Jago Microsoft Access 2016 Sarwandi & Cyber Creative PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO
Jago Microsoft Access 2016 Sarwandi & Cyber Creative 2017, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017 okti@elexmedia.id 717011575 ISBN: 978-602-04-4637-0 Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT. Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan
DAFTAR ISI Prakata... v Kata Pengantar... vii Daftar Isi... ix Bab 1 Pengenalan Microsoft Access...1 Sejarah Microsoft Access...2 Versi Microsoft Access...3 Penggunaan Microsoft Access...4 Fitur Microsoft Access...4 Pengembangan dengan Access...6 Yang Baru di Microsoft Access 2016...7 Bab 2 Pengenalan Database... 11 Database...11 Mengenal Database...11 Tahapan Perancangan Database...13 Bahasa yang Digunakan Database...14 Perangkat Lunak Database...14 Mengenal Database dalam Access...14 Struktur Database Access...16 File Database Access...16 Tabel & Hubungan Database Access...16 Query Database Access...17 Formulir Database Access...17 Laporan Database Access...18 Dasar-Dasar Desain Database Access...18 Bab 3 Pengenalan Tools Access 2016... 23 Membuka Aplikasi Access 2016...23 Mengenal Tools Access 2016...26 Mengenal Tab Ribbon Access 2016...31 File...31 Home...32 Create...38 External Data...42 ix
x Database Tools...45 Fields...48 Table...52 Bab 4 Memulai dengan Access... 55 Membuat Database Baru...55 Membuat Database dengan Template...57 Mengenal Panel Navigasi...60 Menyimpan Database...60 Membuka File Database...62 Menutup Aplikasi Access...64 Pintasan Tombol Keyboard yang Umum...65 Bab 5 Desain Tabel... 67 Apa Itu Tabel?...67 Membuat Tabel Baru...68 Menetapkan Primary Key...76 Menyimpan Tabel...77 Menutup Tabel...78 Mengedit Nama Tabel...79 Menyalin Tabel...81 Menghapus Tabel...83 Mencetak Tabel...85 Bab 6 Bekerja dengan Field & Record... 87 Field...87 Menambah Field Baru...87 Menyembunyikan dan Menampilkan Field...89 Menyalin Data Field ke dalam Tabel Lain...92 Memindahkan Letak Field...94 Menyisipkan Field...96 Mengedit Nama Field...97 Menghapus Field...98 Mengubah Tampilan Field... 100 Mengubah Lebar Kolom... 100 Mengubah Tinggi Baris... 102 Mengubah Font & Ukuran Teks... 104 Memasukkan Data Berjenis Hyperlink... 107 Menggunakan Fasilitas Lookup Wizard... 110 Mengubah Tipe Data... 114 Record... 116 Memasukkan Data Record... 116 Mengedit Data Record... 117 Menghapus Data Record... 118
Menghapus Baris Record... 119 Memindahkan Petunjuk Record... 121 Menemukan dan Me-Replace Data... 122 Men-Sorter Data dalam Tabel... 125 Bab 7 Relasi (Relationship) Antar Tabel... 127 Apa Itu Relasi?... 127 Jenis-jenis Relasi Antar Tabel... 128 Menetapkan Relasi Antar Tabel... 130 Mengedit Relasi Antar Tabel... 133 Menghapus Relasi Antar Tabel... 135 Mencetak Relasi Antar Tabel... 137 Bab 8 Menggunakan Query... 139 Pengenalan Query... 139 Membuat Query... 142 Membuat Query dengan Wizard... 142 Membuat Query dengan Design... 145 Mengelola Query... 147 Membuka Query... 147 Mengedit Query... 148 Menyisipkan Kolom Query... 149 Menghapus Kolom Query... 151 Menyembunyikan Field Query... 153 Memindahkan Posisi Field Query... 154 Mengurutkan Data di dalam Query... 156 Menampilkan Data dalam Query... 158 Menampilkan Query dengan SQL View... 158 Menampilkan Sebagian Data Query... 159 Menampilkan Data dengan Kriteria... 161 Menampilkan Data dengan Kriteria Diawali Operator... 163 Menampilkan Data dengan Kriteria Wildcard... 165 Menampilkan Data Lebih dari Satu Kriteria... 167 Menggunakan Query Action... 169 Membuat Tabel dengan Make Table Query... 169 Menambah Data dengan Append Query... 172 Mengubah Nama Query... 174 Mencetak Query... 176 Menghapus Query... 177 Bab 9 Membuat Form... 179 Apa Itu Form?... 179 Membuat Form... 179 Membuat Form dengan Tombol Form... 180 xi
Membuat Form dengan Wizard... 181 Membuat Form dengan Wizard dari Beberapa Tabel... 185 Membuat Form dengan Design... 189 Membuat Form dengan Multiple Item... 192 Membuat Form dengan Datasheet... 194 Membuat Form dengan Split Form... 195 Membuat Form dengan Modal Dialog... 197 Membuat Form Kosong (Blank)... 198 Membuat Subform ke dalam Form... 199 Mengedit Form... 200 Mengatur Ukuran Objek Field & Label... 200 Menghapus Objek Field & Label... 202 Mengatur Format Objek Field & Label... 204 Memasukkan Logo... 205 Memasukkan Judul Form... 207 Membuat Line & Rectangle... 209 Memasukkan Tanggal & Waktu... 211 Memasukkan Gambar Background... 213 Menutup & Menyimpan Form... 215 Mengubah Nama Form... 217 Menghapus Form... 219 Mencetak Form... 221 Bab 10 Membuat Kontrol Form... 223 Membuat Label & Text Box Unbound... 223 Membuat Option & Toggle Button... 225 Membuat Option Group... 227 Membuat List... 232 Membuat Combo Box... 237 Membuat Hyperlink... 242 Membuat Kontrol Image... 243 Membuat Kontrol Web Browser... 245 Membuat Kontrol Tab... 247 Membuat Tombol Perintah (Command)... 250 Bab 11 Membuat Report... 257 Apa Itu Report?... 257 Membuat Report... 257 Membuat Report dengan Tombol Report... 257 Membuat Report dengan Wizard... 259 Membuat Report Dengan Wizard dari Beberapa Tabel... 262 Membuat Report dengan Design... 266 Membuat Blank Report... 267 xii
Memodifikasi Rancangan Report... 268 Membuat Field ke dalam Report... 268 Mengatur Posisi & Ukuran Field dalam Report... 270 Membuat Label di dalam Report... 273 Menyaring Data pada Report... 275 Mengurutkan Data Report... 277 Menempatkan Objek di dalam Report... 278 Memasukkan Logo atau Gambar... 279 Mencetak Report... 280 Menutup & Menyimpan Report... 282 Bab 12 Menggunakan Macro... 285 Apa Itu Macro?... 285 Membuat Macro Baru... 285 Menjalankan Macro... 288 Mengedit Macro... 289 Membuat Group Macro... 290 Bab 13 Import dan Eksport Data... 293 Meng-Import Data dari Luar... 293 Meng-Import Data dari Excel... 297 Meng-Eksport Data ke dalam Excel... 303 Meng-Eksport Data ke dalam Format Lain... 304 Bab 14 Pemeliharaan Database... 307 Membuat Password Database... 307 Compact & Repair Database... 311 Mem-Backup Database... 312 Daftar Pustaka... 315 Tentang Penulis... 317 xiii
Bab 1 Pengenalan Microsoft Access Microsoft Office Access atau lebih populer dengan sebutan Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif untuk memudahkan pengguna. Gambar 1.1 Logo Microsoft Access Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak 1
dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. Sejarah Microsoft Access Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0, yaitu sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan), dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Gambar 1.2 Microsoft Access 2.0 Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record. Akan tetapi, terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft 2
Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA). Versi Microsoft Access Terdapat beberapa versi Microsoft Access yang dirilis oleh Microsoft seperti berikut. Tahun Nama versi Versi Microsoft Office 1992 Microsoft Access 1.1 T/A 1993 Microsoft Access 2.0 Microsoft Office 4.3 Professional 1995 Microsoft Access for Windows 95 Microsoft Office 95 Professional 1997 Microsoft Access 97 Microsoft Office 97 Professional 1999 Microsoft Access 2000 Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional 2001 Microsoft Access 2002 Microsoft Office XP Professional 2003 Microsoft Access 2003 Microsoft Office System 2003 2007 Microsoft Access 2007 Microsoft Office System 2007 2010 Microsoft Access 2010 Microsoft Office Professional 2010 2012 Microsoft Access 2013 Microsoft Office Professional 2013 2016 Microsoft Access 2016 Microsoft Office Professional 2016 3
Penggunaan Microsoft Access Microsoft Access banyak digunakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah di dalam sebuah organisasi yang kecil, bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri yang berfungsi menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Aplication Development/RDA tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman. Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang demikian dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC. Fitur Microsoft Access Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query 4
TENTANG PENULIS Sarwandi, kerap dipanggil Wandi lahir pada tanggal 18 Juni 1994 di Bukit Merdeka, Kota cane, Aceh Tenggara, putra dari bapak Rusli dan Ibu Aisyah. Anak kedua dari 4 bersaudara ini menjalani sekolahnya di Kabupaten Aceh Tenggara, pendidikannya berawal dari Sekolah Dasar (SD) di MIs Bukit Merdeka pada tahun 2000. Kemudian ia melanjutkan sekolahnya di MTsS Raudhatusshalihin, Rema, Aceh Tenggara, setelah itu ia melanjutkan pada sekolah yang sama di Mas Raudhatusshalihin dan tamat pada tahun 2012. Tahun-tahun setelah lulus dari bangku sekolah, kedua orang tua Sarwandi mengirimnya kuliah di Bukittinggi pada salah satu perguruan tinggi yang terkenal di sana, yaitu IAIN Bukittinggi, mengambil jurusan Pendidikan Teknik Informatika & Komputer, dan yudicium pada tahun 2016 dengan gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd). Untuk mengenal lebih dalam, silakan kunjungi blognya www.gudangcmsku.blogspot.com, atau jika ingin bertanya, silakan kirim ke email wandikocan02@gmail.com. 317