mudah direalisasikan dengan bantuan perangkat lunak yang dinamakan groupware (misalnya Lotus Notes dan MS NetMeeting). 2 2. Groupware A. Gambaran Umum Collaborative software (juga disebut sebagai groupware) adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. 3. Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya" 4. Produk perangkat lunak seperti surel, kalender, percakapan teks, wiki dan kegiatan bookmarking masuk dalam kategori ini, ketika digunakan untuk kerja kelompok, sementara itu istilah yang lebih umum berlaku untuk sistem yang digunakan di luar tempat kerja, contohnya, layanan kencan online dan jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, dan Friendster Sedangkan menurut Carstensen dan Schmidt (1999) groupware merupakan bagian dari CSCW 5. Para peneliti menilai bahwa CSCW dan groupware membahas tentang "bagaimana aktivitas-aktivitas yang saling berkolaborasi dan koordinasi antar akvitivas tersebut dapat didukung dengan menggunaan sistem komputer. Atau mudahnya kita dapat mengatakan bahwa groupware adalah suatu teknologi yang dirancang untuk menunjang kerja dalam suatu kelompok atau group yang dapat menunjang komunikasi, kerjasama, koordinasi, memecahkan masalah, memenangkan persaingan, atau bernegosiasi. 6 B. Groupware dan Tingkatan Kolaborasi Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi: a) Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM adalah contohnya. 2 http://r14nto.wordpress.com/4-komunikasi-data. Diakses pada 5 Oktober 2012 3 Groupware Yaitu?, http://wartawarga.gunadarma.ac.id, diakses tanggal 10-10-2012 4 ^ a b Peter dan Trudy Johnson-Lenz. 1990. OpenDocument "Rhythms, Boundaries, and Containers: Creative Dynamics of Asynchronous Group Life", Awakening Technology Research Report #4. April 1990. Diakses pada 12 Maret 2012. (diakses pada 5 oktober (melalui http://id.wikipedia.org) 5 CSCW (Computer Supported Cooperative Work) adalah sebuah istilah generik, yang menggabungkan pengertian bagaimana orang bekerja dalam sebuah kelompok dengan teknologi pendukung berupa jaringan komputer, Perangkat keras, Perangkat lunak terkait, layanan, dan teknik.(www.wikipedia.com) 6 Groupware, http://id.shvoong.com. Diakses tanggal 10 Oktober 2012
Perangkat Komunikasi Elektronik Alat komunikasi elektronik mengirimkan pesan, file, data, atau dokumen antara manusia dan karenanya memudahkan berbagi informasi. Contohnya antara lain: Konferensi sinkron Konferensi asinkron Email Fax Surat suara Wiki Web penerbitan Kontrol revisi b) Conferencing (atau tingkat kolaborasi) mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya. Perangkat Konferensi Elektronik Alat konferensi elektronik memudahkan berbagi informasi, tetapi dalam cara yang lebih interaktif. Contohnya antara lain: Forum Internet (juga dikenal sebagai papan pesan (message board) atau papan diskusi (discussion boards)) - sebuah platform diskusi virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara online Online chat - sebuah platform diskusi virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara real-time Instant messaging Telephony - telepon memungkinkan pengguna untuk berinteraksi Video conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi video dan sinyal audio Data conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi papan tulis umum yang setiap pengguna dapat memodifikasi Application sharing - pengguna dapat mengakses dokumen bersama atau aplikasi dari komputer masing-masing secara bersamaan di waktu real-time Electronic meeting system (EMS) - awalnya alat ini digambarkan sebagai "sistem pertemuan elektronik," dan dibangun menjadi ruang pertemuan. Kamar khusus ini biasanya memiliki proyektor video yang saling terkait dengan banyak PC, namun sistem pertemuan elektronik telah berkembang
menjadi berbasis web, kapanpun, sistem tempat apapun yang akan mengakomodasi peserta pertemuan "terdistribusi" yang mungkin tersebar di beberapa lokasi. c) Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang. Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif. Perangkat Manajemen (Koordinasi) Elektronik Perangkat manajemen kolaboratif memfasilitasi dan mengelola kegiatan kelompok. Contohnya antara lain: Kalender elektronik (juga disebut manajemen waktu perangkat lunak) - jadwal acara dan secara otomatis memberitahu dan mengingatkan anggota kelompok Sistem manajemen proyek - jadwal, track, dan memetakan langkah-langkah dalam sebuah proyek karena sedang diselesaikan Online proofing - berbagi, mereview, menyetujui, dan menolak web proofs, karya seni, foto, atau video antara desainer, pelanggan, dan klien. Workflow systems - manajemen kolaboratif tugas dan dokumen dalam proses bisnis berbasis pengetahuan Knowledge management systems - mengumpulkan, mengatur, mengelola, dan berbagi berbagai bentuk informasi Enterprise bookmarking - mesin bookmark kolaboratif untuk men-tag, mengatur, berbagi, dan mencari data perusahaan Prediction markets - membiarkan sekelompok orang bersama-sama memprediksi hasil dari peristiwa masa depan Extranet sistem (terkadang juga dikenal sebagai 'extranet project') - mengumpulkan, mengatur, mengelola dan berbagi informasi terkait dengan pengiriman proyek (misalnya: pembangunan gedung) Social software system - mengatur hubungan sosial kelompok Online spreadsheets - berkolaborasi dan berbagi data terstruktur dan informasi
C. Sistem Groupware Groupware dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, salah satunya adalah kapan dan di mana seorang pekerja mengikuti kerja kelompok. Sistem Groupware sumber gambar 1: lifewithalacrity.com Teknologi groupware dapat digolongkan menjadi dua dimensi utama : 1. Waktu, ketika user dari groupware bekerja sama dalam waktu yang sama (realtime/synchronous gropuware) atau waktu yang berbeda (asynchronous groupware). Groupware dapat dijalankan di waktu yang berbeda misalnya dengan email, forum diskusi, share editing. Tampilan harus dapat dilihat oleh setiap pengguna lengkap dengan penunjuk waktu kapan terakhir pengguna menggunakan aplikasi tersebut. 2. Tempat, ketika user dari gropuware bekerja pada tempat yang sama (colocated/face to face) atau tempat yang berbeda (non colocated/ distance). Groupware dapat menggabungkan pengguna yang lokasinya berjauhan, misalnya dengan adanya video conference, meeting room, chatting ataupun messanger. Groupware jenis ini lebih banyak berbasis web, agar dapat diakses secara bersamaan di lokasi yang berjauhan.
D. Manfaat Penggunaan Groupware Ada beberapa jenis manfaat yang didapat jika sebuah organisasi menggunakan software Groupware. Beberapa diantaranya adalah: 1. Membantu meningkatkan komunikasi dalam sebuah tim baik komunikasi secara synchronous maupun secara asynchronous. 2. Fasilitas sharing informasi dan distribusi dokumen, suatu tim dapat memanfaatkan banyak dokumen secara bersama melalui sistem yang mirip seperti file sharing. 3. Dapat mengatur dan memonitor proyek-proyek yang ditangani oleh sebuah tim, dengan adanya fasilitas ini proyek yang besar dapat ditangani oleh seorang project manager yang mempekerjakan beberapa orang dalam suatu tim. 4. Dukungan untuk mengatur alur kerja ( workflow ) dan membuat otomatis suatu proses, dengan fasilitas ini suatu proses bisnis yang melibatkan banyak bagian (orang) dapat ditangani secara elektronik.
DAFTAR PUSTAKA Groupware, 11 September 2010, http://id.wikipedia.org http://www.slideshare.net/arfianti/groupware-10622549 Groupware Yaitu, 31 Mei 2010, http://wartawarga.gunadarma.ac.id Zaujatii, Grupware, 13 April 2011, http://id.shvoong.com/