SISTEM INFORMASI MONITORING PERSEDIAAN BARANG MENGGUNAKAN METODE FIFO (FIRST IN FIRST OUT) PADA PD. MULIA AGUNG BANDUNG 1 Deden Sofyan Hamdani 2 John Darma 1 Program Studi Administrasi Bisnis LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 1 Email : deanhamdani@lpkia.ac.id 2 Email : johndarmads@gmail.com Abstrak PD Mulia Agung merupakan merupakan perusahaan dagang yang bergerak dibidang penjualan bahan bangunan, PD Mulia Agung menyediakan berbagai macam bahan bangunan yang diperlukan untuk membangun. Dalam aktivitas normalnya, PD Mulia Agung berkaitan erat dengan perdagangan. Kepala gudang merupakan bagian yang bertanggung jawab atas persediaan barang yang ada di gudang. Penelitian yang dilakukan penulis hanya menangani proses pada penyimpanan data persediaan barang. Dalam prosedur penyimpanan data-data barang, kepala gudang membutuhkan beberapa data barang yang masih tersedia digudang maupun yang sudah habis terjual, maka dari itu perangkat lunak ini akan mempermudah dalam menangani penyimpanan data barang. Kata kunci : Sistem Informasi Monitoring Persediaan PD Mulia Agung 1. Pendahuluan Memenuhi kebutuhan customer merupakan tugas bagi semua perusahaan. Hal terpenting yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan adalam pengendalian persediaan. Persediaan adalah salah satu asset termahal dan terpenting yang menyumbang 50% dari total modal yang diinvestasikan sehingga pengendalian persediaan yang baik merupakan hal yang sangat penting [1]. Perusahaan yang mampu mengendalikan dan mengelola persediaannya dengan baik akan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan tentu saja menjaga kelangsungan bisnisnya dalam dunia industri saat ini. Secara singkat persediaan atau inventory control merupakan elemen utama dari modal kerja, merupakan aset paling produktif dan secara terus menerus mengalami perubahan. Namun pada kenyataanya, masih banyak perusahaan yang tidak mampu mengendalikan persediaan secara baik. Hal ini disebabkan karena kurang efektifnya sistem yang digunakan seperti, tidak lengkapnya pencatatan mengenai informasi stok barang serta transaksi penjualan dan pembelian barang yang dilakukan. Faktor-faktor tersebut menyebabkan perusahaan tidak mengeetahui dengan jelas kapan harus memesan barang sehingga perusahaan sering kehabisan stok barang dan pada akhirnya tidak mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Selain itu, catatan transaksi penjualan dan pembelian yang tidak lengkap juga menyebabkan pelanggan harus menunggu lama karena proses penjualan kepada pelanggan yang tidak efisien. Berdasarkan PSAK 14 (revisi 2008) tentang persediaan barang / inventory, yang dimaksud dengan persediaan adalah: Persediaan adalah aset: a) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa b) Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut, atau Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Sistem yang berjalan saat ini pada PD. Mulia Agung khususnya pada bagian persediaan barang, dalam pengolahan datanya sering terjadi kesalahan, keterlambatan dalam order barang karena pemantauan stok barang yang masih dilakukan dengan cara manual. Dengan dibuatkannya sistem informasi stok barang di PD. Mulia Agung ini maka dapat membantu mengurangi kesalahan dalam proses pengolahan data keluar masuknya barang dan stok barang yang akan dijadikan bahan pembuatan laporan. PD Mulia Agung merupakan perusahaan yang masih menggunakan metode laporan persediaan barang secara manual dengan mencatatnya di formulir atau pada sebuah buku. Cara ini terkadang kurang efektif dan cukup menyita waktu. Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk memilih judul Sistem Informasi
Monitoring Persediaan Menggunakan Metode FIFO (First In First Out) Pada PD. Mulia Agung Bandung, dengan harapan dapat menciptakan suatu sistem laporan yang lebih baik dalam melakukan penyimpanan data persediaan barang di perusahaan tersebut. 1.1. Landasan Teori FIFO adalah akronim untuk Firs In Firs Out (Pertama Masuk, Pertama Keluar), sebuah abstraksi yang berhubungan dengan cara mengatur dan memanipulasi data relatif terhadap waktu dan prioritas. Ungkapan ini menggambarkan prinsip teknik pengolahan antrian atau melayani permintaan yang saling bertentangan dengan proses pemesanan berdasarkan perilaku firs come, firsserved (FCFS): dimana orang-orang meninggalkan antrian dalam urutan mereka tiba, atau menunggu giliran satu di sebuah sinyal kontrol lalu lintas.. 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses 2.1.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sistem dan merepersentasikan interaksi antara actor dengan sistem. Gambar 1. Use Case Diagram Tabel 1 Use Case Skenario Kelola Masuk Nomor 1 Nama Kelola Masuk Tujuan Jumlah stok akan bertambah saat data diinput. Deskripsi Menginputkan data barang kedalam perangkat lunak. Aktor 1.User memilih menu buat data barang masuk. 3.Mengisi form. Kepala Gudang 2.Menampilkan halaman menu buat data barang masuk. 5.Verifikasi ke database create data barang sukses. 6.Menampilkan halaman datadata barang yang berhasil diinputkan. 4.Klik simpan Tabel 2Use Case Skenario Kelola Keluar Nomor 2 Nama Kelola Keluar Tujuan Jumlah stok akan berkurang saat data diinput. Deskripsi Proses menginputkan data barang barang yang keluar kedalam perangkat lunak Aktor Kepala Gudang 1.User memilih menu buat data barang keluar. 3.Mengisi form 4.Klik simpan 2. Menampilkan halaman menu buat data barang keluar. 5.Verifikasi ke database create data barang sukses. 6.Menampilkan halaman datadata barang yang berhasil diinputkan. Tabel 3 Use Case Skenario Kelola Persediaan Nomor 3 Nama Tujuan Deskripsi Aktor 1.User memilih menu daftar persediaan barang. 3.Merubah atau menghapus data barang. Kelola Persediaan Mempermudah kepala gudang dalam mengelola stok / persediaan barang. Dapat melihat nama barang, jumlah stok barang, stok maksimum dan stok minimum. Kepala Gudang 2.Menampilkan halaman menu daftar persediaan barang. 4.Verifikasi ke database bahwa data barang berhasil dirubah atau di hapus. 5.Stok barang berubah. 6.Menampilkan halaman datadata barang yang sudah diubah/dikelola. Table 4Use Case Skenario Cetak Laporan Persediaan Nomor 4 Cetak Laporan Persediaan Nama
Tujuan Deskripsi Aktor 1.User memilih data apa yang akan dicetak sebagai laporan. 3.Kilik tombol atau butoon buat laporan data barang. 5.Mengecek laporan yang akan dibuat. Data-data barang yang akan dibuat akan diberikan kepada pemilik Membuat laporan data-data barang, baik data barang masuk, keluar ataupun data stok barang dekompresi Pemilik 2.Menampilkan halaman menu yang dipilih. 4.Menampilkan laporan data barang berupa PDF. 6.Laporan dapat dicetak atau di print. Gambar 3. Activity Diagram Input Keluar 2.2 Activity Diagram Pada sub bab berikut ini akan dimodelkan aliran kegiatan yang terjadi dalam perangkat lunak monitoring persediaan barang yang digambarkan dalam Activity Diagram dan secara garis besar adalah untuk memodelkan aliran kerja (workflow) atau aktivitas dan operasi dari perangkat lunak monitoring persediaan barang. Gambar 4 Activity Diagram Daftar Gambar 5. Activity Diagram Laporan Daftar Gambar 2. Activity Diagram Input Masuk 2.2Class Diagram Class diagram adalah suatu diagram yang menyediakan sekumpulan class objek antar muka interface dan relasinya, dan juga untuk memodelkan database logic.
Pada gambar antar muka di atas merupakan menu atau form pada saat user melakukan input / create barang yang masuk, dan semua kolom tersebut harus diisi tidak boleh kosong, jika masih ada salah satu kolom yang belum di isi maka akan gagal melakukan create / save. Gambar 6. Class Diagram 2.5 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. 2.4.1 Antar muka Monitoring Persediaan Gambar 9. Antar muka form Input Keluar Pada gambar antar muka di atas merupakan menu atau form pada saat user melakukan input / create barang yang keluar, dan semua kolom tersebut harus diisi tidak boleh kosong, jika masih ada salah satu kolom yang belum di isi maka akan gagal melakukan create / save. Gambar 7. Antar muka Login Ini adalah antar muka ketika pada saat admin, user melakukan login pada perangkat lunak, dan user yang melakukan login tentunya sudah memiliki hak akses untuk melakukan login. Gambar 10. Antar muka Kelola Daftar Pada gambar antar muka diatas merupakan tampilan menu Daftar, pada menu daftar barang ini, user dapat melakukan kelola daftar barang, dan di dalam menu daftar barang ini juga mempermudah user jika hendak akan mencari informasi barang yang ingin dicari, tidak membutuhkan waktu yang lama. Gambar 8. Antar muka form Input Masuk Gambar 11. Antar muka Pemasok
Pada gambar antar muka diatas merupakan tampilan menu Daftar Pemasok, pada menu daftar pemasok ini, user dapat melakukan kelola daftar pemasok, dan di dalam menu daftar pemasok ini juga mempermudah user jika hendak akan mencari informasi pemasok yang ingin dicari, tidak membutuhkan waktu yang lama. Seperti informasi nama pemasok, alamat pemasok dan no telepon pemasok. ke dalam perangkat lunak. Pada kolom username masukan username yang sudah di tentukan oleh pemilik toko, kemudian isikan pula password, bila kedua form tersebut sudah terisi dengan lengkap maka tekan tombol login maka user akan masuk ke dalam perangkat lunak 3.Implementasi Dalam bab ini menjelaskan mengenai kegiatan dalam membangun/mewujudkan rancangan sistem baru secara nyata. Kegiatan yang dibahas meliputi kebutuhan sumber daya dan panduan penggunaan program. Gambar 14. Menu Utama 3.1 Implementasi Antarmuka A. Halaman Muka Gambar Gambar diatas adalah tampilan awal jika user atau admin yang memiliki hak akses berhasil masuk ke dalam perangkat lunak. Pada tampilan ini terdapat di menu Home. Gambar 12. Menu utama Pada saat user membuka perangkat lunak maka user akan masuk pada menu utama terlebih dahulu. Pada tampilan utama terdapat 2 menu yaitu home dan login. Tampilan seperti diatas merupakan tampilan dari menu Home, didalam menu Home tertera nama toko/perusahaan, alamat, dan no telepon. Gambar 15. Menu Buat Data Masuk Penjelasan: 1. Klik menu Masuk maka akan muncul menu dropdown. 2. Kemudian klik menu Buat Data Masuk, maka akan tampil field-field yang harus diisi pada saat akan create barang masuk, sesudah itu pilih kode barang yang sudah ditentukan dengan barang yang akan dibuat. 3. Kemudia klik field Kode, maka akan muncul tampilan tabel daftar barang 4. Kemudia pilih atau klik tanda + 5. Maka otomatis akan terisi kode barang dan nama barang 6. Terakhir isi jumlah barang yang masuk dan klik Simpan. Gambar 13. Menu Logi Pada perangkat lunak terdapat dua menu utama di antaranya home dan login. Login = Kemudian tekan tombol login untuk masu
Gambar 16. Menu Buat Data Keluar Penjelasan: 1. Klik menu Keluar maka akan muncul menu dropdown. 2. Kemudian klik menu Buat Data Keluar, maka akan tampil field-field yang harus diisi pada saat akan create barang keluar, sesudah itu pilih kode barang yang sudah ditentukan dengan barang yang akan dibuat. 3. Kemudia klik field Kode, maka akan muncul tampilan tabel daftar barang 4. Kemudia pilih atau klik tanda + 5. Maka otomatis akan terisi kode barang dan nama barang 6. Terakhir isi jumlah barang yang keluar dan klik Simpan. distributor dari barang-barang yang dijual di toko / perusahaan. 3. Di menu Pemasok user terdapat aksi View, Update dan Delete yang berfungsi untuk melihat, merubah dan menghapus data. Gambar 19. Laporan Data Ini adalah tampilan dari laporan data barang yang masuk, laporan ini akan diberikan kepada pemilik toko sebagai laporan bahwa barang-barang yang dipesen dari distributor atau pemasok sudah masuk. Kesimpulan dan Saran Gambar 17. Menu Daftar Pada menu Daftar, hanya menampilkan daftar-daftar barang yang tersedia di toko. Jika user ingin melihat daftar-daftar barang, user hanya klik menu Daftar maka daftar-daftar barang akan tampil. Gambar 18. Menu Pemasok 1. Klik menu Pemasok 2. Maka akan tampil daftar-daftar pemasok / Dari hasil analisis yang dilakukan penulis di perusahaan / toko PD. Mulia Agung pada bagian ini maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Manajemen Inventory merupakan salah satu faktor yang berperan dalam meningkatkan laba pada PD. Mulia Agung Bandung karena tanpa dikelola dengan manajemen yang baik maka perusahaan tidak mengetahui kapan akan memesan dan mengeluarkan barang sehingga dapat menyebabkan kerugian pada perusahaan.. 2. Dengan adanya sistem perangkat lunak ini segala kehilangan data dapat diatasi tidak hilang begitu saja 3. Dapat menampilkan laporan-laporan dari data yang diproses. Demikianlah kesimpulan yang dapat penulis jabarkan berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktek kerja lapangan di PD Mulia Agung. 5.2. Saran Untuk pengembangan lebih lanjut maka penulis memberikan saran yang sangat bermanfaat untuk adik-adik tingkat dan dapat membantu pada saat nanti menyusun laporan : 1. Sebaiknya kebijakan penambahan harus diperhitungkan secara seksama dan mengurangi tingkat kerusakan barang sehingga efektivitas persediaan dapat dimaksimalkan. 2. Perusahaan sebaiknya memikirkan langkahlangkah untuk meningkatkan jumlah persediaan ada sebelumnya, namun tetap memperhitungkan permintaan pasar demi menghindari kelebihan
penawaran sehingga dapat merugikan perusahaan. 3. Perusahaan hendaknya memperhatikan kondisi barang persediaan dengan meminimalkan tingkat kerusakan barang yang ada DAFTAR PUSTAKA 1. A.S Rosa., M.Shalahuddin., Rekayasa Perangkat Lunak, 2014 2. Betha Sidik., Husni I.Pohan., Pemrograman Web Dengan HTML, 2012. 3. Diar Puji Oktaviani., Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP, 2010. 4. Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 4 buku 1. Jakarta: Salemba Empat. 5. Komang Wismakarma., Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman CSS, 2010. 6. Gaol, Chr. Jimmy L. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo. 7. Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia. 8. Jogianto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta. 9. Kusrini dan Koniyo, A. 2007.Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL server. Yogyakarta: Andi. 10. Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia. 11. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 12. Mujilan, Agustinus. 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Madiun: WIMA Pers. 13. Nugroho, Feri. Jadwal Perkuliahan Dan Presensi Dosen Pada Pelaksanaan Proses Pembelajaran Di Politeknik Negeri Sriwijaya Berbasis Web. Diss. Politeknik Negeri Sriwijaya, 2015. 14. Render, Principles of Operation Management 7 th edition, Prentice Hall College, 2012 15. Pressman., 2009. Ebook., Rekayasa Perangkat Lunak. 16. Menurut Bennett., McRobb., dan Farmer., Object-Oriented System Analysis And Design Using UML, 2006. 1. Heni A. Puspitosari., Pemrograman Web Database dengan PHP dan MySQL, 2011.